MANUAL DEL PROCESO DE VENTA DIRECTA DE BIENES MUEBLES CS-STAB-03-P05 Versión 1.0 28/11/2014
Página: Página 1 de 12 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA... 2 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 3 3. ROLES... 4 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS... 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO... 6 6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE VENTA... 7 6.1. PROPÓSITO... 7 6.2. ALCANCE... 7 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 7 7. ANEXOS... 11 1
Página: Página 2 de 12 1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso Código del Proceso VENTA CS-STAB-03-P05 PROPÓSITO Gestionar la disposición mediante venta de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. DISPARADOR RESOLUCIÓN No. INMOBILIAR-DSI-2014-0006 ENTRADAS Elaborar Informe de Procedencia de Venta Descripción Productos/Servicios del Proceso Tipo de Proceso Responsables del Proceso Tipo del cliente ACTIVIDADES PRINCIPALES Gestionar insumos para elaboración de resolución Elaborar Proyecto de Resolución Ejecutar Venta de Entregar bienes muebles al beneficiario y elaborar el Acta Entrega Recepción Registrar el egreso de los bienes entregados en los sistemas pertinentes PROCESO RELACIONADO N/A Venta de bienes muebles Sustantivo de Disposición y Cliente externo 2
Página: Página 3 de 12 Marco Legal Constitución de la República del Ecuador Ley de Administración de Estatuto de Régimen Jurídico Administrativo de la Función Ejecutiva RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de del Sector Público, Acuerdo No. 025-CG 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Venta de Muebles requiere considerar los siguientes lineamientos en los procesos: La venta directa de bienes muebles procede cuando se hubiere llamado por dos veces a remate y no hubiere postores, o las posturas presentadas no fueren admitidas por contravenir las disposiciones; o los bienes fueren de tan poco valor que el remate no satisfaga los gastos del mismo. La Máxima Autoridad es la competente para disponer la venta directa de bienes muebles mediante resolución. La venta directa de los bienes se efectuará por unidades o por lotes, según lo resuelva la Máxima Autoridad de acuerdo a las características de los bienes. Servirá como base el noventa por ciento del avalúo, cuando se hubiese intentado previamente el remate, y el ciento por ciento de su valor en caso contrario. El Pago del precio será siempre de contado o cheque certificado. Son documentos habilitantes para la resolución de la Máxima Autoridad, los informes del guardalmacén de bienes o quien haga sus veces y del Jefe Financiero indicando la procedencia de la venta de los bienes. Para la toma de decisiones respecto de los bienes a disponer o enajenar, la Máxima Autoridad convocará al Comité Consultivo Institucional, el cual pre validará los informes remitidos por las unidades responsables; y, presentará y recomendará el uso eficaz y eficiente de los bienes. Los bienes que consistan en productos agropecuarios, piscícolas, objetos industrializados o manufacturados que por su naturaleza están destinados para la venta al público por unidades o pequeños lotes y los que están incluidos en el giro ordinario comercial o industrial de dichas entidades o empresas, se sujetarán en lo relativo a su enajenación a las leyes y normas especiales y al reglamento que para el efecto expida INMOBILIAR. 3
Página: Página 4 de 12 Podrán formular ofertas las personas capaces para contratar, personalmente o legítimamente en representación de otras. No podrán intervenir por sí ni por interpuesta persona, quienes fueren servidores públicos de INMOBILIAR, ni su cónyuge o conviviente en unión de hecho, ni parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, los familiares por consanguinidad de los convivientes en unión de hecho. Las ofertas se presentarán en sobre cerrado, acompañadas de cuando menos el diez por ciento de su valor en dinero en efectivo o cheque certificado a la orden de INMOBILIAR, toda oferta será incondicional y no podrá ofrecer el pago a plazos. Entre los oferentes se guardará el siguiente orden de preferencia: 1. Entidades y Organismos del Sector Público. 2. Servicios Sociales, Asociaciones, Cooperativas o Comisariatos de las Entidades u Organismos del Sector Público. 3. Asociaciones o Cooperativas de trabajadores, Comunidades campesinas legalmente constituidas. 4. Particulares. o En caso de concurrencia de alguno o varios de los compradores señalados en los numerales 1, 2 y 3 con particulares, se preferirá para la venta a aquellos, aunque su oferta fuera menor o igual que la de los particulares y se guardará el orden de preferencia indicado. Si dos o más de los señalados en los numerales 2 y 3, se preferirá la mejor oferta entre ellos. o Si concurren dos o más de los indicados en el numeral 1, se determinará al beneficiario mediante sorteo que se realizará con la presencia de representantes de los interesados. o Los compradores en el numeral 1 no podrán hacer ofertas mayores que la base señalada para la venta. o Entre particulares se preferirá la oferta más alta. Declarada desierta la venta en directo podrá procederse a la venta por el precio que la Máxima Autoridad estime conveniente y sin necesidad de sujetarse a los requisitos señalados. 3. ROLES Adjudicatario.- Persona a quien se adjudica un bien. Analista de Disposición y Enajenación.- Realiza acciones técnicas y legales para gestionar la enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. Coordinador General Administrativo Financiero.- Coordina, supervisa, diseña, planifica y norma los procesos administrativos, financieros, de contratación pública y talento humano a fin de 4
Página: Página 5 de 12 garantizar un aporte efectivo para la ejecución de los procesos gobernantes, sustantivos y desconcentrados. Director Administrativo.- Gestiona, planifica, organiza, coordina y controla los recursos materiales y servicios para satisfacer los requerimientos de las diferentes unidades y cumplimiento de los objetivos institucionales. Dirige el proceso de Compras Públicas. Director Financiero.- Administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Director General de INMOBILIAR.- Administra y lidera los procesos del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público - INMOBILIAR, con la participación de todas las áreas institucionales, con la finalidad de cumplir con la misión y objetivos estratégicos, así como con las disposiciones legales que rigen a la entidad. de Administración de Muebles.- Gestiona la recepción y administración de aquellos bienes muebles que son asignados a INMOBILIAR, considerando su estado, uso y valor comercial. de Disposición y.- Gestiona la enajenación, disposición, venta, donación, remate, permuta, transferencias y otras asignaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. Comisión para la Venta de.- Para la venta directa de bienes, se convocará a los miembros de la Junta de Remates con el fin de recibir, calificar y adjudicar los bienes al mejor postor. Subdirector Técnico de Administración de.- Formula, ejecuta y emite la Política Pública para la administración de los bienes inmuebles del Sector Público. Coordina los procesos de administración de bienes muebles e inmuebles que son asignados a INMOBILIAR para su posterior uso, disposición o enajenación, supervisando la gestión de sus direcciones nacionales. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Acta Entrega Recepción.- Documento de constancia de la transferencia física de un bien. DNDEB.- Dirección Nacional de Disposición y. 5
Página: Página 6 de 12 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO 6
Página: Página 7 de 12 6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE VENTA 6.1. PROPÓSITO Determinar las actividades que permitan gestionar eficientemente la disposición mediante venta de bienes muebles, que se encuentran bajo la administración o en poder de INMOBILIAR. 6.2. ALCANCE Este proceso abarca desde la elaboración del Informe de Procedencia de Venta hasta la entrega de los bienes vendidos al adjudicatario mediante la elaboración del Acta Entrega Recepción y su posterior registro de egreso en los sistemas Institucionales. 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN Elaborar Informe de Procedencia de Venta Directa de Disposición y Una vez evidenciado el cumplimiento de las variables que autoricen la procedencia de la venta directa de los bienes muebles, el Director dispone a su equipo de trabajo la elaboración del Informe de Procedencia de Venta Directa en el cual se expresarán los hechos que justifiquen el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el presente manual y su recomendación sugiriendo la venta directa de los mismos. DOCUMENTO Y/O REGISTRO Informe de Procedencia de Venta Directa Conocer y disponer gestión Gestionar insumos, para elaborar resolución Subdirector Técnico de Administración de de Disposición y Este Informe es remitido al Subdirector Técnico de Administración de para su aprobación. Con el Informe y sus recomendaciones, y de no encontrar observaciones al mismo, el Subdirector Técnico dispone la gestión al de Disposición y para dar inicio a las actividades que permitan viabilizar la venta directa de los bienes muebles. El Director gestiona los insumos necesarios para viabilizar la venta directa de los bienes muebles de acuerdo a lo estipulado en el artículo 13 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de del Sector Público. 7
Página: Página 8 de 12 Disponer elaboración de informes para disposición de bienes Coordinador General Administrativo Financiero De acuerdo al requerimiento recibido el Coordinador solicita a sus áreas Financiera y Administrativa que emitan los informes necesarios con el fin de viabilizar la venta de los bienes muebles. En el Informe del Área Financiera deberá contener lo señalado en el Artículo 45 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de del Sector Público. Informe de Guardalmacén /Informe Financiero Elaborar borrador de Proyecto de Resolución Analista de Disposición y Enajenación Con los informes completos el Analista elabora el borrador de Proyecto de Resolución y lo remite al de Disposición y para su revisión y gestión. Borrador de Proyecto de Resolución Revisar y remitir proyecto de resolución de Disposición y El Director revisa el borrador y de no encontrar observaciones lo remite a la Subdirección Técnica para su revisión y gestión. Proyecto de Resolución Solicitar aprobación para disposición de bienes Autorizar disposición de bienes Subdirector Técnico de Administración de Director General de INMOBILIAR Una vez revisado el proyecto de resolución y de no encontrar observaciones al mismo, lo remite mediante memorando a la Máxima Autoridad solicitando la autorización para el inicio de la venta de los bienes muebles mediante la suscripción de la resolución. El Director General convoca al Comité Consultivo Institucional para la revisión y análisis de la disposición de los bienes, de considerarlo acoge las recomendaciones y autoriza la venta directa de los bienes muebles mediante la suscripción de la Resolución. Proyecto de Resolución Resolución Dentro de las disposiciones de la resolución, constará la designación de los delegados que conformarán la Comisión para la Venta de. 8
Página: Página 9 de 12 Disponer inicio de venta de bienes Subdirector Técnico de Administración de Una vez emitida la resolución el Subdirector Técnico dispone la ejecución de la venta de bienes muebles a la DNDEB para su gestión. Gestionar venta de bienes muebles de Disposición y Una vez recibida la disposición por parte de la Máxima Autoridad, el Director convoca a reunión a los delegados para conformar la Comisión para la Venta de y coordinar las actividades necesarias para ejecutar la venta. Definir lugar, día, hora y publicación de carteles para la Venta de Solicitar publicación de carteles Declarar venta desierta Comisión para la Venta de de Disposición y Comisión para la Venta de En la reunión convocada por la DNDEB, la Comisión define todos los pormenores necesarios para efectuar la venta de los bienes muebles, tales como: bases para la venta, costos de la ejecución de la venta lugar, día y hora a efectuarse la presentación de ofertas, lugar, día y hora en que los bienes muebles pueden ser conocidos, entre otros. La difusión para la venta se realizará mediante carteles que se ubicarán en los lugares que señale la Comisión para la Venta de. El Director solicita a la Dirección de Comunicación Social de INMOBILIAR la elaboración y colocación de los carteles. En el caso en el que no hubiere postores para la venta de los bienes muebles, se declarará la venta desierta, de lo cual se dejará constancia en un Acta que será remitida al Subdirector Técnico de Administración de para su conocimiento. Fin del proceso. Acta de Junta de Remates Acta de venta desierta Recibir ofertas, y remitir consignaciones Comisión para la Venta de El Secretario de la Comisión recibe y pone en cada sobre la fe de presentación con la indicación del día y la hora en que los hubiere recibido, el valor de la consignación se entrega al funcionario delegado por el Director Financiero. 9
Página: Página 10 de 12 Receptar consignación de los postores Director Financiero El valor de la consignación se lo contabiliza y deposita de conformidad con las normas vigentes sobre la materia. Calificar ofertas y adjudicar Comisión para la Venta de Cumplida la hora de presentación de ofertas se reunirá la Comisión para abrir los sobres en presencia de los interesados, leer las propuestas, calificarlas y adjudicar los bienes al mejor oferente de acuerdo a los lineamientos establecidos en el presente Manual. Acta de Adjudicación De la adjudicación se dejará constancia en un acta que será suscrita por los miembros del Comité y el adjudicatario. Solicitar pago por el bien Comisión para la Venta de Una vez elaborada el Acta de Adjudicación la Comisión solicita el pago al adjudicatario, dentro del día hábil siguiente al de la adjudicación. Receptar Pago Director Financiero El pago será receptado por el funcionario público delegado por el Director Financiero y a su vez contabiliza y deposita los valores de acuerdo con las normas vigentes sobre la materia. Comprobante de depósito / Cheque certificado Devolver consignaciones a los postores Director Financiero Los valores consignados para intervenir en la venta, por quienes no resultaren beneficiados con la adjudicación, les serán devueltos después de que el adjudicatario realice el pago. Dar seguimiento a la gestión de entrega de bienes al beneficiario Analista de Disposición y El Analista dará seguimiento a las actividades consecuentes hasta la entrega de los bienes muebles al beneficiario y suscripción del Acta de Entrega Recepción. 10
Página: Página 11 de 12 Entregar bienes al beneficiario de Administración de Muebles El Director gestiona la entrega de los bienes muebles al beneficiario dejando constancia de ello en el Acta de Entrega Recepción que suscribirá en conjunto con la Dirección Administrativa y la Dirección Financiera. Una vez suscrita remite copia del Acta a la Dirección Nacional de Disposición y. Acta de Entrega Recepción Suscrita Remitir copia de Acta Entrega Recepción de Disposición y Con la copia del acta de entrega recepción, el Director remite la misma mediante al Subdirector Técnico para su conocimiento y gestión. Conocer entrega y solicitar el registro de egreso de bienes entregados en sistemas institucionales Subdirector Técnico de Administración de Con la copia del Acta de Entrega Recepción el Subdirector dispone a la Dirección Nacional de Administración de Muebles el egreso de los bienes entregados en la base de datos y solicita a la Coordinación Administrativa Financiera registrar el egreso de los mismos en los sistemas institucionales. 7. ANEXOS o Formato de Acta de Adjudicación (CS-STAB-03-P01-F01) o Formato de Acta de venta desierta (CS-STAB-03-P05-F01) 11
Página: Página 12 de 12 FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN Acciones Nombre Cargo Firma Fecha Elaborado Por: Ing. Diana Ruiloba Analista de Procesos Directora Nacional de Aprobado Ab. Verónica Jama Disposición y Enajenación Por: de, (E) Validado por: Ing. Fabián Moscoso Subdirector Técnico de Administración de CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 28/11/2014 12