Pliego de condiciones técnicas para el suministro e instalación de un sistema de gestión electrónica de facturas integrado en los procesos de gestión corporativa de RTVA. 1. Objeto El objeto de este documento es definir las condiciones técnicas que regirán la contratación del suministro e instalación de un sistema informático para el tratamiento de la factura electrónica y la digitalización certificada en los procesos de gestión empresarial y documental de RTVA. 2. Alcance Una factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales exigibles a las facturas que garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Estos documentos pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales. El uso de la factura electrónica está regulado actualmente por diferente normativa, resumida en La ley 56/2007 de impulso de la Sociedad de la Información, la ley 11/2007 sobre el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y la 30/2007 sobre Contratos del Sector Público y desarrollada en: 1. Orden PRE/2971/2007 de 5 de octubre sobre la expedición de facturas por medios electrónicos cuando el destinatario de las mismas sea la Administración General del Estado u organismos públicos vinculados o dependientes de aquélla y sobre la presentación ante la Administración General del Estado o sus organismos públicos vinculados o dependientes de facturas expedidas entre particulares. 2. Orden EHA/962/2007 de 10 de abril sobre factura electrónica por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. 3. Resolución de 24.10.2007 de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la
homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007. El sistema de gestión corporativa de RTVA está integrado por aplicaciones propias para los procesos de facturación y ventas, por el software SAP ERP versión 6.0 para los procesos de finanzas y compras (gestión de facturas de proveedores) y por el software INVESDOC versión 9 para los procesos de gestión documental. Asimismo, integrado en este sistema de gestión, RTVA dispone de un servicio de firma electrónica prestado por la plataforma @firma de la Junta de Andalucía, y de servicios de custodia y verificación. El alcance de la presente contratación es el suministro de hardware y software y la puesta en marcha de un sistema de gestión electrónica de facturas que se integrará en el sistema de gestión corporativo y que incluirá los procesos de: emisión de facturas electrónicas en formato factura-e tratamiento de entrada de facturas en formato factura-e digitalización certificada y tratamiento, en general, de las facturas de proveedores Actualmente el número de facturas recibidas de proveedores es de 25.000 al año aproximadamente. El número de facturas emitidas al año es del orden de 15000. 3. Descripción del suministro e instalación El adjudicatario suministrará todo el equipamiento necesario (hardware y software) y realizará todas las tareas de instalación, consultoría y asistencia técnica necesarias para poner en marcha un sistema que se adapte, como mínimo, a los requerimientos técnicos y funcionales que se detallan en los apartados siguientes. De acuerdo con estos requerimientos la instalación se realizará en los servidores disponibles en el sistema de información de RTVA. En todo caso, se valorará que la oferta incluya el suministro de servidores para el alojamiento de aplicaciones y datos del sistema propuesto. Si la instalación se realizara en servidores de RTVA, ésta se realizará en servidores Linux o Windows virtualizados con VMware sobre un sistema FUJITSU de servidores blade PRIMERGY BX920 S2 El adjudicatario suministrará las licencias de sistema operativo necesarias para el funcionamiento del software de aplicación.
Las licencias del software suministrado cubrirán las necesidades expuestas en estos pliegos en cuanto al número de facturas a procesar, servidores y un número de usuarios ilimitado. Los trabajos de desarrollo a realizar se adaptarán a la "Metodología de Planificación, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información en las Administraciones Públicas", MÉTRICA versión 3 en la medida de lo posible. Las fases y actividades del ciclo de vida, su secuencia, así como las técnicas de la metodología que deban realizarse de forma obligatoria serán determinadas por el Director del Proyecto siguiendo las pautas marcadas en la interface "Gestión de Proyectos" de MÉTRICA versión 3. Los productos que se obtengan como materialización de los trabajos realizados se adecuarán en la medida de lo posible, a lo especificado en la "Metodología de Planificación, Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas de Información en las Administraciones Públicas", MÉTRICA Versión 3. 3.1. Módulo de Facturación Electrónica Este módulo es el que procesará tanto la entrada como la salida de facturas electrónicas. 3.1.1. Requerimientos técnicos Este módulo cumplirá la normativa y legislación en vigor en el momento de la presentación de ofertas sobre facturación electrónica y, como mínimo, los siguientes requisitos técnicos: Integración completa con el software de aplicación del sistema de gestión corporativa de RTVA detallado en el apartado 2 (alcance) anterior. Verificación de la firma electrónica: el receptor o destinatario de la factura podrá validar la misma (autenticidad e integridad de los datos), incluyendo la comprobación de la identidad del emisor así como la validez del certificado asociado a la firma (caducidad o revocación del mismo) en el momento de su emisión. En concreto: o Verificación de formatos de firma estándar: PKCS#7, CMS, XADES, CADES, PADES, PDF o Verificación de cualquier certificado emitido por cualquier prestador de servicios de certificación reconocido en España. o Almacenamiento de evidencias de comprobación de firma. Firma electrónica de facturas, tanto en cliente como en servidor, mediante los certificados electrónicos reconocidos por la plataforma, pudiendo verificar la validez del certificado en el momento de la firma. Asimismo, deberá permitir distintas tipologías de firma:
o Simple y Múltiple o Secuencial y en Paralelo o Adjuntos Custodia de facturas electrónicas para la entidad destinataria de las mismas durante el tiempo establecido, permitiendo a su vez la obtención de las mismas de forma inmediata y en su formato original si fueran requeridas Recepción de facturas, al menos en formato facturae (AEAT/CCI) (versiones 3.0, 3.1 y 3.2) y UBL 2.0 3.1.2. Requerimientos funcionales El módulo cumplirá, al menos, los siguientes requerimientos funcionales: Emisión y recepción de facturas electrónicas al menos en formato PDF y Facturae (3.0, 3.1 y 3.2) Este requerimiento incluye la generación de las facturas, firma (en cliente y servidor), recepción, validación de firma y formato, almacenamiento, conversión de formato y remisión a sistemas externos. Emisión de facturas de varias empresas. Entrada de facturas electrónicas a través, al menos, de correo electrónico, portal de facturación y servicios web. Conversión entre distintos formatos de factura. Tratamiento de facturas por lotes y de documentos adjuntos a las facturas. Posibilidad de añadir a la factura información no contenida en la misma y tratar facturas por lotes. Integración con los archivos maestros y con el servicio de mensajería de SAP ERP para comunicarse con clientes y proveedores. Conversión a formato PDF 417 con múltiples plantillas para la visualización e impresión de facturas y distribución programable de facturas a clientes por diferentes canales, considerándose como mínimo la distribución vía correo electrónico y portal de facturación. Posibilidad de incorporar nuevos formatos de factura y firma. Mantenimiento de proveedores y clientes y usuarios asociados con, al menos, los perfiles de acceso, consulta y edición.
3.2. Portal de facturación El módulo de facturación electrónica se complementará con un portal web de servicios para clientes y proveedores de RTVA. Este portal cumplirá los siguientes requerimientos: Autenticación mediante certificado electrónico o usuario y contraseña Administración delegada, de forma que clientes y proveedores puedan gestionar los datos de su empresa, incluyendo la gestión de usuarios y roles pertenecientes a la empresa. Suscripción delegada a sistemas de distribución de facturas, pudiendo, tanto clientes como proveedores indicar dirección de correo electrónico y formato preferido donde quieren recibir copia de las facturas. Personalización al aspecto gráfico de RTVA. 3.2.1. Funcionalidades para el proveedor El portal proporcionará, al menos, las siguientes funcionalidades específicas para los proveedores de RTVA: Herramienta para generación de facturas. Para aquellos proveedores que no dispongan de la posibilidad de generación de facturas electrónicas, el portal proveerá de las funcionalidades necesarias para dar de alta de facturas, al menos en formato facturae, realizar la firma de la factura con el certificado electrónico del proveedor y el envío de ésta al sistema. Importación de facturas, permitiendo al proveedor enviar facturas generadas por sus propios sistemas de información a través del portal. Consulta de facturas emitidas, permitiendo obtener listados filtrando por diferentes criterios (rango de fechas, importe, CIF receptor, ) Detalle de la factura, permitiendo la consulta de todos los datos relacionados con la factura. Verificación de factura y firma, permitiendo la comprobación de la validez de la factura tanto en formato como validez de la firma electrónica. Visualización e impresión de las facturas, al menos, en formato PDF-417 Consulta del estado de la factura, accediendo a los datos disponibles en SAP ERP 6.0. 3.2.2. Funcionalidades para el cliente
La solución debe proporcionar al menos las siguientes funcionalidades para los clientes de RTVA: Consulta de facturas recibidas Verificación de factura y firma Visualización e impresión de las facturas, al menos, en formato PDF-417 3.3. Módulo de digitalización certificada y tratamiento de la entrada de facturas El Módulo de Digitalización Certificada y automatización de la captura y verificación de la información de las facturas de proveedores deberá permitir: La digitalización certificada de las facturas presentadas a RTVA en formato papel o en formato electrónico no certificado por la AEAT El reconocimiento automático de los datos contenidos en estas facturas mediante técnicas de OCR y verificación de los mismos. El adjudicatario suministrará e instalará, al menos, un escáner y el software necesario que cumpla los requerimientos que se detallan en los párrafos siguientes. 3.3.1. Requerimientos técnicos Escáner con alimentador, VRS incorporado, duplex y, al menos, capacidad para escanear hasta 40 ppm y resolución de 600 ppp. Software homologado por la AEAT en base al cumplimento de los requisitos exigidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007 así como los recogidos en el citado artículo o la norma que, en su caso, la sustituya en el momento de publicar el concurso Que esté integrado o disponga de los conectores certificados para su integración con el software de gestión de facturas de proveedores (SAP ERP) y el software de gestión documental (Invesdoc) usados en RTVA 3.3.2. Requisitos funcionales. Captura de los datos de cabecera y líneas de detalle de las facturas.
Clasificación: o Identificación de los proveedores de la factura y a su comparación con los datos de SAP. o Detección automática del tipo de documento: factura, abono, número de pedido en su caso. Disponer de perfiles de factura por países, que recojan los parámetros y características propias de cada país, como los tipos de IVA, los formatos de fecha, los caracteres para la moneda, etc. Estos perfiles de facturas deben ser configurados mediante parámetros del sistema. Disponer de controles automáticos de: sumas, IVA s, fechas, etc. Verificación manual de facturas detectadas como erróneas o que presenten alguna incidencia. Posibilidad de asignar facturas o grupos de facturas a diferentes personas en base al tipo de factura. 3.4. Implantación del registro telemático @ries La aceptación del envío de facturas electrónicas por múltiples canales, como correo electrónico, portal de facturación y servicios web conlleva la obligatoriedad de dar asiento de entrada en un registro de aquellas facturas recibidas por dichos medios. Para ello el adjudicatario realizará la implantación del módulo de registro telemático de la plataforma de registro @ries de la Junta de Andalucía. La implantación del registro telemático llevará aparejado la conexión con la plataforma de obtención de sello de tiempo de la Junta de Andalucía para obtener el sello de tiempo del registro. 3.5. Integración en el sistema de gestión corporativa de RTVA 3.5.1. Integración con SAP Tanto el módulo de recepción de facturas electrónicas como el módulo de digitalización certificada deberán integrarse con el ERP de RTVA. Para tal fin, la solución estará basada en: El uso de una plataforma específica o un middleware de integración con SAP El desarrollo de los servicios de integración necesarios. Las funcionalidades de integración requeridas son:
Una vez obtenidos los datos de la factura serán sometidos primero a una serie de validaciones definidas por RTVA de forma individual y después deberá ser transferidos SAP ERP, donde se procederá a su almacenamiento y proceso. Los usuarios que se determinen podrán acceder a toda la información relevante para el procesamiento de la factura y comenzar o llevar a cabo todos los pasos para su gestión. Las facturas que coincidan con un pedido se contabilizan automáticamente. Además de ver la información digitalizada, el usuario podrá acceder a la información del maestro de proveedores y a los datos del pedido. Será posible el acceso a los datos de la factura original y el histórico de todas las acciones que hayan realizado una vez integrada la factura en SAP. Se podrán corregir los datos de los documentos incompletos o incorrectos a través una interfaz de usuario. Los usuarios dispondrán de varias opciones, como la revisión del documento, su procesamiento on-line, o la transferencia de los datos existentes a las pantallas de transacciones de SAP (como FB60 y MIRO). Si los datos transferidos son correctos y todos los datos requeridos para contabilizar una factura están presentes, pueden ser procesados directamente, sin necesidad de que el usuario realice ninguna acción. El proceso de conformación de facturas se realizará a través de SAP Business Workflow, de acuerdo con el flujo de autorización necesario. Además los cambios de estado que se determinen en dicho flujo deberán de trasladarse al Portal de Facturación para mantenerlo actualizado. 3.5.2. Integración con @firma. La plataforma de firma requerida en el módulo de facturación electrónica como componente necesario para la firma de las facturas emitidas y digitalizadas, así como la comprobación de las firmas contenidas en las facturas electrónicas recibidas se integrará con la plataforma @firma para la comprobación de certificados y además con la plataforma de obtención de sello de tiempo de la Junta de Andalucía. 3.5.3. Integración con Invesdoc Por definición y requisitos del proceso establecido por la Agencia Tributaria, las imágenes obtenidas en el proceso de digitalización certificada son encapsuladas en contenedores PDF/A, firmadas electrónicamente y almacenadas en un gestor documental ad-hoc el cual deberá firmarse
electrónicamente al final de cada periodo impositivo para garantizar su integridad. Por otro lado, las facturas electrónicas recibidas (formatos Facturae, UBL, etc) y opcionalmente las emitidas serán convertidas a formato PDF con objeto de integrarlas a nivel documental en los procesos de negocio de RTVA. Se requiere disponer de todo el fondo documental de facturas organizado por criterios de clasificación funcional en el gestor documental Invesdoc. Para ello la solución tendrá la integración necesaria para la consolidación de todo el fondo documental de facturas en este gestor documental. 3.6. Servicios complementarios de planificación inicial, consultoría y pruebas Para asegurar la integración en el sistema de información de RTVA, el adjudicatario realizará los trabajos necesarios de análisis y planificación inicial que incluirá, al menos, un estudio inicial de evaluación y planificación de puesta en marcha que garantice en todo momento la integridad en el sistema de RTVA. En concreto: o Análisis de la situación actual o Estudio de requerimientos de interoperabilidad y dependencia con las aplicaciones de facturación y ventas de publicidad de RTVA. o Análisis de interoperabilidad e integración con los sistemas corporativos de RTVA, servidores, usuarios y puestos de trabajo Asimismo y como tarea previa a la implementación del sistema, el adjudicatario prestará los siguientes servicios de consultoría. Análisis de los procesos de emisión y recepción de facturas (formato, lotes, etc..) y del flujo de trabajo del tratamiento documental (firmas, conversiones, almacenamiento, notificaciones, distribución) Análisis e implementación de conversión del formato origen y formato destino y la relación entre el tratamiento de datos y la gestión de excepciones Personalización de los PDFs. Adecuación de la apariencia visual de las plantillas para la generación de facturas en formato PDF417. Adecuación de la imagen de portal a la imagen de RTVA, mediante el uso de imágenes y hojas de estilo en el portal. Portal de subscripción al servicio. Fachada que permita a un usuario de RTVA o externo subscribirse a la plataforma de factura electrónica.
Actualización de la documentación de procedimientos actuales adaptándolos al nuevo sistema. Para la aceptación por parte de RTVA del sistema, el adjudicatario presentará un plan de pruebas detallado que contemple todos los procesos afectados por los módulos puestos en marcha. 4. Formación. Con la presentación de la fase de pruebas, el adjudicatario presentará un plan de formación en la que se impartirá la necesaria para el manejo, administración e instalación de todo el sistema. Esta formación irá dirigida a usuarios, administradores y técnicos según la naturaleza de la materia a tratar, estableciendo al menos los siguientes bloques de formación: Usuarios. Se impartirá un curso de, al menos, 10 horas de duración con explicación del uso de todos los módulos instalados para un mínimo de 20 usuarios Administradores. Se deberá impartir al menos un curso de formación con un mínimo de 10 horas para técnicos y administradores del sistema, con explicación de la instalación, configuración y resolución de incidencias. Con la formación se entregará la documentación técnica y de usuario necesaria para el mantenimiento del sistema. Manual de usuario del sistema instalado. Manual técnico de los productos suministrados Manual de mantenimiento preventivo y correctivo de cada uno de los módulos. Esta documentación se entregará en formato digital y en español. 5. Arranque del sistema y atención de usuarios En esta tarea se incluirán las pruebas del sistema de acuerdo al plan de pruebas y los trabajos propios de la puesta en marcha operativa y el arranque del nuevo sistema. Superadas las pruebas y el arranque, el sistema estará en funcionamiento durante 15 días, pasados los cuales con un funcionamiento en productivo y sin incidencias se procederá a la recepción.
Transcurridos estos quince días, el adjudicatario prestará durante el periodo de un mes un servicio de atención a usuarios, respondiendo a las dudas, preguntas o incidencias en el uso del sistema. Este servicio, al menos durante los primeros siete días, se prestará in situ desde las instalaciones de RTVA en Sevilla 4. Condiciones generales El adjudicatario suministrará e instalará todo el equipamiento necesario para el funcionamiento del sistema en el CPD de RTVA situado en las instalaciones de RTVA en Sevilla (Avda. José de Gálvez) Todos los trabajos se realizarán in situ en las instalaciones de RTVA en Sevilla (Avda. José de Galvez) salvo aquellos que autorice RTVA. Los cursos se realizarán en las instalaciones de RTVA en Sevilla y en días y horarios de acuerdo a las instrucciones de RTVA. Todos los gastos derivados de la realización de los cursos de formación (documentación, hardware y software, etc...) serán a cargo del adjudicatario. De cada producto de software que se suministre, se entregará un kit de instalación y manuales de uso en formato digital. La empresa adjudicataria nombrará una persona que será el interlocutor único con RTVA y comunicará una dirección de correo electrónico y un número de teléfono para las comunicaciones que RTVA le dirija. La propuesta técnica presentada deberá estar certificada por la AEAT en los módulos que se requieran y el ofertante adjuntará a la oferta copia de estas certificaciones. Para la ejecución de los trabajos con SAP se seguirán las recomendaciones de SAP en cuanto a método de trabajo y certificación de los técnicos asignados a los mismos. De acuerdo con estas recomendaciones, la empresa adjudicataria deberá poseer la certificación SAP en los módulos financieros afectados por el proyecto. Además los consultores SAP que se asignen al proyecto deberán estar certificados en los módulos de SAP a los que afecte su trabajo. Las ofertas adjuntaran copia de estos certificados. Los ofertantes adjuntarán en su oferta los curricula de los técnicos asignados al proyecto. En caso de sustitución de alguno de los técnicos, el sustituto deberá poseer idéntico nivel de cualificación y certificación que el sustituido.
Las empresas interesadas presentarán ofertas en formato impreso y electrónico de acuerdo al modelo de presentación de ofertas del anexo I. En ellas se identificarán claramente los productos que conforman su propuesta técnica, así como las fases de ejecución y los recursos asignados. Asimismo y como detalla el modelo de presentación, se identificarán claramente y en capítulo aparte las mejoras sobre los requerimientos mínimos solicitados en estos pliegos y que pueden ser valorados de acuerdo a los criterios de valoración de ofertas. Todos los costes derivados de desplazamiento, dietas y transporte o de la prestación del servicio de atención a usuarios correrán a cargo de la empresa adjudicataria. 5. Plazo de ejecución, pago y garantía La puesta en marcha del módulo de facturación electrónica, incluyendo la integración con la firma electrónica y el registro telemático, se realizará en un plazo máximo de 3 meses desde la fecha del contrato. Con la puesta en marcha de esta fase del contrato y a conformidad de RTVA el adjudicatario podrá emitir factura en concepto de anticipo por un importe igual al 30% del total de la adjudicación y para su cobro deberá presentar un aval por ese mismo importe según el modelo del anexo II. El plazo de ejecución total del suministro e instalación será como máximo de 6 meses a contar desde la fecha del contrato. Una vez efectuada la recepción de todo el suministro e instalación, el adjudicatario podrá emitir la factura por el resto del importe de adjudicación o por la totalidad, en su caso. El pago de las facturas se realizará en el plazo previsto en la disposición transitoria segunda de la Ley 15/2010 de 5 de julio a contar desde la fecha de recepción y previa presentación de aquellas.. El suministro e instalación tendrá un periodo de garantía de 2 años a contar desde la fecha de recepción. Durante este periodo el adjudicatario estará obligado a resolver cualquier avería o error provocado por el uso del sistema y a suministrar las actualizaciones de los productos de software suministrados que aparezcan en el mercado. Durante este periodo el adjudicatario prestará un servicio de asistencia técnica y reparación en caso de anomalías en el funcionamiento que sean reportadas por RTVA en horario de 9.00 a 17.00 horas y jornada laboral (no incluidos sábados ni festivos) Los tiempos de resolución máximos serán los siguientes:
- Para averías o disfunciones que supongan parada parcial de alguno de los servicios, se establece un tiempo de resolución máximo de 48 horas. En este tiempo, el adjudicatario deberá diagnosticar y resolver la incidencia para lo cual deberá desplazar a las instalaciones de RTVA los recursos técnicos y humanos necesarios. - Para averías o disfunciones que supongan la parada total se establece un tiempo de resolución máximo de 24 horas. En este tiempo el adjudicatario deberá diagnosticar y resolver la incidencia, para lo cual deberá desplazar a las instalaciones de RTVA a personal técnico en un plazo no superior a 4 horas desde la notificación de RTVA. Las ofertas técnicas describirán este servicio y se valorará la ampliación del horario de asistencia y la reducción del tiempo de resolución. En aquellos productos de software de los que el fabricante preste servicio de mantenimiento, el suministro incluirá la prestación de este servicio por un periodo de 2 años desde la fecha de suministro. Esta fecha será la de entrada del material a conformidad de RTVA o, en su defecto, la fecha de recepción de todo el contrato.
Anexo I. Modelo de presentación de ofertas Oferta técnica 1. Detalle del sistema propuesto. 1.1. Modulo de facturación electrónica 1.2. Módulo de digitalización certificada 1.3. Portal del proveedor y cliente 1.4. Aplicaciones y servicios complementarios. Propuestas de integración 1.5. Suministro de hardware. Detalle y descripción técnica 2. Plan de ejecución del proyecto 1.1. Fases 1. Facturación electrónica. Firma electrónica. Registro telemático 1.2. Fase 2. Digitalización certificada 1.3. Fase 3. Portal de facturación 1.4. Formación 1.5. Soporte postarranque 3. Recursos asignados Personal asignado. CV (no debe aparecer ninguna identificación de carácter personal), experiencia y certificaciones. Jornadas de dedicación de cada uno. 4. Certificaciones del suministro propuesto 5. Formación 6. Mejoras aportadas
Oferta económica Concepto Importe sin IVA Módulo Facturación Electrónica y registro telemático xx.xxx.xxx,xx Módulo de Digitalización Certificada xx.xxx.xxxx,xx Portal de facturación xx.xxx.xxx,xx Integración en los sistema de RTVA, planificación, consultoría y formación xx.xxx.xxx,xx Hardware (*) xx.xxx.xxx,xx TOTAL (IVA incluido)... xx.xxx.xxx,xx (*) Se detallará el importe de cada uno de los elementos que componen el suministro.