INFORME DE GESTION 2008 OFICINA ASESORA DE PRENSA La Oficina Asesora de Prensa enfocó sus acciones durante el año 2008 al posicionamiento de la imagen de la nueva Administración Departamental en cabeza del Gobernador Andrés González Díaz, para lo cual se implementaron diversas acciones orientadas a generar y mantener una dinámica informativa adecuada sobre la gestión gubernamental. A. ACCIONES EJECUTADAS 1. DIVULGACION Se fijaron a nivel interno lineamientos de trabajo con los funcionarios de la dependencia para optimizar las piezas de comunicación existentes previo rediseño de las mismas. a. Comunicados de Prensa Se determinó la elaboración y distribución de mínimo 2 comunicados diarios, los cuales son enviados vía e-mail a una base de datos de periodistas integrada por aproximadamente 500 medios nacionales y de provincia. La información divulgada corresponde a convocatoria y desarrollo de eventos, declaraciones y participación del Gobernador en eventos, noticias de última hora, entre otros temas. Durante el año 2008 se emitieron un total de 788 comunicados. b. Periódico Institucional Se implementó un formato a dos tintas en papel periódico, 8 páginas con periodicidad de una edición semanal. En total se editaron 35 periódicos durante el año pasado. Es importante señalar que algunas ediciones fueron ampliadas a 12 páginas para trabajar temas especiales. c. Publicaciones Especiales Se editaron dos revistas institucionales que dieron cuenta de la gestión adelantada por las diversas entidades.
Igualmente se realizó la coordinación de varios publireportajes y avisos, destacándose las publicaciones que sobre la campaña Una mano amiga por Cundinamarca realizaron de forma gratuita varios medios escritos. d. Informes de Radio Diariamente en la mañana y en la tarde se realizan informes telefónicos a varias emisoras de provincia utilizando los comunicados de prensa y las declaraciones pregrabadas a los funcionarios responsables de la información divulgada. e. Convocatorias y visitas a medios De acuerdo al impacto de los eventos organizados, se realiza convocatoria de medios para promover su cubrimiento. En el caso de las visitas que adelante el Gobernador a los municipios, se establece contacto con los medios de la provincia. Igualmente de acuerdo al tema, se organizan agendas de medios para que directamente Secretarios o funcionarios encargados del tema a divulgar sostengan entrevistas con los periodistas de forma directa. f. Distribución de material gráfico y de video Se realiza permanente distribución de fotografías y material en video de los diversos eventos de la Administración con el fin de complementar la información divulgada. g. Programas de televisión Se coordinó el programa institucional Cundinamarca, corazón de Colombia, el cual es transmitido a través de Canal 13, Señal Colombia y Canal Capital. Copia de este programa es enviada a 27 canales comunitarios del Departamento. Este año se editaron un total de 9 programas con los siguientes temas: - Emergencia en Quetame - Turismo - Tren de Cercanías - Plan de Desarrollo - Ruta Mutis - Plan de Aguas - Minería (2 programas) - Plan Primavera
h. Programa de radio Todos los jueves se adelanta el programa radial En línea con el Gobernador. Desde el mes de septiembre hasta diciembre se realizaron un total de 15 programas, registrándose un promedio de 15 llamadas atendidas por el señor Gobernador y cerca de 30 solicitudes que se toma posteriormente dado que el tiempo no es suficiente para el contacto directo con el Mandatario. El material generado por el programa (reclamos, solicitudes) es resumido y enviado al Gabinete Departamental para su atención. Actualmente se trabaja en la elaboración de una base de datos con la información de las personas que se comunican al programa. 2. RELACIONES PUBLICAS Con el fin de mantener abiertos los canales de comunicación con los medios, se tiene contacto permanente con los periodistas que cubren la fuente así como con los directores de medios. De acuerdo al medio, se trabajan informaciones exclusivas que nos permite así generar y mantener un vínculo de confianza para posteriores acciones. 3. MONITOREO DE PRENSA Se estableció la elaboración de informes de monitoreo de las publicaciones registradas en los medios de comunicación con información del Departamento. Los informes se realizan dos veces al día incluyendo resumen de la información emitida en medios de prensa, radio y televisión. El monitoreo es enviado diariamente al Gobernador y a los miembros del Gabinete Departamental. Así mismo, vía e-mail se mantiene informado al Gobernador de noticias de alto impacto de nivel nacional generadas a lo largo del día. Este informe permite mantener un seguimiento al impacto de la labor adelantada por la oficina para tomar las medidas necesarias en caso de requerir refuerzo en la divulgación, así como para responder a publicaciones de tendencia negativa que puedan afectar la imagen de la Administración.
4. COMUNICACIÓN INTERNA a. Imagen Corporativa Se viene trabajando en el posicionamiento y utilización del logo de la Administración Departamental tanto en la papelería como en todas las piezas de comunicación elaboradas por las diversas entidades. En este sentido, se enviaron circulares y mensajes por correo electrónico a los Secretarios y Directores informando que la Oficina Asesora de Prensa debe revisar todo este tipo de material en áras de velar por el buen uso de la imagen corporativa, así como la adecuada redacción y ortografía del material publicado. Es de señalar que no se ha logrado la respuesta esperada por parte de todas las entidades. b. Política de Comunicaciones Se elaboró la política de comunicaciones del Departamento que no existía como parte del proceso de implementación del MECI. De acuerdo a las funciones definidas en la reestructuración para la Secretaría de Prensa y Comunicaciones, se trabajará, con el apoyo de la Secretaría de la Función Pública, un plan de comunicación interna. B. LOGROS - Se posicionó la Gobernación de Cundinamarca como fuente de información y ahora hace parte de la agenda diaria de los medios de comunicación. - El Gobernador es reconocido no sólo por su labor, sino como líder de opinión por parte de los medios y de la opinión calificada. - Se generó una dinámica permanente de información, regular y razonable, que le permite a los medios de comunicación y por este conducto a la opinión pública, estar enterada de la forma como avanza la gestión de la Administración Departamental, lo cual a su vez se convierte en una herramienta que garantiza transparencia y genera alta credibilidad. - Los medios de comunicación reconocen un importante posicionamiento de la actual administración en comparación con la anterior.
C. DEBILIDADES - Falta un seguimiento juicioso que permita dar respuesta a las solicitudes que se registran en el programa de radio, por lo cual se comunican al programa de forma repetida los mismos oyentes con la misma inquietud. - Se registra divulgación de información que no es canalizada a través de esta Oficina y en muchas oportunidades actúan como voceros funcionarios que no han sido autorizados. - Hay acceso limitado a la información en algunas dependencias. - Varias dependencias continúan manejando publicaciones (avisos, publireportajes, cuñas) de forma independiente sin contar con el apoyo de esta oficina. OLGA CHIGUASUQUE VARGAS Jefe Oficina Asesora de Prensa Fecha: enero de 2009.