GENERALES DEL SISTEMA Nunca había sido más fácil elaborar reportes de gastos Gastosdeviaje.mx es una solución en la nube que te ayudará a que tu empresa sea mas productiva automatizando labores repetitivas y tediosas relacionadas con el reporte, autorización y registro contable de los gastos de viaje. 2
RESUMEN DEL FLUJO RECIBE REPORTA AUTORIZA CONTABILIZA PAGA BUZÓN PERSONAL Cada empleado tiene un buzón especial para recibir facturas de sus gastos SIN TECLEAR Casi sin tener que teclear, los reportes de gastos se hacen con un par de clics EN DONDE SEA Los reportes se envían y se autorizan en una aplicación en la nube. Sin papeles AUTOMÁTICAMENTE Los importes e impuestos se leen desde los CFDI y se generan pólizas de forma automática NOTIFICA Al marcar los reportes como pagados se envían notificaciones automáticas La información de los importes y los diferentes impuestos se leen directamente de los archivos XML de los CFDI, de tal forma que se disminuye drásticamente el tiempo de elaboración de reportes y se eliminan los errores en el llenado de reportes. El sistema con el tiempo incluso aprende a clasificar los gastos de forma automática (si son gasolinas, hoteles, restaurantes, etc.) y brinda ayudas sobre la deducibilidad de un gasto respecto de la ley vigente. Todo lo anterior abre la posibilidad de que se puedan generar las pólizas correspondientes de forma automática para importarse en el sistema contable. 3
MIEMBROS DEL EQUIPO VENTAS VENTAS CONTA TESORERIA RECIBE REPORTA AUTORIZA CONTABILIZA PAGA ALBERTO Es la persona que viaja todo el tiempo MARIO Es el jefe de Alberto ADRIANA Es la encargada de Contabilizar los gastos CECILIA Es la encargada de pagar los reembolsos de gastos Cada persona recibe notificaciones relevantes en su correo electrónico para cada paso del flujo y también tiene un usuario y contraseña para acceder a una sencilla aplicación en la nube, la cual funciona desde un navegador de Internet en prácticamente cualquier dispositivo, sin necesidad de instalar software adicional o grandes requerimientos de Hardware. 4
APLICACIÓN WEB RESPONSIVA QUE SE ADAPTA AL DISPOSITIVO SE PUEDE ACCEDER DESDE CUAQUIER PARTE DEL MUNDO PC / MAC LAPTOP Aplicación en la nube compatible con los navegadores más populares en el mercado TABLET La aplicación se ajusta al tamaño de la pantalla sin perder funcionalidad SMARTPHONE Máximo nivel de movilidad 5
BENEFICIOS CINCO BENEFICIOS APROVECHA LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Por qué seguir gestionando los viáticos de la misma forma que hace 10 años cuando la tecnología ha evolucionado tanto en todos los ámbitos? AGILIZA Todo el flujo de autorización ocurre en la nube, de forma ágil y sin papel AUTOMATIZA El sistema trabaja por ti, haciendo las partes más tediosas. INTEGRA Genera las pólizas de forma automática. DISMINUYE Tiempos en elaboración de reportes y elimina errores de captura SIN MODIFICAR No necesitas modificar tus sistemas actuales FÁCIL PARA LOS EMPLEADOS PODEROSO PARA LOS CONTADORES 6
PANTALLAS DEL SISTEMA RECEPCIÓN DE COMPROBANTES BUZÓN DE ENTRADA REPORTE DE GASTOS SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Las siguientes pantallas muestran algunas partes del flujo de la persona que viaja. Desde el momento que recibe comprobantes en su email, hasta el momento en que solicita la autorización de un reporte de gastos de viaje. 7
RECEPCIÓN DE COMPROBANTES RECIBE COMO SIEMPRE Sigue enviando las comprobantes de tus gastos a tu cuenta de correo como siempre. REENVÍA Reenvía los correos de comprobantes a una cuenta de correo especial que crearemos para tu empresa (empresa@gastosdeviaje.mx) ESPERA UN POCO En un minuto o dos, recibirás en tu correo una confirmación de que la factura se recibió correctamente. Si hay algún problema te enterarás en ese instante 8
BUZÓN DE ENTRADA BUZÓN PERSONAL Tienes un buzón personal y privado donde llegan y se almacenan todos los comprobantes que reenviaste al sistema. SISTEMA INTELIGENTE El sistema automáticamente detecta el importe del comprobante, el medio de pago y con el tiempo detectará el tipo de gasto. No tendrás que teclear nada. SIN PREOCUPACIONES Tus comprobantes de gastos ya están en el sistema seguros y respaldados. No necesitas preocuparte más por guardar papeles. 9
REPORTE DE GASTOS NO MÁS EXCELES Cuando necesites hacer tu reporte de gastos solo tendrás que llenar datos generales y seleccionar de tu lista de comprobantes. REPORTES VELOCES Antes tenías que escribir importes, revisar el IVA, y teclear mucho. Ahora con un par de clics tendrás tus reportes listos. ADELÁNTATE A TU JEFE Si tu empresa tiene políticas de gastos, el sistema las verifica por ti y te informa si hay algún problema. Podrás corregir tu reporte o añadir una nota a tu jefe antes de enviarlo, ahorrando tiempo en el reembolso. 10
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN ENVÍA CON UN SOLO CLIC Ya no será necesario enviar sobres por mensajería o preparar papeles para firma. Ahora con un solo clic tu reporte será enviado a tu jefe. TIEMPO REAL En el mismo instante que envíes tu reporte a autorizar, le llegará un correo a tu jefe indicándole que hay un reporte nuevo por autorizar. RELÁJATE Estarás enterado en todo momento del estatus de tus reportes de viaje, tanto dentro del sistema, como por medio de notificaciones por correo electrónico. 11
PANTALLAS DEL SISTEMA NOTIFICACIÓN EMAIL REVISIÓN DE REPORTES AUTORIZACIÓN O RECHAZO Las siguientes pantallas muestran algunas partes del flujo de la persona que autoriza los reportes de viajes. 12
NOTIFICACION POR EMAIL TIEMPO REAL Recibirás una notificación en tu correo en el momento que envíen un reporte de gastos para autorizar. SIN SALIR DE TU EMAIL Entérate de forma inmediata de los datos generales del reporte como: importe, fechas, motivo del viaje, notas. 13
REVISIÓN DE REPORTES REVISA A DETALE (O NO) Tu decides a que detalle revisas cada reporte. Si lo deseas puedes ver y descargar cada uno de los comprobantes. VERIFICA DONDE FUE EL GASTO Puedes revisar en un mapa el lugar donde se realizó el gasto, muy útil para verificar si el gasto efectivamente corresponde al viaje. REVISAMOS LAS POLÍTICAS POR TI El sistema revisa las políticas de gastos por ti de tal forma que solo debes prestar atención si hay advertencias o no. 14
AUTORIZACIÓN O RECHAZO AUTORIZA O RECHAZA Con un solo clic podrás autorizar o rechazar el reporte de gastos. ENVÍA UN MENSAJE El sistema automáticamente enviará un mensaje al empleado informándole si su reporte fue autorizado o no. Puedes incluir un mensaje personalizado. 15
PANTALLAS DEL SISTEMA AYUDAS DEDUCIBILIDAD DESCARGA DE REPORTE EN EXCEL GENERACIÓN DE PÓLIZAS Las siguientes pantallas muestran algunas partes del flujo de la persona que se encarga del registro contable de los gastos de viaje ya previamente autorizados y su posterior pago. Si se desea, se puede crear un perfil específico para alguien que solo registre pagos. 16
AYUDAS DEDUCIBILIDAD VERIFICACIÓN DE DEDUCIBILIDAD El sistema cuenta con un motor que te ayuda a verificar la deducibilidad de un comprobante y te brinda ayuda con marco legal. TU TIENES EL CONTROL Si bien el sistema te sugiere la deducibilidad, tu tienes el control de modificar los importes que serán deducibles. CALCULA TU REEMBOLSO Te damos un desglose de los importes autorizados por forma de pago, de tal manera que puedes fácilmente saber el importe del reembolso de lo que no fue pagado con tarjetas corporativas. 17
DESCARGA REPORTE EN EXCEL DESCARGA EXCEL Con un solo clic descarga el reporte de gastos en formato Excel con todos los importes e impuestos desglosados. DESCARGA LOS ARCHIVOS ZIP Todos los Comprobantes se encuentran respaldados en nuestra bóveda segura en la nube, pero si lo deseas puedes descargar un ZIP con todos los comprobantes. 18
GENERACIÓN DE PÓLIZAS GENERA PÓLIZAS Con un solo clic descarga la póliza del viaje en cuestión, listo para importarse en tu sistema contable o ERP. COMPATIBLE Tenemos compatibilidad con los sistemas líderes en México y cada día agregamos nuevos sistemas a la lista: Aspel COI Contafiscal 2000 CONTPAQi Contabilidad Microsoft Dynamics NAV Si tu sistema aún no está en la lista, podemos hacer un proyecto y buscar la forma de integrarnos. 19
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