1 REGLAMENTO PARA LA APERTURA, MANEJO Y CONTROL DE FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA DE LOS FINES Y OBJETIVOS Artículo 1º El presente reglamento tiene por finalidad constituirse en el marco normativo y de aplicación, regulador de las fases de solicitud, recepción, manejo y control de fondos destinados a cubrir gastos menores en la Entidad, bajo la denominación de Fondos Fijos de Caja Chica. Artículo 2º Tiene como principal objetivo, establecer los procedimientos necesarios para el funcionamiento de dichos fondos, tendientes a precautelar el uso racional, eficaz y eficiente de los recursos destinados a los fines creados. DEL AMBITO DE APLICACIÓN Artículo 3º Su aplicación tiene el carácter de obligatorio en todas las unidades académicas y administrativas de la Universidad, sean estas centralizadas y/o desconcentradas. Artículo 4º Se establece y autoriza la creación de fondos fijos de caja chica, a través de los siguientes niveles, montos y unidades beneficiarias: a) Primer nivel, que comprende la asignación de hasta Bs10.000, a ser manejados por las unidades de Suministros, Mantenimiento y Caja Central.
2 b) Segundo nivel, que comprende la asignación de Bs2.000, a ser manejados a través de la Administración General de Institutos Médicos, la Facultad de Odontología y el Departamento de Asesoría Jurídica. c) Tercer nivel, con la asignación de hasta Bs500, a ser manejados por el resto de las unidades académicas y administrativas. DEL DESTINO DE LOS FONDOS Artículo 5º El fondo fijo asignado tendrá como destino cubrir gastos menores, en el marco de lo programado y presupuestado para la unidad requeriente y en los límites fijados por el artículo 7º, del presente reglamento. Artículo 6º Se autoriza la adquisición de materiales y otros gastos de servicios, sólo a las unidades comprendidas en los incisos a) y b) del artículo 4º, en función de una programación y presupuestación establecida para la Unidad solicitante y previa verificación de inexistencia en almacenes. DE LOS LIMITES DE EJECUCION Artículo 7º En función de los niveles señalados por el artículo 4º de este reglamento, se establece los siguientes límites de ejecución: a) Para el primer nivel, el límite máximo por cada ejecución del fondo, no deberá ser mayor a Bs. 500. b) Para el segundo y tercer nivel, se establece como límite máximo por cada ejecución, el equivalente al 10 % del fondo asignado.
3 DE LOS PROCEDIMIENTOS Para la apertura del fondo fijo Artículo 8º Para la creación o apertura de fondos fijos de caja chica, en favor de las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, se establece los siguientes procedimientos: a) Toda unidad solicitante dirigirá su nota al Director Administrativo (DAF), justificando las necesidades de la creación y designando al funcionario responsable de su manejo; nota de solicitud que necesariamente deberá estar sellada y firmada por el Jefe de la Unidad, cabeza de sector. b) Conocida la solicitud, el DAF derivará la misma a instancias del Jefe del Departamento de Finanzas, para su evaluación pertinente, quién en función de las necesidades de la unidad solicitante asignará el monto que corresponde, de acuerdo a los niveles señalados por el artículo 4º, del presente reglamento. c) Efectuada la evaluación, el Jefe del Departamento de Finanzas instruirá al Jefe de Contabilidad, su procesamiento respectivo. En las unidades desconcentradas académicas y administrativas los procedimientos serán los siguientes: d) Al Administrador de la unidad académica o administrativa dirigirá su nota al Decano o Director de Carrera independiente, o al Ejecutivo de la unidad administrativa, justificando las necesidades de la creación y designando al funcionario responsable de su manejo. e) Conocida la solicitud, el Decano o Director de Carrera independiente y/o Ejecutivo máximo, evaluara la pertinencia, quién en función de las necesidades de la unidad asignará el monto que corresponde, de acuerdo a los niveles señalados por el artículo 4º, del presente reglamento.
4 Efectuada la evaluación, la máxima autoridad de la unidad académica o administrativa instruirá al Administrador Contador, su procesamiento respectivo. Artículo 9º No está permitido efectuar apertura de fondos fijos de caja chica a nombre de autoridades universitarias e inclusive hasta el nivel de jefe de sección, siendo responsabilidad exclusiva del funcionario que contraviniendo esta norma, instruya y/o ejecute su procesamiento. Para el procesamiento contable Artículo 10º El Jefe de la Unidad de Contabilidad en la administración central o el Administrador Contador en las unidades desconcentradas, una vez recibida la instrucción escrita del Jefe del Departamento de Finanzas o de la máxima autoridad ejecutiva de la unidad desconcentrada, observará para el procesamiento contable, los siguientes procedimientos: a) Verificará la existencia de los antecedentes que originan la creación del fondo fijo de caja chica, la evaluación realizada y la autorización para el procesamiento contable, comprobando la consistencia del nivel al que corresponde la solicitud. b) Cumplido el paso anterior, en la administración central el Jefe de la Unidad de Contabilidad, instruirá la elaboración del comprobante y el cheque respectivo, en las unidades desconcentradas el Administrador Contador procederá a la elaboración del comprobante y el cheque respectivo, en los que consignará el nombre del funcionario designado para el manejo de Caja Chica, para luego continuar los procedimientos establecidos que concluye con el archivo del comprobante elaborado.
5 Para el manejo del fondo Artículo 11º El manejo de fondos de caja chica, asignados a las unidades contempladas en el inciso a) del artículo 4º, queda condicionada a la observancia de los siguientes procedimientos: a) El Jefe de la Unidad, cabeza de sector, solicitará al responsable del manejo del fondo, la adquisición de materiales, la contratación de un servicio, o la entrega del importe estimado, no superior a los límites establecidos por el artículo 7º, señalado precedentemente. b) El responsable del fondo, evaluará el requerimiento en función de las existencias en almacenes, si corresponde, para luego llenar el formulario Solicitud de Fondos de Caja Chica, en triple ejemplar (original y dos copias), en el que consignará nombres y apellidos, cargo y firma, del jefe de la Unidad solicitante. c) Cumplido este paso, el mencionado formulario deberá ser autorizado, con firma, cargo y nombre completo, del superior jerárquico del responsable del fondo. d) Autorizada la solicitud del fondos o contratación de materiales y/o servicios, el responsable del fondo hará entrega del mismo o efectuará la adquisición. e) En el espacio correspondiente al concepto, se deberá detallar en forma completa los datos de la factura o documento equivalente que respalda el gasto, documento que deberá estar validado con la firma del Jefe de la Unidad Solicitante. f) En cumplimiento de normas tributarias, se debe exigir del proveedor de materiales o servicios, la factura valorada o documento equivalente, a partir de Bs5. En caso de compras o servicios de contribuyentes del régimen simplificado, integrado, como así también del régimen agropecuario unificado, se deberá exigir fotocopias del RUC, cédula de identidad o documento equivalente y formulario del último pago bimensual, anterior a la fecha de operación o venta.
6 g) El responsable del fondo, como señal de culminación del proceso, procederá a invalidar la factura o documento equivalente, con el sello de Cancelado. Artículo 12º Con excepción de la Facultad de Odontología, que por sus características requiere la adquisición de materiales de extrema urgencia, no existentes en sub-almacenes, el manejo de los fondos fijos de caja chica, asignados a las unidades contempladas en los incisos b) y c) del artículo 4º, queda condicionado a la ejecución de gastos por servicios de fotocopias, correspondencia y otros de extrema necesidad y agilidad. Estas unidades, quedan obligadas al cumplimiento de todos y cada uno de los puntos señalados en el artículo precedente. Artículo 13º Queda terminantemente prohibido realizar compras o pagos con el único propósito de acogerse a los techos o límites establecidos por el artículo 7º del presente reglamento. Artículo 14º. Asimismo, queda terminantemente prohibido, conceder préstamos, canjear cheques, aceptar vales u otras acciones ajenas al propósito del fondo. Artículo 15º No está permitido utilizar los fondos fijos de caja chica, para cubrir compromisos anticipados y adquiridos con cargo a futuras asignaciones o reposiciones de estos fondos, a extremo los mismos serán considerados como gastos particulares de quién los ejecute.
7 Para la reposición del fondo Artículo 16º Para la reposición de fondos fijos de caja chica, se deberá observar los seguir los siguientes procedimientos: a) El responsable del manejo del fondo, con la finalidad de cubrir los requerimientos en forma oportuna, podrá solicitar la reposición, cuando su ejecución haya alcanzado un nivel mínimo equivalente al 70 % del fondo asignado. b) Para la reposición correspondiente, el responsable deberá registrar la relación de gastos efectuados, en el formulario Detalle de pagos efectuados con fondos fijos de Caja Chica. c) Toda solicitud de reposición deberá ser efectuada a través de nota dirigida al Director Administrativo y Financiero, (DAF), adjuntando en forma ordenada y foliada, la documentación de respaldo de los gastos realizados. d) La documentación a la que hace referencia el punto precedente, consiste en los formularios de: solicitud de fondos fijos de Caja Chica y detalle de pagos realizados, además, de facturas o documentos equivalentes debidamente validados con firmas de quienes participaron en el proceso. e) Recibida la solicitud de reposición, el DAF la derivará al Jefe del Departamento de Finanzas, a objeto de revisar y aprobar los gastos realizados, previa comprobación presupuestaria. f) De establecerse la existencia de gastos indebidos o ajenos a los propósitos del fondo, el Jefe del Departamento de Finanzas, rechazará los mismos, constituyéndose a partir de ello, en gastos particulares de los responsables del manejo de estos fondos, por tanto, sujetos a reposición o devolución.
8 g) Aprobada la documentación de gastos y la solicitud de reposición, el Jefe del Departamento de Finanzas, derivará la información e instruirá al Jefe de Contabilidad, su procesamiento contable. h) Se fija como término, para la reposición del fondo, cinco días hábiles como máximo, computables a partir de la solicitud efectuada a la DAF, o desde el momento en que la observación ha sido corregida, como se señala a través del inciso f), que antecede, término de duración del trámite que contempla la emisión del cheque a la orden del responsable del fondo. Artículo 17º El incremento o disminución del fondo asignado, según los niveles establecidos por el artículo 4º de este instrumento, es facultad del Jefe del Departamento de Finanzas, previo análisis de las necesidades o resultados de su manejo. Para el control de los fondos Artículo 18º El control sobre la eficacia y la eficiencia en el manejo de los fondos fijos de caja chica, corresponde al Jefe de la Unidad de quién depende su responsable, al Jefe del Departamento de Finanzas, y a la Unidad de Auditoría Interna, a través de los procedimientos y técnicas propias de cada instancia. Artículo 19º Las unidades desconcentradas, que generan recursos por diferentes actividades, podrán aperturar sus fondos fijos de caja chica, siempre en el marco de lo establecido por el presente reglamento, con la diferencia que efectuarán sus solicitudes ante las máximas instancias de sus unidades, quedando los administradores como responsables de la apertura, eficiente ejecución y control de estos fondos.
9 Artículo 20º Las unidades centralizadas que generan recursos, podrán solicitar la apertura de fondos fijos de caja chica, en el marco estricto de lo establecido por el presente reglamento; por tanto, quedan obligados a depositar en sus respectivas cuentas bancarias, los ingresos que perciben, en forma íntegra y oportuna, dentro de las 24 horas siguientes a su recepción. DE LA GARANTIA O SEGURO DE CAUCION Artículo 21º Para los encargados del manejo de fondos fijos de caja chica, según niveles comprendidos en los incisos a) y b) del artículo 4º, de este reglamento, el Jefe del Departamento de Finanzas estimará la necesidad de establecer instrumentos de garantías o seguros de caución, tendientes a un eficiente manejo de dichos fondos. DEL CIERRE DE LOS FONDOS Artículo 22º Serán causales para el cierre o suspensión de los fondos fijos de caja chica, los siguientes: a) Cuando en su manejo se haya desvirtuado los objetivos de su creación. b) Por reversión voluntaria a cargo de sus responsables, al considerar innecesario su funcionamiento. c) Por cierre del período fiscal en el que se produjo la entrega, para de esta manera afectar la ejecución presupuestaria y los resultados del ejercicio. DE LA RESPONSABILIDAD Artículo 23º. Será de responsabilidad general, para todos los servidores de la Universidad, la observancia y aplicabilidad de lo señalado por el presente reglamento; en tanto que los encargados de solicitar y ejecutar los fondos fijos de caja chica, serán responsables de rendir cuentas, no
10 solo de los objetivos a los cuales se destinaron los fondos que le fueron confiados, sino también de la forma y resultado de su aplicación, en cumplimiento de lo establecido por el artículo 1º inciso c) de la Ley Nº 1178 De Administración y Control Gubernamentales (SAFCO).
11 PROCEDIMIENTO BASICO PARA EL MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA I N I C I O SOLICITANTE Efectúa solicitud de uso de fondos JEFE DE UNIDAD Autoriza el uso de fondos ENC. DE CAJA CHICA - Procede a la entrega de fondos. - Adquiere lo solicitado. - Registra la transacción. - Efectúa rendición de cuentas. - Solicita reposición de fondos. CONTABILIDAD - Verifica la documentación - Emite orden de pago. - Elabora comprobante. - Emite cheque por reposición de fondos. F I N