LA EMPRESA EN EL AULA Departamento de Tesorería
1. Introducción A través de la Simulación, realizaremos las actividades más habituales que se llevan a cabo en el departamento de Tesorería de una empresa comercial. Realizaremos las operaciones a través de nuestro banco, 1. Gestión y control de cobros y pagos. 2. Confección de remesas bancarias. 3. Control de saldos bancarios. 4. Presupuestos de tesorería. 5. Reclamaciones de impagados. 1
2 2. Conceptos básicos Medios de cobro y pago más habituales Los medios de cobro y pago más utilizados por las empresas son: Cheque. Es un documento que contiene una orden incondicionada de pago de una cantidad de una persona (librador) a una entidad bancaria (librado), en beneficio de un tercero (tenedor o beneficiario). Pagaré. Se diferencia del cheque en que es un documento de pago aplazado, es decir incluye una fecha determinada de vencimiento de la obligación de pago. Transferencia bancaria. Es una orden que da el titular de una cuenta corriente bancaria (ordenante) al banco, para que envíe una cantidad de dinero al titular de otra cuenta (beneficiario). Domiciliación bancaria. El cliente de la entidad bancaria, titular de la cuenta corriente, autoriza a que se paguen las deudas contraídas con terceras personas con cargo a su cuenta. Recibo. Es el documento que acredita el pago de una determinada cantidad de dinero. Lo emite el acreedor (quien cobra) y va dirigido al deudor (quien paga). Tarjetas bancarias. Permiten el pago mediante el cargo en la cuenta asociada a la tarjeta. También permiten sacar dinero de los cajeros automáticos.
2. Conceptos básicos Negociación de efectos La negociación de efectos o descuento comercial bancario es un contrato por el que una entidad financiera entrega el importe de un efecto comercial no vencido, previa deducción de los intereses de descuento, las comisiones y otros gastos que pudieran corresponder, al beneficiario del mismo. Es un recurso de financiación de las empresas que pueden hacer efectivo el derecho de cobro sin esperar a su vencimiento, si bien tiene un coste financiero. Se pueden negociar: letras de cambio, pagarés, recibos y cualquier otro documento de pago aplazado. 3
2. Conceptos básicos Efectos en gestión de cobro Es un servicio bancario que utilizan las empresas con el propósito de que los efectos comerciales en cartera sean cobrados por la entidad financiera al vencimiento. El banco se limita a actuar como agente cobrador. La empresa debe soportar por ello unos gastos: la comisión de cobro y otros gastos (si los hubiera),que además tributan por IVA. Valor Líquido = Nominal Comisión IVA s/comisión 4
2. Conceptos básicos Extracto y liquidación de cuentas corrientes El banco anotará en la cuenta corriente del titular todos los movimientos que se vayan produciendo. El extracto o ficha de posición de la cuenta corriente es el documento que recoge todas esas anotaciones. Periódicamente el banco calcula los intereses correspondientes a ese periodo atendiendo a las operaciones de cargo y abono realizadas y efectúa la liquidación, abonando o cargando el importe en la cuenta según corresponda. El método más utilizado para la liquidación de cuentas corrientes es el método hamburgués que consiste en multiplicar cada saldo por los días valor de cada uno de ellos correlativamente. 5
3. Materiales necesarios Bandeja de documentos. Tres archivadores tipo A-Z. Sellos de fórmulas comerciales «Cobrado» y «Pagado». Control de cobros y pagos. Fichas de proveedores, acreedores y clientes/deudores. Registro de cuenta corriente bancaria. Orden de transferencia. Recibos. Detalle de extracto de movimientos bancarios. Adeudo bancario por domicialización. Registro de incidencias. 6
4. Simulación del departamento de Tesorería Puesta en marcha Los libros y registros que vamos a utilizar para la gestión de la tesorería no son obligatorios, no son exigidos a la empresa legalmente, pero los vamos a utilizar de forma voluntaria por necesidades internas de control y de obtención de información para la toma de decisiones. Presentamos una simulación en la que vamos a realizar manualmente todas las operaciones, registros y documentos necesarios para el control de cobros y pagos, pero puedes realizar también algunas de estas operaciones a través del programa de gestión FacturaPlus. Asegúrate de tener todos los materiales y registros preparados antes de comenzar. La bandeja de documentos y los archivadores estarán etiquetados. 7
8 4. Simulación del departamento de Tesorería Tareas a realizar cada día 1. Debes comenzar el trabajo recogiendo los documentos que los otros departamentos han depositado en la bandeja de entrada de tesorería. Podemos encontrar: a) Facturas emitidas. b) Facturas recibidas de proveedores y acreedores. c) Documentos de cobro (cheques o pagarés). d) Relación de Nóminas. e) Declaraciones de impuestos para liquidar. f) Otros: reclamaciones, notas internas de otros departamentos. 2. Registra las facturas (emitidas o de proveedores y acreedores). 3. Si registras una factura en la que el cliente, proveedor o acreedor es nuevo, acuérdate de registrarlo además en la Ficha de clientes, Ficha de proveedores o Ficha de acreedores, según proceda. 4. Archiva las facturas ya registradas en el archivador A-Z correspondiente. 5. Consulta los registros Control de cobros y Control de pagos y gestiona los cobros y los pagos vencidos según se explica con detalle a continuación.
4. Simulación del departamento de Tesorería Gestión de pagos (1/3) A. Transferencia bancaria La utilizaremos para pagos a proveedores y acreedores cuando así se haya establecido. También se utiliza para el pago de nóminas e impuestos. 1. Daremos la orden de transferencia al banco a través del impreso Orden de transferencia que depositaremos en la bandeja del banco. En el caso de nóminas incluimos todas las órdenes de pago en el mismo impreso. 2. El banco cargará el importe correspondiente en nuestra cuenta corriente. Apunta como «Pagada» la factura que cancelamos en el libro registro Control de pagos. 3. Debes reflejar el pago en tu cuenta corriente y calcular el nuevo saldo. (Según hemos pactado con el banco en la transferencia no nos cargan comisión). 4. Confecciona el detalle de movimientos del extracto bancario. 5. Pásalo a contabilidad. 9
4. Simulación del departamento de Tesorería Gestión de pagos (2/3) B. Cheque o pagaré Cuando tengas que pagar mediante cheque o pagaré sigue los siguientes pasos: 1. Toma un cheque/pagaré y emítelo a nombre de nuestro proveedor/acreedor 2. Realiza una carta para acompañar al cheque/pagaré donde se relacionen los datos de la factura que pagamos. 3. Enviar el cheque/pagaré y la carta por correo postal. Para ello depositar en la bandeja de recepción salidas. 4. Apunta como «Pagada» la factura que cancelamos en el libro registro Control de Pagos. 5. Cuando el proveedor/acreedor cobre el cheque/pagaré (vamos a suponer dos días después), el banco cargará en nuestra c/c el importe correspondiente. Tú debes reflejar ese apunte en tu cuenta corriente y calcular el nuevo saldo. 6. Confecciona el detalle de movimientos del extracto bancario. 7. Pasa a contabilidad el detalle del movimiento. 10
4. Simulación del departamento de Tesorería Gestión de pagos (3/3) C. Pagos mediante domiciliación bancaria Podemos encontrarnos facturas de pago domiciliadas de proveedores/ acreedores o de servicios contratados: alquiler, gas, teléfono, suscripciones etc. Si el modo convenido para el pago ha sido domiciliado en nuestra c/c bancaria a través de la aceptación domiciliada de recibos u otros efectos comerciales, sigue los siguientes pasos: 1. Al vencimiento, el banco cargará en nuestra cuenta el importe correspondiente. Tú debes reflejar ese apunte del pago realizado en tu cuenta corriente y calcular el nuevo saldo. 2. Apunta como «Pagada» la factura que cancelamos en el libro registro Control de Pagos. 3. Cumplimenta el impreso de adeudo que envía el banco justificando e informando del cargo realizado. 4. Pasa a Contabilidad el impreso de adeudo bancario sellado como pagado y fechado. 11
4. Simulación del departamento de Tesorería Gestión de cobros. Formas de cobro (1/3) A. Ingreso por transferencia bancaria Cuando un cliente o deudor nos haga una transferencia a nuestro favor seguiremos los siguientes pasos: 1. El banco abonará en nuestra cuenta el importe de la transferencia a nuestro favor. Apunta como «Cobrada» la factura a la que se refiere en el libro registro Control de cobros. 2. Anota el apunte del cobro realizado en el libro de bancos y calcula el nuevo saldo. 3. Confecciona el Detalle de movimientos del extracto bancario. 4. Pásalo a Contabilidad. 12
4. Simulación del departamento de Tesorería Gestión de cobros. Formas de cobro (2/3) B. Ingreso mediante cheque o pagaré Cuando un cliente o deudor emita un cheque o pagaré a nuestro favor seguiremos los siguientes pasos: 1. Recibiremos el cheque o pagaré del cliente. Comprobamos que es conforme y enviamos el documento al banco para su cobro depositándolo en la bandeja del banco. 2. El banco abonará en nuestra cuenta corriente el importe del cheque. Apunta como «Cobrada» la factura a la que se refiere en el libro registro Control de cobros. 3. Anota el cobro realizado en tu cuenta corriente y calcula el nuevo saldo. 4. Confecciona el Detalle de movimientos del extracto bancario. 5. Pásalo al departamento de Contabilidad. 13
14 4. Simulación del departamento de Tesorería Gestión de cobros. Formas de cobro (3/3) C. Recibos vencidos en gestión de cobro. Descuento de efectos Un medio muy habitual de cobro es la aceptación domiciliada en c/c bancaria. Al vencimiento cobramos el importe correspondiente a través de cuenta corriente. Si necesitamos liquidez podemos optar por descontar efectos no vencidos: 1. Emite recibo de la factura por duplicado: para el banco y para Contabilidad. 2. Envía el recibo vencido al banco para su gestión de cobro o descuento. 3. El banco abonará en nuestra cuenta corriente el importe del recibo o remesa. Apunta como «Cobrada» la factura en el libro registro Control de cobros. 4. Anota el cobro realizado en tu cuenta corriente y calcula el nuevo saldo. 5. El banco cargará en nuestra c/c los gastos ocasionados: a)por la gestión de cobro: comisión + IVA sobre la comisión. b)por el descuento: interés + comisión + gastos (timbre) Calcula el importe de los gastos, realiza el apunte en la c/c y calcula el saldo. 6. Confecciona el Detalles de movimientos del extracto bancario, por el cargo de los gastos 7. Sella la copia del recibo cobrado y pásalo junto con el detalle de movimientos del banco por el cargo de la comisión, a Contabilidad.
4. Simulación del departamento de Tesorería Liquidación de intereses de la cuenta corriente bancaria Bimestralmente, a fecha del último día de cada mes, Sanjusto Bank realiza la liquidación de la cuenta corriente abonando y/o cargando intereses y comisiones según corresponda. Debes realizar los siguientes pasos: 1. Con fecha de último día de cada bimestre calcula los intereses deudores y/o acreedores que correspondan a la c/c que tenemos abierta en Sanjusto Bank, así como las comisiones que correspondan 2. Con fecha del mismo día realiza el cargo y/o abono de los intereses y comisiones en el libro registro de bancos calculando el nuevo saldo 3. Confecciona el detalle de movimiento bancario de la/las operaciones realizada/s y pásalo al departamento de contabilidad 15
4. Simulación del departamento de Tesorería Conciliación bancaria La conciliación bancaria es un proceso que permite la comparación entre las anotaciones de una cuenta corriente realizada por el banco y la cuenta de Bancos correspondiente a la contabilidad de una empresa. La finalidad es identificar las diferencias (si las hubiera) y sus causas para proceder a realizar los respectivos ajustes y correcciones. 16
4. Simulación del departamento de Tesorería Presupuestos de tesorería Periódicamente vamos a realizar un presupuesto de tesorería. Para ello reflejaremos todos los flujos de entradas (cobros) y salidas (pagos) de dinero que se hayan producido en ese periodo. Se pueden realizar presupuestos provisionales de los cobros y pagos que se van a producir en los próximos meses. Las previsiones sirven para prever la situación de tesorería de la empresa y corregir las posibles faltas de liquidez antes de que sucedan y tomar las medidas oportunas. 17