UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO CONTABLE AÑO 2015 FUNCIÓN PAGADORA FORTALEZAS - La Subdirección de Gestión de Recursos Financieros definió el Manual de Políticas Contables de la Función Pagadora para que sirva de instrumento de consulta a los funcionarios que generan información contable en cada uno de los procesos, se apliquen los principios de la contabilidad pública y se implementen prácticas contables para contribuir a la calidad de la información contable. - Implementación de Indicadores de procedimiento para garantizar que todos los hechos, transacciones y operaciones queden registrados en la contabilidad, el cual permite medir la oportunidad en el registro. - Para el año 2015 quedaron conciliadas y depuradas las cuentas que componen los grupos de inventarios en 27 Direcciones Seccionales. - Avances en la actualización del procedimiento de registro de obligaciones presupuestales, de tal forma que se identifique la interacción del mismo con los demás procedimientos clientes o proveedores y detallando ampliamente las actividades a ejecutar en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. DEBILIDADES - El Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Dian - Función Pagadora, creado mediante resolución 11772 de 2009, en el año 2015 no se reunió con la periodicidad establecida en el acto administrativo antes mencionado, a pesar de contar con la política de depuración establecida en el Manual de Políticas Contables. - El Nivel Central, para la vigencia 2015, no realizó la conciliación de saldos recíprocos con otras entidades públicas, solo en las Direcciones Seccionales se realizó trimestralmente esta conciliación. Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en Sistema PQSR de la DIAN: www.dian.gov.co/contáctenos/pqrs y Denuncias
- El levantamiento físico de inventarios en el Nivel Central no se realizó al 100% lo que no permite verificar la realidad de los saldos que componen el grupo 16 Propiedades, Planta y Equipos en los estados financieros. - Persiste el riesgo de que los activos intangibles desarrollados por la Entidad o a través de terceros, que cumplen con las características para ser catalogados como activos intangibles, sean clasificados como gastos, a pesar de estar identificado en el anexo 1 del Manual de Políticas contables - Función Pagadora, el insumo que debe remitir el Procedimiento PR-SI-0153 Formulación de Proyectos de Tecnología Informática y Telecomunicaciones al Subproceso de Gestión contable para su adecuado reconocimiento. - En la cuenta 5102 Contribuciones imputadas, subcuenta 510201 Incapacidades, la cual presenta a noviembre 30 de 2015 un saldo de $993.8 millones, se registraron incapacidades correspondientes a otras vigencias (años 2012,2013 y 2014) por concepto de los primeros dos (2) días de licencia por enfermedad, observándose debilidad en la clasificación, porque este registro corresponde a la cuenta 5815 Ajuste de ejercicios anteriores. - En la cuenta 5111 Generales, subcuenta 511156 Bodegajes, se han registrado gastos como transporte, destrucción, y otros servicios complementarios asociados al bodegaje, para los cuales el Régimen de Contabilidad Pública ha definido un código contable específico, pese a que en factura soporte del citado gasto el proveedor discrimina cada uno de los conceptos y sobre éstos se práctica la retención en la fuente cuando hay lugar a ella. - En la cuenta 8120 Litigios y Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos, subcuenta de orden 812001 Civiles, por valor de $13.166.5 millones a 30 de noviembre de 2015, se están registrando los procesos que adelanta la DIAN en la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, debiéndose reconocer en la subcuenta 812004 Administrativas. - Analizada la cuenta de orden acreedora de control 9306 Bienes recibidos en custodia y realizada la inspección de los documentos que soportan el saldo de la subcuenta 930616 Pagarés, Letras de cambio y Otros, con saldo a 30 de noviembre de 2015 por valor de $375.4 millones, se encontraron títulos de depósito judicial constituidos desde el año 1998, cuyos registros iniciales no presentan variación alguna y no hay certeza de cuales corresponden a la contabilidad pagadora y cuales pueden corresponder a la contabilidad recaudadora. Lo anterior, involucra a las Direcciones de Gestión Jurídica y de Ingresos-Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas para la respectiva depuración y gestión de los títulos de depósito judicial existentes.
- En la cuenta 1470 Otros Deudores y analizada la subcuenta 147064 Pago Por cuenta de Terceros, por valor de $ 2.616 millones a 30 de Noviembre de 2015, por concepto de incapacidades laborales, se encontró inoportunidad del reporte para el registro de las incapacidades; se registraron en la vigencia 2015 incapacidades de los años 2012, 2013 y 2014, lo que genera dificultad para individualizar los pagos realizados por las EPS y ARL a la Entidad e identificar y gestionar el cobro respectivo. - En el Manual de Políticas contables de la Función Pagadora, se estableció como política que la totalidad de los inventarios deberá ser verificado como mínimo una vez cada tres años, contrariando lo establecido en el literal h, del numeral 1.2 Objetivos del Control Interno Contable, de la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación. - La cuenta 290580 Recaudos por reclasificar, a noviembre de 2015, refleja un saldo de $460.67 millones, evidenciándose que la descripción de las transacciones no es clara, lo que no permite su depuración oportuna. Lo anterior, debido a que no se tienen identificados los terceros; situación que se sigue presentando mes a mes. Están pendientes de depurar en el Nivel Central por el año 2013 $81.76 millones y por el año 2014 $20.1 millones. - La identificación de los riesgos se realizó en el área contable teniendo en cuenta los riesgos establecidos en la resolución 357 de 2008, pero no han sido oficializados, ésta actividad se realizó sin utilizar la metodología adoptada por la entidad para la gestión de los riesgos y por otra parte, se evidenció que algunos controles requieren ser ajustados para que sean efectivos. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS CON ANTERIORIDAD Respecto a las deficiencias en los insumos recibidos para el reconocimiento de los procesos judiciales, la Coordinación de Contabilidad junto con la Subdirección de Representación Externa realizaron conciliaciones de información, con el fin de identificar los procesos de Nulidad y Restablecimiento del Derecho que corresponden a la Contabilidad de recaudo. Así mismo, los procesos que se encontraban a favor de la entidad en segunda y única instancia. En el año 2015, se llevó a cabo la revisión de los movimientos en las cuentas auxiliares del SIIF, frente a los registros realizados por Inventarios en el sistema Alinv10, lo que permitió que en 27 Direcciones Seccionales quedaran conciliadas y
depuradas los saldos reflejados en los grupos de inventarios del sistema Alinv10, que presentaban diferencias al 31 de diciembre de 2014. RECOMENDACIONES Teniendo en cuenta las debilidades evidenciadas en esta evaluación se recomienda: 1. Adelantar las gestiones para depurar los documentos que soportan las cifras que componen el saldo de la subcuenta 930616, con el fin de identificar los Títulos de Depósito Judicial que corresponden a la Función Pagadora y los que no son de ésta, se remitan al proceso que corresponda para su gestión. Lo anterior con la participación de todos los procesos involucrados. 2. Fortalecer el Manual de Políticas Contables con el fin de garantizar que todos los hechos, operaciones y transacciones queden debidamente reconocidos y registrados. 3. Documentar el Mapa de Riesgos de índole contable de acuerdo con la metodología establecida por la entidad, actualizando y fortaleciendo los controles, de tal manera que sean efectivos para minimizar los riesgos identificados. 4. Continuar con la depuración de las cuentas que reflejan las incapacidades y las propiedades, planta y equipo, diseñando los procedimientos respectivos para que se pueda depurar de manera ágil y efectiva. Así mismo, se implementen los controles para garantizar la consistencia de las cifras. 5. Formular y ejecutar los planes de acción relacionados con la preparación para la implementación obligatoria del marco normativo teniendo en cuenta los plazos y requisitos que establezca la Contaduría General de la Nación para la aplicación del nuevo marco normativo aplicable a las entidades de gobierno, en sus componentes de Marco Conceptual para la preparación y presentación de la Información financiera y normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los hechos económicos. 6. Diseñar un procedimiento que permita aplicar la política de Depuración Contable y Sostenibilidad de la Información en forma ágil y oportuna, de manera que se pueda dar cumplimiento a la resolución 533 de 2015 de la Contaduría General de la Nación.
7. Realizar las reuniones del Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable de la DIAN Función Pagadora con la periodicidad establecida en el acto administrativo mediante el cual fue creado el comité. CALIFICACIÓN La calificación obtenida en la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable de la Función pagadora es 4.36 y conforme a los términos señalados en la Resolución 357 de 2008, es Adecuado. En comparación con la evaluación realizada a la vigencia 2014, se observa un mejoramiento por cuanto obtuvo una calificación de 4.2 en ese periodo. Atentamente, Enrique Castiblanco Bedoya Jefe Elaboró: Beatriz Elena García Agamez, Luz Myriam Casallas Contreras, Stella Chaverra Valenzuela, Martha Josefa Vasquez Corzo.