Access 2013 Ministerio de Educación, Cultura y Deporte COLECCIÓN AULA MENTOR SERIE OFIMÁTICA CamSo SGALV
Access 2013 Ofimática
Catálogo de publicaciones del Ministerio: www.educacion.gob.es Catálogo general de publicaciones oficiales: www.publicacionesoficiales.boe.es Autores Fernando Morán Flores Emilia Carballo Cedilla Coordinación pedagógica Tana Diez Vankoningsloo Edición y maquetación de contenidos Tana Diez Vankoningsloo Diseño gráfico e imagen Tana Diez Vankoningsloo MINISTERIO DE EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE MINISTERIO DE INTERIOR Edita: SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA Subdirección General de Documentación y Publicaciones NIPO: 030-14-210-9 ISBN: 978-84-369-5609-2
ÍNDICE Pág. Unidad 1. Introducción a las bases de datos... 12 1. Qué es una base de datos?... 12 1.1 Bases de datos relacionales... 13 1.1.1 Modelo entidad/relación... 13 1.1.2 Modelo relacional... 13 1.2 Estructura de una base de datos... 14 1.2.1 Estructura de una base de datos centralizada... 14 1.2.2 Estructura de una base de datos distribuida... 14 2. Qué es Access?... 14 2.1 Qué es un SGBD?... 15 2.2 Objetivos que deben cumplir los SGBD... 15 3. Objetos de una base de datos Access... 16 4. Diseño de una base de datos... 16 Unidad 2. Comenzar a trabajar con Access 2013... 18 1. Entorno de Access 2013... 18 1.1 Solapa Archivo... 19 1.2 Barra de acceso rápido... 20 1.3 Barra de estado... 21 1.4 Barra de Título... 21 1.5 Barra de Opciones... 21 2. Comenzar a trabajar con una base de datos en Access... 22 2.1 Crear una nueva base de datos... 22 2.2 Crear una base de datos con plantilla... 23 2.3 Abrir una base de datos... 24 Unidad 3. Crear tablas en Access 2013... 28 1. Definición de tabla... 28 2. Crear tablas... 29 2.1 Opciones para crear una tabla... 30 2.1.1 Crear una tabla introduciendo datos... 31 2.1.2 Crear una tabla en vista Diseño... 32 2.2 Vistas... 33 3. Tipos de datos aplicables a un campo... 34 4. Establecer una clave principal... 37 5. Propiedades de los campos... 39 5.1 Tamaño del campo... 40 5.2 Formato... 40
5.3 Máscara de entrada... 43 5.4 Diferencia entre Formato y Máscara de entrada... 47 5.5 Título... 47 5.6 Valor predeterminado... 48 5.7 Regla de Validación... 50 5.8 Texto de Validación... 51 5.9 Requerido... 52 5.10 Indexado... 52 5.11 Propiedades exclusivas de los campos tipo Texto corto, Texto largo e Hipervínculo... 53 5.12 Pestaña Búsqueda... 57 5.12.1 Casilla de verificación... 58 5.12.2 Cuadro de texto... 58 5.12.3 Cuadro de Lista:... 58 5.12.4 Cuadro combinado... 62 Unidad 4. Relacionar tablas... 64 1. Introducción... 64 1.1 Por qué relacionar tablas?... 64 2. Cómo relacionar las tablas?... 65 3. Situaciones de desconcierto... 72 4. Posibles errores a la hora de relacionar tablas que ya contengan datos... 74 Unidad 5. Introducir datos en una tabla... 75 1. Introducción... 75 2. Especificaciones de entradas para algunos tipos de datos... 76 2.1 Objeto OLE... 76 2.2 Cuadro Combinado o de Lista... 77 2.3 Texto... 78 2.4 Fecha y Hora... 78 2.5 Numérico... 78 2.6 Sí/No... 79 2.7 Moneda... 79 Unidad 6. Operaciones con tablas... 80 1. Operaciones con los datos de las tablas... 80 1.1 Cómo movernos por los registros de las tablas... 80 1.2 Operar con los registros de una tabla... 81 1.2.1 Buscar un valor dentro de un campo... 81 1.2.2 Ordenar datos... 84 1.2.3 Filtrar datos... 85 1.2.4 Seleccionar un registro de una tabla... 88 1.2.5 Eliminar un registro de la tabla... 88 1.2.6 Otras operaciones que se pueden realizar con los campos de la tabla... 89 2. Operaciones con las tablas... 89 2.1 Obtener datos externos... 89 2.1.1 Obtener tablas de otras bases de datos Access... 90 2.1.2 Vincular tablas de otra base de datos.... 91
2.1.3 Importar datos desde un archivo de texto... 92 2.1.4 Importar datos desde un archivo XML... 96 2.2 Exportar una tabla de Access... 97 2.2.1 Exportar tabla a otra base de datos Access... 97 2.2.2 Exportar los datos de una tabla a un documento de texto... 98 2.2.3 Exportar los datos de una tabla a una hoja de cálculo Excel... 101 2.2.4 Exportar los datos de una tabla a un documento de Word rtf... 102 2.2.5 Exportar una tabla a un documento XML... 103 Unidad 7. Consultas creadas en modo Diseño en Access 2013... 108 1. Herramientas para crear una consulta... 108 2. Crear una consulta en vista Diseño... 109 3. Operaciones que se pueden realizar con los campos de una consulta en fase de diseño... 112 3.1 Cómo seleccionar un campo de una consulta?... 112 3.2 Cómo eliminar un campo de una consulta?... 113 3.3 Cómo mover un campo de una consulta?... 113 4. Ejecución de una consulta... 114 5. Consultas ordenadas... 114 6. Consultas con criterios de selección... 117 6.1 Qué poner en el apartado Criterios?... 117 6.1.1 Texto... 117 6.1.2 Fechas... 120 6.1.3 Numérico, Moneda o Autonumérico... 121 6.2 Introducir varios criterios para un mismo campo... 123 6.3 Operador In(a; b; c; ) lista de valores... 125 6.4 Operador Entre valor inicial Y valor final... 126 6.5 Operador Negado... 127 6.6 Es nulo o es No nulo... 129 7. Consultas por parámetros... 131 8. Consultas utilizando más de una tabla... 135 9. Consultas de Totales... 140 9.1 Suma... 140 9.2 Promedio... 142 9.3 Cuenta... 142 9.4 Máximo... 143 9.5 Mínimo... 143 9.6 Desviación Estándar... 144 9.7 Varianza... 144 9.8 Primero y Último... 145 9.9 Dónde... 146 10. Consultas con campos calculados... 148 10.1 Utilizar funciones para construir campos calculados... 154 10.2 Consultas utilizando la función condicional Silnm... 158 Unidad 8. Consultas creadas utilizando el asistente... 161 1. Introducción... 161 1.1 Breve descripción de los asistentes:... 162 1.1.1 Asistente para consultas sencillas... 162
1.1.2 Asistente para consultas de referencias cruzadas... 162 1.1.3 Asistente para búsqueda de duplicados... 162 1.1.4 Asistente para la búsqueda de no coincidentes... 162 2. Consultas sencillas... 163 3. Consultas de Referencias Cruzadas... 169 4. Consultas de búsqueda de duplicados... 175 5. Consultas de búsqueda de no coincidentes... 177 Unidad 9. Consultas para la manipulación de tablas... 180 1. Introducción... 180 2. Consultas para la creación de nuevas tablas... 181 3. Consultas para la actualización de los registros de una tabla... 187 4. Consultas para añadir registros de una tabla... 192 5. Consultas para eliminar registros de una tabla... 199 Unidad 10. Formularios en Access 2013 I... 202 1. Introducción... 202 2. Elementos de un formulario... 204 2.1 Formas de ver un formulario... 205 2.2 Partes del formulario en Vista Formulario... 206 2.3 Partes del formulario en Vista Diseño... 206 2.4 Controles... 211 2.4.1 Tipos de controles... 212 2.4.2 Descripción de los controles... 212 2.4.3 Operaciones que puede realizar con un control... 214 2.4.4 Seleccionar uno o más controles... 215 2.4.5 Añadir control... 216 2.4.6 Mover y modificar el tamaño del control... 216 2.4.7 Alinear controles... 216 2.4.8 Ajustar el tamaño de los controles... 217 2.4.9 Modificar formato del control... 217 2.4.10 Propiedades de un control... 221 3. Crear un formulario utilizando el asistente... 222 4. Formularios automáticos... 225 5. Trabajar con un formulario en modo Diseño... 228 5.1 Crear un formulario nuevo en modo Diseño... 228 5.2 Dar formato a un formulario... 231 5.3 Cuándo es útil crear un formulario en blanco en modo diseño?... 242 5.4 Campos calculados... 252 Unidad 11. Formularios en Access 2013 II... 260 1. Formularios y subformularios... 260 1.1 Cuándo es útil utilizar un subformulario?... 260 1.2 Podemos mostrar más de un subformulario asociado a un mismo formulario principal?... 269 1.3 Descripción detallada del botón Alquileres... 275 1.4 Crear botones en los subformularios... 278 2. Algunas propiedades de los campos de un formulario... 282
2.1 Propiedades definidas en cada uno de los apartados... 283 2.1.1 Datos... 283 2.1.2 Formato... 285 2.1.3 Eventos... 290 3. Formularios gráficos... 291 Unidad 12. Informes en Access 2013... 294 1. Introducción... 294 2. Partes de un informe... 295 3. Vistas de un informe... 296 4. Creación de un informe básico... 297 5. Creación de informes mediante el asistente para informes... 304 6. Creación de informes en modo Diseño... 308 6.1 Añadir nuevos campos a un informe... 311 6.1.1 Existentes en las tablas o resultantes de una expresión... 311 6.1.2 Campos especiales... 312 6.2 Eliminar campos de un informe... 312 6.3 Opciones de agrupación y ordenación... 313 6.4 Agrupación utilizando expresiones... 316 7. Creación de informes que generan etiquetas... 320 7.1 Pasos del asistente para crear etiquetas... 320 8. Informes y subinformes... 330 Unidad 13. Macros en Access 2013... 336 1. Introducción... 336 2. Crear una macro... 337 2.1 Herramientas para trabajar con macros... 338 2.2 Ejecución de una macro... 339 2.3 Usar condiciones para la ejecución de una macro... 348 3. Macros independientes y macros incrustadas... 354 3.1 Macros independientes... 354 3.2 Macros incrustadas... 354 3.2.1 Crear una macro incrustada... 354 Unidad 14. Seguridad en las bases de datos Access... 360 1. Introducción... 360 2. Herramientas para mantener la seguridad de los datos... 361 2.1 Compactar y reparar bases de datos... 361 2.2 Crear una copia de seguridad de una base de datos... 361 2.2.1 de la base de datos completa... 361 2.2.2 De algunos objetos de la base de datos... 363 3. Control de acceso a usuarios... 363 4. Otras herramientas de seguridad... 364 4.1 Conversión de la base de datos a.accde... 364 4.2 Protección de una base de datos mediante una contraseña... 365
Módulo 1 Unidad 1. Introducción a las bases de datos Unidad 2. Comenzar a trabajar con Access 2013
Aula Mentor Unidad 1. Introducción a las bases de datos 12 1. Qué es una base de datos? Una base de datos es un conjunto de información (datos) relacionada entre sí. Las bases de datos se caracterizan por no tener información redundante ni inconsistente. Ejemplo Una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos impresos e indexados para su consulta. La información contenida en una base de datos puede ser recuperada o almacenada mediante consultas que ofrecen una amplia flexibilidad para administrar la información. El lenguaje más habitual para construir consultas en bases de datos relacionales es SQL, Structured Query Language o Lenguaje Estructurado de Consultas, un estándar implementado por los principales motores o sistemas de gestión de bases de datos relacionales (SGBDR).
Módulo 1. U1. Introducción a las bases de datos 1.1 Bases de datos relacionales Es este uno de los modelos más utilizado en la actualidad para modelar problemas reales y administrar datos dinámicamente. Para crear una base de datos relacional, partimos de un esquema conceptual de los datos mediante el modelo entidad/relación. Para su implementación, se ha de transformar el modelo entidad/relación a un esquema lógico, un modelo relacional. 1.1.1 Modelo entidad/relación Un socio puede tomar prestado uno o más libros y un libro puede ser prestado a uno o más socios. También es posible que un libro nunca forme parte de un préstamo o que un socio no tome prestado nunca un libro. 1.1.2 Modelo relacional El modelo relacional correspondiente al modelo entidad/relación mostrado en la figura anterior es el siguiente: 13
Aula Mentor 1.2 Estructura de una base de datos 1.2.1 Estructura de una base de datos centralizada Todos los usuarios acceden a una única base de datos ubicada en un único ordenador. 14 1.2.2 Estructura de una base de datos distribuida La base de datos puede estar distribuida en ordenadores distintos y cada cierto tiempo habrá que hacer procesos de replicación para así mantener actualizadas todas las bases de datos. 2. Qué es Access? Access es un Sistema Gestor de Base de Datos Relacional que forma parte del conjunto de herramientas ofimáticas de Microsoft.
Módulo 1. U1. Introducción a las bases de datos 2.1 Qué es un SGBD? Un SGBD es un tipo de software muy específico, dedicado a servir de interfaz entre las bases de datos y las aplicaciones que la utilizan. Proporcionan una interfaz entre aplicaciones y sistema operativo; consiguiendo, entre otras cosas, que el acceso a los datos se realice de una forma más eficiente, más fácil de implementar y, sobre todo, más segura. 2.2 Objetivos que deben cumplir los SGBD Abstracción de la información: Ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos. Independencia La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella. Redundancia mínima Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o redundante. Consistencia En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea. 15 Seguridad Los SGBD deben garantizar que la información se encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos. Integridad Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada. Respaldo y recuperación Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de seguridad de la información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder. Control de la concurrencia En la mayoría de entornos, lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias. Tiempo de respuesta Lógicamente, es deseable minimizar el tiempo que el SGBD tarda en darnos la información
Aula Mentor solicitada y en almacenar los cambios realizados. 3. Objetos de una base de datos Access Tablas La tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacional. Es el archivo o contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas; cada fila se corresponde con un registro, y cada columna se corresponde con un campo del registro. Consultas Una consulta sirve para obtener información de la base de datos. Una Consulta puede modificar y analizar los datos de una tabla. Formularios Los formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las tablas o consultas. Los formularios se utilizan fundamentalmente para ver, introducir y modificar la información contenida en una base de datos, en definitiva, para gestionar registros de una tabla o consulta. 16 Informes Un informe sirve para mostrar información, en formato impreso, de tablas o consultas, organizada y/o resumida de una determinada manera. Además de estos datos, al informe, se pueden añadir otros elementos estáticos, como pueden ser imágenes, agregar totales, etc. Macros Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para automatizar tareas. Cada tarea es una acción que se llevará a cabo sobre objetos o datos de la base de datos. Módulos Un módulo es un conjunto de declaraciones, instrucciones y funciones escritas en lenguaje VBA (Visual Basic Application) que servirán para automatizar tareas. Access 2013 empaqueta los objetos de la base de datos en archivos con extensión.accdb ya no utiliza la extensión.mdb que utilizaba en versiones anteriores. 4. Diseño de una base de datos Lo más importante a la hora de crear de una base de datos es un buen diseño. No es fácil pero en este manual intentaremos guiarle para obtener bases de datos prácticas y bien diseñadas. Para crear los objetos que componen la base de datos (tablas, formularios, informes) es preciso previamente realizar una fase de diseño.
Módulo 1. U1. Introducción a las bases de datos Las etapas para el diseño de una base de datos se pueden resumir en: - Diseño general del sistema. - Diseño de la salida de datos. - Diseño de los campos. - Diseño de las tablas y las relaciones entre ellas. - Diseño de la entrada de datos y reglas de validación para los campos. - Diseño de la entrada de datos a través de Formularios. - Diseño de menú de distribución de la aplicación. 17
Aula Mentor Unidad 2. Comenzar a trabajar con Access 2013 18 1. Entorno de Access 2013
Módulo 1. U2. Comenzar a trabajar con Access 2013 Office Access 2013 presenta la misma interfaz de usuario ribbon que también se utiliza en la versión 2010 y 2007, con un área estándar denominada barra de opciones que reemplaza las capas de menús y barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007. La flecha que aparece en la esquina izquierda de algunos botones de herramientas indica que dicho menú es desplegable y contiene más opciones. 1.1 Solapa Archivo Está situado en la esquina superior izquierda de de la ventana. Al hacer clic en se ven los mismos comandos básicos disponibles en versiones anteriores de Access para Abrir, Guardar e Imprimir el archivo. Sin embargo, en la versión Office 2013, hay disponibles más comandos, como Guardar y Publicar. 19 Este botón despliega el siguiente menú: Para manejar Access sin utilizar el ratón se pueden utilizar los métodos abreviados del teclado, que no vamos enumerar aquí, pero el alumno puede obtener esta información completa desde la ayuda de Access (para acceder a la ayuda de Access pulsar la tecla de función F1).
Aula Mentor 1.2 Barra de acceso rápido 20 La barra de herramientas de acceso rápido se encuentra de forma predeterminada en la parte superior de la ventana de Access y permite obtener acceso rápidamente a herramientas que se usan con frecuencia. La barra de herramientas de acceso rápido se puede personalizar agregándole comandos. En la siguiente imagen se muestra desplegada: