1. Ingreso de Datos. 1.1 En el menú principal se elige la opción Ingreso de Datos. 1.2 Se abre la ventana SASE : Dependencia - Area. El usuario debe seleccionar ambas opciones para poder seguir. Una vez seleccionado la Dependencia y el Área se debe presionar Aceptar para continuar a la próxima ventana. 1
1.3 Se abre la ventana SASE : Asistencia a los Servicios Esta es la ventana principal. Esta agrupa toda la información del estudiante. Calificaciones Matriculas académicas Matriculas financieras Hoja de vida Pruebas icfes Notas de 11 Entrevista durante la caracterización o selección Servicios a los que halla asistido el estudiante con sus respectivas fechas 2
1.3.1 Búsqueda del Estudiante El primer paso para el ingreso de los datos del apoyo o servicio es traer los datos del estudiante. Se pueden escribir uno o varios de los siguientes parámetros de búsqueda: Identificación Código Apellidos Nombres Después de escribirlo presione el botón buscar para traer todos los datos relacionados con el estudiante. Puede Suceder que al buscar un estudiante lo haga por el primer apellido solamente con lo cual el buscador traerá una lista de estudiantes con todos los que cumplan con esa condición el usuario debe elegir el deseado de la lista y presionar doble-click. Si se desea buscar otro estudiante presione el botón limpiar y repita el proceso de búsqueda. 3
NOTA : Se recomienda realizar la búsqueda del estudiante por el campo código, el buscador traerá un solo estudiante. de esta manera Una vez se tenga quien es el estudiante al cual se le va a realizar el servicio el sistema trae los datos de este. 1.3.2 Datos Académicos de la ultima matricula de Programa Profesional Programa en el que se matriculo, periodo, semestre y jornada. 4
1.3.3 Asignaturas y Calificaciones de cada periodo. Esta ventana muestra todos los periodos académicos del estudiante ordenados en forma descendente desde la ultima matricula hasta la primera. En el ejemplo se observa el periodo 2012-2 con la asignatura Trabajo Final II en la Maestría en Ingeniería de Sistemas y Computación. Si seguimos bajando se observan las asignaturas del periodo 2005-1 cursadas en la facultad de Ingeniería de Sistemas y mas abajo se encontraran las asignaturas de quinto, cuarto hasta llegar a primer semestre. Se observa que las asignaturas tienen sus respectivas notas de PP primer parcial, SP segundo parcial, EF examen final, Def definitiva, Vac vacacional y Hab habilitación. 5
1.3.4 Detalle de Matriculas Financieras de todos los periodos Esta ventana muestra como fueron las diversas formas en que un estudiante pago su matricula, si tiene ayudas financieras no reembolsables (descuentos o ayudas educativas) o si tiene ayudas financieras reembolsables (créditos institucionales, créditos con otras entidades financieras incluyendo Icetex). Si un estudiante tiene crédito Icetex aparecerá esa información en esta ventana. 6
1.3.5 Datos personales y pruebas Icfes Esta ventana nos muestra la información personal del estudiante : dirección, teléfonos, genero, estado civil, fecha de nacimiento, colegio donde estudio y muestra los resultados de las pruebas Icfes. 7
1.3.6 Captura de los datos de la asistencia al servicio de apoyo. Esta es la sección que permite ingresar los datos de la asistencia al servicio por ejemplo Bienestar y CADA. Los datos que se pueden ingresar son : Datos del servicio (taller, curso, apoyo psicológico o apoyo academico) Caracterización Selección Pruebas Aplicadas (Raven, 16PF, MMPI, Estilo de aprendizaje.) Rutas de apoyo Citas o fechas a las que el estudiante asistió al servicio desde una fecha hasta las fechas que sean necesarias. 8
1.3.6.1 Servicios aplicados al estudiante Esta sección muestra el historial de los servicios a los que el estudiante a asistido. Desde la caracterización, selección, asesorias psicológicas, académicas, Apt, Cabiqui, Camfi hasta las citas medicas. Todos los apoyos aparecen en este cuadro. 1. Fecha del servicio 2. Nombre del Servicio Si se desea relacionar alguna cita o fecha de asistencia a algún servicio o apoyo al usuario simplemente se ubica sobre la fila del servicio y de esta manera relaciona las fechas que este desee. En el ejemplo el usuario desea ingresar citas o fechas de asistencias a consejeria psicológica el usuario debe seleccionar el apoyo 1281, una vez seleccionada esta fila el sistema internamente relacionara todos los datos a este apoyo. Acto seguido se ingresa la fecha de asistencia o la cita. 9
1.3.6.2 Ingreso de citas o asistencias Esta sección además de mostrar las fechas de asistencia a algún servicio permite el ingreso de estas. En el ejemplo el estudiante a asistido al servicio mas de nueve veces. Para ingresar una fecha presione el botón Agregar Citas luego elija una fecha del calendario (presione doble-click) Presione el botón Grabar citas Esta fecha se agrega siempre y cuando exista el registro del servicio como en este ejemplo. Sino existe (Primera asistencia ) se deben ingresar los datos del servicio. 10
1.3.6.3 Ingresar datos del servicio. Cuando el usuario entra este debe seleccionar la dependencia (Bienestar - CADA) y el área dependiendo de la dependencia. Los datos que pide esta pantalla son : El servicio depende de la Dependencia y del área. Ver informe técnico SASE sección 1 Ingreso de Datos Atendido Por : Es el profesional que presta el servicio (psicólogo, docente, ) Remitido Por : si el servicio es un apoyo psicológico o académico hay que colocar de donde viene remitido el estudiante. 11
Para ingresar un servicio presione el botón Agregar Servicio luego ingrese los datos Presione el botón Grabar Servicio Se actualizara el histórico de servicios ver 1.3.6.1 Servicios aplicados al estudiante. Para cambiar cualquier valor simplemente ubíquese en el servicio sobre el que desee cambiar el valor, cambie el dato y presione el botón Grabar Servicio. 12
1.3.6.4 Ingresar pruebas aplicadas al estudiante. Raven Estilos de Aprendizaje MMPI 16PF Para ingresar el resultado de alguna prueba Presione el botón Agregar Examen Se abre la ventana Resultado de Examen Se debe elegir el Tipo de Examen El resultado del Tipo de Examen Por ultimo presionar el botón Aceptar Una vez presionado el botón aceptar se actualizaran las pruebas aplicadas al estudiante. 13
1.3.6.5 Ingresar Ruta de Apoyo. Apt,Camfi, Cabiqui Consejeria Psicológica Consejeria Académica Para ingresar un registro en Ruta de Apoyo Presione el botón Agregar Ruta Se abre la ventana Ruta de Apoyos Se debe elegir el Servicio Un comentario si lo desea Por ultimo presionar el botón Aceptar Una vez presionado el botón aceptar se actualizaran las Rutas de Apoyo. 14
1.3.6.6 Datos relacionados con el servicio. Entrevista Sugerencias o Comentarios Cambiar Fecha de ingreso del servicio Entrevista y Sugerencias o Comentarios Una vez ingresado el servicio se puede agregar una entrevista, sugerencias o comentarios Colóquese en el servicio al que desee agregarle la entrevista, la sugerencia o el comentario ver 1.3.6.1 Servicios aplicados al estudiante, Escriba el texto deseado y Presione el botón Grabar Servicio 15
Cambiar Fecha de ingreso del servicio Colóquese en el servicio al que desee cambiar la fecha ver 1.3.6.1 Servicios aplicados al estudiante. Presione Click sobre el campo fecha Se activara el Calendario Busque la fecha deseada en el calendario y presione click para actualizarla Presione el botón Grabar Servicio 16
2. Reportes. 2.1 En el menú principal se elige la opción Reportes. 2.2 Se abre la ventana Reportes SASE. 17
Esta ventana contiene los siguientes reportes : 001 SEGUIMIENTO A LA MATRICULA : Numero de estudiantes proyectados que no se han matriculado en el semestre actual 002 SEGUIMIENTO A LA MATRICULA : Detalle de estudiantes proyectados que no se han matriculado en el semestre actual 003 SEGUIMIENTO A LA MATRICULA : Numero de estudiantes con CRÉDITO ICETEX proyectados que no se han matriculado en el semestre actual 004 SEGUIMIENTO A LA MATRICULA : Detalle de estudiantes con CRÉDITO ICETEX proyectados que no se han matriculado en el semestre actual 005 CARACTERIZACIÓN : Numero de estudiantes caracterizados 006 CARACTERIZACIÓN : Detalle de estudiantes caracterizados 007 ASISTENCIA : Numero de estudiantes atendidos 008 ASISTENCIA : Detalle de estudiantes atendidos 009 ASISTENCIA : Resumen general por Servicios 010 ASISTENCIA : Detalle general de estudiantes Por Servicios 011 ASISTENCIA : Numero de estudiantes que asisten por días 012 ASISTENCIA : Detalle de estudiantes que asisten por días 013 PRUEBAS : Resumen por Pruebas 014 PRUEBAS : Detalle de estudiantes Por Pruebas 015 RUTA DE APOYO : Resumen de estudiantes remitidos 016 RUTA DE APOYO : Detalle de estudiantes remitidos 017 IMPACTO DEL SERVICIO : Resumen de estudiantes 018 IMPACTO DEL SERVICIO : Detalle de estudiantes Los cuales permiten el seguimiento al estudiante ANTES, DURANTE y DESPUÉS de iniciado y finalizado el periodo academico Ver informe técnico SASE sección 2 Reportes 18