2016 Sic: Documentos Comerciales 4 Año Secundaria Ciclo Superior Profesora Umaño Silvia
DOCUMENTOS COMERCIALES Concepto. Funciones. Conservación. Forma de emisión Documentos comerciales: Concepto. Funciones. Conservación. Forma de emisión Son los comprobantes o constancias escritas de las operaciones mercantiles efectuadas por el ente. Sus funciones son: Base para la registración contable (función contable), medio de prueba escrito de los hechos económicos que respaldan (función jurídica), elemento de control, individualizando las partes intervinientes y estableciendo responsabilidades (función de control), y cumplimiento de las exigencias tributarias, laborales y previsionales (función fiscal). Se deben conservar por el término de diez años desde su emisión. Se emiten mínimamente por duplicado. Quien los emite conserva el duplicado y entrega a la otra persona interviniente el original. Tipos y significado Documentación utilizada en la operación de compraventa Orden de compra o nota de pedido: Sirve para solicitar mercaderías al vendedor; la emite el comprador. o Original: Recibimos un pedido de mercaderías de un cliente. o Duplicado: Hicimos un pedido de mercaderías a un proveedor. o No se registra porque expresa solo la intención de comprar. Nota de venta: Es la respuesta a una orden de compra; la emite el vendedor, quien acepta el pedido. Puede obviarse. o Original: Un proveedor respondió nuestra orden de compra. o Duplicado: Respondimos la orden de compra que nos entregó un cliente. o No se registra porque expresa solo la intención de vender. Remito: Acompaña la mercadería en su viaje y permite el control de la misma; lo emite el vendedor, para quien sirve como constancia de la entrega de los bienes. o Original: Recibimos mercaderías de un proveedor. o Duplicado: Enviamos mercaderías a un cliente. o Triplicado: Para el transportista. o No se registra; usualmente no indica el precio de las mercaderías. Factura: Es la constancia de una compraventa; la emite el vendedor. o Original: Compramos (prueba la compra de mercaderías u otros bienes). o Duplicado: Vendimos (prueba la venta de mercaderías u otros bienes). Nota de débito: Comunica un aumento de la deuda del comprador para con el vendedor (proveedor). Puede ser por error en menos en la facturación, gastos, fletes, intereses, etc., a cargo del comprador (debidos por este al proveedor o vendedor). La emite el vendedor. o Original: Le debemos más al proveedor por el concepto que se indica en la nota. o Duplicado: Nuestro cliente nos debe más por el concepto indicado en la nota. 2
Nota de crédito: Comunica una disminución de la deuda del comprador para con el vendedor (proveedor). Puede ser por error en más en la factu- ración, descuentos y bonificaciones, devolución de mercaderías, etc. La emite el vendedor. o Original: Le debemos menos al proveedor por el concepto indicado en la nota. o Duplicado: Nuestro cliente nos debe menos por el concepto indicado en la nota. Resumen de cuenta: El vendedor o proveedor informa al comprador o cliente el detalle de las operaciones realizadas durante cierto período y el saldo de la cuenta corriente (deuda del comprador para con el vendedor) a una fecha determinada. o Original: Lo recibimos de nuestro proveedor. o Duplicado: Entregamos el original al cliente y nos quedamos con el duplicado. o No se registra, aunque podría motivar ciertos ajustes contables. Documentación utilizada para los pagos y cobros Pagaré: Es una promesa escrita de pago. Da lugar a un derecho documentado (si lo recibimos) o a una deuda documentada (si lo firmamos y entregamos), que serán pagados: en una fecha futura determina- da, al cabo de un período o a la vista (cuando sea presentado). o Cuerpo: Si tenemos el cuerpo de un pagaré, un cliente o un deudor documentó su deuda para con nosotros; tenemos un documento a cobrar (un derecho de cobro). o Talón: Es la parte del pagaré que queda en nuestro talonario de pagarés cuando entregamos el cuerpo del mismo al proveedor a acreedor. Indica que tenemos una deuda documentada (una obligación a pagar). (Puede ir acompañado de un recibo). o Endoso: Quien recibe un pagaré (beneficiario) puede firmar al dorso del mismo y transferírselo a otra persona. (Solo firma al dorso, con aclaración y DNI o CUIT: endoso en blanco. Fecha, datos personales del nuevo tenedor, firma con aclaración y DNI o CUIT al dorso: endoso completo). o Aval: Garantía de que un pagaré será pagado. El avalista se obliga a garantizar el pago del documento. o Protesto: Acto por el que se deja constancia de que un pagaré no ha sido pagado; se hace ante escribano público. Si se trata de un pagaré sin protesto (o sea, si contiene esa cláusula), el beneficiario o tenedor puede iniciar juicio de cobro sin realizar el protesto. Cheque: Orden de pago librada (emitida) contra un banco en el que tenemos fondos suficientes en una cuenta corriente o autorización para girar en descubierto. Sirve para realizar pagos y retirar dinero de la cuenta corriente bancaria. o Cheque común, al día o corriente: Debe ser presentado en el banco y cobrado dentro de los 30 días de emitido. Se asimila al efectivo, por lo que lo suele considerar caja (efectivo en la empresa). o Cheque de pago diferido: El pago del mismo se posterga (difiere) por entre 1 y 360 días; una vez transcurrido ese plazo, hay 30 días para presentarlo al cobro ante el Banco. o Partes del cheque: Cuerpo: Si lo tenemos, un cliente o un tercero nos lo entregó para pagarnos; si lo cobramos, tendremos más efectivo. Se puede depositar en cuenta corriente o en caja de ahorro; esto hará aumentar el saldo de la misma. Puede ir acompañado de un talón de cobro (quien se presenta a cobrar el cheque en ventanilla conserva este talón y entrega al cajero el cuerpo del documento). Talón fijo del cheque: Puede o no estar. Si está, queda en nuestra chequera. Indica que entregamos un cheque a una persona (proveedor o acreedor) para pagarle, lo que nos disminuirá el saldo de la cuenta corriente bancaria. Las chequeras suelen tener hojas especiales donde se anotan los depósi tos efectuados y los cheques emitidos; esas hojas cumplen una función similar al talón fijo. (Suele ir acompañado de un recibo). 3
Recibo: Constancia de un cobro/pago; lo emite quien recibe el dinero, es decir, quien cobra. Constancia de la recepción de efectivo, cheques, pagarés, mercaderías. o Original: Hicimos un pago. o Duplicado: Cobramos. Documentación utilizada en las operaciones bancarias Boleta de depósito: Se emplea para efectuar un depósito en el banco en una cuenta corriente o en una caja de ahorro. La rellena el titular de la cuenta bancaria o el depositante (boleta de depósito). Sellada y firmada por el cajero del banco, prueba la realización del depósito. o Original o cuerpo: La presentamos en el banco para depositar. o Duplicado o talón: Hicimos un depósito en el banco. Aumenta el saldo de la cuenta por el depósito. La nota de crédito bancaria cumple la misma función. Hoy día también se registran los comprobantes expedidos por los cajeros automáticos. Nota de débito bancaria: El banco se la envía a su cliente (titular de la cuenta bancaria) para indicarle que el saldo de la cuenta disminuyó por gastos bancarios, comisiones, pago de servicios e impuestos... o Original: Nos la envía el banco. Tenemos menos en la cuenta bancaria puesto que el banco nos descontó el importe de servicios, intereses cedidos, impuestos, etc. o Duplicado: Lo conserva el banco. o Algunos bancos no la emiten por separado, sino que la comunican en el resumen bancario; en tales casos, la registración contable se hace sobre la base de dicho resumen. Resumen o extracto bancario: Lo emite el banco para informarle a su cliente (titular de la cuenta corriente o caja de ahorro) qué operaciones bancarias se hicieron durante cierto período y el saldo de la cuenta bancaria a una fecha determinada. o Original: Nos lo envía el banco. o Duplicado: Lo conserva el banco. o Registración contable: Puede dar lugar a reconocimiento de depósitos no contabilizados, cheques rechazados, gastos bancarios y otros ajustes contables. Certificado de depósito a plazo fijo: Prueba la colocación de dinero en un banco por un plazo determinado, para obtener un interés. Otros comprobantes En ciertos casos, los comprobantes no consisten en formularios estándares (tales como las facturas, los remitos, etc.), sino que asumen otras formas. Comprobantes internos: El ente puede manejar diferentes comprobantes de uso interno, según su requerimiento y conveniencia. Minutas contables: Anotaciones escritas sobre alguna situación o hecho, sobre todo cuando no existen documentos específicos para ello; p. ej.: cálculo del costo de las mercaderías vendidas, resumen de un contrato extenso, planteo de ajustes, etc. Contratos: Acuerdos de voluntades que reglan derechos y obligaciones; p. ej., locación de obras, locación de servicios, etc. Boletos de compraventa (consistentes en compromisos de compraventa) y escrituras (utilizadas para transferencias de inmuebles). Actas de las reuniones de socios o de las asambleas de accionistas: Dejan constancia de aquello que deciden los socios o accionistas.
4