SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS y/o DE MEJORA Versión: 01 Fecha: 08/10/2012 Código: P002-GEC PROCESO: GESTIÓN DE EVALUACIÓN Y CONTROL PROCEDIMIENTO: ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y/O DE MEJORA Objetivo: Determinar la metodología para la toma de acciones preventivas, correctivas y/o de mejora, para eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las mismas, verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia. Responsable: Alcance: Líderes de proceso y responsables regionales Inicia con la detección de una oportunidad de mejora hasta la consolidación del estado de las acciones preventivas, correctivas y de mejora a nivel nacional. DEFINICIONES Y TÉRMINOS 1 : Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Producto/Servicio No Conforme: son los productos resultados de todos los procesos que incumplan los requisitos establecidos, implícitos u obligatorios, determinados necesariamente para el Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Generalmente implícita significa que es habitual o una práctica común para la organización, sus clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas GENERALIDADES: Las acciones establecidas para mitigar el riesgo, se considerarán acción preventiva y estas no se deben registrar en el formato de Acciones Correctivas y Preventivas. 1 NTC ISO 9000 y NTC GP 1000:2009 Versión 01 P002-GEC Pág. 1
El incumplimiento de un indicador de gestión durante su medición, generar una acción correctiva que deberá ser documentada por el líder del proceso o responsable regional. Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposarán en el proceso (Estratégico, Misional y/o de Apoyo) donde fue detectada, en el momento que sea cerrada deberá ser remitida a al Grupo de Mejora Continua de la Dirección General, para ser archivada en la carpeta respectiva y llevar el control de las mismas. Es responsabilidad del líder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de mejora. La actualización de la información registrada en el formato de control de acciones preventivas, correctivas y de mejora (F002-P002-GEC), es responsabilidad del líder de proceso y/o responsable Regional de cada proceso, los cuales deben notificar las novedades del estado de las mismas. El seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora será de la siguiente forma: Cuando son de auditorías internas el responsable del seguimiento será el auditor, cuando son autónomas por parte de los líderes del sistema y cuando son de control interno o entes de control el responsable del seguimiento será la Oficina de Control Interno. La ejecución de las acciones correctivas, preventivas y de mejora para los hallazgos u observaciones detectadas y registradas en el proceso de auditorías se definirá e implementará dentro de los 30 o 45 días calendario después de la reunión de cierre. Versión 01 P002-GEC Pág. 2
Fase Procedimiento Acciones Preventivas y Correctivas y/o de Mejora. Procedimiento Acciones Preventivas, Correctivas y/o de Mejora Líder de proceso Auditado Proceso, Auditor Inicio 1. Recibir informe de Auditorías 2. Establecer acciones pertinentes 3. Ejecutar el plan de mejora 4. Enviar copia del plan de mejora 5. Realizar seguimiento a las acciones tomadas No Fue efectiva la acción tomada? Si 6. Cerrar la no conformidad 7. Informar el cierre de la no conformidad 8. Archivar registro según TRD Fin Versión 01 P002-GEC Pág. 3
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO 1 2 3 4 5 6 Recibir informe de Auditorías: El responsable del proceso auditado analiza el informe de auditorías con el fin de analizar las causas de las no conformidades o situaciones no deseadas Para el análisis de las causa, se podrán realizar reuniones con los funcionarios u otras personas que puedan aportar ideas para ese análisis. Establecer acciones pertinentes: Una vez se identifique la causa raíz del problema se plantean las acciones a seguir para atacar la causa o causas de la no conformidad, las cuales constituyen el plan de mejora. Este análisis se debe diligenciar en el formato F01-P002-GEC Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora-Parte 2. Ejecutar el plan de Mejora: las personas designadas por el líder o responsables del proceso ejecutarán el plan de mejora de acuerdo con las fechas establecidas en el formato F001-P002-GEC Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora-Parte 2 Enviar copia del plan de mejora: el líder del proceso auditado envía copia del plan de mejora al Gestión de Evaluación Realizar seguimiento a las acciones tomadas: El y Control y quienes este designe realizarán seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora, teniendo como base los plazos establecidos para su ejecución, el resultado del seguimiento se debe registrar en el formato F02-P002-GEC Control de Acciones Correctivas, preventivas y de mejora. Si las acciones tomadas fueron efectivas se pasa a la actividad 6 de lo contrario lo devuelve a la actividad 2 Cerrar la no conformidad: El auditor o la persona designada una vez verifique el cumplimiento del plan de mejora procede a cerrar la no conformidad, diligenciando la Líder del proceso/responsables Informe de Auditorías Formato F001-P002- GEC-parte 2 Plan de mejora F02-P002-GEC F001-P002- GEC-Parte 3 Versión 01 P002-GEC Pág. 4
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO parte 3 del formato F001-P002-GEC-Parte 3 7 8 Informar el cierre de la no conformidad: El y control comunica al líder del proceso auditado el cierre de la no conformidad Archivar registro según TRD Para el control de registros del SIG se deben archivar registros de acciones correctivas, preventivas y/o de mejora ya sea de forma física o digital Responsable proceso Comunicación Documentos Asociados: F001-P002-GEC. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora. F002-P002-GEC. Formato de Control de Acciones Preventivas y Correctivas F004-P001-GEC Formato Informe Auditoría Control de Documentos Nombre Cargo Fecha Elaboró Aprobó Versión Fecha de Aprobación Control de Cambios Descripción del Cambio Aprobó Versión 01 P002-GEC Pág. 5