Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 52 HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE EVLUCIÓN SOCIOECONÓMIC DEL PCIENTE Ciclo de Ingresos Departamento de Trabajo Social y HST 01-CPT-001 rea de Cuentas por Cobrar Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Políticas Las Hoja de Servicios Prestados deben ser elaboradas por las Enfermeras de Salas, cuando los pacientes tienen orden médica de salida o Hoja de Relevo de Responsabilidad, y deben ser remitidas a la Tesorería para establecer el costo básico del servicio. Los costos de los servicios son establecidos en las Hojas de Servicios Prestados por la Tesorería. (1) En el Servicio de Urgencia, cuando el paciente no está acompañado por un familiar y está en condiciones de cuidado, se asigna a un (una) Trabajadora Manual para que realice los tramites correspondientes en nombre del paciente. Objetivos y Resultados Esperados Establecer el porcentaje de descuento sobre los servicios solicitados o prestados, que se puede aplicar a un paciente, que compruebe mediante el análisis de su condición social y económica para determinar su capacidad de pago total o parcial. C/ ctividades Responsable 1. Es paciente ambulatorio o es paciente hospitalizado? Es paciente ambulatorio. Solicitar referencia o receta médica, que debe contener los detalles de: Nombre del paciente, servicio médico, diagnóstico, fecha de referencia, médico, clave del médico y cirugía ambulatoria. Continuar con actividad Nº 4. Es paciente hospitalizado. Se está realizando Procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados (HST 01-CPT-005). Continuar con actividad Nº 2.
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 53 Procedimiento de de Paciente/ HST 01-CPT-001 Continuación... C/ ctividades Responsable E 2. Recibir de la Secretaria o Mensajero(a) de la Tesorería las Hojas de Servicios Prestados (original y copia) de todos los pacientes de cada una de las salas que tienen salida, con los costos básicos de los servicios. Continuar con actividad Nº 3. 3. Mantener las Hojas de Servicios Prestados hasta que el paciente, familiar o Trabajador(a) Manual se presente. Continuar con actividad Nº 7. 4. Tienen el o los costos de servicios identificados?. Sí. Continuar con actividad Nº 8. No. Indicar al paciente que debe ir a la Unidad de Caja para que establezca en la Receta o Referencia Médica el o los costos de cada servicio e informar que debe regresar a la Sección. Continuar con ctividad N 5 5. Recibir del paciente Receta o Referencia Médica y establecer costo de cada servicio en los documentos presentados. Devolver referencia médica al paciente. 6. Recibir la Receta o Referencia Médica con los costos de los servicios y regresar a la. Continuar con ctividad N 4. 7. Entregar Hoja de Servicios Prestados al paciente, familiar o Trabajador(a) Manual. 8. El paciente manifiesta incapacidad de pago? Sí. Continuar con actividad Nº 9. No. Informar al paciente, familiar o Trabajador(a) Manual que debe pasar a la Unidad de Caja a Cancelar. Continuar con Procedimiento de Recibo de Caja (HST 01-R-001). demás informar que debe regresar para estampar sello de PZ Y SLVO. 9. El servicio prestado o solicitado corresponde a examen de CT o Resonancia Magnética? Sí. Informar al paciente o familiar que debe cancelar como mínimo el 50% del costo del servicio. Si el paciente o familiar manifiestan incapacidad de pago. Continuar con ctividad N 10. No. Continuar con actividad N 10. Cajero(a) Paciente, Familiar o Trabajador(a) Manual(1)
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 54 Procedimiento de de Paciente/ HST 01-CPT-001 Continuación... C/ ctividades Responsable C1 10. Entrevistar al paciente o familiar y confeccionar formulario de con todos los datos básicos del paciente: Nombre y número de cédula Nombre del lugar donde Trabaja y número de teléfono Lugar donde reside (área geográfica para determinar el porcentaje de descuento aplicable según lista de precio autorizada). Si tiene seguro privado, indagar nombre de la compañía de seguros y número de póliza. Determinar la capacidad de pago del paciente o responsable de la cuenta. Solicitar los siguientes documentos: Fotocopia de la cédula de la persona responsable de la cuenta. Fotocopia y original de un recibo de luz, agua o teléfono vigente donde haga constar la dirección del responsable de la cuenta. Solicitar referencia de empresa o persona que pueda comprobar la formalidad de pago del paciente. Solicitar firma de responsabilidad sobre datos suministrados al paciente. 11. El paciente califica para procedimiento de exoneración o para acuerdo de pago? Para Exoneración. Confeccionar Referencia para Trabajo Social y remitir al (a la) de Trabajo Social junto (original y copia rosada) de Hoja de Servicios Prestados y Formulario de. Continuar con ctividad N 12. Para cuerdo de Pago. Continuar con Procedimiento de cuerdo de Pago (HST 01-CPT- 002). C2 12. Firmar la Referencia para Trabajo Social, como responsable de la exoneración por insolvencia de pago del paciente, determinada según análisis socio económico del paciente. Devolver a la a cargo. de Económica 13. Entregar referencia para Trabajo Social al paciente, quien continuar con Procedimiento de Exoneración a Pacientes de Escasos Recursos (HST 01-E-002), en la Trabajo Social.
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 55 Procedimiento de de Paciente/ Continuación... Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo HST 01-CPT-001 C1 Bajo, previo Determinar la capacidad o incapacidad de pago del paciente para cancelar los servicios solicitados o prestados sobre una base sólida. Confirmar la identidad del paciente. C2 Bajo, Previo Documentar que se ha realizado el análisis de al paciente, en el cual se determinó que califica para la exoneración, por determinarse como de escasos recursos. probado por: Fecha de Vigencia:
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 56 Políticas HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE CUERDO DE PGO HST 01-CPT-002 rea de Cuentas por Ciclo de Ingresos Cobrar Departamento de Trabajo Social y Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Los acuerdos de pagos deben ser documentados y firmados por el paciente con la misma rubrica que en la cédula de identidad personal. Los acuerdos de pagos deben ser respaldados por la hoja de evaluación que se realiza al paciente. Objetivos y Resultados Esperados: Tramitar la recuperación de los servicios solicitados o prestados, a pacientes que demuestran mediante una evaluación socioeconómica que no puede cancelar de forma inmediata los costos de los servicios a través de la suscripción de un acuerdo de pago con el Hospital Santo Tomás. C/ ctividades Responsable P 1. Este proceso es posterior al Procedimiento de del Paciente. 2. Determinar, mediante Formulario de del paciente, la cantidad total sujeta al acuerdo de pago, cantidad de cuotas quincenales o mensuales, cantidad periódica para abonar el paciente. Si el paciente no puede pagar la cantidad asignada, negociar la cantidad con el paciente. 3. Confeccionar Formulario de cuerdo de Pago, donde específica: Fecha del documento, nombre y número de cédula del paciente, detalle de las transacciones por código de servicio, monto adeudado de cada servicio, saldo resultante (sujeto al acuerdo de pago), importe del primer abono asignado a cada servicio y detalle de las fechas de pago e importes.
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 57 Procedimiento de cuerdo de Pago/Continuación... HST 01-CPT-002 C/ ctividades Responsable C1 C2 C3 4. Solicitar firma al paciente, igual a la cédula de identidad personal en el Formulario de cuerdo de Pago en original y copias. 5. Verificar que el Formulario de cuerdo de Pago está completo. Presentar Formulario de cuerdo de Pago al (a la) Jefe(a) de la junto con Hoja de del paciente. 6. Recibir Formulario de cuerdo de Pago (original y copias), verificar el importe de acuerdo de pago pactado, condiciones de pago y hoja de evaluación socioeconómica. Confirmar que la firma del responsable de la cuenta es igual a la cédula de identidad personal. 7. Está todo correcto? Sí. Firmar de autorizado y devolver documentos a la a cargo. No. Continuar con actividad Nº 7. 8. Informar los errores encontrados en el formulario o en el procedimiento realizado. Devolver a la para su corrección. Regresa a la ctividad Nº 4. 9. Entregar Formulario de cuerdo de Pago (original y copias) a la Secretaria de la Sección o personalmente lo entrega en la Unidad de Caja. notar en papel común el número del Formulario de cuerdo de Pago que debe informar al (a la) Cajero(a) e informar al paciente que debe cancelar el importe del primer abono en la Unidad de Caja. 10. El paciente está realizando procedimiento de salida de sala? Sí. Notificar que debe regresar a la para emitir Hoja de utorización de Salida. Continuar con actividad N 12. No. Continuar con actividad N 11. de de de 11. rchivar copia amarilla del Formulario de cuerdo de Pago en secuencial numérico. Procedimiento de cuerdo de Pago/Continuación... HST 01-CPT-002
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 58 C/ ctividades Responsable C4 C85 12. Informar el número del Formulario de cuerdo de Pago al (a la) Cajero(a) para que identifique la cantidad del primer abono pactado en el Formulario de cuerdo de Pago. 13. Identificar Formulario de cuerdo de Pago que pertenece al paciente. Confeccionar Recibo de Caja detallando los códigos e importes a abonar detallados en la columna de abono inicial del formulario. Colocar sello de PGDO y anotar número de Recibo de Caja en Formulario de cuerdo de Pago (original y copia). 14. Entregar original y copia rosada del Recibo de Caja y copia rosada del Formulario de cuerdo de Pago al paciente, familiar o Trabajador(a) Manual(1). djuntar copia verde del Formulario de cuerdo de Pago a copia amarilla del Recibo de Caja y retener original del Formulario de cuerdo de Pago para su remisión a la. 15. El paciente va ha realizar procedimiento de atención a pacientes ambulatorios o está realizando procedimiento de cobro a pacientes hospitalizados? Va ha realizar Procedimiento de tención a Pacientes ambulatorios(hst 01-P-001). Dirigir a la unidad del servicio que correspondiente. Está realizando Procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados (HST 01-CPT-005). Continuar con actividad Nº 16. 16. Regresar a la y presentar original y copia rosada del Recibo de Caja a la. 17. Estampar sello de UTORIZCIÓN DE SLID al dorso de Recibo de Caja original y copia rosada. Establecer número del cuerdo de Pago y Recibo de Caja que respalda la Hoja de Servicios Prestados. Establecer fecha y firma de responsabilidad. Entregar al paciente, familiar o Trabajador(a) Manual(1) Recibo de Caja original y copia junto con copia rosada de cuerdo de Pago y copia rosada de Hoja de Servicios Prestados. 18. Recibir la copia rosada del Recibo de Caja con sello de UTORIZCIÓN DE SLID y continuar con procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados (HST 01-CPT-005). Paciente, Familiar o Trabajador(a) Manual(1) Cajero(a) Cajero(a) Paciente, Familiar o Trabajador(a) Manual(1) Paciente, Familiar o Trabajador(a) Manual(1). Paciente, o Familiar Procedimiento de cuerdo de Pago/Continuación... HST 01-CPT-002
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 59 C/ ctividades Responsable 19. l día siguiente, recibir los originales de los Formulario de cuerdos de Pago remitidos por la Tesorería, C6 verificar que tiene detallado el número de Recibo de Caja (encargada que lo respalda. Registrar en el Sistema de Cuentas por de registro) cobrar cada uno de los documentos y sellar de PROCESDO. rchivar en expediente mensual de acuerdos de pago. 20. final de mes, imprimir listado de transacciones registradas en el Sistema de Cuentas por Cobrar. Verificar con los documentos originales que los montos (encargada registrados a cada paciente concuerda con los Formulario de registro) de cuerdos de Pago. Realizar prueba de suma de los formularios originales y corroborar que concuerda con el total del listado de transacciones. Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C1 C2 C3 C4 C5 C6 Previo, concurrente Previo, Concurrente Previo, Concurrente Medio, Concurrente Medio, Concurrente Medio, Concurrente Garantizar que el paciente entienda la formalidad del acuerdo de pago y comprenda su responsabilidad a través de su firma legal. Confirmar que la realizó todos los procedimientos establecidos para este fin. Documentar la revisión realizada en el control Nº2. Conocer el detalle de los servicios establecidos en el abono inicial del acuerdo de pago del paciente. Respaldar el registro de abono y cancelaciones respaldados por los Recibos de Caja. Recopilar los documentos que validan el acuerdo de pago. Registrar los acuerdos de pago después que el paciente ha cancelado el abono inicial del acuerdo, con la referencia del Recibo de Caja que lo respalda. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 60 PROCEDIMIENTO DE BONOS Y CNCELCIONES HST 01-CPT-003 Ciclo de Ingresos rea de Cuentas por Cobrar Departamento de Trabajo Social y Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Política Los abonos y cancelaciones registrados en el Sistema de Cuentas por Cobrar deben ser conciliados mensualmente con el Listado de bonos y Cancelaciones preparado por la Tesorería, que es la base de los registros contables. Objetivos y Resultados Esperados Identificar el saldo adeudado del paciente al HST para detallar e informar a la Unidad de Caja los conceptos de los servicios e importe que se van a abonar o cancelar, a través del Formulario de Pago a Cuenta. C/ ctividades Responsable C1 C2 1. Notificar que desea abonar o cancelar su arreglo de pago. 2. Solicitar número de cédula del paciente y verificar en el sistema de computo el saldo pendiente. 3. Verificar el saldo correcto con las Hojas Diarias, en caso de ser una cuenta que no esté en el sistema. 4. Confeccionar Formulario de Pago a Cuenta donde establece: Nombre completo del paciente, Cédula, Código del servicio adeudado, Descripción del Servicio Monto a pagar Entregar Formulario de Pago a Cuenta al paciente. Informar que debe cancelar en la Unidad de Caja y que después, debe regresar con el original y copia rosada del Recibo de Caja para actualizar su saldo. Paciente Procedimiento de bonos y HST 01-CPT-003 Cancelaciones/Continuación... C/ ctividades Responsable
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 61 C3 C4 C5 C6 5. Recibir del paciente el Formulario de Pago a Cuenta original junto con el efectivo correspondiente al abono o la cancelación. Confeccionar el Recibo de Caja y establecer que es un abono o cancelación de servicio. Sellar de PGDO el Recibo de Caja (original y copias) y original del Formulario de Pago a Cuenta. Continuar con actividad Nº 8. 6. notar número de Recibo de Caja en Formulario de Pago a Cuenta y en el Recibo de Caja el número del bono a Cuenta. djuntar el original del Formulario de Pago a Cuenta a la copia secuencial del Recibo de Caja. 7. Entregar original y copia rosada del Recibo de Caja al paciente. 8. Regresa a la?. Sí. Entregar el último estado de cuenta y copia del Recibo de Caja rosado a la. Continuar con actividad N 9. No. l día siguiente, llamar al paciente y notificar el saldo pendiente con la institución o enviar vía fax estado de cuenta. 9. Recibir Lista de Recibos de Caja que respaldan abonos y cancelaciones, confeccionado por la Tesorería. Identificar los Formularios de Pago a Cuenta, verificar que el importe del Recibo de Caja coincide con el establecido en el Formulario de Pago a Cuenta y anotar en la copia amarilla del Formulario de Pago a Cuenta el número de recibo. Pasar secuencial de Formulario de Pago a Cuenta a la encargada del registro de abono y cancelaciones. 10. Si el pago corresponde a un abono imprimir estado de cuenta del sistema de cuentas por cobrar. Establecer próxima fecha de abono en el estado de cuenta. 11. Entregar original y copia rosada del Recibo de Caja junto con Estado de cuenta al Paciente. 12. l día siguiente, recibir los originales de los Formularios de Pago a Cuenta remitidos por la Tesorería. Verificar que tiene detallado el número de Recibo de Caja que lo respalda y registrar en el Sistema de Cuentas por cobrar cada uno de los documentos. Cajero(a) Cajero(a) Paciente Paciente (encargada de registro) Procedimiento de bonos y HST 01-CPT-003 Cancelaciones/Continuación... C/ ctividades Responsable
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 62 C7 C8 13. final de mes, imprimir listado de transacciones registradas en el Sistema de Cuentas por Cobrar y solicitar Listado de bonos y Cancelaciones a la Tesorería. 14. Cotejar el Listado de bonos y Cancelaciones realizado por la Tesorería con el listado de transacciones registradas en el sistema de Cuentas por Cobrar. Verificar por número de Formulario de Pago a Cuenta, nombre del paciente, número de Recibo de Caja y monto de la transacción. 15. Existe alguna diferencia? Sí. Solicitar copia fotostática de Recibo de Caja a la Tesorería para comprobar el valor correcto abonado por el paciente. Confeccionar Nota de juste a Saldo donde especifica la situación de la solicitud de ajuste y entregar al (a la) Jefe(a) de la Sección. No. Firmar de verificado y adjuntar Listado de bonos y Cancelaciones enviado por la Tesorería al listado de transacciones del sistema de cuentas por cobrar. rchivar en expediente de abonos y cancelaciones. 16. Recibir Nota de juste a Saldo. Verificar que la solicitud de ajuste al saldo de cuentas por cobrar es válido sobre la base de la copia del Recibo de Caja y el registro en el Sistema de Cuentas por Cobrar. Firmar de autorizado y devolver a la (encargada de registro). (encargada de registro) (encargada de registro) (encargada de registro) Jefe(a) de la 17. Realizar ajuste al saldo de paciente. Conciliar listado de transacciones del Sistema de Cuentas por cobrar con las notas de ajuste. Firmar como responsable. Sellar de PROCESDO. (encargada de registro) 18. djuntar Listado de bonos y Cancelaciones enviado por la Tesorería al listado de transacciones del sistema de cuentas por cobrar junto con notas de ajustes y copia fotostática del o los Recibos de Cajas vinculados. rchivar en expediente de abonos y cancelaciones. (encargada de registro) Procedimiento de bonos y Cancelaciones/ Continuación... Controles Internos del Procedimiento de Trabajo HST 01-CPT-003
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 63 Código Tipo de Control Objetivo C1 Bajo, previo Conocer el número de cédula del paciente para identificar la cuenta del paciente. C2 Bajo, previo Identificar el saldo del paciente, en los casos que su cuenta no esté registrada en el Sistema de Cuentas por Cobrar. C3 C4 Bajo, concurrente Garantizar el cobro correcto de los importes abonados o cancelados por el paciente en cada servicio. Bajo, concurrente Establecer la referencia cruzada entre el Recibo de Caja y el Formulario de Pago a Cuenta. C5 C6 Medio, concurrente Medio, concurrente Identificar el Recibo de Caja que respalda el abono a cuenta del paciente. ctualizar el saldo del paciente en el Sistema de Cuentas por Cobrar. C7 Medio, posterior Confirmar la exactitud de los registros de abonos y cancelaciones captados en el Sistema de Cuentas por Cobrar. C8 Medio, previo Corroborar la validez del ajuste al saldo del paciente mediante la observación de los documentos sustentatorios. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE ESTDOS DE CUENTS O PRESENTCIÓN DE CUENTS
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 64 Ciclo de Ingresos Departamento de Trabajo Social y HST 01-CPT-004 rea de Cuentas por Cobrar Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Políticas Los primeros cinco días del mes deben elaborarse los estados de cuentas a instituciones con convenio de cooperación como la Caja de Seguro Social y el Hospital del Niño. Objetivos y Resultados Esperados Gestionar el cobro a pacientes de la Caja de Seguro Social, el Hospital del Niño y otras instituciones por contratos suscritos o por deudas pendientes originadas por la prestación directa de servicios brindados por el hospital. C/ ctividades Responsable 1. El estado de cuenta es para pacientes directos o para Caja de Seguro Social o para el Hospital del Niño? Es para pacientes directos. Continuar con actividad Nº 2. Es para Caja de Seguro Social o para el Hospital del Niño. Recibir de todas las unidades operativas que brindan servicio a estas entidades las notas de solicitud de servicio y formularios de Datos de Pacientes segurados debidamente firmados por el personal técnico y Jefes(as) de los Servicios. Continuar con actividad N 15. 2. Recibir carta del paciente, de un familiar, empresa privada, o compañía aseguradora solicitando detalle de los costos de los servicios médicos, exámenes, operaciones y laboratorios brindados por el Hospital Santo Tomás. notar número de teléfono y nombre de la persona interesada en la nota. 3. Establecer en la carta hora y fecha de recibido en la Sección de. Informar que el cheque debe confeccionarse a nombre de Patronato del Hospital Santo Tomás. Entrega al. Secretaria de la Secretaria de la Procedimiento de Estados de Cuentas o Presentación de HST 01-CPT-004 Cuentas / Continuación... C/ ctividades Responsable
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 65 C1 4. Recibir carta y solicitar a la Secretaria de la Sección que confeccione memorándum a la Registros Médicos para pedir la cuadrícula del paciente solicitante. 5. Redactar y elaborar memorándum (original y copia) dirigido al (a la) Jefe(a) de Registros Médicos donde indica nombre del paciente, número de cédula, fecha de ingreso y fecha de salida. Si tiene exámenes lo busca en el sistema de computo o en la hoja diaria basándose en la fecha de ingreso establecida. 6. Revisar memorándum de solicitud de cuadrícula elaborado por la Secretaria de la Sección y firmar si está a satisfacción. Remitir a la Secretaria de la Sección. 7. Recibir memorándum firmado por el (la) Jefe(a) de la Sección, colocar sello de la Sección, anotar en el libro de correspondencia y entregar original a la mensajera. rchivar copia en expediente de memorándums. 8. Recibir libro de correspondencia y memorándum de solicitud de cuadrícula y lo lleva a la Registros Médicos para retirar la cuadrícula del paciente. 9. Recibir memorándum firmado por el (la) Jefe(a) de la y dar instrucciones a un uxiliar de Registros Médicos busque la cuadrícula. 10. Buscar la cuadrícula. Registrar en el libro de control de correspondencia. Solicitar autorización de salida al Jefe(a) de la Registros Médicos. Entregar al Mensajero(a) de la. de. Secretaria de la de Secretaria de la Mensajero(a) de Registros Médicos uxiliar de Registros Médicos 11. Recibir cuadrícula y firmar libro de control de correspondencia de la Registros Médicos. Entregar cuadrícula a la Secretaria de la. 12. Recibir Cuaderno de Control de Entrega firmado y entrega cuadrícula del paciente a la asignada. Mensajero(a) de la. Secretaria de la Procedimiento de Estados de Cuentas o Presentación de HST 01-CPT-004 Cuentas / Continuación... C/ ctividades Responsable
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 66 C2 13. Recibir cuadrícula y verificar los servicios brindados al paciente: Operaciones Medicamentos Terapia Venoclisis Laboratorios Clínicos Sangre Exámenes 14. notar el costo de cada servicio brindado al paciente con la Lista Oficial de Precios. Si la Lista Oficial de Precios no posee todos los costos lo investiga en la Tesorería. 15. Elaborar borrador de Estado de Cuenta con el detalle de cada uno de los servicios brindados y entregar al Jefe(a) de la Sección. 16. Verificar el borrador del Estado de Cuenta y remitir a la Secretaria de la Sección para su transcripción. 17. Transcribir en original y copia el Estado de Cuenta del paciente y entregar al. 18. Recibir original y copia del estado de cuenta. Revisa y firmar el mismo. Devolver a la Secretaria de la Sección. 19. Recibir Estado de Cuenta firmado por el (la) Jefe(a) de la Sección. Devolver cuadrícula de paciente a la Registros Médicos. 20. El estado de cuenta es para pacientes directos o para Caja de Seguro Social o para el Hospital del Niño? Es para pacientes directos. Llamar a la empresa, familiar o paciente que solicito el estado de cuenta para notificar que el Estado de Cuenta está Listo. Continuar con actividad N. 21. Es para la Caja de Seguro Social o es para el Hospital del Niño. nexar todos los documentos de respaldo y enviar por mensajería el estado de cuenta original y copia a la Institución. Continuar con actividad N 24. de de Secretaria de la de de Secretaria de la Secretaria de la Procedimiento de Estados de Cuentas o Presentación de HST 01-CPT-004 Cuentas / Continuación... C/ ctividades Responsable
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 67 E P E 21. Esperar que el interesado retire el Estado de Cuenta en la Sección. 22. Entregar Estado de Cuenta y solicitar acuse de recibido en la copia del documento. rchiva la copia del Estado de cuenta en el Expediente de Estados de Cuentas. 23. Recibir Estado de Cuenta. Posteriormente, regresar a la para realizar Procedimiento de bono y Cancelación (HST 01- CPT-003). 24. Remitir copia del Estado de Cuenta con acuse recibo de la Institución a la Tesorería. Entregar al (a la) Jefe(a) de la Tesorería. 25. Esperar que la institución notifique que el cheque está listo o llamar para conocer las fechas probables de pago. 26. l recibir el cheque de pago, continuar con el Procedimiento de bono y Cancelación (HST 01- CPT-003). Secretaria de la Secretaria de la Paciente o Familiar Secretaria de la Tesorería de Tesorería Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código C1 C2 Tipo de Control Bajo, previo Medio, concurrente Objetivo Corroborar que la persona autorizada para solicitar la cuadrícula es la que firma el memorándum, quien también es responsable de la integridad de los documentos que contiene el expediente. Establecer con exactitud los servicios brindados al paciente, de forma que no se deje de recuperar todos los servicios brindados al paciente. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE SLID DE PCIENTES HOSPITLIZDOS
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 68 Ciclo de Ingresos HST 01-CPT-005 rea de Cuentas por Cobrar Salas de Hospitalización Unidad: N/ Políticas Unidad Ejecutora: Dirección de Enfermería Todo paciente a momento de la salida del hospital, por orden médica o por salida voluntaria por relevo de la responsabilidad, debe presentar original y copia del Recibo de Caja o Formulario de Exoneración al salir de la Sala. Objetivos y Resultados Esperados segurar que todos los pacientes hospitalizados que salgan del hospital cancelen o normalicen su situación, respecto a la cancelación o abono de los servicios prestados. C/ ctividades Responsable C1 1. La salida del paciente es por orden médica o por salida voluntaria? Es por salida voluntaria. Expresar el interés de salir voluntaria mente del Hospital al Médico o a la Enfermera. Continuar con actividad N 2. Es por orden médica. Documentar en el expediente la orden médica de salida del paciente en forma escrita. Continuar con actividad N 3. 2. Llenar hoja de Relevo de Responsabilidad donde expresa su voluntad de retirarse del Hospital sin autorización médica y exime de responsabilidad al Hospital Santo Tomás y al Médico tratante. Continuar con actividad N 4. Médico o Paciente Médico 3. Notificar al familiar o al paciente la hora (en la mañana) en que debe solicitar Hoja de Servicios Prestados en la Sección de Socio Económica para cancelar los servicios médicos recibidos y que debe regresar con el Recibo de Caja sellado con UTORIZCIÓN DE SLID para abandonar el hospital. Enfermera de Sala Procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados/ Continuación... HST 01-CPT- 005 C/ ctividades Responsable 4. Confeccionar Hoja de Servicios Prestados donde establece la información relativa a los servicios brindados al paciente durante su estancia en el hospital; donde se indica: Enfermera de Sala
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 69 C2 C3 C4 Nombre completo de paciente Número de Cédula Sala Exámenes realizados Fecha de ingreso a la Sala Fecha de Salida de la Sala Tipo de operación realizada Días de estancia en el Hospital (Día Cama) 5. Verificar en el expediente si el paciente estuvo recluido en otras salas o proviene de alguno de los servicios de urgencias. 6. El paciente estuvo recluido en otras salas o proviene de alguno de los servicios de urgencias? Sí. Incluir, también en la Hoja de Servicios Prestados, la información relativa a cada una de las salas o servicios en donde estuvo el paciente: Fecha de ingreso cada una de las salas Fecha de salida de las salas Exámenes realizados Tipo de operación realizada, si la hubiere Días de estancia en cada sala (Día Cama) Firmar de preparado. No. Continuar ctividad N 6. 7. Confeccionar las Hojas de Servicios de Prestados (original y tres copias) de todos los pacientes con orden de salida o salida voluntaria y firmar como responsable en cada formulario. En caso de salida voluntaria, solicitar firma al paciente. Enviar por mensajería a la Tesorería para establecer el costo de los servicios original y dos copias (verde y rosada). 8. Recibir Hojas de Servicios Prestados de todas las Salas y distribuir al personal asignado. 9. Recibir Hojas de Servicios Prestados provenientes de las Salas y establecer código de servicio y costo básico establecido en Lista de Precio Oficial. Establecer firma de responsabilidad en la línea de Tesorería. 10. Enviar por mensajería a la Socio Económica los Hojas de Servicios Prestados codificadas por servicio y con sus costos básicos. Continuar con Procedimiento de (HST 01- CPT-001). Enfermera de Sala Enfermera de Sala Enfermera de Sala de Tesorería sistentes de la Tesorería de Tesorería Procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados HST 01-CPT-005 C/ ctividades Responsable P 11. Realizar Procedimiento de (HST 01-CPT-001) (Tiempo de Espera) Paciente o Familiar
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 70 C5 12. Presentar origina y copia rosada del Recibo de Caja con el sello de UTORIZCIÓN DE SLID o PZ Y SLVO, a la Enfermera de Sala. 13. Solicitar la copia rosada del Recibo de Caja o Formulario de Exoneración con sello de UTORIZCIÓN DE SLID o PZ Y SLVO. nexar al consecutivo de Hoja de Servicio Prestado que se mantiene en la Sala. Cerrar el expediente en la nota de enfermera y anota la fecha de salida en la boleta de admisión. 14. Entregar referencia y/o receta al paciente o familiar. Orientar al paciente sobre la hoja de referencia, sobre su alimentación y otros cuidados que debe observar durante su convalecencia en casa. Paciente o Familiar Enfermera de Sala Enfermera de Sala 15. Notificar al paciente que puede retirarse de la sala. Enfermera de Sala 16. rchivar copia amarilla de Hoja de Servicios Prestados junto con copia de Recibo de Caja o Formulario de Exoneración en Cuadrícula del Paciente. Enviar expediente por mensajería para su archivo a la Secretaria de Registros Médicos. Enfermera de Sala Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C1 Bajo, Concurrente Eximir de responsabilidad profesional al Hospital y al Médico a cargo del caso, cuando por decisión unilateral del paciente decide abandonar el tratamiento o cuidados médicos brindados por los profesionales de la salud encargados. C2 Bajo, Previo Informar a la Caja y a la Económica los días de estancia en el hospital, tratamientos u operaciones realizadas al paciente para el cobro de los servicios prestados. Procedimiento de Salida de Pacientes Hospitalizados / Continuación... Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo HST 01-CPT- 005
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 71 C3 Bajo, Previo Incluir en la Hoja de Servicios Prestados TODOS los días de estancia en el Hospital, tratamientos u operaciones realizadas al paciente, de forma que no se dejen de recuperar costos incurridos. C4 Medio, Previo Identificar los costos básicos de los servicios prestados a los pacientes para su posterior cobro en la Unidad de Caja. C5 Medio, Concurrente El Recibo de Caja y la Hoja de utorización de Salida confirman si el paciente ha normalizado su situación con el hospital con respecto al pago de los servicios de atención recibidos antes de salir del hospital. probado por: Fecha de Vigencia: HOSPITL SNTO TOMÁS PROCEDIMIENTO DE JUSTES SLDOS DE CUENTS POR COBRR HST 01-CPT-006
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 72 rea de Cuentas por Ciclo de Ingresos Cobrar Departamento de Trabajo Social y Unidad: N/ Unidad Ejecutora: Políticas Los ajustes a las cuentas por cobrar pacientes sólo pueden ser autorizados por el Director dministrativo o el Director Médico dministrativos. El (la) Jefe(a) de la sólo puede autorizar los ajustes a las cuentas por cobrar pacientes por errores de captura. Objetivos y Resultados Esperados Dar de baja a los saldos pendientes de pacientes cuando media una autorización del Director Médico General. C/ ctividades Responsable C1 1. Recibir Nota con visto bueno del Director Médico General o el Director dministrativo. 2. Preparar formulario de ajuste a saldo (original y copias) donde indica: fecha, importe de la exoneración, motivo o razón del ajuste. djuntar nota firmada por el Director Médico Genera o el Director dministrativo. Entregar a Jefe(a) de la. 3. Recibir formulario de ajuste a saldo junto con nota firmada por el Director Médico General o el Director dministrativo. Jefe(a) de la C2 4. Verificar que el nombre, número de cédula e importe concuerda con la nota firmada por el Director Médico General o el Director dministrativo. Firmar de autorizado el formulario de ajuste a saldo. Devolver documentos a la. Jefe(a) de la Procedimiento de justes a Saldos de Cuentas por HST 01-CPT-006 Cobrar / Continuación... C/ ctividades Responsable 5. Recibir formulario de ajuste a saldo autorizado por el (la) y entregar original al paciente.
Manual de uditoría Interna / Procedimientos de Trabajos Ciclo de Ingresos 73 6. Entregar copia a la encargada de registro para que proceda a actualizar el saldo de las cuentas por cobrar. 7. Registrar en el Sistema de Cuentas por Cobrar el importe exonerado para actualizar el saldo del cliente. Sellar como PROCESDO. rchiva en expediente de secuencia numérica del mes. (Encargada de Registros) Controles Internos del Procedimiento de Trabajo Código Tipo de Control Objetivo C1 C2 Superior, previo Medio, Concurrente Validar la que la disminución o exoneración del saldo está autorizado por la autoridad competente. Corroborar que el formulario de ajuste saldo se contenga la información correcta y que este autorizado por el Director Médico General o el Director dministrativo. probado por: Fecha de Vigencia: