INFORME AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Área de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional AÑO 213: SÉPTIMO CICLO DE AUDITORIAS Publicado: Enero de 214 1
Rectoría Iván Enrique Ramos Calderón, Rector Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Equipo Coordinador de Implantación Empresa Consultora Proyecto de Mantenimiento del GICUV, Aida Ivonne Agudelo Pulido Documento elaborado por: Ing. Vanessa Montero Prof. Ángela María Franco, Representante de la Dirección - Desde septiembre 212 hasta septiembre 213 Prof. Carlos Hernan Gonzalez Campo, Representante de la Dirección - Actual Ingeniera Claudia Milena Muñoz, Coordinadora Área de Calidad y Mejoramiento Ingeniero Juan Esteban Goyes, Profesional Provisional. - Desde octubre 212 hasta noviembre de 213 Profesional Contratista Marco Antonio Salcedo. Ingeniera Vanessa Montero Ingeniero Fernando Maya Ingeniera María Eugenia Muñoz Ingeniera Angela Marcela Arias Bióloga Gizeh Cardozo El contenido de este documento puede reproducirse total o parcialmente citando la fuente. Consúltelo en http://gicuv.univalle.edu.co Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional Área de Calidad y Mejoramiento Ciudad Universitaria Meléndez Edificio 31- Espacio 316 Telefono: 3221 Ext. 256-2835 Cali, Colombia Publicación enero de 214 2
1. INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD En este informe se muestran los resultados generales de auditoría correspondientes a la ejecución de las auditorias programadas en el año 213. La información aquí presentada corresponde al séptimo ciclo, según la tabla presentada a continuación: Tabla 1. Fechas de ejecución de los ciclos. No. CICLOS FECHAS INICIO - FIN 17 de octubre de 28 1 12 al 19 de noviembre de 28 2 12 de junio al 3 de julio de 29 3 25 de noviembre al 11 de diciembre de 29 4 22 de junio del 21 al 3 de abril del 211 5 26 de abril de 211 a 29 de febrero del 212 6 3 de abril a 21 de diciembre de 212 7 6 de marzo al 11 de noviembre de 213 Fuente: elaboración propia. 2. RESULTADOS Y ANÁLISIS GENERAL En el año 213 se realizó seguimiento a los soportes y reporte de acciones del sexto ciclo y se ejecutó el séptimo ciclo de auditorías, a continuación se muestran los resultados generales obtenidos y su comparación con los ciclos anteriores. Para la interpretación de las gráficas se debe tener en cuenta: Para los ciclos del al 4 los incumplimientos se clasificaban en menores y mayores, aquí se presenta un resultado consolidado de las dos clasificaciones, ya que a partir del quinto ciclo esta clasificación es eliminada y se denominaron no conformidades. En el ciclo fue ejecutada una sola auditoría correspondiente al Subproceso Gestión del Material Bibliográfico. Al inicio del ciclo 7 la denominación de no conformidades y observaciones fue modificada a debilidades y oportunidades de mejora. 3
Número de días Proporción 25 2 15 1 5 Gráfico 1. Resultados de auditoría por ciclo. 219 24 25 167,3 174,3 171 125 115 99 9 69 79 68 47 42 48 27 2 28 7 16 26 3 12 CICLO CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 CICLO 7 DEBILIDADES OPORTUNIDADES TOTAL Fuente: elaboración propia. 8, 7, 6, 5, 4, 3, 2, 1,, Gráfico 2. Relación de oportunidades y debilidades por ciclo. 7, 5,8 5,5 3,2 2,7 2,7 2, 1,6 2,5 2,6 2, 2, 1,5 1,7, 1,2 CICLO CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 CICLO 7 RELACIÓN OBSERVACIONES POR AUDITORIA RELACIÓN INCUMPLIMIENTOS POR AUDITORIA Fuente: elaboración propia. 2,5 2, Gráfico 3. Tiempo en días calendario por auditoría. 2, 1,77 1,75 1,5 1, 1, 1, 1, 1,3 1,4 DIAS POR AUDITORIA,5 CICLO CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 CICLO 7 Fuente: elaboración propia. 4
3 25 2 15 1 5 Gráfico 4. Acciones abiertas y cerradas por ciclo. 267 286 221 224 25 159 118 13 96 47 28 7 CICLO CICLO 1 CICLO 2 CICLO 3 CICLO 4 CICLO 5 CICLO 6 CICLO 7 N ACCIONES ABIERTAS N ACCIONES CERRADAS Fuente: elaboración propia. Los datos del séptimo ciclo presentan el estado de las acciones reportadas cuya fuente es auditoría interna. Datos a corte 2 de diciembre de 213. Las anteriores gráficas permiten realizar las siguientes observaciones: La relación de número de debilidades identificadas por auditoría ha decrecido desde el cuarto ciclo, las oportunidades de mejora en cambio han mostrado un aumento en los dos últimos ciclos, estas tendencias pueden deberse al avance de la madurez del sistema, donde se presentan menos incumplimientos y es posible identificar más oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas o de mejora. En el séptimo ciclo se observa que se ha logrado una relación de días por auditoría muy cercana a uno, esto junto al análisis del número de auditorías y la terminación completa del ciclo en el mismo año de ejecución, permite identificar que en general ha sido posible mejorar el cumplimiento de las fechas programadas. Considerando el número de debilidades identificadas, la tasa de reporte de acciones de auditoría interna en este año ha mejorado considerablemente tanto para el ciclo 6 como para el ciclo 7, presentando un incremento en el reporte de las acciones que se encontraban pendientes para ciclo 6 y un incremento de reporte en el ciclo 7 de 18 acciones respecto al ciclo anterior. 3. EJECUCIÓN DE AUDITORIAS 213 3.1. SEXTO CICLO El sexto ciclo que fue ejecutado del 3 de Abril al 21 de Diciembre de 212, contenía en su programa los 13 Procesos Centrales, 7 Facultades, 2 Institutos Académicos y las 9 Sedes Regionales. 5
En el sexto ciclo se logró ejecutar el 96% de las auditorías contenidas en el programa, correspondiente a 47 auditorías y quedaron pendientes por realizar el 4% correspondiente a 2 auditorías. Gráfico 5. Auditorías ejecutadas en el sexto ciclo. Gráfico 6. Clasificación resultados sexto ciclo. 4% Número de Auditorías Realizadas Número de Auditorías Faltantes Oportuni dad: 79 39% Debilidad es: 125 61% 96% Fuente: informe de auditorías 212. Fuente: informe de auditorías 212. Las auditorías internas de calidad correspondientes, a la Facultad de Humanidades y al Proceso Investigación y Generación del Conocimiento fueron incluidas en el séptimo ciclo. Paralelo a la realización del séptimo ciclo de auditorías, durante el 213 se realizó seguimiento a los soportes y las acciones del sexto ciclo, después de la correspondiente revisión se tienen los siguientes puntos pendientes: Tabla 2. Seguimiento a documentos soportes acciones del sexto ciclo. AUDITADO Proceso de Bienestar - Programas Asignación de Subsidios y Becas de Alimentación y Padrinazgo Educativo Facultad de Artes Integradas Instituto de Educación y Pedagogía Facultad de Salud FECHA DE AUDITORIA 5 de diciembre de 212 6 de noviembre de 212 25 de septiembre 29 de octubre de 212 1 de noviembre 14 de noviembre de 212 SOPORTE FALTANTES Lista de Verificación Reporte acciones Lista de Verificación Reporte acciones OBSERVACIONES Se da cierre. Se realizó levantamiento para el Departamento de Diseño, están pendientes las acciones para toda la Facultad. Hay más listas de la auditoría, se da cierre. No se han levantado y aprobado todas las acciones globales para la Facultad. 6
AUDITADO Facultad de Ingeniería Programa Académico de Pregrado Ingeniería Industrial Programa Académico de Ingeniería Civil - Laboratorio de Estructura Facultad de Ingeniería Programa Académico de Pregrado Ingeniería Electrónica Sede Regional Buga Sede Regional Palmira Sede Norte del Cauca Sede Regional Zarzal FECHA DE AUDITORIA 14 de noviembre de 212 3 de octubre de 212 14 de noviembre 21 de noviembre de 212 4 de octubre 23 de octubre de 212 7 de septiembre de 212 3 de junio de 212 29 de noviembre de 212 SOPORTE FALTANTES Reporte acciones Lista de Verificación Lista de Verificación Reporte acciones Reporte acciones Reporte acciones Lista de Verificación Evaluación de Auditores OBSERVACIONES Se revisaran nuevamente, después del 2 diciembre, cuando ingresara la nueva Directora de Programa Hay más listas de la auditoría, se da cierre. En revisión por parte de Humberto Loaiza, Director de Programa Se han solicitado, no se ha recibido reporte. Se han solicitado, no se ha recibido reporte. Hay más listas de la auditoría, se da cierre. Se da cierre Fuente: estado documentos de auditoría ciclo 6. El inventario de los soportes faltantes correspondientes a listas de verificación, evaluaciones de auditores y reporte de acciones, fue revisado por la auditora líder y se definió en cada caso lo que se encuentra consignado en el campo observaciones, para dar cierre al sexto ciclo. Después del seguimiento realizado se redujo en número de documentos soportes de auditoría (plan de auditoría, listas de verificación, informes de auditoría, evaluaciones de auditor) faltantes por reporte y se redujo el número auditorías sin reporte de acciones de 15 a 6. En el Gráfico 7 se muestra el estado de las acciones abiertas y cerradas por proceso para el sexto ciclo en los casos en los que se encontraron debilidades, después del seguimiento realizado, los datos se encuentran actualizados a corte 2 de diciembre de 213. 7
Planeación Institucional Gestión del Control Comunicación Institucional Formación Extensión y Proyección Social Desarrollo Humano y Bienestar Gestión de Recursos Tecnológicos Gestión del Talento Humano Gestión de Bienes y Servicios Facultad de Salud Facultad de Ingeniería Facultad Ciencias de la Administración Facultad de Ciencias Sociales y Económicas Facultad de Ciencias Naturales y Exactas Facultad de Artes Integradas Sede Regional Yumbo Sede Regional Norte del Cauca Sede Regional Caicedonia Sede Regional Cartago Sede Regional Palmira Sede Regional Buga Sede Regional Tuluá Sede Regional Pacifico Sede Regional Zarzal 12 Gráfico 7. Acciones abiertas y cerradas para el sexto ciclo. 1 8 61 6 4 2 4 12 4 56 6 1 2 22 14 4 4 2 6 12 6 16 2 4 5 17 9 5 9 4 1 41 21 ACCIONES CERRADAS ACCIONES ABIERTAS Fuente: estado de documentos auditorías sexto ciclo. 8
3.2. SÉPTIMO CICLO De acuerdo con el ciclo de gestión a continuación se presentan las fases del desarrollo del séptimo ciclo: 3.2.1. Programa de auditoría El séptimo ciclo fue ejecutado del 6 de marzo al 11 de noviembre de 213, contenía en su programa los procesos y subprocesos según la priorización del programa, que tiene en cuenta su estado frente a indicadores, acciones, PQRS y satisfacción, el riesgo que representa para la organización y los resultados obtenidos en auditorías previas 1. Los procesos auditados se pueden ver en el Gráfico 8. Gráfico 8. Procesos, Facultades, Institutos y Sedes del Programa del séptimo ciclo. PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL GESTIÓN DE CALIDAD GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO FORMACIÓN EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL INVESTIGACIÓN Y GENERACIÓN DEL CONOCIMIENTO DESARROLLO HUMANO Y BIENESTAR (3) GESTIÓN DE RECURSOS TECNOLÓGICOS GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (8) FACULTAD DE SALUD (3) FACULTAD DE INGENIERÍA FACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN (3) FACULTAD DE CIENCIAS NATURALES Y EXACTAS (2) FACULTAD DE HUMANIDADES (2) FACULTAD DE ARTES INTEGRADAS INSTITUTO PSICOLOGÍA INSTITUTO DE EDUCACIÓN Y PEDAGOGÍA NORTE DEL CAUCA CAICEDONIA CARTAGO YUMBO PALMIRA BUGA TULUÁ PACIFICO ZARZAL Fuente: elaboración propia. 1 Ver Manual de Procedimientos Gestión del Mejoramiento MP-13-1-1, Política 4.2.8. Preparación de las auditorías. 9
3.2.2. Ejecución del programa de auditoría En el séptimo ciclo se logró ejecutar el 98% de las auditorías contenidas en el programa, correspondiente a 46 auditorías y quedaron pendientes por realizar el 2% de auditorías correspondiente a 1 auditoría. La auditoría interna de calidad faltante es de la Facultad de Ciencias Sociales y Económicas, que será realizada en el octavo ciclo, según solicitud de la Decanatura de la Facultad, y será tomada como prioridad. Como resultado de la evaluación del programa del sexto ciclo se realizó un refuerzo de auditores de calidad durante los meses de octubre y noviembre; esto con el fin de mejorar sus competencias sobre el conocimiento del GICUV. Gráfico 9. Auditorías ejecutadas en el séptimo ciclo. 2% 1 Aud 98% 46 Aud Número de Auditorías Realizadas Número de Auditorías Pendientes Fuente: programa de auditorías séptimo ciclo. 3.2.3. Seguimiento del programa de auditoría A continuación se muestra la clasificación de los incumplimientos reportados en el séptimo ciclo según los requisitos de la NTCGP1:29. Gráfico 1. Oportunidades y debilidades séptimo ciclo. Oportunid ades: 115 44% Debilidade s: 9 56% Fuente: reporte consolidado de auditorías. 1
4.1 4.1. 4.2. 4.2.1. 4.2.3. 4.2.4 4.2.4. 5.3. 5.4. 5.5.1. 5.5.2. 5.5.3. 5.6.2. 5.6.3. 6.1. 6.2. 6.2.2. 6.3. 6.4. 7.1. 7.2. 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3 7.2.3. 7.5 7.5.1. 7.6. 8.2. 8.2.1. 8.2.3 8.2.3. 8.2.4 8.2.4. 8.4 8.4. 8.5.1 8.5.1. MP Número de Incumplimientos Gráfico 11. Clasificación resultados séptimo ciclo. 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Requisito Fuente: estado de documentos auditorías séptimo ciclo. 11
Gráfico 12. Requisitos más repetitivos en el séptimo ciclo. 8.4. 6% 5.5.3. 5% 7.2.2. 5% 7.5.1. 5% 6.3. 5% 7.1. 5% 4.2.4. 19% 8.2.4. 11% 8.2.3. 6% 8.2.1. 7% 5.6.2. 7% 6.2.2. 8% 4.2.3. 11% Fuente: estado de documentos auditorías séptimo ciclo. Según lo mostrado en las gráficas y los informes de auditoría, los requisitos que se presentan con mayor frecuencia son los correspondientes a: 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS oficialización, uso y conservación de registros y Tablas de Retención Documental. 8.2.4 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL SERVICIO medición de las características del servicio, seguimiento y medición de lo ejecutado frente a lo planeado. 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS actualización y conservación de manuales, caracterizaciones, indicadores, normogramas. 6.2.2 COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA desconocimientos del GICUV, de MITIGAR, de su importancia en el logro de objetivos de calidad. 5.6.2 INFORMACIÓN DE ENTRADA PARA LA REVISIÓN entradas para las revisiones de Facultades, Institutos Académicos o Sedes Regionales. 8.2.1 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE herramientas y medios para la recopilación de la satisfacción del cliente. 8.2.3 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS indicadores, seguimiento a objetivos y acciones. 8.4 ANÁLISIS DE DATOS análisis cuantitativo y cualitativo de indicadores y resultados de evaluaciones y encuestas. 7.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO control y seguimiento al contenido programático de los cursos, control seguimiento y medición de prestación de servicios en laboratorios. 7.2.2 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL PRODUCTO Y/O SERVICIO definición de los requisitos para cursos, resolución de las diferencias existentes entre los requisitos. 5.5.3 COMUNICACIÓN INTERNA establecimiento de canales adecuados de comunicación. 6.3 INFRAESTRUCTURA estado de salones y espacios de la Universidad para la prestación de servicios. 7.1 PLANIFICACIÓN DE LA REALIZACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO planteamiento de objetivos, planes de trabajo. 12
Contratación y Compras Nacionales Gestión Documental Vigilancia Gestión de Riesgos Gestión de Proyectos de Investigación Laboratorio de Docencia en Biología Laboratorio GIPNA Laboratorio de Combustión y Combustibles Laboratorio de Alimentos Laboratorio de Hematología Laboratorio de Parasitología Laboratorio de Farmacología In-vitro Recursos Humanos Administración de Empresas Contaduría Pública Maestría en Políticas Públicas Programas Académicos de Historia y Licenciatura en Historia Apoyo Nutricional a la Comunidad Universitaria Sede Regional Buga Sede Regional Norte del Cauca Sede Regional Pacífico Sede Regional Yumbo Sede Regional Zarzal Gráfico 13. Acciones abiertas y cerradas a corte 2 de diciembre para el séptimo ciclo. 5 45 4 35 3 2 2 2 2 2 2 2 25 2 15 1 5 6 14 1 9 3 4 24 24 24 24 24 24 24 2 2 5 7 7 14 9 18 3 7 1 9 18 21 5 ACCIONES ABIERTAS ACCIONES CERRADAS Fuente: estado de documentos auditorías séptimo ciclo. 13
En la gráfica anterior se puede observar que respecto al año anterior la tasa de reporte de acciones ha mejorado notablemente, por lo que es importante continuar con el seguimiento que se ha realizado en este ciclo a través de los profesionales de apoyo en cada uno de los procesos, para dar cierre a las acciones abiertas y para el reporte de nuevas acciones. A continuación se muestra el detalle de las auditorías que tienen reporte de acciones o soportes pendientes a corte 2 de diciembre de 213. Tabla 3. Seguimiento a documentos soportes acciones del séptimo ciclo AUDITADO Facultad de Humanidades Gestión de Bienes y Servicios Contratación y Compras Nacionales Sede Regional Zarzal FECHA DE AUDITORIA 12 de junio de 213 23 de agosto de 213 7 y 8 de noviembre de 213 SOPORTE FALTANTES Reporte acciones Reporte acciones Reporte acciones OBSERVACIONES La propuesta de las acciones ya ha sido levantada, será revisada a nivel de Facultad En levantamiento. Están en levantamiento, se encuentran dentro del plazo establecido para el reporte. Fuente: estado de documentos auditorías séptimo ciclo. A continuación se muestran los resultados generales obtenidos de la evaluación de auditores internos de calidad desde el cuarto ciclo 2 y los resultados por ítem para el séptimo ciclo: 2 En el cuarto y quinto ciclo el aspecto trabajo en equipo no fue evaluado, por lo que sus resultados no se muestran en las series de datos correspondientes. 14
Conocimiento técnico Relación con el auditado Puntualidad Ética e imparcialidad Menta abierta Expresión verbal Administración adecuada del tiempo Capacidad de escucha Capacidad de percepción y de observación Seguridad en las afirmaciones Persistente Decidido Trabajo en equipo 5 4,9 4,8 4,7 4,6 4,5 4,4 4,3 Gráfico 14. Resultado promedio por aspecto del cuarto al séptimo ciclo. CICLO 4 CICLO5 CICLO 6 CICLO 7 Fuente: consolidado evaluaciones séptimo ciclo. En el gráfico anterior podemos ver que el promedio de las calificaciones para todos los ciclos nunca ha estado por debajo de 4, y que en el séptimo ciclo los resultados por aspecto, se mantienen o son mayores a los de ciclos anteriores. Gráfico 15. Calificación promedio por auditor para el séptimo ciclo de auditorías. 5,1 4,9 4,7 4,5 4,3 4,1 3,9 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51 53 55 57 CALIFICACIÓN PROMEDIO POR AUDITOR Fuente: consolidado evaluaciones séptimo ciclo. La calificación promedio por auditor en el séptimo ciclo ha estado por encima de 4, en todos los casos, este promedio general y la calificación promedio por aspecto fue remitida a cada auditor para su conocimiento según lo establecido en el Manual Gestión del Mejoramiento MP-13-1-1 y se realizó seguimiento de los resultados en el cierre del ciclo por parte del auditor líder. 15
3.2.4. Mejoramiento del programa de auditoría De acuerdo con el comportamiento del programa del séptimo ciclo se concluye que es importante: 1. Para el octavo ciclo se programará las primeras auditorías hacia el seguimiento de las acciones resultado de la auditoría del séptimo ciclo y se enfatizará en la revisión de los aspectos en donde se obtuvieron mayores incumplimientos (debilidades y oportunidades de mejora). 2. Se propondrá a la dirección de la Universidad integrar las auditorías a través de un solo programa de auditoría; es decir integrar las auditorías de control interno con las auditorías de calidad en un solo programa institucional. 3. Durante el octavo ciclo se realizará un nuevo refuerzo de auditores internos de calidad con el fin de generar mayor participación de éstos en las auditorías programadas. 4. Se toma la decisión de que aquella Facultad, Instituto Académico o Sede Regional que por particularidades no realicen acciones, preventivas y de mejoramiento inicialmente se le enviará una comunicación al Decano o Director y de continuar sin presentarse acciones se informará a la Dirección para que se tomen las medidas respectivas. 16