Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Definir las actividades del procedimiento de Gestión Convenios Bancarios, el cual tiene como objetivo garantizar la prestación de los servicios bancarios de recaudo, custodia, transferencia electrónica, transporte de valores y demás operaciones financieras para el control y manejo de los recursos económicos de la Superintendencia con sus Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, con sujeción a las normas vigentes. El procedimiento, se realiza a través de las entidades financieras que presentan sus propuestas de servicios, convocados por la entidad. Una vez seleccionada la o las entidad(es) financiera(s), que garantizan el cubrimiento de las necesidades de la Superintendencia, el banco remite la minuta del convenio a Secretaría General, quien a su vez envía a la Oficina Asesora Jurídica y la Dirección Financiera para la revisión del caso. Con el fin de garantizar la atención de compromisos y obligaciones asumidos por la entidad frente a su personal y a terceros, en desarrollo de las apropiaciones presupuestales, conforme lo establece los Decretos 359 de 1995 y 1525 de 2008, los convenios deberán constar por escrito y determinarse los servicios, modalidad, monto y tiempo de la reciprocidad, este, en ningún caso podrá exceder del tercer día hábil anterior al cierre del mes respectivo; de otra parte, deberá guardar equilibrio entre el servicio prestado por la entidad financiera y la retribución pactada. Los ingresos propios de los establecimientos públicos deberán manejarse en entidades financieras sometidas al control y vigilancia del Estado y deberán sujetarse a los mismos esquemas definidos para la Dirección del Tesoro Nacional, bajo la responsabilidad de los funcionarios que tengan la facultad de su manejo. Artículo 13 Decreto 359 de 1995. Los clientes internos del procedimiento son la Superintendencia de Notariado y Registro y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos; los clientes externos son: las entidades financieras y entidades gubernamentales. 1.1. ALCANCE: Inicia: Con el proceso de convocatoria y selección de la entidad financiera y remisión de la minuta del convenio con los anexos respectivos, para la validación desde el punto de vista financiero.
Página: 2 Qué hace?: La Dirección Financiera realiza el estudio de factibilidad financiero, tomando en cuenta el objeto del convenio, valor del contrato en términos de reciprocidad, análisis de operaciones de recaudo, volúmenes de operaciones, disponibilidad de fondos, tiempos de permanencia en cuenta de ahorro o corriente de los excedentes de liquidez de la entidad, además los servicios que ofrece la entidad bancaria. Termina: El Director Financiero remite el estudio de factibilidad financiero a Secretaría General, para su validación y firma del convenio bancario, por parte del ordenador del Gasto, previa aprobación de la Oficina Asesora Jurídica. Una vez en firme, dar cumplimiento y hacer seguimiento a lo estipulado en el convenio. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsable estratégico: Secretaria General (Ordenador del gasto). 2.2. Responsable operativo: Oficina Asesora Jurídica, Dirección Financiera y Grupo de Tesorería. 2.3. Responsables Control y Mejoramiento: Control Interno de Gestión. 3. DEFINICIONES: Recaudo: La Superintendencia de Notariado y Registro efectúa recaudos por la prestación del servicio registral (Expedición de certificados de Tradición, Derechos de Registro, copias, entre otros), por la administración del Fondo Cuenta Especial de Notariado (Aportes Especiales, Aportes Ordinarios, Recaudo con destino al fondo y con destino a Tesorería) y por Cartera de Vivienda. Custodia de dinero o valores: Este servicio consiste en salvaguardar el dinero y títulos valores de la entidad en una entidad financiera. Para ello, debe contar con técnicas de alta seguridad y estar respaldada por una amplia póliza de seguros contratada para estos efectos. Flujo de efectivo: Se define el flujo de efectivo como la diferencia entre el dinero recibido y el dinero pagado en un mismo periodo.
Página: 3 Reciprocidad: Compensación o remuneración no pecuniaria, determinada en promedios periódicos en cuenta corriente, que debe realizar una entidad, con el fin de cubrir los costos en que incurre el banco por la prestación del servicio contratado. 3.2. PHVA Planeación: Planeación de los recursos humanos, logísticos y financieros para la operación del procedimiento. Hacer: Gestionar el estudio de factibilidad financiero, con el análisis de las variables que determina la viabilidad del Convenio bancario. Verificar: Oportunidad, confiabilidad, seguridad, veracidad de la información, disponibilidad en el flujo de efectivo, volúmenes de operaciones, reciprocidad. Actuar: Generar acciones de mejora continua en la prestación del servicio bancario a la Superintendencia, facilitar al usuario el pago y garantizar a la Superintendencia el respaldo tecnológico, logístico y de manejo de recursos de la entidad financiera. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas. ACTIVIDAD ESENCIAL 1. Recopilación y análisis de Información. DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. Recepcionar loas propuestas de servicios de las entidades financieras. 2. El Grupo de Presupuesto, suministra el cuadro de ejecución de ingresos consolidado, con el recaudo por los diferentes conceptos de Registro y por Fondos Especiales. 3. Determinar el volumen de operaciones en un periodo determinado, el flujo de efectivo, así como el monto de
Página: 4 las obligaciones contraídas por la entidad y que cuentan con el respaldo presupuestal. 4. Punto de control: El funcionario encargado de la recopilación de la información debe validar la veracidad de los datos confrontando la documentación de Tesorería con la Presupuestal. 5. Una vez verificada la información, alimenta los datos de las variables, en un cuadro en Excel para el estudio financiero. Responsable: Externo: la entidad financiera. Interno: Funcionarios que reportan la información y quien prepara las variables del estudio financiero. Conocimiento: Externo: Usuario debe conocer las necesidades y condiciones financieras de la Superintendencia, normatividad vigente. Interno: manejo de cuentas bancarias, requisitos de aperturas de cuentas, básicos en sistemas, servicios bancarios de mejora para el recaudo y pagos de la entidad. Recursos esenciales: Externo: Soporte tecnológico, volúmenes de operaciones Interno: Internet, acceso a plataforma bancaria, software de liquidación registral, impresora y suministros. Normatividad: Decretos 359 de 1995 y 1525 de 2008, Circulares SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Herramientas de control: Externo: Disposiciones de la Superintendencia Bancaria y del Ministerio de Hacienda y crédito Público (Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional) Interno: Variables de análisis financiero inherentes a los convenios bancarios. Frecuencia: Periódica Tecnología (M.A.S): Sistematizada.
Página: 5 Elaboración del estudio de factibilidad financiera. Descripción de Actividades: Sobre la base de evidencias y cálculos correctos, del cuadro de variables de las propuestas de entidades financieras y situación económica de la entidad, se determina los siguientes aspectos: 1. Elaborar el análisis de antecedentes con: Sector objetivo del servicio requerido. Ciudades y oficinas disponibles del banco frente a la presencia registral y/o notarial en el territorio nacional. Volumen de operaciones por Oficinas de Registro y/o Notarias o fondos especiales. Servicios requeridos frente a servicios ofrecidos Análisis comparativo de servicios con otras entidades bancarias. Capacidad de respuesta en el servicio (Canales de recaudo y pago). Monto de reciprocidad, Flujo de efectivo y liquidez 2. Elaborar un resumen del servicio requerido por la Superintendencia. 3. Evaluar aspectos técnicos y productivos de la propuesta, en cuanto a nivel de ingresos requeridos, situación financiera, capacidad tecnológica de la Superintendencia, soporte tecnológico del Banco, el valor agregado del servicio propuesto. 4. Efectuar las proyecciones financieras para garantizar el cumplimiento de la reciprocidad y los planes de financiamiento del mismo. 5. Presentar las observaciones y/o conclusiones sobre las propuestas presentadas y convenio bancario. 6. Generar el estudio de factibilidad financiera para el convenio bancario sobre las propuestas presentadas. Responsable: Externo: Entidad bancaria Interno: Secretaría General (Ordenador del gasto) y Director
Página: 6 Financiero, previa validación de la Oficina Asesora Jurídica. Conocimiento: Externo: Usuario debe conocer las condiciones del servicio requerido, volúmenes de operaciones, costos por desarrollo tecnológico y por cubrimiento bancario. Interno: Condiciones de manejo de cuentas bancarias, obligaciones financieras para la ejecución del convenio y costos transaccionales. Recursos esenciales: Interno: Propuestas de entidades bancarias, Minuta del convenio bancario, Internet, software de liquidación de derechos de registro, computador, impresora con suministros. Normatividad: Decretos 359 de 1995 y 1525 de 2008, Circulares SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Herramientas de control: Interno: Variables y proyecciones financieras inherentes a los convenios bancarios Frecuencia: Periódica Tecnología (M.A.S): Sistematizada. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA. 5.1 Documentos de referencia: Norma NTC-GP: 1000-2009. Sistema de Gestión Pública de calidad. Política de calidad. Mapa de riesgos del proceso. Políticas de uso.. 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Ley de Presupuesto, Decreto de Liquidación del presupuesto de cada vigencia.
Página: 7 Decreto 359 de 1995. Decreto 1525 de 2008. Circulares SIIF del Ministerio de Hacienda y Crédito Público Reglamentación de la Superintendencia Financiera sobre requerimientos mínimos de seguridad, calidad y confidencialidad en el manejo de información a través de medios y canales de distribución de productos y servicios Instructivos del Sistema bancario. 6. NOTAS DE CAMBIO. VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO 7. ANEXOS: (No maneja formatos) Código Nombre Elaboró: María Mónica Lopera C. Profesional Especializado Luis A. Gutiérrez Pedraza Profesional Especializado Fecha: 9 de noviembre de 2011 Revisó: Yurley Díaz García Oficina Asesora de Planeación Fecha: 16 de enero de 2012 Aprobó: María Emma Orozco Espinosa Secretaria General Oscar Aníbal Luna Olivera Director Financiero Fecha: 25 de Enero de 2011