Fecha: 06/10/10 C O N T E N I D O 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento. 7. Glosario. 8. Anexos (formatos y registros). 9. Revisión Histórica. 1/9
1. Propósito: Automatizar procesos de los Departamentos y/o Unidades Staff de la Dirección de Recursos Humanos, a fin de mejorar de manera continua las funciones y actividades tendientes a la Universidad Digital. 2. Alcance: Es de observancia del Área de Sistemas dependiente del Departamento de Sistemas y Nóminas y aplica a los Departamentos y/o Unidades Staff que integran la. 3. Responsabilidad y Autoridad: Puesto Responsabilidad Autoridad Jefe de Departamento de Sistemas y Nóminas Responsable del Área de Sistemas Asistente del Área de Sistemas Administrar el procedimiento de automatización de procesos. Analizar requerimiento y verificar disponibilidad de recursos. Realizar entrevista para establecer condiciones de operatividad del requerimiento. Analizar la viabilidad técnica del requerimiento, a fin de determinar la procedencia de la Realizar pruebas de funcionalidad de la automatización; así como, programar y efectuar capacitación. Autorizar automatización y gestionar recursos. Coordinar con los Departamento y/o Unidades staff las acciones necesarias para llevar a cabo el proceso de Asegurar de la implementación de la 4. Normatividad aplicable: Reglamento de Tecnologías de la Información y Comunicaciones 5. Políticas: 5.1 El Jefe del Departamento y/o Titular de la Unidad Staff requerirá la automatización de procesos mediante la formalización del requerimiento, el cual expresará en forma clara y precisa las necesidades a cubrir; además, se comprometerá a recibir la capacitación el día, hora y lugar señalados por el Asistente del Área de Sistemas. 5.2 El Responsable del Área de Sistemas detectará oportunidades de mejora, en cuanto a automatización de procesos en la, coordinándose para ello con los Jefes de Departamento y/o Titulares de las Unidades Staff. 5.3 El Responsable del Área de Sistemas verificará la implementación y funcionalidad.de la 2/9
5.4 El Asistente de Sistemas realizará las pruebas de la automatización y funcionalidad, en caso de que se requieran correcciones serán únicamente de forma más no de fondo, es decir especificaciones de ocurrencia o de último momento. 5.5 La automatización estará sujetará a la disponibilidad de recursos y aplicación de disposiciones emitidas en materia. 5.6 Las correcciones, mejoras y actualizaciones a los módulos en operación estarán sujetos al alcance del contrato de Mantenimiento Anual que se tiene asignado con el Organismo Diseñador y Desarrollador. 3/9
6. Diagrama de bloque del procedimiento: Departamentos y/o Unidades Staff Jefe del Departamento de Sistemas y Nóminas Responsable del Área de Sistemas INICIO 1 Requisita formato de Requerimiento de Automatización (O-1), entrega y obtiene acuse de recibo. 2 Recibe el formato de Requerimientos de Automatización (O), verifica que se encuentre debidamente requisitado y analiza; es viable instruye lo conducente mediante formato y entrega; en caso contrario, expone las razones de la improcedencia de la automatización y entrega. NO Es viable? SI 3 Paso1 Recibe formato Requerimientos de Automatización (O), programa y realiza entrevista para establecer las condiciones de operatividad; elabora análisis y determinación de requerimientos y entrega. A 4/9
Jefe de Departamento de Sistemas y Nóminas Responsable del Área de Sistemas A Responsable del Organismo Diseñador y Desarrollador 4 Recibe y evalúa el análisis de los requerimientos conecta a procedimiento interno. Procedimiento interno 5 Recibe propuesta, verifica cumplimiento de viabilidad técnica y entrega; en caso contrario, realiza precisiones (Reinicia paso 4). 6 SI Técnicamente viable? NO Recibe propuesta y análisis de viabilidad técnica: verifica disponibilidad de recursos y en su caso gestiona, de lo contrario, reinicia (reinicia el paso 2). Paso 4 NO Dispone recursos? SI 7 Paso 2 Recibe autorización e informa por el conducto que se haya establecido. 8 Recibe instrucción para el desarrollo de la aplicación. B 5/9
Responsable del Organismo Diseñador y Desarrollador B Responsable del Área de Sistemas 9 Asistente del Área de Sistemas Da seguimiento a las acciones hasta la conclusión del desarrollo de la aplicación. 10 Entrega aplicación para que se proceda a la implementación. 11 Recibe aplicación, asigna responsable para realizar pruebas, extrae formato de Requerimientos de Automatización (O) y entrega. 12 Recibe aplicación y formato de Requerimientos de Automatización (O), procede a realizar pruebas y, en caso de requerir correcciones, solicita se presente el Responsable del Organismo Diseñador y Desarrollador para informar la funcionalidad. C 6/9
Responsable del Organismo Diseñador y Desarrollador Asistente del Área de Sistemas Responsable del Área de Sistemas 13 C Obtiene, realiza correcciones a la aplicación y entrega. 14 Recibe correcciones a la aplicación, programa capacitación, implementa e informa. 15 Se entera del programa de capacitación, firma de conformidad en el formato Requerimiento de Información (O) y entrega. 16 Recibe formato Requerimiento de Información (O) firmado de conformidad e informa de la correcta FIN 7/9
7. Glosario: Aplicación: Solución informática para la automatización de procesos. Automatización: Uso de sistemas o elementos computarizados para controlar procesos. Análisis y determinación de requerimientos: Se refiere a las herramientas escritas y/o verbales que llevan a la determinación de necesidades. Condiciones de Operatividad: Conjunto de elementos necesarios para realizar una actividad específica. Correcciones: Detección de errores que se emendarán para perfeccionar los procesos. Disponibilidad de Recursos: Elementos disponibles para resolver una necesidad económica o financiera. Entrevista: Formalizar en una reunión de trabajo con una o varias personas para precisar los puntos de atención y, en caso necesario, proceder a las aclaraciones que contribuyan a un fin determinado. Evidencia Documental: Prueba que se manifiesta en documentos de la elaboración de un proceso. Firma de Conformidad: Elemento de validación de un acuerdo entre las partes. Implementación: Serie de actividades que dan como resultado la automatización de un proceso. Modulo: Es una parte de un programa de computadora, que realiza varias tareas que debe realizar para cumplir con su función u objetivos. Requerimiento: Es la especificación de una necesidad para optimizar un proceso. Pruebas: Representa los ejercicios prácticos realizados para determinar el cumplimiento de los escenarios establecidos en los requerimientos de Viabilidad Financiera: Acción que se realiza conforme a la disponibilidad de recursos económicos. Viabilidad Técnica: Es aquello que se realizará tomando en cuenta las limitantes tecnológicas o de comunicación entre datos. 8/9
8. Anexos (formatos y registros): Requerimiento de Automatización. 9. Revisión Histórica: Número de versión Fecha de revisión Revisó (Puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 00 06/10/10 RD Comité de Calidad Nuevo 9/9