LANZAMIENTO DEL PROYECTO

LANZAMIENTO DEL PROYECTO E-COMMERCE CENCOSUD COLOMBIA PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL DE E-COMMERCE PARA LAS ÁREAS DE MERCADEO Y VENTAS DE LA EMPRESA CENCOSUD COLOMBIA

UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL Copyright 2013 CICLO No. 2 PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL DE E- COMMERCE PARA LAS ÁREAS DE MERCADEO Y VENTAS DE LA EMPRESA CENCOSUD COLOMBIA PRESENTADO POR: ZORANYI DIAZ DIANA CAMARGO ELIZABETH SERRANO DAISY GARZON VICTORIA SANCHEZ 1

Bogotá, D.C., 20 de Mayo de 2013 Señores CENCOSUD Bogotá - Colombia Distinguidos señores Cordialmente ponemos a su consideración el lanzamiento del ciclo 2 del proyecto PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL DE E-COMMERCE PARA LAS ÁREAS DE MERCADEO Y VENTAS DE LA EMPRESA CENCOSUD COLOMBIA con el fin de brindar información clara y precisa acerca del desarrollo del proyecto según los parámetros establecidos para lograr los mejores resultados a futuro. Para ampliar inquietudes y plantear sugerencias, agradecemos comunicarse con nosotros al teléfono 3176571792, para proporcionarle información adicional que considere conveniente o al correo electrónico liza8003@hotmail.com Cordialmente, ELIZABETH SERRANO Gerente del Proyecto ZODIELADAVI8C SYSTEMS 2

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA QUIEN ES CENCOSUD CENCOSUD (Centros Comerciales Sudamericanos) Es un consorcio empresarial chileno que opera en diversos países de América del Sur, principalmente en el rubro minorista. Es controlada por la familia Paulmann. Cencosud (NYSE:CNCO), es uno de los más grandes y prestigiosos conglomerados de retail en América Latina. Cuenta con operaciones activas en Argentina, Brasil, Chile, Perú y Colombia, donde desarrolla una exitosa estrategia multiformato que hoy da trabajo a más de 100 mil personas. Desde Junio 22 de 2012, Cencosud (NYSE:CNCO), cotiza en la bolsa de Nueva York con la sigla CNCO. Con esta operación, Cencosud se transformó en la duodécima empresa chilena en emitir acciones en el mercado estadounidense.. OPERACIONES Sus operaciones se extienden a los negocios de supermercados, homecenters, tiendas por departamento, centros comerciales y servicios financieros, siendo la compañía de capitales latinoamericanos más diversificada del Cono Sur y con la mayor oferta de metros cuadrados. Adicionalmente, desarrolla otras líneas de negocio que complementan su operación central, como es el corretaje de seguros, centros de entretención familiar y agencia de viajes. Todos ellos, cuentan con un gran reconocimiento y prestigio entre los consumidores, con firmas que destacan por su calidad, excelente nivel de servicio y satisfacción al cliente 3

NUESTRA MISIÓN Nuestra misión consiste en trabajar, día a día, por llegar a ser el retailer más rentable y prestigioso de América Latina, en base a la excelencia en nuestra calidad del servicio, el respeto a las comunidades con las que convivimos y el compromiso de nuestro equipo de colaboradores. Todo esto, a través de los pilares básicos de nuestra compañía: Visión Desafío Emprendimiento Perseverancia NUESTRA VISIÓN Llegar a ser un operador de clase mundial. Ser vanguardistas, innovadores y apasionados. Lograr un equipo humano de excelencia. Tener la mejor oferta de productos y soluciones. Hacer todo fácil, fluido para nuestros clientes, colaboradores y proveedores. NUESTRO OBJETIVO En Cencosud nuestro objetivo central es poder convertirnos en el mayor retailer de América Latina, llegando con la máxima calidad de servicio, excelencia y compromiso, a cientos de miles de clientes. 4

NUESTROS VALORES Considerando que tenemos una Visión y Misión definidas, que marcan nuestro Norte como organización, queremos plasmar y resumir en 6 valores nuestra espina dorsal, aquella que nos ayuda a regir nuestra conducta, aquella que nos asegure que somos efectivamente una sola compañía que crece y cree en el futuro, que confía en cada uno de nosotros como portadores de nuestra historia y poseedores de nuestro futuro. NUESTRA FILOSOFÍA Se centra en generar rentabilidad económica, preocupándonos de generar al mismo tiempo, valor social y medioambiental en las sociedades donde operamos, siempre buscando la sustentabilidad a largo plazo, del negocio y del entorno 5

DESARROLLO DE LA EMPRESA CENCOSUD EN COLOMBIA En Octubre de 2012, Cencosud a través de Easy Colombia adquiere la operación de supermercados Carrefour en Colombia (90 tiendas y más de 11.000 colaboradores) y entra a Colombia con la marca Jumbo. 6

INFORMACIÓN DEL GRUPO ROL NOMBRE E MAIL Líder de planeación Líder de Calidad Líder de soporte Líder de proyecto Líder de desarrollo Victoria Sánchez Daisy Cristina Garzón Celis Zoranyi Diaz Elizabeth Serrano Leyton Diana Camargo victoria868@hotmail.com daisy.garzonc.pr@etb.com.co Zoranyi.diaz@hotmail.com liza8003@hotmail.com carolina_camargo027@hotmail.com PROBLEMA Según la propuesta del proyecto PROYECTO DE IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL DE E-COMMERCE PARA LAS ÁREAS DE MERCADEO Y VENTAS DE LA EMPRESA CENCOSUD COLOMBIA, el objetivo general es Diseñar, implementar y poner en práctica una herramienta tecnológica a través de un modelo de sistema de información gerencial que permita evaluar y hacer un diagnóstico al interior de la organización y por medio del mismos crear un modelo que integre las distintas áreas de la empresa y que vaya en concordancia con lo que previsto en la planeación de la organización, esto sin duda alguna, conlleva a lograr ampliar la cuota de mercado ya existente para la organización, lograr una mayor fidelización de los clientes del negocio y fortalecer el portafolio de productos orientado al segmento del retail. Teniendo en cuenta la importancia que en la actualidad tiene la aplicación de un sistema de información, donde procesos como los de incrementar ventas y obtener más clientes permitirían a Cencosud seguir siendo una de las empresas más competitivas en el mercado mencionaremos algunos beneficios para la organización según el diagnostico realizado. 7

VENTAJAS DEL E-COMMERCE PARA CENCOSUD COLOMBIA ACCESIBILIDAD: 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. El ente puede acceder a la información y compra de productos en cualquier momento sin tener que preocuparse por el horario de los establecimientos, el aparcamiento, la aglomeración de público y la espera para pagar. INFORMACIÓN: Con una población cercana a y donde se reporta un crecimiento anual superior al 15% anual, en personas que acceden a internet para la búsqueda de información, un gran porcentaje de los mismos realiza compras online, como beneficio los consumidores pueden acceder a todo tipo de información sobre productos: precios, características y disponibilidad sin salir de casa o de la oficina. CLIENTES INFORMADOS: desaparece la figura del vendedor, gracias a la modernidad los clientes conocen más, están más informados y son más especializados y es el propio consumidor quien busca lo que quiere y con un solo click ejecuta la compra. 8

MULTIMEDIA, REDES SOCIALES: a través de las últimas tecnologías de la información, el consumidor puede experimentar el producto de primera mano, seleccionar las características del producto, elegir precios y acceder a promociones que se manejen virtualmente, estos factores son decisivos y determinantes a la hora de efectuar la compra A través del diagnostico realizado se brinda un completo análisis para el diseño y la implementación de lo idea propuesta, haciendo las evaluaciones correspondientes y estableciendo cronogramas de estricto cumplimiento para los integrantes del proyecto, focalizados en impactar de manera positiva al cliente final, atrayendo nuevos escenarios y consumidores, todo esto teniendo en cuenta los costos, las ideas de la administración, el conocimiento de los sistemas existentes, el manejo contable y los programas ya existentes en la empresa, así como del costeo ABC, la administración Basada en las Actividades ABM, los servidores, Microinductores, e Indicadores de Gestión. Así mismo garantizamos una comunicación asertiva y directa con nuestros usuarios finales. OBJETIVO ESTRATÉGICO Lograr aumentar cuotas de mercado en el País y lograr así mismo la fidelización de los clientes, incursionando en nuevos campos, todo esto aprovechando la difusión de las nuevas tecnologías de información y del auge de las redes sociales, integrando a las diferentes áreas funcionales de la organización como mercadeo, publicidad, los equipos comerciales y a la alta gerencia. 9

OBJETIVOS DE GRUPO Objetivo 1: Desarrollar un producto de alta calidad Meta 1.1: 100% de los requerimientos para la ejecución y la implementación del proyecto. Objetivo 2: Constituir un equipo de trabajo responsable Meta 2.1: Porcentaje de entregas hechas a tiempo > 95%. Objetivo 3: Terminar el proyecto a tiempo Meta 3.1: Días de desfase en la terminación del proyecto < 5 días Objetivo 4: Realizar un proyecto bien administrado y productivo Meta 4.1: Error en la estimación del tamaño del producto < 20%. Meta 4.3: Porcentaje de información registrada en la página de control del proyecto = 100%. OBJETIVO DE LOS MIEMBROS DEL GRUPO Objetivo 1: Ser un miembro efectivo y cooperativo Meta 1.1: Promedio de evaluación del rol por ayuda y soporte > 4 o Meta 1.2: Promedio de evaluación del rol contribución global > 4 Objetivo 2: Hacer el trabajo personal de manera disciplinada y responsable Meta 2.1: Promedio de evaluaciones del rol > 4 Objetivo 3: Planear y hacer seguimiento del trabajo personal Meta 3.1: Porcentaje de tareas planeadas y completadas >90% Meta 3.2: Porcentaje de logs registrados en la herramienta del proyecto = 100% Objetivo 4: Ser puntuales en las reuniones de seguimiento Meta 4.1: Promedio de impuntualidades a reuniones de grupo <10% 10

Meta 4.2: Promedio de impuntualidades en cuanto a entrega de documentos u otros < 10% Objetivo 5: Ser un miembro proactivo Meta 5.1: Número de correos con preguntas acerca del proyecto o acerca de las tareas que debe realizar, con aclaraciones que quiera hacer con respecto a alguna tarea que está realizando o con algún reporte específico de sus tareas >= 1 por semana. OBJETIVO DEL PROYECTO Objetivo 1: Formulación de la estrategia Meta 1.1: Analizar las diferentes opciones estratégicas de prioridad para la definición y puesta en marcha del proyecto = 100% Meta 1.2: Seleccionar los proyectos estratégicos que se utilizarán en el plan estratégico de sistemas de información = 90% Meta 1.3: Definición de las estrategias mediante las cuales se desarrollará el proyecto = 100% Meta 1.4: De acuerdo al plan de acción desarrollar las actividades propuestas para cumplirlas en el tiempo previamente definido = 100% Meta 1.5: Diseño y elaboración del presupuesto dentro del tiempo previamente definido que permita identificar los recursos necesarios para la ejecución de los planes con el fin de cuantificar dichos recursos. Objetivo 2: Calificación del cliente Meta 2.1: De acuerdo a la apariencia del modelo implementado el cliente determinará la calificación del mismo. = 100% Meta 2.2: De acuerdo a la facilidad y efectividad del modelo el cliente determinará la calificación del mismo = 100% 11

OBJETIVO DE LOS ROLES LÍDER Objetivo global: El líder direcciona al grupo asegurando que cada uno de los integrantes del equipo de trabajo cumplan con el reporte de sus datos a tiempo para terminar el trabajo como se planeo inicialmente. Objetivo 1: Verificar constantemente el estado del proyecto para evitar retrasos en tareas pendientes Meta 1.1: Verificar que todas las tareas sean ingresadas por cada uno de los miembros del equipo el día posterior a la reunión de seguimiento. Meta 1.2: Verificar el estado de las tareas pendientes en la fecha acordada en la reunión de seguimiento. Objetivo 2: Gestionar la resolución de los asuntos que los diferentes integrantes del grupo presenten Meta 2.1: Horas para enviar una respuesta preliminar < 24 Objetivo 3: Moderar efectivamente las reuniones de grupo semanales Meta 4.1: Presentar el orden del día antes de empezar una reunión de seguimiento. Meta 4.2: Moderar los tiempos de las intervenciones de cada miembro. Objetivo 4: Mantener una comunicación continua y activa con el cliente del sistema. Meta 4.1: Planear y efectuar una reunión con el cliente cada quince días para informar el estado del proyecto y obtener retroalimentación por parte de él. Meta 4.2: Dudas al terminar las reuniones con el cliente = 0. 12

PLANEACIÓN Objetivo Global: Guiar al grupo en la elaboración de las tareas de planeación y el seguimiento del proyecto. Objetivo 1: Dar soporte y guía al grupo en la tareas de planeación y seguimiento del proyecto. Meta 1.1. Producir un plan completo, preciso y exacto del plan del equipo y de cada uno de sus miembros. Meta 1.2. Reportar con exactitud el estado general del proyecto cada semana. Objetivo 2: Asegurar que los miembros del grupo conozcan sus tareas en todo momento. Meta 2.1 Enviar la planeación de las tareas el mismo día de la reunión de seguimiento. Objetivo 3: Definir un esquema ordenado para la planeación de tareas. Meta 3.1 Definir un documento de estándar de nombramiento de tareas para la herramienta. Objetivo 4 : Realizar un seguimiento de las tareas definidas en el plan. Meta 4.1: Definir un documento estándar para realizar un seguimiento de las tareas planeadas. DESARROLLO Objetico Global: Guiar al equipo de trabajo en la definición, diseño y desarrollo y pruebas del producto Objetivo 1: El diseño del sistema estará correctamente planificado. Meta 1.1: Número de clases implementadas del diseño original = 100%. Meta 1.2: Número de clases adicionales que se implementen en el sistema y no se encuentren en el diseño original <=3. Meta 1.3: Relaciones y requerimientos funcionales asignados a cada clase implementados según el diseño original = 100%. 13

Meta 1.4: Número de prototipos de interfaz gráfica presentados para elegir en consenso por el grupo >= 3. Objetivo 2: Conducir al equipo de trabajo en el desarrollo de la especificación de requerimientos. Meta 2.1: Desarrollo de requerimientos funcionales y no funcionales solicitados para el sistema = 100%. Meta 2.2: Cubrimiento de casos de prueba planteados para los requerimientos funcionales = 100%. Meta 2.3: Número de elementos de la interfaz gráfica introducidos según el diseño aprobado por consenso del grupo > 90%. CALIDAD Objetivo Global: Definir las necesidades del proceso, Hacer el plan de calidad, hacer seguimiento al proceso y a la calidad del producto. Objetivo 1: Todos los miembros hacen uso y seguimiento adecuado del proceso TSP para lograr un trabajo de calidad. Meta 1.1: Porcentaje de etapas del proceso TSP alcanzadas = 100% Meta 1.2: Calificación de la calidad del proyecto > 4 Objetivo 2: Coordinar el proceso de inspección en cada una de las etapas del proceso. Meta 2.1: Porcentaje de reportes de inspección en cada etapa del proceso = 100% Objetivo 3: Asegurar que la documentación del proyecto esté completa y disponible en todo momento. Meta 3.1: Porcentaje de reportes completos y corregidos elaborados por los miembros del equipo = 100% Meta 3.2: Porcentaje de reportes subidos a la Wiki del grupo = 100% Meta 3.3: Porcentaje de reuniones adecuadamente documentadas y visibles en la Wiki del grupo 0 100% 14

SOPORTE Objetivo Global: Brindar soporte al grupo de trabajo con la determinación, obtención y administración de las herramientas necesarias para desarrollar el producto. Objetivo 1: Saber manejar el software que se utilizará a lo largo del desarrollo del proyecto. Meta 1.1: Estudiar tutoriales relativos al manejo de los paquetes de software en cuestión. Meta 1.2: Número de pruebas de concepto realizadas sobre una herramienta de desarrollo >= 1 por semana. Meta 1.3: Enviar "tips" o recomendaciones para el uso del software comenzando cada semana > 2. Meta 1.4: Cuatro (4) días antes de que el grupo deba hacer uso de un paquete de software, empezar a hacer uso de dicho paquete y elaborar un reporte con sus características básicas de manejo. Objetivo 2: Estar al tanto de los problemas y dudas que tengan los integrantes del grupo frente a una aplicación. Meta 2.1: Solucionar el problema o la duda a mas tardar 24 horas después de haber sido generada. Meta 2.2: Contestar los correos electrónicos antes de 24 horas, avisando cuál es el plan a seguir. Objetivos 3: brindar soporte en cuanto a las herramientas tecnológicas a utilizar en el desarrollo del proyecto. Metas 3.1: estar atento a las inquietudes manifestadas por el equipo y dar respuesta en el lapso de >24 h. Metas 3.2: actualizar y organizar la información que se publique en el blog del proyecto. DISPONIBILIDAD DE LOS PARTICIPANTES Convenciones Se consideran horas hábiles de 7 a.m. a 5 p.m. No se tiene en cuenta el horario de la reunión de seguimiento. 15

Horario Horario Día Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Líder 6:30 pm 7:30 pm 6:30 pm 930 pm 7:30 pm 8:30 pm 6:30 pm 9:30 pm 6:30 pm 8:30 pm Planeación 7:30 pm 8:30 pm Desarrollo 7:30 pm 8:30 pm Soporte 7:30 pm 8:30 pm Calidad 7:30 pm 8:30 pm Reglas de Funcionamiento 1. Ser puntual a las reuniones. Si algún miembro no puede llegar o reunirse en la fecha pactada, debe comunicarse por correo con el líder con el tiempo suficiente para cambiar la hora o la fecha de la reunión, esto con el fin de poder hacer la reunión y tener apoyo de todos los integrantes en caso de algún imprevisto. Se aclara que por favor no se vuelva costumbre. 2. Ser puntual con las entregas. Se solicita que los informes individuales se entreguen a tiempo y los riesgos también con el fin de unificarlos y enviarlos al líder del grupo para poder presentar a tiempo el informe semanal. 3. El reporte semanal individual debe ser publicado en el blog del grupo todas las semanas a más tardar los jueves antes de la 12 p.m. En la semana 3 se debe subir al blog el día de la entrega del primer ciclo. Esto se hará con el fin de que el líder de planeación y el líder del grupo estén muy bien informados en cuanto al estado del proyecto y se puedan planear las actividades de la semana siguiente. 4. En el informe semanal deben aparecer reportadas todas y cada una de las actividades asignadas a todos los integrantes del grupo, junto con la calificación de cumplimiento que cada uno alcanzó. Si la calificación es baja se considera una falta y será tenida en cuenta para el conteo de faltas de cada integrante del grupo, si es media se debe hablar en la reunión y motivar a los integrantes con el fin de lograr mayor compromiso en las actividades planeadas. 5. Cuando un miembro del grupo sienta que no está muy capacitado en cuanto al conocimiento teórico o práctico (de las lecturas o de las herramientas que se están utilizando) debe notificar por escrito al líder de soporte con copia al líder del grupo con el fin de mitigar este inconveniente. El líder de soporte le responderá al miembro del grupo sugiriéndole lecturas, enviándole un demo para la utilización de algún software, remitiéndolo a otro miembro que tenga amplio conocimiento en el tema o de cualquier otra manera que considere pertinente. El líder del grupo debe hacer un seguimiento en cuanto al estado de este proceso de auto aprendizaje. 16

6. Durante las reuniones está prohibido hablar por celular. La intención es que todos los miembros estén concentrados en la reunión. 7. Todos los entregables del proyecto deben ser leídos y revisados por el líder del grupo antes de ser entregados o publicados. 8. A todos los miembros del grupo se les debe asignar una carga de trabajo equivalente y también deben leer los entregables del proyecto. 9. Todos los entregables se deben ajustar a los estándares de calidad preestablecidos. CONTEO DE FALTAS DE LOS INTEGRANTES En cada reunión se hará un conteo de las faltas en las que han incurrido cada uno de los integrantes del grupo. Inicialmente se manejará un llamado de atención por parte del líder del proyecto, haciéndole firmar un acta de compromiso; que debe ser respetada. Si un integrante del grupo supera tres (3) faltas continuas en los plazos de entrega de las tareas, se le comunicara por escrito al docente. EVALUACIÓN DE PARES La evaluación de pares que lleve a cabo cada uno de los integrantes del grupo debe hacerse de la manera más honesta y objetiva posible, de tal forma que la evaluación resultante evidencie realmente el trabajo desarrollado por cada integrante durante el proceso de desarrollo. HORA OFICIAL La hora oficial que se tendrá en cuenta para las reuniones, entregas y todo el resto de actividades del grupo, será la Hora Oficial Colombiana, esta hora es tomada de los patrones de referencia del Laboratorio de Tiempo y Frecuencia del Instituto Nacional de Metrología. REUNIONES DE SEGUIMIENTO LUGAR Y HORARIO Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca, los miércoles de 7:30pm a 8:30pm. 17

PREPARACIÓN El objetivo de las reuniones de seguimiento semanales deberá ser evaluar el trabajo de la semana, allí se debe especificar el nombre del proyecto, fecha y número de semana. Se deben registrar los riesgos que se presentaron en la semana y como se les hizo el seguimiento. También el seguimiento de cada una de las actividades que realizo cada líder y una evaluación de acuerdo al desempeño de cada uno según las tareas asignadas. Se debe especificar los logros que se obtuvieron en la semana y los objetivos de la semana que comienza respecto al producto y al proceso. Se pide a todos los integrantes del grupo que cumplan con todas las reglas establecidas y que siempre haya una excelente comunicación con el fin de cumplir con todos los parámetros establecidos para la realización del proyecto. Todos los miembros deben ser muy responsables, deben compartir todas las inquietudes que tengan y compartir con los demás integrantes del grupo las soluciones a otras inquietudes que se hayan presentado en el trascurso de la semana, con el fin de responder de manera oportuna al sistema. 18

PREPARACIÓN POR ROLES LÍDER El día de la reunión se unifica la información, se comparte con los integrantes del grupo y se le envía a cada uno a su correo con el fin de que todos tengan conocimiento del desarrollo del proyecto, se debe: DESARROLLO o Hacer seguimiento a las tareas que debían realizarse o Verificar que todos suministraron datos para el proyecto o Verificar que todo lo pendiente se haya realizado o Identificar las tareas para la semana siguientes y asignarlas según sus roles Llevar a la reunión el reporte de los resultados de desarrollo del proyecto correspondiente a la semana anterior, cconducir a la construcción de la estrategia de desarrollo, a la producción del primer estimado de tamaño y tiempo, al desarrollo de la especificación de requerimientos, a la producción del diseño de alto nivel, a la producción de las especificaciones de diseño y a la implementación del proyecto. CALIDAD Conducir el grupo en la producción y en el seguimiento del plan de de calidad, alertar al grupo, al líder y al instructor en caso de problemas de calidad, conducir el grupo en la documentación de sus procesos y en mantener un enfoque de mejoramiento continuo, establecer y mantener los estándares del desarrollo del proyecto. SOPORTE Conducir el grupo en la determinación de sus necesidades de herramientas y logística, administrar el proceso de control de configuraciones, mmantener el sistema de rastreo de riesgos y problemas y velar por la estrategia de reutilización de algunos procesos. 19

PLANEACIÓN Llevar formatos de documentos para el registro y seguimiento de las tareas planeadas. El formato de estos documentos debe estar avalado por el líder de calidad con el fin de asegurar el cumplimientos de los estándares necesarios. Conducir el grupo en la producción del plan de las tareas a realizar en el próximo ciclo, especificar las tareas y las horas por cada actividad, documentar las tareas en el formato de tareas, conducir el grupo en la elaboración del cronograma para el próximo ciclo y determinar las horas semanales de cada integrante. 20