Página 1 de 8 Fecha de Vigencia: 17 / 09 / 15 VERSIÓN 1 Adopción del procedimiento 2 3 4 HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO Actualización alcance, base legal (Resolución 4847 de 2011), cambio de los responsables en el control de revisiones, actualización fecha de vigencia y modificación en los puntos de control. Modificación del objetivo en cuanto a las redacción gestionar e implementar proyectos de cooperación que se presentan en conjunto con las entidades concernidas a la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura UNESCO- Actualización de la base legal: Incluye Reglamento para la Implementación en Colombia de Proyectos de Cooperación con la UNESCO del 24 de octubre de 2013 y Resolución 4801 del 10 de julio de 2014, se elimina la resolución 4847 de 2011. Actualización de la definición de Programa de participación e inclusión de los términos Entidades concernidas y APC: Agencia Presidencial de Cooperación, esta sigla se encuentra en el flujograma Actualización de documentos asociados: se elimina Cuadro de Control de Ejecución del proyecto Actualización de todos los registros Actualización de políticas de operación: se modificó la primera política de operación por Los proyectos se presentan siguiendo un calendario bianual establecido por la organización y de acuerdo a los lineamientos propuestos por las Resoluciones de la Conferencia General de la UNESCO en referencia a los programas. Actualización del desarrollo del procedimiento: se modifica el flujograma, de acuerdo con las actividades vigentes Actualización de los puntos de control: se ajustaron a las nuevas actividades del desarrollo del procedimiento Actualización base legal: Eliminación de la Resolución 4801 de 2014 del Ministerio de Relaciones Exteriores por estar derogada. Inclusión de la Resolución 5813 de 2011 del Ministerio de Relaciones Exteriores por la cual se crean grupos de trabajo. Inclusión de la Resolución 1771 de 2015 del Ministerio de Relaciones Exteriores por la cual se modifican parcialmente los artículos 1 y 2 de la Resolución 5813 de 2011 y se derogan las resoluciones 1520 de 2014 y 4801 de 2014.
Página 2 de 8 CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA MARÍA FERNANDA FORERO RAMÍREZ SORAYA RUBI MARTÍNEZ Coordinadora del GIT Comisión Nacional de Cooperación con UNESCO Asesor y gestor de cambio de la Dirección de Asuntos Culturales 17/09/2015 17/09/2015 REVISÓ CARGO FECHA LUIS ARMANDO SOTO BOUTIN Director de Asuntos Culturales 17/09/2015 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional 17/09/2015
Página 3 de 8 1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades necesarias para participar, gestionar e implementar proyectos de cooperación que se presentan en conjunto con las entidades concernidas a la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura UNESCO-. 2. ALCANCE Inicia con la identificación de líneas de oportunidades de cooperación; comprende la formulación de proyectos, su presentación ante las diferentes fuentes de financiación de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura UNESCO- y el seguimiento al proceso de su ejecución. Finaliza con la presentación de los informes de ejecución que requiere la UNESCO. 3. BASE LEGAL Ley 8 de 1947 (octubre 15) por el cual se autoriza la adhesión de Colombia a un Convenio Internacional. Decreto 4016 del 1 de diciembre de 2004 por el cual se reforma la Comisión Nacional de Cooperación con la UNESCO. Resolución 1771 de 2015 del Ministerio de Relaciones Exteriores por la cual se modifican parcialmente los artículos 1 y 2 de la Resolución 5813 de 2011 y se derogan las resoluciones 1520 de 2014 y 4801 de 2014 Resolución 5813 de 2011 del Ministerio de Relaciones Exteriores por la cual se crean grupos de trabajo Reglamento para la Implementación en Colombia de Proyectos de Cooperación con la UNESCO del 24 de octubre de 2013. 4. DEFINICIONES APC: Agencia Presidencial de Cooperación, esta sigla se encuentra en el flujograma CCUN: Comisión Nacional de Cooperación con la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura UNESCO-. ENTIDADES CONCERNIDAS: Entidades gubernamentales, intergubernamentales, la sociedad civil y otras organizaciones internacionales con competencias específicas en el tema tratado. PROGRAMA DE PARTICIPACIÓN: Es uno de los mecanismos utilizados por la UNESCO que financia actividades propuestas por los Estados miembro. El programa tiene como objeto proporcionar apoyo a proyectos nacionales, subregionales o regionales que estén en línea con los objetivos del Programa General de la UNESCO. PROYECTOS EXTRAPRESUPUESTALES: Son aquellos proyectos que no se presentan fuera del Programa de Participación, y cuya obtención de recursos está sujeta a la consecución de un donante. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Página 4 de 8 Resoluciones de la Conferencia General de la UNESCO referentes a la aprobación de proyectos en el marco del Programa de Participación, así como los proyectos extra presupuestales. Programa y Presupuesto de la UNESCO y estrategia de plazo medio. 6. REGISTROS Comunicaciones de acompañamiento y seguimiento al diseño y presentación de los proyectos. Relatoría de las reuniones de verificación y control. Formatos de aplicación para los programas diligenciados por las entidades concernidas. Comunicaciones relacionadas con la implementación y ejecución de los proyectos (cuando el proyecto haya sido aprobado por la UNESCO). Comunicaciones oficiales hacia las entidades concernidas en relación con la aprobación de los proyectos. Formato de Reporte de Actividades (cuando el proyecto haya sido aprobado por la UNESCO). Formato de Reporte Financiero (cuando el proyecto haya sido aprobado por la UNESCO). Cuadro de Control de Ejecución del proyecto. (cuando el proyecto haya sido aprobado por la UNESCO) Producto de comunicación (video, cartilla, manuales, pilotos de radio, etc.) (cuando el proyecto haya sido aprobado por la UNESCO) 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los proyectos se presentan siguiendo un calendario bianual establecido por la organización y de acuerdo a los lineamientos propuestos por las Resoluciones de la Conferencia General de la UNESCO en referencia a los programas. La elaboración de los proyectos debe ser acorde con las prioridades de política exterior identificadas a nivel nacional y los lineamentos y requisitos establecidos por la Comisión Nacional de Cooperación con la UNESCO. La administración de los recursos asignados a los proyectos se debe realizar de acuerdo con los lineamientos establecidos para tal fin por la entidad ejecutora de los recursos y la UNESCO.
Página 5 de 8 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO GESTION Y ADMINISTRACION GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE UNESCO UNESCO (FRANCIA) OBSERVACIONES Inicio 1. Identificar la convocatoria de cooperación relacionada con los programas de la UNESCO 2. Informar a las entidades que conforman la CCUN acerca de las características de la convocatoria de Cooperación 3. Brindar acompañamiento a las entidades que conforman la CCUN para la formulación del proyecto El acompañamiento busca asegurar que el proyecto se presente en los términos requeridos por la UNESCO, y responda las prioridades nacionales. 4. Avalar el proyecto y remitirlo a la UNESCO (Paris, Quito u oficina regional) El proyecto es firmado por los directivos de la entidad beneficiaria y/o el Secretario Ejecutivo de la CCUN 5. Aprobar el proyecto Esta actividad se cumple únicamente cuando la anterior se da y de ella salen sugerencias al documento Si Se aprueba el proyecto? 6. Informar a los miembros de la CCUN sobre la aprobación de los proyectos. Incluyendo a la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, en su calidad de ejecutor financiero No 1 1
Página 6 de 8 GESTION Y ADMINISTRACION GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE UNESCO UNESCO (FRANCIA) OBSERVACIONES 1 7. Aprobar desembolso económico 8. Verificar que los giros de los fondos provenientes de UNESCO lleguen a APC (administrador de recursos en Colombia). La recepción, ejecución y el control de los recursos es realizado por la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia (miembro de la Comisión Nacional de Cooperación con la UNESCO) 9. Autorizar los pagos en el marco de la ejecución de los proyectos Según el Reglamento para la Implementación en Colombia de Proyectos de Cooperación con la UNESCO del 24 de octubre de 2013, la ejecución financiera del proyecto requiere de previa aprobación de la Secretaría Ejecutiva de la CCUN. 10. Acompañar las actividades para asegurar e informar sobre su correcto desarrollo 11. Recibir, evaluar y aprobar el reporte del estado de gastos por parte de APC, una vez finalizada la ejecución del proyecto APC informará acerca de los saldos que deberán ser devueltos a la UNESCO. 12. Recibir, evaluar y aprobar el informe final de actividades por parte de la entidad ejecutora de actividades una vez finalizada la ejecución del proyecto Corresponde a la entidad de la CCUN que ejecuta el proyecto la realización del informe de evaluación final o a la entidad beneficiaria 2
Página 7 de 8 GESTION Y ADMINISTRACION GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE UNESCO UNESCO (FRANCIA) OBSERVACIONES 2 13. Elaborar el reporte financiero a partir del reporte del estado de gastos remitido por APC 14. Remitir los informes final de actividades, final financiero, y realizar la devolución de los saldos no ejecutados a la UNESCO (APC) 15. Revisar los informes del Proyecto y dar por finalizado el proceso 1 Fin
Página 8 de 8 9. PUNTOS DE CONTROL PUNTOS DE CONTROL No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO 3 La entidad miembro de la CCUN no presenta proyecto a la convocatoria. Realizar seguimiento y acompañamiento a las actividades de formulación del proyecto Por cada proyecto presentado Coordinador o funcionario delegado Ayudas de memoria, oficios, memorandos y correos. 10 La entidad miebro de la CCUN o la entidad beneficiaria no implementa el proyecto o lo implementa parcialmente (por motivos logísticos o financieros). Realizar seguimiento a las actividades del proyecto a implementar Por cada proyecto a implementar Coordinador o funcionario delegado Ayudas de memoria, oficios, memorandos y correos. 12 La entidad miebro de la CCUN o la entidad beneficiaria no entrega los reportes corespondientes en los plazos previamente estipulados. Realizar seguimiento al reporte de ejecución de actividades Por cada proyecto ejecutado Coordinador o funcionario delegado Ayudas de memoria, oficios, memorandos y correos.