GLOSARIO Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN PARA EL PERSONAL ADMINISTRATIVO 1
Contenidos I. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUMENTO A. Formato Plan de Gestión B. Formato de Evaluación de Logros Variables a evaluar: Identificación con la filosofía de la Universidad: Cumplimiento de objetivos: Evaluación de habilidades II. SISTEMA DE EVALUACIÓN: A. Formato Plan de Acciones de Mejoramiento 2
GLOSARIO Y DESCRIPCIÓN DEL PROCESO EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN I. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUMENTO: El Sistema de Evaluación de la Gestión cuenta con un instrumento que contempla tres (3) formatos. A. Plan de gestión B. Evaluación de logros C. Plan de acciones de mejoramiento A. FORMATO PLAN DE GESTIÓN PLAN DE GESTIÓN FECHA AREA EMPLEADO a) b) c) d) e) f) g) OBJETIVOS INDICADOR ACTIVIDADES Tareas FECHA INICIO Cuándo Inicia? FECHA FIN AVANCE Cuándo Termina? Fechas PORCENTAJE DE LOGRO Este formato tiene como propósito establecer la planeación de la gestión por cargo, teniendo como base los objetivos que se deben alcanzar durante el próximo año. Esta organizado por siete (7) columnas de la siguiente manera: a) Objetivos: descripción de los fines que se esperan alcanzar en un proyecto o programa específico del área, teniendo como referencia la planeación establecida para el periodo a evaluar. Esta información deberá ser determinada por el jefe. 3
b) Indicador: definición de las variables que permitirán una medición cuantitativa de lo que se espera alcanzar con el objetivo planteado. Esta información deberá ser determinada por el jefe. c) Actividades: plan de acción compuesto por las tareas necesarias para alcanzar el objetivo propuesto. Esta información deberá ser determinada por el empleado con la aprobación del jefe. d) Fecha de inicio: se define la fecha en que se dará inicio a la actividad. Esta información deberá ser determinada por el empleado con la aprobación del jefe. e) Fecha fin: se proyecta la fecha en que finalizará la actividad planteada. Esta información deberá ser determinada por el empleado con la aprobación del jefe. f) Avance: fecha en que el jefe realiza el seguimiento de las actividades planeadas, seguidas de una retroalimentación al empleado. g) Porcentaje de logro: asignación por parte del jefe del valor alcanzado con relación al grado de ejecución realizada, teniendo en cuenta el indicador definido. B. FORMATO DE EVALUACIÓN DE LOGROS Este formato puede ser utilizado para cargos administrativos, directivos o no directivos, siendo indispensable seleccionar en la casilla denominada tipo de empleado, el que corresponda para cada caso. EVALUACIÓN DE LOGROS Facultad o Dependencia: Fecha de Evaluación: Nombre del Jefe Evaluador: Código Evaluador: Nombre del Empleado Evaluado: Código Evaluado: Tipo de empleado Otros cargos Está compuesto por una matriz de doble entrada que considera las variables a evaluar y el sistema de evaluación, así: 4
Variables a evaluar: a. Identificación con la filosofía de la Universidad: entendida como el nivel de compromiso con la calidad en el quehacer institucional. Esta variable esta compuesta por el factor Sentido de Pertenencia. I. IDENTIFICACION CON LA FILOSOFÍA DE LA UNIVERSIDAD PONDERACIÓN APLICA/NO APLICA AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN a. Sentido de pertenencia 10.00% 1 SUBTOTAL 1 10.00% 0.00% 0.00% b. Cumplimiento de objetivos: nivel de logro alcanzado en el cumplimiento de las metas establecidas para el cargo evaluado. Esta variable esta determinada por los objetivos establecidos para el año 2004. 2. CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS OBJETIVO PONDERACIÓN APLICA/NO APLICA A AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN B C D E SUBTOTAL 2 60.00% 0.00% 0.00% c. Evaluación de habilidades compuesto por: Habilidades funcionales: efectividad en el cargo. Compuesta por los factores: 5
3. EVALUACION DE HABILIDADES 3.1 HABILIDADES FUNCIONALES PONDERACIÓN APLICA/NO APLICA a. Oportunidad b. Optimización en el uso de los recursos c. Servicio al usuario interno c. Servicio al usuario externo e. Precisión f. Cumplimiento de horarios g. Seguimiento AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN SUBTOTAL 3.1 0.00% 0.00% 0.00% Oportunidad: capacidad de dar respuesta en el tiempo acordado Optimización en el uso de los recursos: manejo racional de los insumos asignados Servicio al usuario interno: orientación al logro de la satisfacción de las necesidades de los compañeros de área. Servicio al usuario externo: orientación al logro de la satisfacción de las necesidades de estudiantes, profesores y proveedores. Precisión: desempeño con excelencia (minimización de errores) Cumplimiento de horarios: puntualidad con los horarios establecidos y acordados. Seguimiento: monitoreo permanente de los procesos a su cargo. Habilidades de convivencia: relaciones interpersonales de trabajo. Compuesta por los factores: 6
3.2 HABILIDADES DE CONVIVENCIA PONDERACIÓN APLICA/NO APLICA a. Relaciones con compañeros b. Relaciones con colaboradores c. Concertación d. Disposición al cambio e. Discreción f. Trabajo en equipo AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN SUBTOTAL 3.2 0.00% 0.00% 0.00% Relaciones con compañeros: habilidad para interactuar con cordialidad y respeto con sus pares. Relaciones con colaboradores: habilidad para interactuar con cordialidad y respeto con su personal a cargo. Concertación: capacidad para escuchar y tener en cuenta los argumentos de otros. Disposición al cambio: capacidad para asumir nuevas situaciones del entorno. Discreción: reserva y prudencia para obrar y hablar. Trabajo en equipo: participación proactiva en el logro de metas comunes. Habilidades personales: búsqueda constante de la excelencia personal y profesional. Compuesta por los factores: 7
3.3 HABILIDADES PERSONALES PONDERACIÓN APLICA/NO APLICA a. Conocimiento de su cargo b. Trabajo bajo presión c. Manejo de herramientas propias del cargo d. Expresión oral e. Expresión escrita f. Recursividad g. Organización h. Desarrollo Integral i. Liderazgo AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN SUBTOTAL 3.3 0.00% 0.00% 0.00% - Conocimiento de su cargo: dominio teórico - práctico de la labor asignada. Trabajo bajo presión: capacidad para desarrollar su labor en condiciones de alta exigencia. Manejo de herramientas propias del cargo: dominio técnico de herramientas necesarias para el desempeño de su labor. Expresión oral: capacidad para transmitir verbalmente ideas claras y concisas. Expresión escrita: transmisión lógica de conceptos mediante textos y gráficos. Recursividad: habilidad para generar alternativas que optimicen su labor. Organización: capacidad para desarrollar con orden y método su labor. Desarrollo integral: interés por fortalecer su formación personal y profesional. Liderazgo: habilidad para influir positivamente en la actuación de su equipo de trabajo. 8
Habilidades de Dirección: Compuesta por los factores: 3.4 HABILIDADES DE DIRECCIÓN PONDERACIÓN APLICA/NO APLICA a. Toma de decisión y solución de problemas b. Planeación AUTOEVALUACIÓN EVALUACIÓN c. Gestión estratégica d. Gestión Talento Humano e. Gestión de recursos administrativos y físicos SUBTOTAL 3.4 0.00% 0.00% 0.00% SUBTOTAL HABILIDADES 30.00% 0.00% 0.00% Toma de decisiones y solución de problemas: habilidad para identificar oportunidades y resolver problemas con validez para el cargo. Planeación: capacidad de estructurar planes y proyectos para el cumplimiento de objetivos. Gestión estratégica: habilidad para integrar los objetivos de la Universidad, con los propios del área y los intereses de las personas a su cargo. Gestión de Talento Humano: capacidad para motivar, dirigir, organizar y controlar el trabajo de su equipo. Gestión de recursos administrativos y financiero: capacidad para planear, organizar ejecutar y controlar los recursos físicos y financieros asignados a su cargo, de acuerdo a las políticas de la Universidad. 9
II. SISTEMA DE EVALUACIÓN: Se compone de cuatro (4) columnas denominadas: a) Ponderación: porcentaje asignado a cada variable de acuerdo con el nivel de importancia dentro de la evaluación. A cada factor igualmente se le asigna una ponderación: Identificación con la filosofía de la Universidad: 10% (ponderación predeterminada por el sistema). Cumplimiento de objetivos: 60% (Requiere la ponderación determinada por el jefe, distribuida entre los objetivos que se evaluarán, sin exceder el 60% asignado para esta variable). Habilidades: 30% distribuidas así: (ponderación predeterminada por el sistema) Funcionales Convivencia Personales Dirección b) Aplica o no aplica: se identifica la condición correspondiente al cargo evaluado. Si eventualmente el jefe considera que un factor no aplica al cargo, se escribe el número cero (0); si considera que aplica, se escribe el número uno (1). c) Autoevaluación: columna para que el empleado de una manera objetiva, sustentada con hechos y datos, se evalúe en los factores definidos, teniendo en cuenta su percepción personal. d) Evaluación del Jefe: en esta columna, el jefe realiza la evaluación del empleado a partir de una entrevista de retroalimentación, donde contempla la autoevaluación del empleado y los hechos y datos que sustentan la calificación asignada. La calificación para los items c) y d) esta dada de 0 a 100%, donde: de 0 a 70% no cumple, de 71% a 90% cumple parcialmente y de 91% a 100% cumple. Adicionalmente, los valores asignados se resaltan con los siguientes 10
colores: rojo, no cumple; amarillo, factor que requiere mejoramiento; y verde, cumple el factor evaluado. La variable Cumplimiento de Objetivos permite una calificación de 101% a 120% para aquellas situaciones en las cuales se supera el factor evaluado, de tal manera que en los casos en que se sobrepase lo inicialmente planeado o esperado, se califique con el porcentaje correspondiente. Estas ponderaciones se resalta el color blanco. RANGO CALIFICACIÓN COLOR 0 % 70 % NO CUMPLE ROJO 71 % 90 % CUMPLE PARCIALMENTE AMARILLO 91 % 100 % CUMPLE VERDE 101 % 120 % SUPERA BLANCO En la parte inferior el formato incluye el cuadro resumen, donde se consolidan las calificaciones de cada una de las variables y el total de la evaluación. CUADRO RESUMEN VARIABLE PONDERACIÓN AUTOEVALUACIÓN 1. Subtotal Identificación con la Filosofía de la Universidad EVALUACIÓN 10.00% 0.00% 0.00% 2. Subtotal Cumplimiento de Objetivos 0.00% 0.00% 0.00% 3. Subtotal Habilidades 30.00% 0.00% 0.00% TOTAL DESEMPEÑO 40.00% 0.00% 0.00% Firma del Jefe Evaluador Firma del Empleado Evaluado C. FORMATO PLAN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO Este formato tiene como propósito definir los aspectos a mejorar de las variables: Identificación con la filosofía de la Universidad y evaluación de habilidades. Se compone de cinco (5) columnas donde se determina: 11
PLAN DE ACCIONES DE MEJORAMIENTO NOMBRE DEL : NOMBRE DEL EMPLEADO: FECHA ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ASPECTOS A MEJORAR ACCIONES DE MEJORAMIENTO RESPONSABLE SEGUIMIENTO (Fecha) CIERRE (Fecha) 1. 2. 3. OBSERVACIONES DEL OBSERVACIONES DEL EMPLEADO a) Aspectos a mejorar: Se describe el factor de la variable que requiere mejoramiento. Esta información es determinada por el jefe. b) Acciones de mejoramiento: actividades que se deben implementar para alcanzar el nivel de desarrollo deseado, determinado por el jefe y el empleado. c) Responsable: persona(s) que responde(n) por el cumplimiento de la actividad establecida, determinado por el jefe y empleado. d) Seguimiento: fecha en la cual se realizará el seguimiento al desarrollo de las actividades establecidas, determinado por el jefe y empleado. e) Cierre: fecha en la cual se revisará el cumplimiento de las acciones de mejoramiento, determinadas por el jefe y el empleado. Adicionalmente, se cuenta con un espacio, en caso de ser necesario, para las observaciones del jefe y del empleado, el cual se diligenciará después del cierre. 12