FUNCIONES CONDICIONALES EN EXCEL FORMATO CONDICIONAL, 2 FUNCION CONTAR.SI, 3 FUNCION SI, 1 FUNCION SUMAPRODUCTO, 4 FUNCION SUMAR.SI, 5
1. FUNCION SI La función SI permite evaluar una condición, en el caso de que esa condición sea verdadera el la celda tendrá un valor, y en el caso de que sea falsa tendrá otro valor. Para entender esta función vamos a realizar una pequeña planilla donde tendremos por cada registro o fila el nombre, y 3 notas para cada persona. En la cuarta columna calcularemos el Promedio de estas tres notas. La quinta columna nos servirá para indicar la situación del alumno, la cual será aprobado en el caso de que su promedio sea mayor o igual a 4.0, o reprobado en el caso de que sea menor que 4. 2. FORMATO CONDICIONAL Las planillas de cálculo nos permiten tambien formatear los datos tabulados en base a alguna condición. Por ejemplo podemos hacer que si cualquiera de las 3 notas o el promedio es menor que 4 se escriba con color rojo o que si es mayor o igual que 4 se escriba con color azul. Para ello primero seleccionaremos todas las celdas que tienen formato numérico Luego vamos al menú Formato, seleccionamos la opción Formato condicional tras lo cual aparecerá la ventana Formato Condicional. La Condición 1 la ajustaremos para que el valor de la celda sea mayor o igual que 4.
Luego presionaremos el botón formato correspondiente a la Condición 1 y ajustaremos el color de fuente para que sea azul. Aceptamos, y de vuelta en la ventana Formato Condicional agregamos una segunda condición mediante el botón Agregar. La condición será que el valor de la celda sea menor que 4, y el formato será el color rojo. Finalmente nuestro archivo debería verse así:
Hay que notar que si cambiamos alguna de las notas, automáticamente cambiará el promedio, y si la nota pasa de ser mayor o igual que 4 a ser menor que 4, cambiará de color y viceversa. Esta planilla podría servirnos para saber que nota debemos sacarnos para aprobar una asignatura conociendo previamente 2 de las 3 notas. 3. FUNCION CONTAR.SI La fórmula CONTAR.SI cuenta el número de celdas de un rango que cumplan con una única condición. Sintaxis: =CONTAR.SI(RANGO; CRITERIO) Por rango se entiende la celda o el grupo de celdas en donde se pretende contar, pudiendo estas contener números, nombres, cadenas de texto, matrices o referencias. Por criterio se entiende la condición lógica que se empleará para identificar cuales celdas serán contadas en el rango seleccionado. Puede ser un número, expresión, referencia de celda o cadena de texto. En esta función podemos incluir dentro de la sintaxis los siguientes operadores de comparación:
Siguiendo con el ejemplo del punto anterior, si quisiéramos contar cuántos alumnos están aprobados la fórmula a ingresar sería: =CONTAR.SI(F1:F5; Aprobado ) Si quisiéramos contar cuántos alumnos tienen nota inferior a 3 la fórmula sería: =CONTAR.SI(D2:D5; < &3) 4. FUNCION SUMAPRODUCTO Aplicar dos condiciones a la fórmula CONTAR.SI es un poco complicado. Por eso es más fácil recurrir a la fórmula SUMAPRODUCTO. Si bien Excel tiene funciones como CONTAR.SI y SUMAR.SI, la ventaja de SUMAPRODUCTO es que nos permite realizar estos cálculos cuando tenemos varios filtros simultáneamente. Vamos a trabajar con la siguiente tabla donde utilizaremos esta función para calcular la cantidad de hombres aprobados, hombres suspensos, mujeres aprobadas y mujeres con suspenso (la cantidad de hombres y mujeres las dejo como ejercicio) A B C D 1 SEXO NOTA 2 h 9 3 m 5,3 4 h 9,8 5 h 10 6 m 2 7 m 0,2 8 h 0 9 m 8,5 10 11 Total Aprobados Suspenso 12 Hombres 13 Mujeres Para calcular la cantidad de hombres aprobados (observen que tenemos dos condiciones), usaremos: =SUMAPRODUCTO((A3:A10="h")*(B3:B10>6)) Si queremos saber la cantidad de mujeres en suspenso: =SUMAPRODUCTO((A3:A10="m")*(B3:B10<6))
5. FUNCION SUMAR.SI La función SUMAR.SI permite sumar valores de un rango de acuerdo a un criterio o condición. La función SUMAR.SI tiene 3 parámetros: El primero es la referencia o el rango que contiene los valore sobre los que se evaluará la condición. El segundo es el que contiene el criterio a aplicar con el objeto de determinar que se suma y que no El tercero es opcional, esto quiere decir que si la condición está en el mismo rango donde se efectúa la suma, no hace falta el tercer parámetro, pero si el criterio está en un rango y donde se hace la suma en otro (u otros) rangos, entonces tiene que colocarse el tercer parámetro. Veamos un ejemplo: Supongamos que una inmobiliaria tiene un listado con el valor de las propiedades que se vendieron en Enero y quiere saber la suma de aquellas que superaron los $160.000, para obtener la respuesta se emplea la función SUMAR.SI como se muestra en el gráfico En este caso con dos parámetros alcanza puesto que el criterio está en el rango E2:E5, que el mismo rango donde se efectúa la suma con la condición dada y no hace falta poner =SUMA(E2:E5;">160000";E2:E5). Si en cambio tenemos esta otra tabla
aquí sí hace falta el tercer parámetro ya que el rango donde se efectúa el criterio (D2:D5) no es el mismo que el rango donde se efectúa la suma (E2:E5). Dejo como ejercicio averiguar las comisiones que se cobran al vendedor por propiedades cuyo costo es inferior a $ 400.000.