ACCIONES PREVENTIVAS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Henry Giraldo Gallego Angela Viviana Echeverry Díaz Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Profesional Universitario Cargo: Asesor Cargo: Secretario de Despacho
Página 2 de 7 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DEFINICIONES... 3 4. NORMATIVIDAD... 3 5. CONDICIONES GENERALES... 3 6. CONTENIDO... 5 7. REGISTROS DE CALIDAD... 7 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 7 9. ANEXOS... 7
Página 3 de 7 1. OBJETO Este procedimiento tiene como objetivo establecer un método para determinar las posibles no es y evitar su ocurrencia reforzando de esta forma la Política de Mejora Continua de la entidad. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica en todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, identificados en el alcance del Manual de Calidad. 3. DEFINICIONES 3.1 ACCIÓN PREVENTIVA (AP) Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no potencial u otra situación potencialmente indeseable. NOTA 1 Puede haber más de una causa para una no potencial. NOTA 2 La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a producirse. 4. NORMATIVIDAD - NTCGP 1000:2009 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Gestión de la Planeación y la Planificación. SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional. 5.2. INTERRELACIONES
Página 4 de 7 PROVEEDOR: Secretaría de Planeación y Planificación Coordinación del Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA. CLIENTE: Público interno. 5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos Falta de implementación de las acciones preventivas. 5.3.2 Puntos de control Seguimiento a la implementación de acciones preventivas. (Actividad 7). 5.4 ACCIONES PREVENTIVAS Las acciones preventivas son aquellas que se ejecutan para reducir las probabilidades de que ocurra un problema potencial. Estas acciones están basadas en un entendimiento de las posibles causas que pudieran conducir a una situación problemática. Si se eliminan las posibles causas, se minimizan las probabilidades de que el problema vuelva a desarrollarse. En la acción preventiva se presenta otro tipo de acciones que se denominan contingentes que son aquellas dirigidas a reducir la seriedad de un problema futuro si volviera a ocurrir. Así como las acciones correctivas son respuestas válidas a un problema que ha ocurrido, las acciones preventivas y contingentes son adecuadas para un posible problema. El establecimiento de acciones preventivas permite eliminar causas potenciales, disminuyendo los problemas en gran medida.
Página 5 de 7 6. CONTENIDO No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 1 Analizar los datos generales del Sistema de Gestión de la Calidad y plantear acciones para eliminar la (s) causa (s) de una no potencial u otra situación potencialmente indeseable. Se da tanto en reuniones de Revisión Directiva como de Comité de Calidad. 2 Establecer por cada situación analizada si es necesaria una acción preventiva. 3 Notificar y asignar responsable de la posible no potencial, para el caso de requerirse acciones preventivas. Acciones planteadas para eliminar causa (s) de una no potencial Identificación necesidad de acción preventiva Responsable no potencial Representante Alta Dirección Miembros Comité de Calidad Coordinador del SIGA 4 Documentar la posible no potencial en el Formato de Acción Preventiva, y registrar la acción preventiva en el Listado Maestro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoramiento. Posible no potencial documentada Servidor público responsable posible no 15 días 5 Revisar la posible no potencial, la causa raíz y el plan de acción en el Formato de Acción Preventiva. Plan de acción 15 días 6 Implementar acción preventiva según descripción en Formato de Acción Preventiva. Acción preventiva implementada Líder de proceso 15 días 7 Dar seguimiento a las acciones preventivas identificadas. Seguimiento acción preventiva Servidor público responsable posible no 5 días
Página 6 de 7 No. DESCRIPCIÓN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO 8 Evaluar la efectividad de las acciones tomadas con base en criterios de tiempo: a) Verificar el cumplimiento de las actividades del Plan de prevención y sus fechas de inicio y duración especificadas en el Formato de Acción Preventiva, por parte del área responsable. b) Si se presenta la No antes de terminar el Plan de prevención, calificar la acción preventiva como inefectiva y realizar una acción correctiva y darle seguimiento según procedimiento Acciones Correctivas. c) Si la acción preventiva significa cambios en la infraestructura esperar a que se presenten las situaciones pronosticadas de las posibles causas de una No Conformidad, para verificar la efectividad de la prevención. d) Si el Plan de prevención es interrumpido por cambios significativos en la operación del proceso o eliminación del proceso por normatividad, la acción preventiva es cerrada y se detiene el seguimiento. 9 Registrar resultados de las acciones tomadas en el Formato de Acción Preventiva. 10 Firmar y colocar la fecha de cierre acción en el Formato de Acción Preventiva. Evaluación efectividad acciones tomadas Registro acción tomada Cierre acción Líder de proceso - Servidor público responsable posible no Líder de proceso 5 días
Página 7 de 7 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación F-PLA-20 LM-PLA-04 Formato de Acción Correctiva y Preventiva Listado maestro de acciones correctivas y preventivas Responsables de procesos Base de Datos - Carpeta Coordinador Base de Datos del SIGA - - Carpeta Responsables de procesos Cronológico Cronológico Personal Autorizado Coordinador del SIGA - Responsables de procesos Coordinador del SIGA - Responsables de procesos Tiempo de Retención Método 2 años Archivo Central Actualizado Destruir Anterior 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 MT-PLA-02 Mapa de riesgos. 8.2 LM-PLA-06 Listado maestro de controles. 9. ANEXOS 9.1 F-PLA-20 Formato de acción correctiva y preventiva. 9.2 LM-PLA-04 Listado maestro de acciones correctivas y preventivas.