SIIGO WINDOWS Facturación Electrónica Generación de Archivo Plano Cartilla II
Tabla de Contenido 1. Presentación 2. Qué son Archivos Planos? 3. Cuál es la Ruta para Generar la Información de Facturación Electrónica? 4. Cómo se Genera la Información de Facturación Electrónica? 5. Qué Archivos Planos Genera la Facturación Electrónica? 6. Qué Información Envía SIIGO Windows en los Archivos Planos?
Presentación El presente documento ofrece una guía que aclara el proceso de generación de archivos planos con la información de facturación electrónica
FACTURACION ELECTRONICA GENERACION DE ARCHIVO PLANO Qué son Archivos Planos? Los archivos planos son aquellos que están compuestos únicamente por texto sin formato, sólo caracteres. Estos archivos tienen o están diseñados con la estructura que solicita el ente o programa al cual van a ser incorporados. Cuál es la Ruta para Generar la Información de Facturación Electrónica? La información (Archivo Plano) de Facturación Electrónica se genera por la ruta: Interface Importaciones EDI Exportación Archivo Plano Factura Electrónica.
Cómo se Genera la Información de Facturación Electrónica? Al generar el archivo plano con la información requerida para la generación de la factura electrónica, se habilita la siguiente pantalla: Se debe seleccionar que tipo de documento es el que se quiere enviar (Nota Crédito, Nota Debito, Factura de venta.
Una vez seleccionado el tipo de documento, se despliegan los tipos de comprobantes que se han definido en el programa, para seleccionar el tipo de comprobante que se va a enviar. Para el tipo de comprobante seleccionado se debe indicar el rango de facturas que se requieren enviar. Importante: Al pasar los campos con Enter el sistema toma el rango de todos los documentos. 1. Apertura de Terceros:
Una vez la información es procesada, los datos se generan en archivos planos según las estructuras definidas por Carvajal, el proceso genera un mensaje indicando la ruta y archivos planos que se generaron en este proceso Importante: Estos archivos son los que toma CARVAJAL, para transformar en formato de factura electrónica. 1. Apertura de Terceros: Una vez generados estos archivos se despliega una pantalla con las inconsistencias de datos que se presentaron en el proceso. Primero lee el catalogo de terceros:
Luego el catalogo de productos: En caso de no presentar inconsistencias esta pantalla se presenta vacía: Luego se ingresa a la ruta indicada y allí se encontraron los archivos Qué Archivos Planos Genera la Facturación Electrónica? Los archivos que el sistema genera son: Cabecera.txt: En este archivo se envían los datos que se especifican por IBC SOLUTIONS como datos de Encabezado Detalles.txt: En este archivo se envían los detalles de la factura cuyos campos especifica IBC SOLUTIONS como Detalle.
Qué Información Envía SIIGO Windows en los Archivos Planos? No todos los campos que solicita IBC SOLUTIONS serán enviados (debido a que dentro de SIIGO no se encuentran estos datos), los campos que se enviarán son: Campos Encabezado: 1. Identificador del registro: Valor fijo (H) 2. Código EAN- del buzón del emisor del mensaje: Código EAN de la empresa que envía este archivo (el cual ingresan por Registro de Control) 3. Código EAN del buzón del receptor del mensaje: Código EAN o de localización del tercero al cual se esta registrando la venta (el cual se ingresa por el Catalogo de Terceros) 4. Número consecutivo único de archivos planos generados: Se envía el número de la factura que se esta enviando 5. Tipo de documento EDI: Siempre va el valor fijo de INVOIC 6. Tipo de Documento: Código del documento que se esta enviando (factura de venta, nota crédito, nota débito), es el código que se asigne por: EDI, Parametrización, Tipos de Documentos EDI 7. Número del documento: Número del documento contable que se esta enviando 8. Función del mensaje: Valor fijo de 9 (mensaje original) 9. Fecha del emisión: Fecha utilizada por Perú 10. Fecha del Documento: Fecha de elaboración de la factura (fecha SIIGO) 11. Fecha de Vencimiento: Fecha de vencimiento de la factura (cuando tiene más de una siempre deja la ultima fecha de vencimiento, y esta se toma de la sección de forma de pago de la factura) 12. Período Facturado: No se envía este dato 13. Código EAN de la entidad proveedora: Código EAN de la empresa que envía este archivo (el cual ingresan por Registro de Control) 14. Nombre / Razón Social de la Entidad Proveedora: Nombre de la empresa que emite la factura (el nombre que se asigno al momento de instalar la empresa) 15. Dirección de la entidad proveedora: La que se encuentra en registro de control 16. Ciudad del proveedor: Se toma del registro de control 17. Número de identificación tributaria (NIT) de la entidad proveedora: El Nit que se digito al momento de instalar la empresa 18. País del proveedor: Valor fijo CO que es para Colombia (EDI solo aplica para Colombia) 19. Código EAN de la entidad compradora: Código EAN de la empresa a la que se esta realizando la venta (el cual ingresan por Apertura de Terceros) 20. Nombre / Razón Social de la Entidad Compradora: Nombre de la empresa a la que se le esta realizando la venta (el nombre que se asigno al momento de instalar la empresa) 21. Dirección de la entidad compradora: Se encuentra por apertura de terceros 22. Ciudad entidad Compradora: Se toma del código del país y ciudad asignadas al tercero 23. Número de identificación tributaria (NIT) del comprador: El Nit que se asigno en el catalogo del tercero
24. Código EAN del lugar de entrega de los bienes: Código EAN del tercero al cual se realizará la entrega de los productos. Se toma el EAN del NIT y sucursal que se digite en el primer ítem de la factura (debido a que se está enviando es el encabezado) 25. Nombre / Razón Social del lugar de entrega de los bienes: Nombre del tercero al cual se le realizará la entrega de los productos 26. Tipo de documento de referencia: Lleva la sigla ON, si la factura se realiza con base en una Orden de Compra emitida por el comprador (si se utiliza Órdenes de compra EDI este campo hace referencia a ese número). 27. Número del documento: Se solicita que se digite el numero de la Orden de Compra EDI que dio origen a esta factura y el número digitado por el usuario es el número que se refleja en este campo 28. Valor a pagar: Corresponde al valor a pagar por la factura (si hay varios vencimientos, es la suma de todas las cuentas por cobrar) 29. Valor Total de los descuentos: Sumatoria de los descuentos uno, dos y tres de toda la factura (sea que se hayan efectuado por ítem o global) 30. Valor Antes de Impuestos: Corresponde al valor total de ventas brutas mas cargos totales, menos descuentos totales 31. Valor Total a pagar antes de los descuentos: Corresponde al valor total a pagar menos la sumatoria de descuentos 32. Moneda de facturación: Corresponde a la sigla ISO asociada a la moneda con que se esta generando esta interfase 33. Total del Impoconsumo: Sumatoria de los Impoconsumo que se pudieron generar en la factura 34. Porcentaje de Impuesto a las Ventas: Ultimo porcentaje de IVA que se aplico por ítem en la factura 35. Total del IVA: Valor total del IVA de la factura 36. Monto Base IVA: No se envió 37. Tipo de Régimen: Se asigna la sigla que corresponde según estándar EDI para el régimen al cual pertenece la empresa que está vendiendo (la que emite el archivo plano) 38. Número del Decreto o autorización de la DIAN: Número de autorización que se digito en la parametrización del documento que se está enviando (tipo y comprobante de factura, por definición de documentos) 39. Información entidad gubernamental: Corresponde a texto fijo el cual está conformado por los datos que se digitan en la Definición del documento que se utilizará para factura electrónica: El texto tiene lo siguiente: Número Resolución 1100000319540 aprobado en 2008/06/24 prefijo AE desde el número 1 hasta 5000 Régimen xxxxx Actividad Económica xxxx 40. Observaciones: Se envía el texto fijo: " Esta Factura de Venta se asemeja en todos sus efectos legales a la letra de cambio (Art. 779 del Código de Comercio) 41. Indicador de Secuencia para el primer descuento: Siempre va en 1 que significa que los descuentos se aplican sobre el valor bruto y se envía siempre y cuando se haya aplicado un descuento 42. Tipo del primer descuento: Va el valor fijo MOA que significa que estamos enviando el valor del descuento 43. Valor del primer descuento: Valor que se digito en el primer descuento total de la factura (sumatoria de los ítems, o el que se asigno a nivel global) 44. Indicador de Secuencia para el segundo descuento: Siempre va en 1 que significa que los descuentos se aplican sobre el valor bruto 45. Tipo del segundo descuento: Va el valor fijo MOA que significa que estamos enviando el valor del descuento
46. Valor del segundo descuento: Valor que se digito en el segundo descuento total de la factura (sumatoria de los ítems, o el que se asigno a nivel global) 47. Indicador de Secuencia para el tercer descuento: Siempre va en 1 que significa que los descuentos se aplican sobre el valor bruto 48. Tipo del tercer descuento: Va el valor fijo MOA que significa que estamos enviando el valor del descuento 49. Valor del tercer descuento: Valor que se digito en el tercer descuento total de la factura (sumatoria de los ítems, o el que se asigno a nivel global) 50. Indicador de Secuencia para el cuarto descuento: No se envía 51. Tipo del cuarto descuento: No se envía 52. Valor del cuarto descuento: No se envía 53. Indicador de Secuencia para el cuarto descuento: No se envía 54. Tipo del cuarto descuento: No se envía 55. Valor del cuarto descuento: No se envía 56. Condiciones de Pago Fecha fija: No se envía 57. Referencia de Tiempo para el Pago: No se envía 58. Relación de tiempo: No se envía 59. Tipo de período: No se envía 60. Número de días para el Pago: No se envía 61. Tipo de porcentaje: No se envía 62. Valor del porcentaje: No se envía 63. Valor de la mora: No se envía 64. Valor total de Retención IVA: Valor de la retención de IVA que se aplicó a la factura 65. Valor total de Retención en la fuente: Valor de la retención en la fuente que se aplicó a la factura 66. Valor total de Retención de ICA: Valor de la retención de ICA que se aplicó a la factura 67. Tipo de documento del adquiriente: Corresponde al código asignado según el tipo que se asocio en el catalogo de terceros al primer Nit de la secuencia uno de la factura 68. Número de documento del adquiriente: Corresponde al NIT asignado en la secuencia uno de la factura 69. Número de plantilla personalizada: No se envía
Campos Detalle: 1. Identificador del registro: Valor fijo (D) 2. Número el Documento: Corresponde al número de documento contable con el que se grabo el documento seleccionado 3. Código EAN de la entidad compradora: Código EAN de la empresa a la que se esta realizando la venta (el cual ingresan por Apertura de Terceros) 4. Código EAN del producto: Corresponde al código de barras que se asigno al producto por Apertura de Productos 5. Tipo de Código: Enviamos el valor fijo de EAN 6. Código Interno del Producto asignado por el Proveedor: Corresponde a la referencia asociada al producto 7. Descripción del producto: Corresponde a la descripción que se digito al producto en su catálogo por Apertura de Productos 8. Cantidad Facturada: Cantidad de unidades vendidas 9. Cantidad bonificada: No se envía 10. Unidad de medida de la cantidad facturada: Unidad de medida asociada al producto en el catalogo por apertura de productos 11. Precio Neto: Corresponde al precio unitario mas los cargos unitarios menos los descuentos unitarios del producto 12. Precio Neto (Perú): No se envía 13. Precio bruto o de lista: Corresponde al precio unitario del producto sin incluir descuentos ni cargos 14. Porcentaje de IVA: Se envía el porcentaje de IVA asociado al producto 15. Valor del impuesto IVA: Valor del IVA para el producto (no es unitario sino para todas las cantidades vendidas de ese producto) 16. Impuesto al consumo: Valor del Impoconsumo del producto (para todas las cantidades vendidas de ese producto) 17. Total del ítem: Corresponde al valor del ítem (precio unitario por cantidades vendidas) más los cargos de este valor menos los descuentos de este valor 18. Base del IVA: No se envía 19. Indicador de Secuencia para el primer descuento: Siempre va en 1 que significa que los descuentos se aplican sobre el valor bruto 20. Tipo del primer descuento: Va el valor fijo MOA que significa que estamos enviando el valor del descuento 21. Valor del primer descuento: Valor que se digito en el primer descuento para el producto que se esta enviando (sobre precio unitario por cantidades vendidas) 22. Indicador de Secuencia para el segundo descuento: Siempre va en 1 que significa que los descuentos se aplican sobre el valor bruto 23. Tipo del segundo descuento: Va el valor fijo MOA que significa que estamos enviando el valor del descuento 24. Valor del segundo descuento: Valor que se digito en el segundo descuento para el producto que se esta enviando (sobre precio unitario por cantidades vendidas) 25. Indicador de Secuencia para el tercer descuento: Siempre va en 1 que significa que los descuentos se aplican sobre el valor bruto 26. Tipo del tercer descuento: Va el valor fijo MOA que significa que estamos enviando el valor del descuento
27. Valor del tercer descuento: Valor que se digito en el tercer descuento para el producto que se esta enviando (sobre precio unitario por cantidades vendidas) 28. Número de embalaje: No se envía 29. Tipo de empaque: No se envía 30. Dimensión de la medida uno: No se envía 31. Dimensión de la medida 1: No se envía 32. Unidad de medida 1: No se envía 33. Valor de la medida 1: No se envía 34. Dimensión de la medida 2: No se envía 35. Unidad de medida 2: No se envía 36. Valor de la medida 2: No se envía 37. Dimensión de la medida 3: No se envía 38. Unidad de medida 3: No se envía 39. Valor de la medida 3: No se envía 40. Dimensión de la medida 4: No se envía 41. Unidad de medida 4: No se envía 42. Valor de la medida 4: No se envía 43. Dimensión de la medida 5: No se envía 44. Unidad de medida 5 : No se envía 45. Valor de la medida 5 : No se envía