MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS Alcaldía municipal de Aquitania Carlos Ernesto Torres Aguirre 2012-2015
MAPA DE PROCESOS TIPOS DE PROCESOS POR FUNCION Procesos Estratégicos. Son Los que Establecen el norte del proceso operativo y enfocan a la organización en sus propósitos fundamentales tienen la característica de que Son ejecutados por la alta dirección del Municipio y son decisivos en relación con el futuro del mismo. Procesos Misionales. Son los procesos más relevantes y la razón de ser del Municipio.
Procesos de apoyo o Gestión. Prestan apoyo a los procesos misionales Permiten tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en las operaciones del Municipio. Procesos de Evaluación. Permiten establecer cómo funciona la entidad con el fin de retroalimentarla, establecen las metodologías para hacer seguimiento, medición y análisis de la entidad, permiten medir el desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. TIPOS DE PROCESOS POR JERARQUIA Proceso: Se entiende como proceso una serie pasos relacionados entre sí, a través de los cuales se transforma unos recursos y se obtiene un producto o servicio y contribuyen al logro de la misión Institucional. Procedimientos: Es el modo de desarrollar los procesos de manera secuencial e integrada, conducen a conformar una organización y un método de trabajo para el alcance de los objetivos de la entidad. Deben responder a las siguientes preguntas: Qué se hace? Quién lo hace? Cómo lo hace? Para qué lo hace? Dónde lo hace? Actividades: Es un conjunto de operaciones que agrupan tareas, ejecutadas en un área específica. Generalmente corresponden al desarrollo de los objetivos específicos y constituyen el procedimiento. ESTRUCTURA DEL MAPA DE PROCESOS DEL PROCESOS ESTRATEGICOS Gestión Del Desarrollo PROCESOS MISIONALES Gestión Comisaria de familia Gestión de Policía Gestión obras públicas Gestión promoción a la participación ciudadana Gestión servicios públicos gestión social PROCESOS DE APOYO Gestión Administrativa y financiera
Gestión del Talento Humano Gestión de biblioteca Gestión de despacho del alcalde Gestión Documental Gestión de Adquisición de bienes y servicios PROCESOS DE EVALUACION Gestión Evaluación Estratégica Gestión del proceso control de Gestión El manual de procesos constituye una herramienta fundamental para el Sistema de Control Interno en el Municipio de Aquitania, ya que además de Identificar Procesos, determina su secuencia e Interacción. El equipo de trabajo de la Alcaldía Municipal de Aquitania está comprometido seriamente con la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), y con el cambio que esto significa en la entrega de un mejor servicio a todos sus habitantes, con esa determinación los funcionarios trabajan con responsabilidad, seriedad y compromiso en la implementación del sistema, en sus diferentes etapas (diagnóstico, capacitación, documentación, implementación y verificación). Con la implementación del sistema de gestión por procesos, se obtienen entre otros beneficios: Estandarización de los procesos. Caracterización y registro del quehacer diario del Municipio de Aquitania aun con los constantes cambios de la normatividad colombiana. Constituye una plataforma para construir otros sistemas de gestión que se hagan necesarios y el del Sistema de Control Interno. Facilita el cumplimiento de los requisitos establecidos por la legislación vigente, integrados a los requisitos propios de los clientes Motivación y compromiso del personal Mejoramiento del clima organizacional Planificación y organización del trabajo Intensificación del trabajo en equipo Mayor conocimiento de las necesidades de la comunidad Mejora la imagen institucional Gestión con eficacia, eficiencia y efectividad para ser competitivos. Visibilidad de todos los actos y manejo presupuestal
CAMPO DE APLICACIÓN Los procesos aplican a todos los referenciados en el anterior numeral y son responsabilidad de las siguientes dependencias de la Administración: Despacho de la Alcaldía Secretaría de gobierno Secretaría de hacienda Oficina de cultura y turismo Secretaría de Planeación PROCESOS ESTRATEGICOS DESCRIPCION DE LOS PROCESOS Gestión del desarrollo: Permite realizar la planeación administrativa, financiera, de programas y servicios, a través de la elaboración de diferentes planes y proyectos, aquí tenemos: Plan de Desarrollo Plan Operativo Anual de Inversiones Plan de Acción Plan Financiero PROCESOS MISIONALES Gestión de Apoyo social. Facilita los lineamientos para la gestión de todos los trámites que la comunidad necesita adelantar en las oficinas de alcaldía Municipal (comisaría de familia, I. de policía, Dirección Local de salud, Promoción a la participación ciudadana, servicios públicos) Gestión Administrativa. Son los procesos que permiten organizar, sistematizar y medir las actividades de formación, apoyo social, asesoría y asistencia brindadas a la comunidad. Contratación Administrativa. Son los procesos que establecen las directrices necesarias para la adquisición de bienes y servicios necesarios para atender las necesidades de la comunidad.
PROCESOS DE APOYO Gestión del Talento Humano. Son los procesos que contribuyen al fortalecimiento de las capacidades, habilidades, destrezas, conocimientos y competencias del recurso humano al servicio de la administración Municipal. Gestión Documental. Son los procesos que permiten administrar técnicamente el manejo adecuado de la documentación que se produce en la vida municipal, terminando como un archivo municipal que sea considerado como el patrimonio documental de acuerdo con la normatividad legal vigente. (despacho del alcalde, biblioteca) Gestión Financiera. Son los procesos que permiten organizar el presupuesto, las rentas, recaudos, pagos y la contabilidad pública del Municipio de Aquitania. Gestión de la Información. Son los procesos que permiten a la administración un manejo técnico de la información primaria y secundaria, información hacia adentro y hacia a fuera de la institucionalidad, es entonces la adopción de un sistema de información. Integra el conjunto de elementos de control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para diferentes grupos de interés o entidades que se asocian a nuestra razón de ser y que la requieran. Hacen parte fundamental de la actividad operativa y administrativa de la alcaldía de Aquitania al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de obligaciones de la información. Gestión de la comunicación. Son los procesos que se refieren a la forma de socializar en todos los niveles de la institución y hacia afuera de ella un plan y un programa de comunicación que permita entregar un mensaje sencillo y estimulante al usuario final. Contribuye además a concentrar todas las actividades que garantizan el ejercicio del control al cumplimiento de las funciones, planes y programas en la alcaldía, haciendo efectivas las acciones necesarias para el manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de resultados, metas y objetivos.
PROCESOS DE EVALUACIÓN Y MEJORA CONTINUA Gestión de Control, Evaluación y Mejora Continua. Evalúa los diferentes procesos y procedimientos del Municipio verificando el cumplimiento de los requisitos respectivos por medio de auditorías internas y se establece las directrices e instrumentos para analizar la información que resulte de la evaluación de los procesos del Municipio, e implementar las acciones correctivas, preventivas y de mejora necesarias para buscar una mejor atención a la comunidad y el cumplimiento de la misión y la visión institucional. CARACTERIZACION DE PROCESOS (Ver Manual de Procesos)
RESOLUCION No. 0818 (De 21 de Noviembre de 2013 ) Por medio del cual se adopta el Modelo de Operación por Procesos para la Alcaldía Municipal de Aquitania Boyacá EL ALCALDE MUNICIPAL DE AQUITANIA BOYACA En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas por el artículo 315 de la Constitución Política de Colombia, la ley 136 de 1994, ley 1551 de 2012, la Ley 87 de 1993, y CONSIDERANDO: Que la Constitución Política en su Artículo 209, establece: La Administración Pública, en todos sus órdenes, tendrá un control Interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Que mediante la Ley 87 de 1993, se establecen las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado. Que mediante Decreto 1559 de 20 de mayo de 2005, se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2005. Que mediante Decreto No. 20 del 25 de febrero de 2008, se realizó la adopción de la Estructura General del Modelo Estándar de Control Interno en la Alcaldía de Aquitania. Que el Municipio se encuentra adelantado la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI, y dentro de este identifico los procesos adelantados en cada una de las dependencias de la Administración. En mérito de lo expuesto:
RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Establecer el modelo de operación por procesos para la Alcaldía Municipal de Aquitania como una base procedimental de planeación del desarrollo económico y social basada en procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control de acuerdo a la siguiente estructura: 1. MARCO CONCEPTUAL Un modelo de operación por procesos permite administrar la entidad pública como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en Comité y disponer de los recursos necesarios para su realización. Centra los esfuerzos organizacionales en las necesidades de los grupos de interés, la apertura al entorno, la flexibilización, la centralización, la desconcentración de funciones, la participación comunitaria y la transparencia en la gestión pública. Se establece a partir de la identificación de los macroprocesos, procesos y sus interacciones, esto es, la identificación del conjunto de acciones coordinadas que la entidad debe realizar, a fin de cumplir con cada competencia particular asignada por mandato constitucional o legal, con la misión fijada y lograr la visión trazada. La denominación de Macroprocesos se da por ser la manera más general de agrupar el mayor número de procesos o actividades que se ejecutan para alcanzar un mismo fin, o la generación de unos productos o servicios específicos. Según su propósito se clasifican en tres tipos: Estratégicos, Misionales y de Apoyo, adicionalmente para verificación y medición de resultados se introduce el de verificación y evaluación.
REPUBLICA DE COLOMBIA Macroprocesos Estratégicos: Conjunto de procesos a través de los cuales una organización pública, gerencia el diseño y desarrollo de los demás procesos. Macroprocesos Misionales: Entendidos como el conjunto de procesos y actividades estratégicas y relevantes de la entidad pública que están directamente relacionadas con su función, misión institucional y la obtención de los resultados, productos o servicios necesarios a sus grupos de interés y que al actuar de manera interdependiente, determinan la forma más económica, eficiente y eficaz para lograrlo. Macroprocesos de Apoyo: Son el conjunto de los procesos que no están directamente relacionados con la generación de los productos o servicios propios de la función y la misión de la entidad, pero otorgan el soporte para que los Misionales y Estratégicos se desarrollen. La identificación de los Macroprocesos Estratégicos, Misionales y del Apoyo de Soporte permiten a la entidad pública, definir su Cadena de Valor entendida ésta, como el conjunto de procesos fundamentales al logro de su función básica y de su misión. La Cadena de Valor, constituye el punto de partida de una gestión por procesos. La interacción de los Macroprocesos Misionales con los Estratégicos y de Apoyo, permite establecer la estructura general del modelo de operación del Municipio el cual deberá contener los Macroprocesos definidos, los procesos y subprocesos identificados, las actividades que los conforman y las tareas necesarias a ejecutar dichas actividades. Igualmente el Modelo de Operación debe contener las relaciones que se dan entre los diferentes procesos, actividades y tareas organizacionales que garanticen la coordinación de actividades necesarias para generar los resultados, bienes y servicios que son propios de la función de la entidad territorial.
Procesos/subprocesos, Conjunto armónico de actividades que lógicamente relacionadas, generan un resultado o producto específico para un grupo de interés determinado, ya sea este interno o externo. Determinan la red de acciones planeadas y coordinadas que generan los resultados y los productos requeridos por la entidad, para entrega a la comunidad y diversos grupos de interés bajo las condiciones de calidad, cantidad y oportunidad requeridas para su beneficio. Sobre los procesos se hace necesario realizar un desarrollo que permita su despliegue, el diseño de los parámetros que garanticen su ejecución y la mejor forma de asegurar la operación de la entidad, lo cual debe contemplar la definición del objetivo, la base legal que soporta cada proceso y la definición de actividades y tareas que garantizan su ejecución. El modelo de operación por procesos contribuye al cumplimiento del Componente Direccionamiento Estratégico, al clarificar las acciones básicas sobre las cuales enfocarse para mantener a la entidad alineada con sus propósitos, las necesidades de la comunidad o públicos que atiende. Adicionalmente, facilita la definición de una Estructura Organizacional eficiente, que permita coordinar y mantener bajo control cada uno de los macroprocesos y procesos, a fin de obtener de ellos productos y/o servicios que satisfagan las expectativas de la ciudadanía y de los grupos de interés. 2. PRINCIPIOS Y FUNDAMENTOS El Modelo de operación por procesos favorece el cumplimiento de los principios de Responsabilidad, al definir los Macroprocesos y Procesos de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales, la misión la visión de la entidad; de Economía, al identificar con precisión los insumos para cada proceso con las condiciones de calidad y cantidad requeridas, lo que facilita los procesos de
adquisición u obtención; de Eficiencia, al evitar la duplicidad de funciones y procesos y de Eficacia, al definir la Cadena de Valor o Mapa de procesos de manera coherente y armónica con los Planes, Programas y las competencias asignadas por la Constitución Política y la ley. Constituye una forma de Autorregulación de la función administrativa de la entidad pública. De igual manera, el contar con una definición coherente y armónica de los procesos orientados a garantizar el cumplimiento de la función constitucional y legal, favorece la Autogestión y permite a cada funcionario público conocer sus funciones y responsabilidades. 3. OBJETIVOS Establecer la forma más eficiente de operar la entidad pública y cumplir sus objetivos. Definir la Cadena de Valor que armonice el mandato constitucional y legal, con los Planes y Programa y la gestión de operaciones y le permita el cumplimiento de la misión y visión de la entidad. Determinar la coordinación de acciones y decisiones necesarias a obtener los resultados, bienes o servicios objeto del cumplimiento de los propósitos institucionales. Mantener la efectividad de los compromisos misionales de la entidad, los cuales propenderán por mejorar resultados, bienes y servicios a los diferentes grupos de Interés. 4. NIVELES DE RESPONSABILIDAD La definición, implementación y divulgación del Modelo de operación por procesos es responsabilidad del Alcalde como representante legal del Municipio quien se
apoya en un Comité, comité o grupo designado para su diseño, evaluación y actualización permanente. 5. PARÁMETROS DE EVALUACIÓN Definición en la normativa que auto-regula el Sistema de Control Interno, de los procedimientos instructivos e instrumentos que garantizan su diseño, implementación, mantenimiento y evaluación. Existencia del Modelo de operación que contenga la identificación de los macroprocesos estratégicos, misionales y de apoyo, los procesos, subprocesos y actividades que los ejecutan. Coherencia entre los objetivos de los macroprocesos que conforman la Cadena de Valor, con los propósitos consignados en el Mandato Constitucional. Armonía entre los objetivo de los macroprocesos con el conjunto de Planes y Programas que rige a la entidad. Coherencia entre los objetivos de los subprocesos, procesos y macroprocesos. Conocimiento y compromiso de la alta dirección y de los servidores públicos con el Modelo de Operación. Armonía y consistencia entre los objetivos, insumos y productos de los procesos y subprocesos. Socialización entre los servidores públicos. Niveles de capacitación y entrenamiento de los servidores públicos en el manejo del Modelo de Operación. ARTICULO SEGUNDO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. NOTIFIQUESE Y CUMPLASE
Dada en la Alcaldía Municipal de Aquitania Boyacá a los veintiún (21) días del mes de Noviembre del año 2013 CARLOS ERNESTO TORRES AGUIRRE ALCALDE MUNICIPAL