SISTEMA DE COSTOS ABC Y RENTABILIDAD POR PRODUCTOS Y UNIDADES DE NEGOCIOS OBJETIVO TERMINOS DE REFERENCIA Contratar una Consultoría Especializada para desarrollar un Sistema de Costos por Actividades y Rentabilidad por Productos y Unidades de Negocios (Agencias), mediante talleres participativos con los funcionarios involucrados en el proceso de distribución de costos y evaluación de la rentabilidad de las agencias de Caja Maynas, que se realizaría de acuerdo a la propuesta técnica de la Consultora Especializada en este tipo de desarrollo de sistemas de costeo. PARTICIPANTES Las reuniones o talleres participativos de formulación de un Sistema de Costos por Actividades y Rentabilidad por Productos y Unidades de Negocios (Agencias), deberá estar integrado por los funcionarios de negocios y con el apoyo de otras áreas que le den soporte a las citadas áreas: Funcionarios de Negocios Jefe de Créditos Jefe de Ahorros y Servicios Jefe de Canales y Productos Alternativos Jefes de Agencia (de Iquitos) Áreas de Soporte y Apoyo Jefa de Contabilidad Jefe de Planeamiento y Desarrollo Jefe de Tecnología de la Información En su defecto, la Gerencia Mancomunada evaluará un equipo multidisciplinario que conozca toda la operatividad de Caja Maynas, para que el análisis de costos sea más integral, y se obtenga la mayor proximidad al verdadero costo de un producto y/o servicio. Otras áreas de negocios y operaciones durante el desarrollo del sistema de costeo serían las áreas fuentes de donde se alimentarían de información para el sistema a desarrollarse, tales como: Área de Finanzas Costo del fondeo Costo de operaciones en bancos Costo de encaje Costo de traslado de fondos entre agencias Area de Recuperaciones Costo de operaciones de recuperación de cartera Costo de asesores externos Costos notariales y de registro para operaciones de recuperación Area de Logística Costos (valores referenciales) de compra de bienes. Costos (valores referenciales) de contrataciones de servicios. Costos (valores referenciales) de contrataciones de obras. 1
Area de Marketing e Imagen Necesidad de artículos de promoción para agencias Necesidad de folletería para promoción en agencias Costos sugeridos de campañas productos y agencias. Costos sugeridos de publicaciones. Costos de estudios de medición realizados. Area de Recursos Humanos Costo de personal por agencia Costo de personal por producto TERMINOS DE REFERENCIA DE LA CONSULTORIA PERFIL DE LA CONSULTORA Consultora Especializada en elaboración de sistemas de costos y rentabilidad de productos y unidades de negocios para entidades bancarias, Cajas Municipales u otras entidades dedicadas a actividades financieras, para lo cual deberá entregar una presentación de su Oferta Técnica y Económica. REQUERIMIENTOS MINIMOS DEL MODELO DE COSTEO El trabajo a ser desarrollado estaría enfocado a los siguientes aspectos: Costos por Actividad Clasificar los Costos Directos y Costos Indirectos (Objetos de Costeo). Determinar costos por actividad, de acuerdo a los rubros contables de los Estados Financieros. Definir factores de distribución de costos, en función a la participación de los costos por actividad, por producto y unidades de negocios (Agencias). Determinar que procesos de negocios y operativos se involucran en el proceso de desarrollo e implementación del software. Determinar el tiempo para que un producto y/o servicio sea atendido. Definir una Estructura de Costos. Rentabilidad por Producto Rentabilidad por Tipos de Créditos y Productos de Crediticios: Tipos de Créditos: Corporativo Grandes Empresas Medianas Empresas Pequeñas Empresas Microempresas Consumo No Revolvente Hipotecarios Productos Crediticios: Crédito Prendario Cartas Fianzas Los establecidos en nuestra Política y Reglamento de Créditos. Nota: Los tipos de créditos están adecuados a la nueva normativa sobre clasificación por tipo de crédito establecido por la SBS Determinar la rentabilidad de los Productos de Depósitos: Ahorro Corriente Cuenta Soñada 2
Caja Sueldo Poco a Poco Ahorro Ahorro Diario Ahorro Ñañito Depósito a Plazo Fijo Depósito CTS Rentabilidad por Unidades de Negocios Determinar la rentabilidad de las Agencias. Determinar el nivel de concentración de costos de áreas de negocios y de soporte, tales como Créditos, Ahorros, Canales y Productos Alternativos, Finanzas, Contabilidad y Tecnología de la Información. Determinar la rentabilidad del uso de los Cajeros Automáticos. Determinar la rentabilidad del servicio Venta de Moneda Extranjera. Determinar la rentabilidad del servicio Giros y Transferencias. En todos los casos la Consultora deberá definir Indicadores de Gestión, sobre la base de la información generada en el proceso del desarrollo e implementación del software (modelo Balance Score Card). Asimismo, emisión de reportes de costos y rentabilidad de los productos y agencias de Caja Maynas. FUNCIONALIDAD REQUERIDA DEL MODELO DE COSTEO El software de costeo y de rentabilidad, debido a los cambios que puedan surgir en la operatividad del negocio de Caja Maynas, deberá ser flexible, fácil de adecuar y estar regido por parámetros que puedan ser ajustados directamente por el usuario final, sin tener que modificar el código fuente, cuyas características técnicas serían las siguientes: Debe permitir el manejo de múltiples modelos de costeo. Debe ser multiempresa (para registrar desde lo general a lo específico de cada unidad de negocio o producto), y deberá manejar la consolidación y resultados a nivel nacional. Debe contar con la facilidad de uso de doble moneda (soles y dólares) Mantenimiento parametrizado de cada variable utilizada en el proceso de costeo. Debe admitir agregar, modificar o anular recursos, actividades y objetos de costeo. Debe brindar facilidades al usuario final para registrar, modificar y auditar los drivers de costos establecidos para los actividades, productos, agencias y objetos de costeo sin tener que modificar los programas fuentes. Debe permitir agregar, modificar o anular combinaciones de las matrices de actividades, productos, agencias y objetos de costeo. Debe tener capacidad de recibir y procesar información procedente de diferentes fuentes de almacenamiento y productos cotejando el mismo periodo de inicio y término, para derivar la información hacia diferentes modelos de costeo; este mecanismo también debe funcionar cuando sea ingreso de información en forma manual. Debe permitir mostrar todos los gastos e ingresos correspondientes a los productos y servicios financieros otorgados en cada agencia. Debe permitir la distribución de gastos, vía inductores o factores de distribución en forma automática, de acuerdo al registro de la información operativa. Debe permitir hacer simulaciones en base a diferentes escenarios de gastos y realizar pronósticos de resultados, para un uso fácil del usuario final. El software desarrollado debe permitir construir reportes de agencias, productos y servicios. Debe permitir exportar al programa Excel para desarrollar otras necesidades estadísticas de la institución. 3
COMPROMISO DE CAJA MAYNAS Caja Maynas será responsable de asignar a los representantes de cada área o agencia de Caja Maynas involucradas en el proceso de desarrollo del sistema de costeo (queda a criterio de la Gerencia Mancomunada). Colaboración total en todos los temas o requerimientos de información que estime la Consultora. Asignación de un auditorio para el personal que estime la Consultora y Gerencia Mancomunada, así como los equipos y recursos adecuados para la implementación del software (previa autorización de la Gerencia Mancomunada). COMPROMISOS DE LA CONSULTORA La Consultora deberá desarrollar el software de acuerdo a las condiciones acordadas con la empresa, establecidas en la propuesta. La Consultora será responsable de presentar un plan de trabajo donde se observe las actividades a desarrollar para la implementación del software. La Consultora será responsable de designar al personal especializado de desarrollo del software, quienes trabajarán en forma coordinada con los representantes de Caja Maynas durante todo el proceso de implementación. La Consultora realizará capacitaciones sobre la metodología y uso correcto del software desarrollado e implementado. La Consultora realizará la transferencia tecnológica al personal designado por Caja Maynas, entrenando en el uso, administración y mantenimiento de la solución integral. La Consultora entregará sus observaciones, conclusiones y recomendaciones del hardware y software requerido para el desarrollo e implementación del software. ENTREGABLES La Consultora deberá remitir los siguientes Informes preliminares o Entregables: 1) Informe de Diagnóstico para la elaboración de un sistema de costos por actividad y rentabilidad de unidades de negocios, levantando Observaciones para el análisis y coordinaciones de la Gerencia Mancomunada y áreas involucradas. 2) Informe de Avance de la elaboración de un sistema de costos por actividad y rentabilidad de unidades de negocios, levantando Conclusiones y Recomendaciones. 3) Informe Final de la elaboración de un sistema de costos por actividad y rentabilidad de unidades de negocios El Informe Final será entregado en tres (03) ejemplares correctamente impresos y anillados; así mismo deberá entregarse en un (01) CD conteniendo los archivos y cuadros en los formatos utilizados en el desarrollo del sistema. PROPIEDAD DEL SISTEMA DE COSTOS POR ACTIVIDAD Y RENTABILIDAD DE PRODUCTOS Y UNIDADES DE NEGOCIOS El Sistema de Costos por Actividad y Rentabilidad de Productos y Unidades de Negocios (software y licencias) elaborado por la Consultora) pasará a Propiedad Intelectual de la CMAC MAYNAS S.A. GENERALIDADES: La Consultora indicará el monto total de su propuesta consignando por separado el impuesto general a las ventas aplicable. 4
El costo ofrecido se mantendrá fijo durante la ejecución del contrato y no estará sujeto a variaciones por ningún motivo. La Consultora asumirá todos los aspectos de índole laboral correspondiente a su equipo de trabajo. TIEMPO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO: La Consultora deberá proponer el tiempo de ejecución del Sistema de Costos y de Rentabilidad en días calendario. VALOR REFERENCIAL Y FORMA DE PAGO La Consultora deberá proponer el costo estimado por el servicio de desarrollo e implementación del Sistema de Costos y de Rentabilidad, así como las condiciones de pago y otras que estime conveniente. 5