PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION VIOCONFERENCIAS O AUDIENCIAS VIRTUALES 1. OBJETIVO Definir las actividades para la adecuada prestación de los servicios de videoconferencia o audiencias virtuales en cumplimiento de las políticas, estrategias y acciones de la del Consejo Superior de la Judicatura. 2. ALCANCE Aplica a los servicios técnicos de videoconferencia y audiencias virtuales solicitados por los funcionarios de la Rama Judicial, a través del Centro de Documentación Judicial - CENDOJ en los ámbitos nacional e internacional. 3. RESPONSABLE El Jefe de Sistemas de Información y Comunicaciones debe garantizar la adecuada implementación del presente procedimiento en todos los niveles. 4. FINICIONES Audiencia virtual: utilización de los medios tecnológicos e interactivos, para la presencia virtual de las personas requeridas (Sindicados, Víctimas y Testigos), para adelantar diligencias en los procesos judiciales. Videoconferencia: utilización de los medios tecnológicos e interactivos, que permiten la presencia de varias personas ubicadas en sitios distantes o diferentes y, así establecer una participación, en un lugar virtual común. Canal de comunicaciones: medio por el cual se transmite la señal con la información de intercambio entre el emisor y el receptor. Ancho de banda: La cantidad de información o de datos que se puede enviar a través de una conexión Pág. 1 de 8
de red en un período de tiempo dado Codec de Video: dispositivo que codifica y decodifica la señal de video a señal digital y de señal digital a señal de video en el otro extremo Conectividad: Comunicar varios dispositivos para compartir información con diversas herramientas tecnológicas físicas y satelitales. Tipos de Videoconferencia y/o Audiencia Virtual: Internacional (vía Internet Vía telefónica, RDSI), Nacional (entre despachos judiciales, interinstitucionales, despachos judiciales e INPEC, instituciones públicas y privadas). Grabación: Registro de imágenes, sonidos o datos en un soporte tecnológico para su posterior reproducción. 5. NORMATIVIDAD Acuerdo 2189 de 2003 6. ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 1 Recepción de requerimiento del servicio Mediante oficio, correo electrónico se solicita servicio de audiencia o videoconferencia con las especificaciones necesarias para su realización Servidor Judicial 2 Registrar en agenda Al recibir la solicitud se consulta la agenda de actividades programadas con el fin de establecer la disponibilidad en fecha y hora solicitada. Asistente Administrativo En caso de coincidir peticiones programadas se procede a ofrecer alternativas que se ajusten a la Pág. 2 de 8
6. ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 3 Coordinar aspectos técnicos relacionados con los tipos de evento agenda programada, por el medio más expedito. Si por el contrario no se logra su programación se informa al despacho Judicial que debe nuevamente reprogramar la solicitud con fecha y hora diferente. A través de correo electrónico se comunica a los intervinientes de la realización de la videoconferencia o audiencia virtual para coordinar los aspectos técnicos. Se exige la realización de pruebas previas hasta el día anterior para garantizar el correcto desarrollo del evento. Nota: los eventos se pueden realizar entre despachos judiciales y entidades públicas o privadas De acuerdo al tipo de evento se debe: 1.- Audiencia virtual con EE UU Tres días antes a la realización de la audiencia virtual se envía a el operador de comunicaciones o prestador del servicios de comunicaciones el formato para aprovisionamiento de la ip. Asistente Administrativo Contacto realizador de pruebas Dentro de los tres días antes de la realización de la Pág. 3 de 8
6. ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD RESPONSABLE audiencia se diligencia el formato por Internet con el responsable autorizado por el departamento de justicia de EEUU. En coordinación con los proveedores nacionales e internacionales del servicio y el Cendoj, se establecen las fechas de pruebas que garanticen la efectiva realización técnica de la audiencia. Durante las pruebas se revisan las conexiones en sitio y se corrigen las interferencias de audio y video que se presenten durante el desarrollo y se comprueba lo correspondiente a la grabación, esto para dejar los equipos y el lugar a punto a la hora y fecha de realización de la audiencia virtual. 2.- Evento Internacional Dentro de los tres días antes a la realización del evento se envía a el operador o prestador del servicio de comunicaciones el formato para aprovisionamiento de las direcciones ip, el lugar de origen y los contactos técnicos o centros de emisión. 3.- Entre despachos judiciales (seccionales) Las seccionales de la Rama Judicial que poseen la tecnología necesaria para la realización de las audiencias virtuales y videoconferencias, las cuales se coordinan a través de correos electrónicos institucionales para que establezcan las pruebas necesarias, conexión y desarrollo de las mismas. Pág. 4 de 8
6. ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 4.- INPEC Cinco días hábiles antes a la realización del evento se envía formato al operador o prestador del servicio de comunicaciones para que aprovisione las direcciones ip que intervendrán en las conexiones. 5.- Conexión satelital 3 días antes a la realización del evento se envía petición vía correo electrónico al prestador del servicio para que aprovisione los canales. Vía correo electrónico o telefónicamente se informa a los intervinientes de acuerdo a la información consignada en el formato. 6.- Internet Al conocer que los intervinientes (sitio remoto) no poseen la tecnología para establecer conexión vía ip se sugiere a los despachos se realice vía Internet con software que permite mediante licencias tener la posibilidad de grabar el audio y el video. Operador de Comunicaciones o prestador del servicios de comunicaciones Se solicita la identificación del equipo donde se va a ubicar o conectar la cámara para que el operador o Pág. 5 de 8
6. ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD RESPONSABLE prestador del servicio de comunicaciones con tres días de antelación a la realización provea las conexiones necesarias. En caso de no establecer la conexión el Cendoj, podrá solicitar al operador o prestador del servicio de comunicaciones apoyo con equipos externos. 7. Evento con requerimiento de apoyo parcial. Las seccionales o sedes de la Rama Judicial que tienen conexiones a Internet y no poseen las cámaras o adecuación necesaria para videoconferencia y/o audiencias virtuales solicitan lo necesario para el apoyo con equipos al Cendoj, El Cendoj con cinco días podrá solicitar al operador o prestador del servicio de comunicaciones apoyo con equipos externos, las cuales se coordinan a través de correos electrónicos institucionales para traslados de lo necesario para establecer las pruebas necesarias, conexión y desarrollo del evento. 8.- Evento con requerimiento total de apoyo. Con Veinte días de anticipación se debe solicitar diligenciando en el formato con todos los requerimientos (aprovisionamiento, lugar, equipos para la conexión y asistencia técnica). En caso de ser un tercero quien preste el servicio, se coordina con el contacto técnico del despacho o Pág. 6 de 8
6. ACTIVIDAS PASO ACTIVIDAD SCRIPCIÓN LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 4 Monitorear el evento 4 Verificación de la realización del evento 6. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE Bitácora de programación de audiencias. dependencia para aspectos de ingreso y adecuación del sitio. Una vez prestado el servicio se exige la certificación de la realización de la actividad relacionando los elementos instalados e indicando fecha, duración y entrega del material en medio magnético al despacho solicitante. Se acompaña, monitorea y verifican todos los aspectos técnicos y logísticos de realización de los eventos programados Una vez prestado el servicio se registra en formato Excel la realización de todos los eventos clasificada según tipo. RESPONSABLE DILIGENCIARLO LUGAR ARCHIVO Archivo de la División CRITERIO ARCHIVO o quien haga sus veces en las Seccionales / Asistente Administrativo TIEMPO RETENCIÓN Bitácora formatos solicitud de audiencias Proveedor de comunicaciones Archivo de la División DISPO SICIÓ N Cronológico Ver TRD Ver TRD Cronológico Ver TRD Ver TRD Pág. 7 de 8
6. REGISTROS CÓDIGO 8. ANEXOS NOMBRE Bitácora formatos solicitud de audiencias INPEC Y OTROS ORGANISMOS ESTATALES Bitácora formatos solicitud de audiencias PRECISION EEUU 9. CONTROL CAMBIOS No aplica para esta versión. RESPONSABLE DILIGENCIARLO LUGAR ARCHIVO Archivo de la División Archivo de la División CRITERIO ARCHIVO TIEMPO RETENCIÓN DISPO SICIÓ N Cronológico Ver TRD Ver TRD Cronológico Ver TRD Ver TRD Pág. 8 de 8