GESTIÓN DEL CAMBIO Y PLANIFICACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN DE UN ERP EN UNA EMPRESA INDUSTRIAL. ANÁLISIS, DESARROLLO Y SOLUCIÓN DEL MÓDULO DE CUENTAS A PAGAR Autora: Peralta Sáez, Zulema. Directora: Meroño Terol, Miriam. Entidad Colaboradora: ICAI- Universidad Pontificia Comillas. RESUMEN DEL PROYECTO Industralia Corporación es líder mundial en el desarrollo, producción y servicio de un tipo de equipos industriales. Esta organización tiene plantas de fabricación distribuidas a lo largo de todo el mundo. En España tiene dos plantas, Móstoles y Getafe, siendo la primera de ellas una planta de fabricación de productos estándar, mientras que la segunda es una fábrica de alta ingeniería (fabricación a medida por proyecto). Los sistemas de negocio que se están utilizando en Getafe son Oracle Financial (Versión 11.0) y un ERP customizado (AS 400). En la actualidad no hay ninguna integración entre estos dos sistemas de negocio. Respecto a Móstoles, el sistema de negocio que actualmente están empleando es el FORMAT (HP 3000), un software obsoleto, no documentado y sin asistencia técnica para la recuperación ante fallos. FORMAT es un sistema con más de quince años de antigüedad y que fue desarrollado a medida para otra planta que Industralia Corporación tiene en Europa. Además como se ha comentado con anterioridad, el sistema FORMAT ya no cuenta con soporte técnico, lo cual implica que en caso de fallo la planta de Móstoles se vería gravemente afectada ya que las operaciones y actividades se verían paralizadas. Getafe y Móstoles, ambas plantas, reportan sus cuentas como parte de una única entidad legal española. Las actividades de cierre mensuales financieras son principalmente manuales y tienen por tanto que ser revisadas para completar los cierres en los formatos y en el tiempo que la Corporación tiene estipulado.
De manera que en la actualidad, tanto Móstoles como Getafe, se apoyan para el desarrollo de su actividad diaria en varios sistemas de negocio antiguos, y en algunos casos en sistemas obsoletos Debido a un mundo empresarial en donde los constantes cambios y una creciente competitividad entre las distintas empresas están cada vez más presentes, Industralia ha visto la necesidad de modificar algunos procesos, cambiando la forma de operar y unificando todos los sistemas de información. A nivel mundial Industralia ha optado por una macroinversión consistente en la implantación de un ERP. Por tanto, el proyecto, a pesar de ser una implantación de un ERP con alta componente tecnológica y técnica, al ser el resultado de una estandarización de los procesos de todas las áreas departamentales de la empresa, conlleva una alta componente de gestión del cambio. Con el desarrollo e implantación del ERP se mejora y facilita la realización de las actividades diarias de las dos plantas. Al implantar un único sistema de negocio el interfaz de comunicación entre las dos plantas de Madrid será muy sencillo. Para llevar a cabo esta implantación se ha seguido una metodología secuencial formada por cuatro etapas, en donde la finalización de cada una de ellas implica un requisito inequívoco para dar comienzo a la siguiente. Estas etapas son: Definición del equipo de trabajo: consiste en determinar el equipo de trabajo formado para el proyecto, con una clara definición de sus responsabilidades y funciones en el proyecto. Revisión local de los estándares globales del proyecto: en donde el equipo de trabajo revisa las especificaciones globales definidas por la organización a nivel mundial y determina si se ajustan a las necesidades y leyes de las plantas de Móstoles y Getafe. En esta etapa es necesario obtener la aprobación por parte de la organización de cada requisito local. Configuración de la aplicación y realización de pruebas: se realizarán tres pruebas distintas para comprobar el nuevo sistema, siendo estas las pruebas unitarias, pruebas integradas y pruebas de aceptación del usuario. Entrega y arranque: es en este punto del proyecto donde tiene lugar la formación de los usuarios finales y la puesta en marcha del nuevo sistema.
Para que todo el trabajo anterior tenga sentido hay que llevar paralelamente una cuidadosa gestión del cambio para evitar, entre otras situaciones, que los usuarios rechacen el nuevo sistema. En la gestión del cambio intervienen principalmente cuatro elementos, Gestión del Cambio como tal, Gestión de la Comunicación, Gestión de Transición de Roles y Gestión de la Formación o Entrenamiento. Mediante la gestión del cambio se va a ayudar a las personas a modificar su status quo, a disminuir su resistencia a los cambios y aumentar su compromiso. En la actualidad cada empleado tiene un rol y desempeña unas actividades, por requisitos de la nueva herramienta estos roles se pueden ver afectados de manera que algunos empleados van a tener que asumir responsabilidades que antes no tenían y abandonar otras que sí tenían. A través de la gestión de la comunicación se va a minimizar el grado de inquietud de los empleados debido a la implantación de una nueva herramienta informática. Muchos miembros de la organización pueden sentir rechazo hacia el proyecto al pensar que su puesto de trabajo puede verse en peligro con la nueva aplicación, mediante una adecuada comunicación se va transmitir a los empleados que ningún puesto de trabajo va a ser reemplazado de manera que se ayudará a que se sientan más seguros y a que sean capaces de este modo de asimilar mejor sus nuevas responsabilidades y tareas a ejecutar. Debido a la nueva aplicación los roles y responsabilidades de los empleados se pueden ver afectados, con la gestión de la transición de roles se van a analizar los recursos humanos que dispone la empresa y los perfiles de estos recursos, para posteriormente, analizar los recursos humanos que necesita la nueva aplicación y los perfiles de éstos para proceder a un mapeo entre lo que actualmente tiene la organización y lo que requerirá con la implantación de la nueva aplicación. Por último para que todo el personal sea capaz de utilizar la aplicación de manera correcta y de este modo sacarle el máximo provecho a todos los beneficios que ofrece un sistema ERP se va a detallar un plan de entrenamiento mediante la gestión de entrenamiento, en la que se va a detallar los cursos necesarios para que el personal asimile la aplicación, así como la duración de estos cursos para que la actividad de Industralia no se vea paralizada durante el proceso de formación.
CHANGE MANAGEMENT AND ERP IMPLANTATION PLANIFICATION IN AN INDUSTRIAL COMPANY. ANALYSIS; DEVELOPMENT AND SOLUTION OF ACCONTANT PAYABLES MODULE. Industralia Corporación is a worldwide leader in the development, production and service of a kind of industrial equipments, this organization has plants distributed along the world. In Spain there are two plants, Mostoles and Getafe, the first one is a manufacture plant of standard products, whereas the second one is an engineer factory. The business systems that are been used in Getafe are Oracle Financial (version 11.0) and a custom ERP (AS400). Nowadays there is no integration between this two business systems. In Mostoles the business system that is been used is FORMAT (HP3000), an obsolete software, that is no documented and without consulting for fails recovery. FORMAT is a system with more than fifteen years of age and it was developed taylormade for another plant of Industralia Corporacion in Europe. Both plants, Getafe and Mostoles, report their accounts as they are an only spanish legal entity. The activities of closing of the month are mainly manual so they must be revie to complete the closing in the formats and periods that are stipulated by the Corporacion. Nowadays, Mostoles and Getafe, support each other in the development of their daily activity in some old business systems and sometimes in obsolete systems. Because of a business world in which changes are constant and there is a growing competitivity between companies, Industralia has seen the need of change some processes, ways to do business and unify all the information systems. Industralia has decided to do an investment in a worlwide ERP implementation. Therefore, the project, in spite it is an ERP implementation with a high technique and technolgy component, because there is the result of the processes standarization, it entails a high change management component.
With the development and implementation of the ERP the daily activites of the two plants would be improved and it would make them easier. Because there is an only system business the communication interface between the two plants in Madrid will be very simple. To carry out this implementation the methodology followed has been a sequential methodology that is made up of four steps, in which the end of one step is a fundamental requirement to start the next one. This steps are: Definition of the work team: it consists in define the work team gathered together with a definition of their responsabilities and functions on the project. Local review of the global standards of the project: where the work team review the global specifications imposed by the organization worldwide and it sets if they fit the needs and lawas of Mostoles and Getafe plants. In this step the approval of the organization for each local requirement is needed. Application configuration and put the application to the test: to check out the new system, three different kinds of proofs are going to be made, this proofs are unit proofs, integrated proofs and user acceptance proofs. Delivery and starting: at this moment of the project final users will be trained and the new system will be started. The way that all the work made before has sense is to develop in parallel a change management to avoid, for example, the users rejection to the system. In this change management there are four important elements: change management, communication management, transition role management and training management. With change management people could change their status quo, they will reduce their change reject and will increase their commitment. Nowadays each employee has a role and hold activities, the needs of the new system may affect some roles, so some empoloyees must assume responsabilities that they hadn t had before and give up another ones that they had before. By means of change management the employees worry degree will be minimized because of the implementation of a new application. A lot of the organization members could reject the project because they think their job could be replaced by the new application, with a good communication plan the employees will know that any position
is in danger so they feel secure and could assume in a better way their new responsabilities and activities. The employees roles and responsabilities could be affected by the new application, with the role transition management the human resources and roles of the company will be analyzed. There will also be analyzed the human resources and roles that are needed with the new application, so a mapping between the resources of the company and the resources needed by the application could be done. Finally, a training management should be done so all the employees could use the application the better way and obtain the higher benefit of an ERP system. In this training management there should be detail all the courses needed by the employees, it should also detail the course duration so Industralia activity isn t stopped during training process.