HERRAMIENTAS PARA EL ANALISIS Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS EARNED VALUE ANALYSIS (EVA) PUNTOS DE CASO DE USO PUNTOS DE FUNCION ESPECIALIZACION EN INFORMATICA Y CIENCIAS DE LA COMPUTACION JAIRO OBDULIO BARRERO GORDILLO INGENIERO DE SISTEMAS UNIVERSIDAD KONRAD LORENZ Abril de 2007 Bogotá D.C.
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION... 3 ALCANCE... 3 Earned Value Analysis (EVA)... 5 El Valor Planeado (PV o BCWS):... 5 El Costo Actual(AC o ACWP)... 5 El Valor Ganado (EV o BCWP)... 5 Variación del Costo (CV)... 6 Variación del Cronograma (SV)... 6 Varianza Del Costo (CV)... 7 La Varianza Del Cronograma (SV)... 7 Índices de Rendimiento... 7 Índice Del Rendimiento Del Costo (CPI)... 7 PUNTOS DE CASO DE USO... 12 PUNTOS DE FUNCION... 16 Prerrequisitos:... 27 PLANTILLA DE TRABAJO (EVA)... 27 PLANTILLA DE TRABAJO (PUNTOS DE CASO DE USO)... 36 PLANTILLA DE TRABAJO (PUNTOS DE FUNCION)... 42 CONCLUSIONES... 46
INTRODUCCION ALCANCE Desarrollar tres aplicaciones en Excel basadas en las técnicas de evaluación de proyectos, Eva, Puntos de Caso de Uso y Puntos de función que permitan al usuario una gestión, planeación, seguimiento y control en la desarrollo de proyectos. Con la globalización, los mercados son más competitivos y la demanda para los productos y servicios de buena calidad aparecen como el factor decisivo en el momento de escoger un compañero de negocios por estos días. En el desarrollo de Proyectos, el cliente, cada vez más exigente, demanda por un sistema dentro del la marca pedida y que atienda sus necesidades, desarrollado en el menor tiempo posible. Actualmente, las compañías no sólo buscan poner en el mercado los productos que atiendan la demanda de sus clientes, sino, también activar su producción. Esa optimización tiene como punto principal el proceso de producción inherente a la compañía. En la industria, en general, la calidad en el desarrollo de proyectos depende directamente de la organización, planeación y control de los procesos, por consiguiente, es importante que las compañías tengan herramientas y técnicas apropiadas que garanticen un mejor funcionamiento y calidad del producto final y, por ende, mayor satisfacción del cliente a un bajo costo. Por este motivo es importante aprovechar herramientas como Excel, que nos brinda la posibilidad de desarrollar aplicaciones eficientes y a bajo costo, con una base teórica como la usada por Earned Value Analysis (EVA), Puntosde Funcion y/o Puntos de caso de Uso para dar respuesta a una gestión eficiente en el desarrollo de proyectos. El análisis de valor ganado (EVA) es una manera de medir la cantidad real de
trabajo realizado en un proyecto, es decir, medir su progreso, y pronosticar el costo final y la fecha de terminación del proyecto. Puntos de caso de uso es el método de estimación del tiempo de desarrollo de un proyecto mediante la asignación de pesos a un cierto número de factores que lo afectan. Puntos de función es una métrica que permite traducir en un número el tamaño de la funcionalidad que brinda un producto de software desde el punto de vista del usuario, a través de una suma ponderada de las características del producto. Cada una de las aplicaciones contendrá un manual, el cual será desarrollado sobre un ejemplo base que servirá de guía al usuario y le permitirá aprender más de cada uno de los temas en caso de que no los conozca.
Earned Value Analysis (EVA) El análisis del valor ganado es el método de medición del rendimiento más frecuentemente usado. El valor ganado refleja las mediciones del proyecto en cronograma, costo y alcance al tiempo. Para realizar el cálculo del valor ganado se requiere primero determinar tres medidas: 1 El Valor Planeado(PV): Costo presupuestado del trabajo agendado (BCWS) 2 El Costo Actual(AC):Costo Actual del trabajo realizado(acwp) 3 El Valor Ganado(EV):Costo Presupuestado del trabajo realizado(bcwp) El Valor Planeado (PV o BCWS): Es el costo del trabajo que ha sido presupuestado para una actividad o para el proyecto durante cierto periodo de tiempo. Esta estimación y presupuestos son establecidos durante el proceso de planeación. El PV es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completado de la actividad del cronograma o el componente de la WBS durante un período de tiempo determinado. El Costo Actual(AC o ACWP): Es el costo real del trabajo a la fecha (o para un periodo dado), incluyendo costos directos e indirectos. El AC es el costo total incurrido en la realización del trabajo de la actividad del cronograma o el componente de la WBS durante un período de tiempo determinado. El Valor Ganado (EV o BCWP): Es una medición del progreso del proyecto o el valor del trabajo completado a la fecha, de acuerdo con lo planeado. El EV es la cantidad presupuestada para el trabajo realmente completado de la actividad del cronograma o el
componente de la WBS durante un período de tiempo determinado. El EV es la suma de los costos acumulativos presupuestados para completar todas las actividades que han sido ejecutadas hasta la fecha de medición. Si el presupuesto total es $1000 y se ha completado el 50% del trabajo hasta la fecha de medición, su EV sería igual a $500. Las mediciones del PV, AC y EV pueden ser graficadas para mostrar las desviaciones entre ellas. Si no hay desviaciones entre las mediciones, todas las líneas se superponen y eso indica que el proyecto está progresando según lo planeado. A partir de las mediciones de PV, AC y EV se determinan una serie de indicadores, que se ilustrarán mediante un ejemplo: Supóngase que en cierto estado de un proyecto, a abril 30, se han determinado los siguientes valores para PV, AC y EV 1 PV=400 (Hasta la fecha se planeó realizar un valor de $400 del proyecto) 2 AC=325 (Las actividades realizadas han demandado un gasto de $325) 3 EV=375(Las actividades realizadas representan un costo de $375 de acuerdo con lo planeado) Variación del Costo (CV): es igual al valor ganado (EV) menos el costo real (AC). La variación del costo al final del proyecto será la diferencia entre el presupuesto hasta la conclusión (BAC) y la cantidad realmente gastada. Fórmula: CV = EV AC Variación del Cronograma (SV): es igual al valor ganado (EV) menos el valor planificado (PV). La variación del cronograma finalmente será igual a cero cuando se complete el proyecto, porque ya se habrán ganado todos los valores planificados. Fórmula: SV = EV PV
Estos dos valores, CV y SV, pueden convertirse en indicadores de eficiencia que reflejan el rendimiento del costo y del cronograma de cualquier proyecto. Varianza Del Costo (CV): es igual al valor ganado (EV) menos el costo real (AC). La variación del costo al final del proyecto será la diferencia entre el presupuesto hasta la conclusión (BAC) y la cantidad realmente gastada. CV es una de las más populares varianzas que usan los gerentes de proyecto, e indica si los costos han sido mayores que los presupuestados (si resulta ser un número negativo) o que han sido menores que los presupuestados (si resulta ser un número positivo). CV=EV-AC La Varianza Del Cronograma (SV): es también una varianza popular. Indica si el proyecto se encuentra por delante (valor positivo) o por detrás (valor negativo) de lo que fue planeado para este periodo de tiempo. La SV es igual al valor ganado (EV) menos el valor planificado (PV). La variación del cronograma finalmente será igual a cero cuando se complete el proyecto, porque ya se habrán ganado todos los valores planificados. SV = EV PV Índices de Rendimiento: Los índices de rendimiento del costo y de rendimiento del cronograma son usados principalmente para calcular la eficiencia del rendimiento. Ellos, a menudo se usan en análisis de tendencias para predecir el rendimiento futuro. La interpretación de los resultados obtenidos para estos índices es la siguiente: Si el resultado el mayor que 1, usted ha tenido un rendimiento mejor de lo esperado, pero si el resultado es menor que 1 usted ha tenido un rendimiento más pobre que el esperado. Si es igual a 1, indica que el rendimiento del proyecto está de acuerdo a lo planeado. Índice Del Rendimiento Del Costo (CPI): es el indicador de eficiencia más
comúnmente usado, y se calcula de la siguiente forma: CPI = EV / AC Índice Del Rendimiento Del Cronograma (SPI): este índice se calcula de la siguiente manera: SPI = EV / PV Proyecciones: Las proyecciones consisten en realizar estimaciones o predicciones de las condiciones en el futuro del proyecto basándose en la información y los conocimientos disponibles en el momento de la proyección. Las proyecciones se generan, se actualizan y se emiten nuevamente basándose en la información sobre el rendimiento del trabajo suministrada a medida que el proyecto se ejecuta y avanza. La información sobre el rendimiento del trabajo trata sobre el rendimiento anterior del proyecto y cualquier otra información que podría causar un impacto sobre el proyecto en el futuro, por ejemplo, la estimación a la conclusión (EAC) y la estimación hasta la conclusión (ETC). Los parámetros de la técnica del valor ganado, BAC, costo actual (AC) hasta la fecha y el indicador de rendimiento del costo CPI se usan para calcular la ETC, donde el BAC es igual al PV total BAC = PV acumulativo total a la conclusión Las técnicas de proyección ayudan a evaluar el costo o la cantidad de trabajo necesario para completar las actividades del cronograma, lo cual se denomina EAC. Las técnicas de proyección también ayudan a determinar la ETC, que es la estimación para concluir el trabajo restante correspondiente a una actividad del cronograma, paquete de trabajo o cuenta de control. Aunque la técnica del valor ganado para determinar la
EAC y la ETC es rápida y automática, no es tan valiosa ni exacta como las proyecciones manuales del trabajo restante que ha de realizar el equipo del proyecto. La técnica de proyección para la ETC basada en el suministro de la estimación hasta la conclusión por parte de la organización ejecutante es: 1 ETC basada en una nueva estimación. La ETC es igual a la estimación revisada para el trabajo restante, determinada por la organización ejecutante. Esta estimación de la conclusión más exacta y completa es una estimación hasta la conclusión independiente y no obtenida mediante cálculos para todo el trabajo restante, y tiene en cuenta el rendimiento o la producción de los recursos hasta la fecha. Alternativamente, para calcular la ETC usando los datos sobre el valor ganado, generalmente se aplica una de las dos fórmulas: ETC basada en variaciones atípicas. Este enfoque se utiliza más frecuentemente cuando las variaciones actuales se consideran atípicas, y las expectativas del equipo de dirección del proyecto son que no se producirán variaciones similares en el futuro. La ETC es igual al BAC menos el valor ganado hasta la fecha (EV). ETC = (BAC - EV) ETC basada en variaciones típicas. Este enfoque se utiliza más frecuentemente cuando las variaciones actuales se consideran como típicas de las variaciones futuras. La ETC es igual al BAC menos el EV (el PV restante) dividido por el índice de rendimiento del costo (CPI). ETC = (BAC - EV) / CPI Estimación del Costo a la Conclusión (EAC): es una proyección del valor total más probable basada en el rendimiento del proyecto y la
cuantificación del riesgo. La EAC es el valor final total proyectado o previsto para una actividad del cronograma, componente de la EDT o proyecto cuando se completa el trabajo definido del proyecto. Una técnica de proyección para la EAC se basa en el suministro de una estimación hasta la conclusión por parte de la organización ejecutante: 2 EAC utilizando una nueva estimación. La EAC es igual a los costos reales hasta la fecha (AC) más una nueva ETC que proporciona la organización ejecutante. Este enfoque se utiliza más frecuentemente cuando el rendimiento anterior muestra que las asunciones de las estimaciones originales eran básicamente defectuosas o ya no son pertinentes debido a un cambio en las condiciones. EAC = AC + ETC Las dos técnicas de proyección más comunes para calcular la EAC usando los datos sobre el valor ganado son una variación de: 3 EAC usando el presupuesto restante. La EAC es igual a la AC más el presupuesto necesario para completar el trabajo restante, que es el presupuesto hasta la conclusión (BAC) menos el valor ganado (EV). Este enfoque se utiliza más frecuentemente cuando las variaciones actuales se consideran atípicas, y las expectativas del equipo de dirección del proyecto son que no se producirán variaciones similares en el futuro. EAC = AC + BAC EV 4 EAC usando el CPI. La EAC es igual a los costos reales hasta la fecha (AC) más el presupuesto necesario para completar el trabajo restante del proyecto, que es el BAC menos el EV, modificado por un factor de rendimiento (a menudo el CPI). Este enfoque se utiliza más frecuentemente cuando las variaciones actuales se consideran típicas
de las variaciones futuras. EAC = AC + ((BAC EV) / CPI) Cada uno de estos enfoques puede ser el correcto para cualquier proyecto dado, y le proporcionarán al equipo de dirección del proyecto una señal si las proyecciones para la EAC no están dentro de las tolerancias aceptables. Varianza a la Conclusión (VAC): Calcula la diferencia entre lo presupuestado a la conclusión (BAC) y la estimación a la conclusión (EAC). Por lo tanto: VAC=BAC-EAC El valor positivo indica que usted va mejor que lo planeado en lo que respecta a los costos.
PUNTOS DE CASO DE USO La estimación mediante el análisis de Puntos de Casos de Uso es un método propuesto originalmente por Gustav Karner de Objectory AB, y posteriormente refinado por muchos otros autores. Se trata de un método de estimación del tiempo de desarrollo de un proyecto mediante la asignación de "pesos" a un cierto número de factores que lo afectan, para finalmente, contabilizar el tiempo total estimado para el proyecto a partir de esos factores. Cálculo puntos de Casos de uso sin ajustar UUCP: El primer paso para la estimación consiste en el cálculo de los Puntos de Casos de Uso sin ajustar. Este valor, se calcula a partir de la siguiente ecuación: Donde, UUCP = UAW + UUCW UUCP = Puntos de Casos de uso sin ajustar UAW = Factor de peso de los actores sin ajustar UUCW = Factor de peso de los casos de uso sin ajustar Factor de Peso de los Actores sin ajustar (UAW): Este valor se calcula mediante un análisis de la cantidad de Actores presentes en el sistema y la complejidad de cada uno de ellos. La complejidad de los Actores se establece teniendo en cuenta en primer lugar si se trata de una persona o de otro sistema, y en segundo lugar, la forma en la que el actor interactúa con el sistema. Los criterios se muestran en la siguiente tabla:
Factor de Peso de los Casos de Uso sin ajustar (UUCW): Este valor se calcula mediante un análisis de la cantidad de Casos de Uso presentes en el sistema y la complejidad de cada uno de ellos. La complejidad de los Casos de Uso se establece teniendo en cuenta la cantidad de transacciones efectuadas en el mismo, donde una transacción se entiende como una secuencia de actividades atómica, es decir, se efectúa la secuencia de actividades completa, o no se efectúa ninguna de las actividades de la secuencia. Los criterios se muestran en la siguiente tabla: Cálculo de Puntos de Casos de Uso ajustados: Una vez que se tienen los Puntos de Casos de Uso sin ajustar, se debe ajustar éste valor mediante la siguiente ecuación: Donde, UCP = UUCP x TCF x EF UCP: Puntos de Casos de Uso ajustados UUCP: Puntos de Casos de Uso sin ajustar TCF: Factor de complejidad técnica EF: Factor de ambiente Factor de complejidad técnica (TCF): Este coeficiente se calcula mediante la cuantificación de un conjunto de factores que determinan la complejidad técnica del sistema. Cada uno de los factores se cuantifica con un valor de 0 a 5, donde 0 significa un aporte irrelevante y 5 un aporte muy importante. En la siguiente tabla se muestra el significado y el peso de cada uno de éstos factores:
El Factor de complejidad técnica se calcula mediante la siguiente ecuación: TCF = 0.6 + 0.01 x Ó (Peso i x Valor asignado i ) Factor de ambiente (EF): Las habilidades y el entrenamiento del grupo involucrado en el desarrollo tienen un gran impacto en las estimaciones de tiempo. Estos factores son los que se contemplan en el cálculo del Factor de ambiente. El cálculo del mismo es similar al cálculo del Factor de complejidad técnica, es decir, se trata de un conjunto de factores que se cuantifican con valores de 0 a 5. En la siguiente tabla se muestra el significado y el peso de cada uno de éstos factores. Para los factores E1 al E4, un valor asignado de 0 significa sin experiencia, 3 experiencia media y 5 amplia experiencia (experto).
Para el factor E5, 0 significa sin motivación para el proyecto, 3 motivación media y 5 alta motivación. Para el factor E6, 0 significa requerimientos extremadamente inestables, 3 estabilidad media y 5 requerimientos estables sin posibilidad de cambios. Para el factor E7, 0 significa que no hay personal part-time (es decir todos son full-time), 3 significa mitad y mitad, y 5 significa que todo el personal es part-time (nadie es full-time). Para el factor E8, 0 significa que el lenguaje de programación es fácil de usar, 3 medio y 5 que el lenguaje es extremadamente difícil. El Factor de ambiente se calcula mediante la siguiente ecuación: EF =1.4-0.03 x Ó (Peso i x Valor asignado i)
PUNTOS DE FUNCION Es una métrica que permite traducir en un número el tamaño de la funcionalidad que brinda un producto de software desde el punto de vista del usuario, a través de una suma ponderada de las características del producto. Componentes: EI: Procesos en los que se introducen datos y que suponen la actualización de cualquier archivo interno. EO: Procesos en los que se envía datos al exterior de la aplicación. EQ: Procesos consistentes en la combinación de una entrada y una salida, en el que la entrada no produce ningún cambio en ningún archivo y la salida no contiene información derivada. ILF: Grupos de datos relacionados entre sí internos al sistema. EIF: Grupos de datos que se mantienen externamente. Tabla de ponderaciones para EI, EQ y EO Una vez obtenidos los diferentes elementos del sistema se utilizan las siguientes tablas para asignar pesos en función del número de atributos que tengan y el número de archivos a los que afecte.
Tabla de ponderaciones para ILF y EIF Proceso de Estimación Mediante PF
Cálculo de los Puntos de Función Sin Ajustar: Por tanto los PFSA (Puntos de Función Sin Ajustar) se calculan como la suma de los productos de cada componente por su peso determinado en la tabla correspondiente. PFSA = PFTe + PFTo + PFTq + PFTif + PFTef Descripción de Totales por componente: 1 PFTe : Total Puntos de Función para las entradas del sistema. 2 PFTo : Total Puntos de Función para las salidas del sistema. 3 PFTq: Total Puntos de Función para las consultas del sistema. 4 PFTif: Total Puntos de Función para los archivos internos del sistema. 5 PFTef: Total Puntos de Función para los archivos externos del sistema. Descripción del problema ejemplo: Para mostrar la métrica de Puntos de Función se tomó como ejemplo las condiciones de un sistema de gestión de un hotel, en el cual se tuvieron en cuenta los subsistemas, Gestión de cocina, Gestión de mostrador, Gestión de administración y la Gestión de configura uración del sistema. En este sistema se consideran 8 archivos internos (platos del menú, pedidos de cocina, clientes, habitaciones, reservas, estancias, configura uración y usuarios).
El diagrama de contexto y el diagrama de flujo de datos nivel 0 se describen a continuación. Obtener Información del Sistema:
Identificar los Componentes del Sistema:
Calcular No. Elementos y su Complejidad: Definición de los Componentes del Sistema: Entradas: 9 entradas de complejidad alta para el subsistema mostrador, 3 entradas de complejidad alta para el subsistema cocina, 2 entradas de complejidad baja y 4 entradas de complejidad media para el subsistema administración y 4 entradas de complejidad baja para el subsistema configura uración. Salidas: 9 salidas de complejidad alta y 1 de complejidad media para el subsistema mostrador, 3 salidas de complejidad alta y 1 de complejidad baja para el subsistema cocina, 2 salidas de complejidad baja, 4 salidas de complejidad media y 3 salidas de complejidad alta para el subsistema administración y sólo una salida de complejidad baja para el subsistema configura uración. Consultas: 2 consultas de complejidad baja para el subsistema mostrador, 3 consultas de complejidad baja para el subsistema cocina, 1 consulta de
complejidad baja y 3 de complejidad alta para el subsistema administración y finalmente una consulta de complejidad baja para el subsistema configura uración. Ficheros Lógicos Internos: 8 almacenes intermedios de datos de complejidad alta. Ficheros Externos: No se utilizaron almacenes externos de datos. Cálculo de los Puntos de Función Sin Ajustar: PFSA = PFTe + PFTo + PFTq + PFTif + PFTef PFSA = 106 + 146 + 39 + 15 + 0 = 306 PF Obtener los PF Sin Ajustar:
Obtener los PF Ajustados:
Cálculo del Esfuerzo: Cálculo de la Duración del Proyecto:
Cálculo del Presupuesto del Proyecto:
DESCRIPCION DE MANUALES Para una mejor comprensión del funcionamiento de estas plantillas es aconsejable leer las guías haciendo el seguimiento propio de cada tema junto con el archivo de ejemplo en Excel. Prerrequisitos: 1 Office 2000 o superior Ver (Español) 2 Para ejecutar esta aplicación sin problemas es necesario modificar la seguridad que trae predeterminada Excel: 3 En el menú herramientas oprimir clic en Herramientas 4 Desplazarnos hasta la opción Macro y dar clic 5 Ubicar la opción Seguridad 6 En la ventana de Seguridad que visualiza en su pantalla verificar que se encuentre en la pestaña Nivel de seguridad. 7 Activar la opción Medio. 8 Dar clic en Aceptar. PLANTILLA DE TRABAJO EVA Una vez realizados estos pasos se podrá abrir el libro sin problema (Figura 1). Figura 1: Eva Ejecutado por primera Vez.
Esta plantilla de trabajo consta de tres partes: 1 Encabezado en el cual se encuentran variables de entorno Fecha de Inicio: fecha de inicio del proyecto. Jornada Laboral: Jornada diaria de trabajo. Fecha de Aproximada de Terminación: campo calculado por la aplicación, equivale a la sumatoria de la columna Tiempo Estimado, no es modificable por el usuario. Fecha de Análisis: almacena la fecha en la cual se realiza el análisis del estado del proyecto transcurrido. Este campo es alimentado durante la ejecución de la aplicación. Tiempo Total: campo calculado el cual informa el tiempo total en horas y días programados para el total del proyecto, no es modificable por el usuario, sus valores son generados en la ejecución de la aplicación. Total Actividades: campo calculado el cual determina el total de actividades a desarrollar por el proyecto, no es modificable por el usuario, su valor es generado en la ejecución de la aplicación. BAC: campo calculado el cual hace referencia la variable BAC del método de análisis EVA, no es modificable por el usuario, se valor es generado al la ejecución de la aplicación, según se muenstra en la Figura 2. Figura 2: Encabezado EVA
2. Botón de ejecución de la aplicación (Parámetros): este debe ser oprimido sólo después de alimentar la plantilla adecuadamente, también separa el encabezado de la tabla de datos básicos de EVA, como lo muestra la Figura 3. Figura 3: Botón de ejecución de la aplicación 3. Tabla de Datos: la información ingresada en esta tabla es usada por la aplicación para generar los cálculos necesarios que permiten realizar el análisis EVA del proyecto en estudio. A continuación se describe cada una de las columnas utilizadas por esta tabla; N : control usado por la aplicación, sus valores son generados una vez ejecutada la aplicación por primera vez, no es modificable por el usuario. Actividades: nombre de las actividades a desarrollar en el proyecto, su color diferente al de las demás columnas indica que debe ser alimentado par el usuario antes de ejecutar la aplicación. Tiempo estimado (Nro de Horas): total de horas planeadas por actividad, su color diferente al de las demás columnas indica que debe ser alimentado par el usuario antes de ejecutar la aplicación. Días estimados: según el número de horas planeadas se calcula el tiempo equivalente en días, no es modificable por el usuario, indica el equivalente en días al número de horas planeadas por actividad. Días Acumulados: es la sumatoria en días que han transcurrido a determinada actividad, no es modificable por el usuario, PV (BCWS): este valor debe ser suministrado por el usuario, es el costo
de trabajo presupuestado para una actividad o para el proyecto durante un periodo de tiempo. Determina el costo presupuestado total hasta la fecha del análisis % Realizado: Equivale al porcentaje de trabajo realizado para cada actividad desarrollada. Su valor debe ser ingresado a medida que el proyecto avanza. EV (BCWP): Es una medida del progreso del proyecto a la fecha o es el costo del trabajo completado a la fecha según lo presupuestado. Su valor debe se r ingresado a medida que el proyecto avanza. AC (ACWP): Es el costo real del trabajo a la fecha (o para un periodo de tiempo, por ejemplo una fase). Incluye costos directos e indirectos. Su valor debe se r ingresado a medida que el proyecto avanza, según se muestra en la Figura 4. Figura 4: Tabla de Datos Teniendo en cuanta que el objetivo es controlar por medio de EVA el desarrollo de un proyecto, partiremos de un cronograma de actividades previamente realizado. 1. Abrir la plantilla de ejecución EVA. 2. Ingresar el Nombre del proyecto. 3. Ingresar la fecha de inicio del proyecto 4. Ingresar la Jornada de Trabajo A este punto el aspecto de nuestra plantilla debe coincidir con el mostrado en la Figura 5
Figura 5: Datos del encabezado de la plantilla 5. Ubicarnos la columna de Actividades e ingresar el nombre de cada una de ellas, según se muestra en la Figura 6. Figura 6: Ingresando actividades del proyecto a analizar 6. Ingresamos los datos correspondientes a Tiempo Eestimado (Nro horas). 7. Ingresamos los datos correspondientes a PV (BCWS). A este punto el aspecto de la tabla de datos debe coincidir con la Figura 7
Figura 7: Tabla de datos Nota: Las columnas mencionadas en los tres puntos anteriores pueden ser alimentadas simultáneamente. A este punto ya se tienes los datos con los cuales se pede dar inicio a la ejecución de la aplicación. 8. Dar clic sobre el Botón Parámetros, esto activara una ventana (Parámetros) desde la cual se controlara la validación de datos de nuestra tabla, se realizaran los análisis a la fecha que se desee, y se generara el grafico con los resultados del análisis a la fecha deseada según muestra la Figura 8. Figura 8: Ventana de control de la aplicación
9. Oprimir clic en Validar, se iniciara el proceso de dar formato a las columnas de nuestra taba de datos, según se muestra en la Figura 9. Figura 9: Validación de datos de la taba 10. Clic en el botón Terminar, esta acción tan solo termina la ejecución de la aplicación, no se termina el análisis del proyecto. 11. Se debe alimentar las columnas de % Realizado y EV (BCVP) con forme avance el proyecto, según se muestra en la Figura 10. Figura 10: Alimentar tabla de datos conforme avanza el proyecto 12. Para realizar el análisis debemos fijarnos en el numero asociado a ultima actividad desarrollada, en el ejemplo que estamos siguiendo nos referiríamos al numero 10 asociado con la actividad Tabular Características del Proveedor, ya que es la actividad a la fecha terminada, como se muestra en la Figura 11.
Figura 11: Numero de la actividad a la cual se realizara el Análisis 13. Clic en el Botón parámetros. 14. Clic en Análisis, esta acción generara una tabla de acumulados la cual contendrá todas las variables usadas por EVA para nuestro análisis y visualizaremos la ventana Acumulados. Las columnas de esta tabla no se explican pues cada una de ellas tiene una ayuda la cual se activa si el usuario coloca el puntero del Mouse sobre alguna de ellas, según se muestra en la Figura 12 Figura 12: Ayuda en cada una de las columnas 15. En el campo N de la Actividad se debe escribir el numero asociado a la ultima actividad realizada, como se muestra en la Figura 13. Figura 13: Acumulados
16. Clic en Aceptar, esta acción actualiza los datos del campo Análisis Realizado en la Actividad que se encuentran en el encabezado de la plantilla y activa la celda de la columna Días Acumulados a la cual se realizara el análisis, según se muestra en la Figura 14. Figura 14: Fecha de Inicio Si se equivoco escribiendo el numero de la actividad, solamente debe ubicarse en el campo N de la Actividad y corregir el numero. 17. Clic en Calcular, esta acción realiza los calculas asociados con la metodología EVA, una vez terminados se activada la ventana Parámetros. 18. Clic en Grafica, esta acción actualiza la grafica y da formato ala misma según se muestra en la Figura 15. Figura 15:Grafico de estado del proyecto 19..Clic en el botón de Borrar Datos, esta acción borra tola información de la Hoja EVA que se encuentre a partir de la fila 23. 20. Terminar: Finaliza la ejecución de la aplicación, activando la plantilla de trabajo EVA.
PLANTILLA DE TRABAJO PUNTOS DE CASO DE USO Al ingresar por primera vez a la plantilla de trabajo visualizara dos hojas de cálculo, como lo muestra la Figura 1: Figura 1: Hojas de la Plantilla de trabajo 1. Damos Clic en la Hoja de nombre Ejemplo: en esta hoja encontraremos tres botones de control, Nombre proyecto y/o Modulo, insertar, inicializar, como se muestra en la Figura 2 Figura 2: Insertando Módulos
2. Clic en Nombre proyecto y/o Modulo: esta acción no permite dar nombre al modulo, este mismo nombre también será dado ala hoja de trabajo actual, como se muestra en la Figura 3. Figura 3: Ingreso del Nombre del modulo Digitado el nombre, damos clic en Aceptar, notara como al nombre del modulo cambio y también el nombre de la plantilla. A este punto ya se tiene la plantilla del primer modulo de trabajo lista para ingresar datos. 3. Damos Clic en el botón Insertar: esta acción crea una copia de la plantilla Ejemplo o en este caso una copia de Desarrollo ejemplo casos de uso, según se muestra en la Figura 4: Figura 4: Insertar una nueva plantilla