CEDIS SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA EL CONTROL DE BARES Y RESTAURANTES SOFT RESTAURANT (Versión 8.0.0) National Soft de México
El módulo CEDIS le permite administrar los pedidos realizados desde las sucursales hacia la empresa CEDIS. Configuración Para que una empresa pueda acceder a las funcionalidades de CEDIS en el sistema, deberá tener marcada la opción Es centro de distribución (CEDIS) del catálogo de empresas. Además, deberá especificar el proveedor que se utilizará en el sistema como CEDIS. Todos los pedidos que se realicen al proveedor especificado en esta pantalla, se procesarán por el CEDIS, en caso contrario, se procesarán de manera externa. Una vez hecho esto podrá comenzar a utilizar el módulo CEDIS, primero, deberá configurar algunas opciones a fin de que el módulo se adapte a sus necesidades de operación. Para acceder a la configuración del CEDIS, deberá acceder a la sucursal CEDIS desde el sistema, diríjase al menú ConfiguraciónConfiguración GeneralCEDIS.
Las opciones de configuración son: Generar venta para los pedidos surtidos. Al marcar esta opción, los pedidos procesados por el CEDIS podrán convertirse en ventas al ser recibidos completamente. Nota: Tendrá que asignar un producto de tipo CEDIS a las presentaciones para poder realizar la venta. No permitir cierre diario si existen pedidos pendientes por vender. En caso de activar la primera opción, podrá configurar el sistema para no permitir realizar el cierre diario en caso de que existan pedidos recibidos completamente que aun no han sido convertidos en ventas. Ocultar pestaña de autorización en pedidos de CEDIS. Al marcar esta opción, los pedidos pendientes podrán ser procesados directamente sin tener que ser autorizados anteriormente. No utilizar pedidos pendientes por surtir. Al recibir un pedido, no podrá solicitarse el envío de las cantidades pendientes. El pedido se recibirá como completo y se sobrescribirá la información actual. Generar nuevo pedido para cantidades pendientes por surtir. En caso de no haber marcado la casilla anterior, podrá marcar esta casilla para generar un nuevo pedido con las cantidades pendientes por surtir de cada pedido. Si decide no marcarla, el pedido que cuente con cantidades pendientes será recibido parcialmente y podrá ser resurtido. Utilizar un proveedor predeterminado para los pedidos. Al seleccionar un proveedor predeterminado para cada sucursal, los pedidos realizados por ellas se dirigirán automáticamente hacia ese proveedor. Concepto de envío de pedido (Salida CEDIS). Concepto de movimiento de almacén que se usará para registrar los movimientos de inventario al realizar un envío a una determinada sucursal. Administrador de pedidos Esta ventana permite a la empresa CEDIS manejar la autorización, procesado y envío de los pedidos realizados por las distintas sucursales.
Cuenta con seis pestañas: Pendiente. Muestra los pedidos que las sucursales dan de alta desde el sistema y que se encuentran en espera de ser autorizados o procesados por el CEDIS. Autorizado. Muestra los pedidos que han pasado por el proceso de autorización. Esto se lleva a cabo al hacer click en Autorizar pedido. Para poder autorizar pedidos es necesario tener un perfil de usuario adecuado o ser el usuario administrador, por lo que pedirá una contraseña valida. En proceso. Muestra los pedidos que han sido procesados y que se encuentran a la espera de ser enviados. Para procesar un pedido es necesario primero autorizarlo, por lo que el procesado únicamente puede realizarse desde la pestaña AUTORIZADO. Enviado. Muestra los pedidos que han sido enviados y permite consultar las cantidades que fueron surtidas por el CEDIS. Recibido parcial. Muestra los pedidos que cuentan con cantidades pendientes por surtir, por lo tanto aun se encuentran pendientes de surtir por parte del CEDIS. Recibido completo. Muestra los pedidos que fueron recibidos completamente. Esta pantalla contiene varios filtros para que así sea más fácil identificar los pedidos de acuerdo a la fecha de captura o recepción, el tipo de proveedor (Externo o CEDIS) o si tiene cantidades devueltas. Proceso de envío y recepción de pedidos Al accesar a la pantalla de administración de pedidos, observará que aparece la pestaña de pedidos pendientes. Los pedidos de esta lista pueden ser procesados o autorizados, según sea el caso, de acuerdo a las configuraciones hechas previamente.
En caso de haber marcado la casilla, la pantalla de administración de pedidos aparecerá como la siguiente: Por lo que podrá procesar el pedido de forma directa sin tener que pasar por el proceso de autorización. Para conocer el proceso a seguir para el procesado de pedidos consulte más adelante.
El proceso de autorización se realiza cuando no está marcada la casilla Ocultar la pestaña de autorización en pedidos CEDIS de la pantalla de configuración general. Para autorizar un pedido, haga click en el botón de la columna Autorizar pedido correspondiente al pedido que desea autorizar. El sistema le pedirá una contraseña con permiso para autorizar pedidos, y mostrará una pantalla en donde podrá indicar la cantidad autorizada para cada presentación del pedido.
Una vez que haya modificado las cantidades necesarias, haga click en Autorizar. El sistema solicitará una confirmación para la acción y al terminar el proceso le informará que el pedido ha sido autorizado. Ahora aparecerá en la pestaña de pedidos autorizados, por lo que ahora, el pedido puede ser procesado para su posterior envío. Para realizar el procesado de los pedidos, ya sea desde la pestaña de autorizados o la de pendientes, realice los siguientes pasos: 1. Marque los pedidos que desea procesar.
2. Una vez que haya terminado de seleccionar los pedidos deseados, haga click en Procesar para iniciar con el proceso. Dependiendo de si el pedido se hizo a un proveedor externo o a un proveedor ligado a la empresa CEDIS, se realizará el procesado de las presentaciones para verificar sus existencias o se realizará una orden de compra para la sucursal. En el caso de que el pedido se haya hecho a un proveedor externo aparecerá una ventana con el aviso de que se generará una orden de compra por las presentaciones que conforman el pedido y después aparecerá la ventana para confirmar la orden de compra. 3. En caso de que la presentación no cuente con la existencia necesaria para surtir el pedido, aparecerá marcada en color rojo. Para continuar con el proceso, haga click en procesar. Con las presentaciones marcadas, se generarán órdenes de compra automáticamente y el pedido será procesado.
Ahora que el pedido ha sido procesado (ya sea desde la pestaña de pendientes o la de autorizados, aparecerá en la pestaña En proceso, por lo que ahora podrá ser enviado a la sucursal. Para enviar un pedido es necesario realizar los siguientes pasos: 1.- Haga click en el botón Enviar pedido. 2.- Aparecerá una nueva ventana en la que podrá capturar las cantidades que serán surtidas.
En esta ventana podrá seleccionar el almacén del cual se descargarán las presentaciones enviadas. La columna Cantidad a surtir le permite ingresar la cantidad que será enviada a la sucursal, mientras que la columna Diferencia por surtir le muestra la diferencia entre la cantidad solicitada por la sucursal y la cantidad enviada por el CEDIS. 3.- Una vez ingresados todos los datos necesarios, haga click en Enviar para finalizar el proceso. Nota: Si lo desea podrá imprimir un documento que ampare el envío que acaba de realizar. Una vez que un pedido ha sido enviado, la sucursal deberá recibirlo ya sea parcial o completamente. La recepción del pedido se lleva a cabo desde la pestaña Enviado. Nota: Los pedidos únicamente pueden ser recibidos por la sucursal que los realizó. Para recibir un pedido es necesario: 1.- Haga click en Recibir pedido desde la sucursal a la que pertenece el pedido. 2.- Aparecerá una ventana como la siguiente:
En esta ventana podrá capturar la cantidad recibida y la cantidad devuelta para así compararlas con la cantidad surtida por el CEDIS. En caso de que exista una cantidad pendiente por surtir podrá elegir si desea que se surta ese pendiente y así generar una recepción parcial o si desea que se modifique la cantidad del pedido con la cantidad surtida y así generar una recepción completa. Los pedidos recibidos parcialmente entran de nuevo al flujo, por lo que para surtir las cantidades pendientes será necesario procesar el pedido (únicamente las cantidades pendientes por surtir), enviar el pedido, recibirlo y así sucesivamente.