Se ha dado algunas funcionalidades adicionales para el cliente gasolinero, el cual podrá tener acceso a algunas consultas de ventas e inventarios.

Transcripción

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2 INDICE 1. Antecedentes 2 2. Acceso al sitio Ingreso de usuario Tipo de usuarios Administrador Flotillero Gasolinero Supervisor 2.3 Cambio de Contraseña 3. Menú Principal de ControlGas Web 3.1 Características de las Consultas 3.2 Control de Vehículos 3.3 Analítico Saldo por Vehículo 3.4 Consumos por Vehículos 3.5 Usuarios 3.6 Bitácora Clientes 3.7 Permisos 3.8 Ventas por Estación 3.9 Ventas 3.10 Inventario 3.11 Configuración 3.12 Ventas por Despacho 3.13 Cuentas por Cobrar 1

3 1. Antecedentes La aplicación Controlgas Web surgió con la necesidad de nuestros clientes flotilleros para poder administrar en tiempo real los controles de sus vehículos. Se ha dado algunas funcionalidades adicionales para el cliente gasolinero, el cual podrá tener acceso a algunas consultas de ventas e inventarios. La aplicación nos permite, entre otras cosas transferir saldo entre vehículos, generar reportes de despachos y visualizar los saldos de los vehículos. 2. Acceso al Sitio Para poder ingresar a la aplicación es necesario abrir una página de internet, en donde se debe de escribir la dirección para ingresar al sitio, por default el instalador crea el sitio web con el nombre de CGWAtio ( o nombre del servidor] /ControglasWEB/default.aspx). esta ruta en a nivel local. Ejemplo: Ingreso de Usuario La página principal de acceso al portal nos solicitara el Usuario y Contraseña misma que deberá personalizar de acuerdo a los perfiles solicitados. 2

4 Una vez ingresado el usuario y el Password nos permitirá el acceso a las opciones que estén asignadas de acuerdo al perfil asignado. 2.2 Tipo de Usuarios Se contemplan para el uso y asignación de privilegios 4 diferentes tipos de usuarios, mismo que tienen ciertos privilegios preestablecidos Administrador Es el usuario determinado como administrador de la aplicación, con todos los privilegios. Es el autorizado para configurar, agregar nuevos usuarios, y tener acceso a toda la información de todos los clientes, estaciones, etc Flotillero Es denominado Cliente Flotillero todo aquel usuario registrado en ControlGas y que tiene consumos en la estación de servicio (gasolinera), a quien se le asignan vehículos para el consumir combustible u otros productos. Este usuario debe de ser dado de alta por un usuario Administrador. 3

5 Se podrá tener acceso a las opciones del menú con más o menos opciones dependiendo de los permisos asignados para dicho usuario, en la imagen siguiente podemos ver las opciones del usuario Flotillero con permisos de Administrar Clientes. Perfiles Usuario Flotillero A su vez este usuario Flotillero tiene tres perfiles predefinidos: a) Administrar Clientes Usuario de cliente, el cual tiene todos los permisos para poder administrar, configurar y dar de alta o borrar otros usuarios asociados al cliente. b) Administrar Flotillas c) Modificar vehículos d) Solo Acceso 4

6 Usuario de cliente flotillero, quien podrá tener acceso a todas las opciones del menú asignadas para cliente solo para visualizar la información de cargas y vehículos del cliente con el que este relacionado Gasolinero Un usuario asignado al tipo Gasolinero, es considerado todo personal de la estación de servicio. Al ingresar nos marcara solo tres opciones en el menú que son Salir, Contraseña y Ventas por Despachos. En esta consulta podremos visualizar los despachos generados por estación, en donde tenemos algunos filtros para poder generar la consulta más acorde a nuestras necesidades. Estas consultas se podrán generar por periodo y tenemos la opción de poder mandarlo a imprimir Supervisor 5

7 En esta versión se tiene la opción de generar un usuario que en versiones anteriores no existía, este nuevo usuario llamado Supervisor tiene la opción de consultar las ventas de otros productos no combustibles de la estación. Al ingresar como usuario Supervisor, solo visualiza el menú siguiente, salvo que el usuario Administrador le haya incluido alguna otra consulta. Las consultas de ventas por la estación seleccionada y mostrarán las ventas de productos, no de combustibles por el periodo indicado en las fechas de Inicio y Final. 2.3 Cambio de Contraseña Para poder hacer el cambio la contraseña de acceso, se deberá de ir dentro del menú principal en la opción Contraseña. 6

8 Aquí se deberá de ingresar la actual y se deberá indicar en los campos Nueva y Confirmar la nueva contraseña que se asignara. Se debe Guardar para que surta efecto el cambio. Lo cual nos forzara a ingresar esta nueva contraseña en la siguiente vez que se acceda al portal. 3. Menú Principal de ControlGas Web Es importante indicar que cuando ingresamos con un usuario asignado a algún cliente, la información mostrada será solo y exclusivamente del cliente relacionado. Las opciones del Menú inicial se encuentran ubicadas en la parte superior izquierda de la Pantalla Inicial del Portal y se describen a continuación: 3.1 Características de las consultas Las consultas de la aplicación se identifican por tener una apariencia similar para un fácil uso y selección. En las consultas podemos identificar las siguientes opciones: 1. Combos de Selección. 7

9 Lugar en donde debemos seleccionar la estación, cliente, estación, grupo, vehículo, etc, para poder hacer filtrar la consulta. Ejemplo: 2. Periodo de Selección 3. Botón de Consulta 4. Botón de Imprimir 5. Botón de Examinar 6. Botón de Exportar 7. Envió a Correo 3.2 Control de Vehículos Esta opción permite hacer transferencias de Saldos entre vehículos, para ello se selecciona la Tarjeta de Origen de la cual se tomará el saldo, a continuación especifique el Monto a transferir, posteriormente seleccione la Tarjeta destino, especifique un Motivo por el cual se realiza la transferencia finalmente haga clic al botón Transferir, con ellos se actualizan ambos saldos. 8

10 3.3 Analítico de Saldos por Vehículo Desde ésta opción es posible consultar los saldos de uno o todos los vehículos de un cliente específico, para ello lo primero es seleccionar la opción Analítico de saldos por Vehículo del lado izquierdo de la pantalla y nos mostrará lo siguiente: Debemos delimitar el rango de fechas que requerimos consultar, el cliente del que obtendremos la información, el grupo al que pertenece (en caso de pertenecer a alguno) y por último el vehículo (pueden ser todos los vehículos del cliente) y dar clic en Consultar. 9

11 3.4 Consumos por Vehículos Por medio de ésta consulta podemos ver la información de Consumos de un vehículo específico en una flotilla, para ello damos clic en la opción Consumo X Vehículo de la barra de opciones del lado izquierdo de la página y nos muestra la siguiente pantalla. Se debe seleccionar el rango de fechas a consultar, así como también: 1.- Cliente del que queremos ver la información (esto no es necesario si quien hace la consulta es el propio cliente, ya que estará accesando con su usuario y solo verá lo referente a el mismo). 2.- Producto que se consumió (Premium, Magna o Diesel). 3.- Estación de la que deseamos ver la información. 4.- Grupo en caso de pertenecer a uno se puede usar este filtro. 5.- Vehículo del que se requiere ver la información (Pueden ser todos los vehículos del cliente o uno en particular). 6.- Cta. Presupuestal. Filtro relacionado al valor asignado al vehículo dentro de las opciones ControlGAs. Este campo nos permite ingresar cualquier valor que consideremos podría significar un filtro para las consultas de los vehículos. 7.- Núm. Patrimonial. Filtro relacionado al valor asignado al vehículo dentro de las opciones ControlGAs. Este campo nos permite ingresar cualquier valor que consideremos podría significar un filtro para las consultas de los vehículos. La información la podemos también seleccionar por el día actual, la semana actual, la quincena actual o el mes actual, para lo cual, existen esas opciones ubicadas a la derecha de la opción imprimir a las que se les da clic después de seleccionar la información que requerimos consultar. Al terminar de delimitar los filtros damos clic en el botón Consultar y nos mostrará la información solicitada como podemos ver a continuación. 10

12 Para realizar la impresión una vez realizada la consulta, damos clic en el botón Imprimir y nos mostrará la siguiente pantalla De la misma manera que en consultas anteriores podemos elegir entre Exportar o Imprimir el documento. 3.5 Usuarios Al abrir la ventana de Usuarios nos muestra la siguiente ventana 11

13 En esta opción podemos realizar la búsqueda de un usuario por cliente o por nombre específico y en la parte inferior nos mostrará el o los nombres que queremos ubicar. En el ejemplo de abajo la búsqueda se realiza por estación y nos da como resultado un usuario marcados en amarillo, al realizar la búsqueda del usuario podremos agregar permisos modificarlos o quitarlos. Podemos agregar usuarios por cada cliente con opción de filtrar para agregar un usuario a un cliente y estación específica y filtrando si así se requiere por tipo de cliente (Contado, Crédito, Débito) o para todos los clientes de la estación. Los usuarios que ingresan y trabajan con el sistema pueden tener varios niveles de alcance y funcionalidad siendo principalmente los siguientes: 3.6 Bitácora de Cliente Por medio de la Bitácora un Usuario puede realizar una consulta de los movimientos específicos que ha hecho algún cliente o Usuario determinado. Para ello se debe seleccionar la opción Bitácora Cliente de la parte izquierda de la pantalla 12

14 Debemos delimitar que información requerimos como son: el rango de fechas a consultar, el usuario, el tipo de movimiento y el cliente del que obtendremos la información. Ya realizada la consulta, damos clic en el botón Imprimir que está junto al botón Consultar y nos visualizará una vista previa del documento a imprimir como podemos observar en la siguiente pantalla. Desde ésta pantalla podemos exportar la información para manipularla en algún programa como Excel, Word, Crystal Report o mandar directamente el trabajo a impresión. 3.7 Permisos. Para asignar permisos a un Usuario, es necesario dar clic en la opción Permisos. 13

15 1. Seleccionar el Usuario al que se le asignarán los permisos. 2. Seleccionar el permiso a asignar para dicho Usuario. 3. Dar clic en Asignar. Si la asignación se realizó correctamente nos mostrará el mensaje Este registro ya ha sido asignado. A continuación se muestra la relación de los permisos que se pueden configurar: Revocar Permisos.- Para dicho fin se da clic en la opción Permisos y se siguen los siguientes pasos: 1. Seleccionamos el Usuario en cuestión. 2. Seleccionamos el permiso a revocar. 14

16 3. Dar clic en Revocar. Si se realizó correctamente la Revocación nos mostrará el mensaje Registro actualizado correctamente. 3.8 Ventas por estación. Para poder consultar las Ventas por Estación debemos seleccionar la opción Ventas x Estación. Nos mostrará la siguiente página. En dicha pantalla requerimos los siguientes datos: 1. Fecha inicial.- Desde que fecha se desea consultar las ventas. 2. Fecha final.- Hasta que fecha se desea mostrar la información 3. Estación. Nombre de la estación de la cual se sacará las ventas. Dar clic en Consultar para que nos muestre una tabla con los datos correspondientes como podemos ver a continuación. 15

17 Si se requiere imprimir la consulta realizada, damos clic en el botón Imprimir y nos mostrará una página con una vista previa desde la cual podemos elegir entre Exportar (A) o Mandar a la impresora el documento (B). Si se elige Exportar la información consultada nos visualiza el siguiente cuadro de diálogo para seleccionar el formato de archivo al que se exportará el documento definiendo si se importará todo el documento o un rango de páginas específico. 16

18 El siguiente paso es dar clic en el botón OK y veremos el siguiente cuadro de dialogo Posteriormente podemos ver el documento Exportado en el formato que elegimos. 3.9 Ventas. Para utilizar ésta consulta damos clic en la opción Ventas en la barra de opciones de lado izquierdo de la página y nos muestra la pantalla que observamos a continuación: Nos mostrará la siguiente pantalla en la que podremos imprimir el documento en el periodo de fecha elegido y de la estación seleccionada.. 17

19 3.10 Inventario Para poder realizar dicha consulta seleccionamos la opción Inventario y nos muestra un árbol del cual podemos seleccionar el inventario que requerimos visualizar como podemos observar a continuación. Capture en el campo Nueva la cadena de caracteres que forman la contraseña nueva y confírmela en el campo Confirmar, haga clic en Guardar y con ello habrá modificado la contraseña de acceso 3.11 Configuración. 18

20 Este menú se divide en seis secciones, de las cuales la primera es. Imágenes: Aquí podremos seleccionar las imágenes que nos permitan ajustar la visualización del portal a nuestro gusto, en cada uno de los recuadros examinar, buscaremos la imagen que deseemos colocar en cada uno da las secciones del portal que allí mismo se describen. Transferencias: Esta tiene tres opciones las cuales son las siguientes. a) Habilitar botón transferir: Al habilitar el botón nos permite habilitar el botón Transferir en el menú Control Vehículos, al seleccionar la opción No, no podremos realizar transferencias de saldos entre vehículos. 19

21 b) Permitir Transferencia en Estado Cargando: Nos permite transferir saldo a otro vehículo aun cuando el primero está cargando combustible en una estación. El estado del vehículo lo podemos ver en el menú Control de Vehículos, seleccionando el cliente y/o grupo del que vehículo que se desee ubicar. c) Mostrar Saldo Cliente/Vehículo: En esta opción podremos decidir entre visualizar o no, el saldo de los vehículos, al deseleccionar la opción no aparecerá como se muestra en la segunda imagen Correo Electrónico. 20

22 En esta sección podremos configurar el correo electrónico de la estación para poder ser enviados los reportes que se requieran de la aplicación de ControlGas Web. Leyenda: Aquí nos muestra una leyenda que nos pone por default para las operaciones que aun están pendientes por aplicar en el sistema. Usuarios. Al seleccionar Usuario Multi-Flotillas, podremos activar las opciones de la siguiente sección. Control de Vehículos. Nos permite habilitar opciones de modificación o de consulta dentro del portal Usuario Multi-Flotillas Al seleccionar Si en esta opción, podremos manejar distintas flotillas con un mismo usuario. Control de Vehículos. Cuenta con varias opciones. a) Mostrar vehículos suspendidos. Nos permite visualizar los vehículos de estado suspendido en el menú de Control de Vehículos, al seleccionar No, no mostrara dichos vehículos en la consulta, como se muestra en la segunda imagen. 21

23 b) Modificar datos vehículos. Al seleccionar Si en la opción podremos modificar los datos de los vehículos en el menú Control de Vehículos y al seleccionar No, el sistema bloquea los campos para que estos no puedan ser modificados como lo muestra la segunda imagen. c) Modificar Tag vehículos. De la misma manera, al seleccionar Si, se podrá modificar de forma manual el Tag asignado al vehículo y al seleccionar No, el sistema bloquea el campo para que este no sea modificado. 22

24 d) Mostrar Tag vehículos. Al seleccionar Si nos mostrará el número o números de TAG asignados al vehículo, al seleccionar la opción No, el sistema oculta los números colocando puntos en los campos correspondientes al TAG como lo muestra la segunda imagen. e) Modificar número Económico y Patrimonial. Al seleccionar la opción Si, el sistema permite modificar de manera manual el número económico y patrimonial en el menú Control de vehículos, al seleccionar la opción No, el sistema bloque los campos para que este no sea modificado. f) Modificar NIP. Al seleccionar la opción Si, el sistema nos permite modificar un NIP en el menú Control de Vehículos, al seleccionar la opción No, el sistema bloque los campos de NIP, para que este no se modificado. 23

25 3.12 Ventas por despachos Nos permite visualizar los despachos en un rengo de fechas, ya sea por estación o de todas las estaciones de la misma manera que se hace en CG la consulta Control de Despachos. Cuentas por Cobrar Nos muestra una consulta dependiendo del movimiento que queramos visualizar con respecto a los clientes que se tengan registrados en CG. En este ejemplo seleccionamos Facturas x Cobrar y nos muestra los clientes por estación que tienen alguna factura pendiente de cobro por parte de la estación. 24