INSTRUCTIVO LICENCIAMIENTO DE MARCA Descripción del cambio Primera Versión Se actualiza el control de aprobación, la columna de revisó con el Líder del Proceso. Actualización a partir del Formato MC-F25 V02 CONTROL DE CAMBIOS Elaboró Natalia Echavarría Profesional Especializado Subdirección de Promoción y mercadeo Basilia Peña Vargas Líder Operativo Subdirección de Promoción y Mercadeo Asesor de Planeación y Sistemas Fecha de vigencia Versión 15-07-2015 01 06-01-2016 02 1 Código: MC-F25
Tabla de Contenido 1. OBJETIVO... 3 2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN... 3 3. DEFINICIONES... 4 4. DESCRIPCIÓN... 5 5. CONTROL DE REGISTROS... 7 6. ANEXOS... 7 2 Código: MC-F25
1. OBJETIVO Licenciar o dar permiso para el licenciamiento de la marca Bogotá, a entidades públicas y privadas, a través de un trámite que les permita usarla de acuerdo al manual de uso de la misma para generar mayor apropiación en las diferentes acciones promocionales de ciudad 2. POLITICAS DE OPERACIÓN - El Sistema de Identidad Visual es un documento que por su naturaleza no puede estar publicado toda vez que para poder acceder a él es necesario surtir el proceso de licenciamiento. - La solicitud de licencia de uso de marca deberá ser aprobada por los tres dueños de la marca IDT, Cámara de Comercio e Invest in Bogotá. - La licencia comprende única y exclusivamente el uso de los productos y en ningún caso se entenderá como autorización de uso de signos distintivos de propiedad de un tercero o de otros signos distintivos que sean de propiedad de cualquiera de las Partes. - No se podrá usar ni tampoco autorizar el uso de los productos en los siguientes casos: - Cuando la asociación pueda afectar negativamente: (i) las asociaciones positivas de conformidad con lo establecido en la estrategia de mercadeo de la ciudad, (ii) la imagen de alguna de las Partes o, (iii) la imagen de alguno de los productos. - Cuando se pretenda la promoción de productos tales como bebidas alcohólicas, cigarrillos o tabaco, drogas, armas; guerras; conflictos políticos; juegos de azar o apuestas. - Para la realización de campañas políticas o para apoyar o discriminar grupos con determinada orientación sexual, religión o preferencia política.(la promoción de bares, restaurantes o servicios de entretenimiento no podrá entenderse como uso no autorizado). Los criterios para la asignación de la licencia son: - Capacidad jurídica del solicitante para la celebración y ejecución de la licencia, así como para asumir las obligaciones que se desprenden de la misma. -No estar incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad previstas en las leyes de Colombia. - No estar reportado en el último Boletín de Responsables Fiscales vigente publicado por la Contraloría General de la República. - No haber sido declarado responsable judicialmente por la comisión de delitos de peculado, concusión, cohecho, prevaricato en cualquiera de sus modalidades. 3 Código: MC-F25
- Presentar indicadores cualitativos y cuantitativos del impacto para la promoción de Bogotá: audiencias a impactar, países o regiones involucradas, medios de comunicación utilizados, entre otros. - La licencia de uso se expedirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la solicitud, una vez verificada la información requerida. - La entidad será autónoma y discrecional respecto del otorgamiento de licencias. - Las licencias tendrán un año de vigencia para lo que deberá informarse con un mes de anterioridad al licenciatario la posibilidad de renovación de la misma. 3. DEFINICIONES Licencia de uso: Autorización para el uso del Sistema de Identidad Visual (SIV). Licenciatario: Persona que recibe la autorización para el uso del Sistema de Identidad Visual y por ende suscribe el contrato de licencia. CCB: Cámara de Comercio de Bogotá. IDT: Instituto Distrital de Turismo de Bogotá. IIB: Invest in Bogotá. SIV: Sistema de Identidad Visual. Productos: Se entenderán como productos el Sistema de Identidad Visual que está integrado por el Manual de Identidad Visual y las solicitudes de registro marcario Nos. 10-156354, 10-156347, 10-156355, 10-156336 correspondientes a la marca mixta BOGOTÁ en las clases 35, 39, 41 y 43 internacionales, respectivamente, en adelante el SIV., todos los registros marcarios relacionados. Solicitante: Persona natural o jurídica que presenta la solicitud para usar la marca. 4. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD Recibir y diligenciar el Formato de Solicitud de Licencia F01-PR-MC-01. (Externo). Ver diligenciamiento de formato en la parte final de el numeral 4 Descripciones RESPONSABLE 4 Código: MC-F25
Anexando los siguientes documentos con una fecha no mayor a treinta (30) días calendario a la fecha del envío de la solicitud Personas nacionales: - Cédula de Ciudadanía de persona natural o representante legal. - Capacidad jurídica (certificado de existencia y representación legal en caso de ser persona jurídica) Personas extranjeras - Documento de identificación expedido por autoridad competente de la persona natural o del representante legal de la persona jurídica. Capacidad jurídica (certificado de existencia y representación legal en caso de ser persona jurídica o documento equivalente expedido por autoridad competente). - Todos estos documentos deben cumplir con trámite de consularización o apostilla según las normas legales colombianas. Revisar que el formato haya sido debidamente diligenciado. Si el formato no se encuentra debidamente diligenciado devolver por correo electrónico al solicitante informando el motivo y los ajustes requeridos. Consultar a través de la página web antecedentes fiscales y antecedentes disciplinarios del solicitante nacional o extranjero, imprimir documentos y anexar a los documentos presentados por parte del solicitante. Validar la viabilidad del otorgamiento de la licencia según las condiciones y limitaciones previstas en el Acuerdo de Uso y en los criterios definidos Si no es viable, informar por correo electrónico al solicitante Solicitar a la CCB a Invest In Bogotá y/o a IDT (según sea el caso) la validación de la Solicitud de Otorgamiento de la licencia e incluir a los documentos anexos junto con la solicitud. Remitir al Director ejecutivo para la firma de licencia de uso dentro del día hábil siguiente al recibo de la validación (en este momento lo hace solo invest in) Recibir del Director ejecutivo la Licencia de Uso firmada y enviar dos ejemplares firmados en original al solicitante para su firma y posterior devolución de una original firmada 5 Código: MC-F25
Enviar el enlace para que descargue el manual del Sistema de Identidad Visual - SIV y los anexos con los elementos. Presentar reporte de Licencias expedidas. COMO DILIGENCIAR EL FORMATO 1. Corresponde a los datos Personales de la persona Natural o jurídica que Quiera acceder al uso De la marcar 2. Si es personal jurídica Suministrar los datos Generales de la empresa 3. Si es persona jurídica El objeto social de la Empresa reportado en Cámara de Comercio. Persona Natural omitir Esta parte. 4. Si es persona jurídica Detallar explícitamente Que actividades realiza La empresa 6 Código: MC-F25
5. De manera clara y Precisa informar la Razón de solicitar el Licenciamiento de Marca y en que Escenario o momento Se utilizará 6. Describa cuantitativa O cualitativamente los Resultados en términos De promoción de Bogotá, por ejemplo Audiencias a impactar, Países o regiones Involucradas, medios de Comunicación utilizada) 5. CONTROL DE REGISTROS: N/A 6. ANEXOS N/A 7 Código: MC-F25
CONTROL DE APROBACIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA Basilia Peña Vargas Líder Operativo de Promoción del Destino Ing. Luis Alejandro Reyes Contratista Planeación y Sistemas Subdirector(a) de Promoción del Destino Líder del Proceso Ing. Eduardo Navarro Téllez Contratista Planeación y Sistemas Asesor Planeación y Sistemas Representante de la Alta Dirección SIG 06-01-2016 8 Código: MC-F25