ABANTIS SOFTWARE DE GESTIÓN EMPRESARIAL GESTIÓN DE COMPRAVENTAS DE VEHÍCULOS AB6230 Versión 9 www.abantis.com Digisoft Systems, SL 1997-2013 1
PRESENTACIÓN Abantis AB6230 es una aplicación informática de gama alta desarrollada, con la tecnología más avanzada, específicamente para la gestión de Compra-Venta de vehículos de cualquier tipo. CARACTERÍSTICAS GENERALES Programa multiusuario Abantis AB2000 puede trabajar en un solo ordenador (con sistemas operativos Windows 2000, XP, Vista, 7, 8, 8.1, Server 2003, 2008 y 2012) y en red local o Terminal Server, con el número de ordenadores que su empresa necesite. Multiempresa y multiejercicio Abantis AB2000 permite crear las empresas que precise y trabajar con todos los ejercicios que desee, tanto en la Gestión Comercial como en la Contabilidad Abantis AB3000 y la Gestión de Tributos. Seguridad de acceso En Abantis AB2000 se pueden definir los usuarios que van a utilizar los diferentes programas, indicando los módulos, apartados, procesos y empresas a los que pueden acceder. Personalización Los impresos de órdenes de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y facturas profroma, etc. y los listados de los programas son totalmente definibles y personalizables por el propio usuario. Soporte técnico profesional Con diferentes servicios Consultas online desde el propio programa Soporte Técnico por control remoto, equivalente a un técnico en sus oficinas. Atención telefónica preferente. MÓDULOS DE QUE CONSTA La Gestión de Compra Venta de Vehículos consta de los siguientes módulos: Vehículos Ventas Compras Facturación Cobros y Pagos Personal Ofismart y dos programas complementarios: Gerencia Administración del Sistema ENLACES La Gestión de Compra-Venta de Vehículos Abantis AB6230 enlaza automáticamente con la Gestión Talleres de Reparación de Vehículos Abantis AB6200, la Contabilidad Avanzada Abantis AB3000 y la Gestión de Tributos Abantis AB 3100. Digisoft Systems, SL 1997-2013 2
VEHICULOS Vehículos nuevos En este fichero se pueden anotar o importar de los proveedores, los precios de los diferentes vehículos objeto de venta de la empresa. Datos contables y facturación Datos Comerciales Vehículos de ocasión Por cada vehículo de ocasión se abrirá una ficha, con todos los datos de interés: identificación, propietario, reparaciones efectuadas antes de ponerlo a la venta, etc. La pantalla de trabajo, que consta de seis pestañas es como se representa a continuación: Digisoft Systems, SL 1997-2013 3
El contenido y objeto del resto de pestañas es el siguiente: Equipamiento Imágenes Reparaciones efectuadas Historial del Vehículo Modelo de ficha de vehículo de ocasión (El formato es personalizable) Digisoft Systems, SL 1997-2013 4
VENTAS Clientes El fichero de clientes permite gestionar hasta 1 millón de fichas, con todos los datos fiscales, comerciales, de facturación y contables. Abantis incorpora funciones como la localización geográfica del cliente, el envío automático de SMS o la disponibilidad de acceso a los documentos de todo tipo enviados o recibidos del cliente. A cada cliente se le abre una cuenta en la Contabilidad Abantis y en el control de previsiones de cobros y pagos. La pantalla de clientes consta de cuatro pestañas y es como se muestra a continuación: Permite definir tantas direcciones del cliente como sea necesario y asignarlas para lo que se desee: Fiscal, correspondencia, suministros, etc. y aplicarlas posteriormente de forma automática. Las pestañas Datos Contables y de Facturación y Datos Comerciales tienen el siguiente aspecto y contenido: Datos contables y facturación Datos Comerciales Digisoft Systems, SL 1997-2013 5
Organización En este apartado se recogen diferentes aspectos de la organización comercial: Definición y cálculo de comisiones, y la estructura geográfica de la empresa. Comisiones Permite el establecimiento y cálculo automático de las comisiones por venta de cada comercial. La pantalla es como se representa seguidamente: Definición de Áreas Definición y Cálculo de Comisiones Pueden establecerse grupos de comisión en los que luego se incluirán los diferentes artículos y servicios con escalados de comisión propios para cada grupo y con la posibilidad de establecer comisiones diferenciadas por vendedor para cada escalón y grupo. Estructura Comercial En el ámbito geográfico se puede definir la estructura comercial de la empresa. Esto permitirá obtener informes y estadísticas ajustadas a zonas geográficas concretas: Áreas Representa una zona geográfica de primer orden, por ejemplo Galicia, Castilla-León, etc. Delegaciones Permite definir las delegaciones, o divisiones comerciales de segundo orden, que la empresa pueda tener en cada área, por ejemplo Pontevedra, Valladolid, etc. Zonas Son las comarcas o territorios en los que se puede subdividir una delegación, El Bierzo, O Morrazo, etc. Digisoft Systems, SL 1997-2013 6
PEDIDOS VEHÍCULOS Vehículos nuevos Desde este apartado se pueden cursar y facturar pedidos de vehículos nuevos Vehículos usados Desde esta pantalla se pueden cursar y facturar pedidos de vehículos de ocasión. Digisoft Systems, SL 1997-2013 7
COMPRAS Proveedores Se controlan los datos fiscales, de facturación, comerciales, representantes, etc. de los proveedores y acreedores de la empresa. Abantis incorpora funciones como la localización geográfica del proveedor, el envío automático de SMS o la disponibilidad de acceso a los documentos de todo tipo enviados o recibidos del proveedor. A cada proveedor o acreedor se le abre una cuenta automáticamente en la Contabilidad Abantis y en el control de previsiones de cobros y pagos. La pantalla de trabajo es como se representa en la siguiente figura: Importación de tarifas de proveedor Las tarifas que los proveedores faciliten en formato informático pueden importarse, mediante el correspondiente programa de conversión, e incorporarse a las bases de datos Abantis de artículos y servicios o no. Dado que no existe un formato único para las tarifas que los proveedores facilitan, será necesario un programa de conversión para cada uno de ellos Consulta de tarifas de proveedor El programa permite importar las tarifas de proveedores y consultarlas sin necesidad de incorporarlas a Artículos y Servicios de Abantis. Propuestas de pedidos a proveedor A partir de los pedidos de los clientes, las existencias en almacén y los stocks mínimos definidos, Abantis generará propuestas de pedido Pedidos a proveedor Los pedidos a proveedor se pueden cursar directamente, o convirtiendo en pedido la propuesta que el programa haya preparado automáticamente. El programa permite, para cada línea de la propuesta de pedido, asignar el proveedor que en el momento resulte más ventajoso. Digisoft Systems, SL 1997-2013 8
Importación de tarifas de proveedor Propuesta de pedido a proveedores Bonificaciones (rappel) por compras El programa permite definir las bonificaciones que por consumo pueda ofrecer el proveedor en cada artículo o servicio y de esa forma efectuar un seguimiento de las posibilidades de conseguirlo. Órdenes de pago a proveedor Bonificaciones por compras Digisoft Systems, SL 1997-2013 9
FACTURACIÓN El programa dispone de distintos procesos de facturación adaptados al Régimen Especial de Bienes Usados del IVA (REBU) Facturación de Vehículos Nuevos La facturación de los vehículos nuevos se hará desde este apartado. También puede accederse a este apartado haciendo clic en el botón "Facturación" de la pantalla Pedidos de Vehículos Nuevos Facturación de Vehículos de Ocasión La facturación de los vehículos nuevos se hará desde este apartado. También puede accederse a este apartado haciendo clic en el botón "Facturación" de la pantalla Pedidos de Vehículos de Ocasión La pantalla es común para las dos opciones, seleccionando en cada caso el tipo de vehículo que va a facturarse: nuevo o de ocasión. Facturación Manual Este módulo tiene por objeto, el mantenimiento del fichero de facturas emitidas y la emisión de facturas directas, sin pedido ni albarán previos y que pueden incluir también servicios y texto libre. Facturas rectificativas Este módulo tiene por objeto la emisión de facturas que rectifican a otras de acuerdo con la normativa vigente, cuando sea necesario su empleo. Procesos diferidos Abantis permite llevar a cabo los procesos de facturación en tiempo real o diferido. Con este apartado se puede efectuar de una vez y cuando convenga una serie de procesos relacionados con la facturación que no se hubieran llevado a cabo en tiempo real. Digisoft Systems, SL 1997-2013 10
Ejemplo de Factura El formato es totalmente personalizable Digisoft Systems, SL 1997-2013 11
Recepción de facturas de proveedor Este apartado permite gestionar la recepción de las facturas de los proveedores de cara al registro de facturas y controlar que las cantidades facturadas coincidan con los albaranes correspondientes. Desglose y contabilización de facturas de proveedor Albaranes incluidos en la factura y otros datos Registro de facturas Se tiene el registro oficial de facturas emitidas y recibidas; si se dispone de contabilidad, conciliación con el Libro Diario, es decir facturas que estén el Registro de Facturas y no estén contabilizadas o a la inversa. El Libro de Registro de Facturas, modelo 340 de la Agencia Tributaria se prepara desde la Gestión de Tributos AB3100. Registro de facturas recibidas Conciliación del Registro de Facturas con el Libro Diario Formas de Pago En este apartado se indicarán las diferentes formas de pago que la empresa tenga establecidas o que acepte de sus clientes Pago en efectivo, recibo negociable, transferencia bancaria, cheque, etc.) Plazos de Pago Este apartado tiene por objeto definir los plazos de pago del cliente, por ejemplo contado, 30 días, 30 y 60 días, 90 días, etc. El programa permite incluir hasta 12 vencimientos con plazos de pago totalmente definibles. Tipos de IVA o IGIC Para la definición y mantenimiento de los diferentes tipos de Impuesto sobre el Valor Añadido o del Impuesto General de las Islas Canarias, que la empresa deba aplicar. Moneda En este apartado se pueden definir las diferentes divisas, distintas del euro, que van a utilizarse y sus tipos de cambio actualizados. Digisoft Systems, SL 1997-2013 12
COBROS Y PAGOS En este módulo se gestionan los recibos de acuerdo con las normas SEPA. Consta de los siguientes apartados: Recibos El propósito de este apartado es la emisión de recibos, así como la consulta, modificación o baja de los que se generan de forma automática desde facturación, cuando esta sea la forma de pago del cliente. Recibo Remesa de recibos Contabilización de Recibos Este apartado permite la contabilización automática de recibos. Debe disponerse de la Contabilidad Abantis Devolución de Recibos Abantis incorpora un módulo automático de control de devolución de recibos. Desde él se cambia la situación del recibo de cobrado a devuelto y se contabiliza la devolución y se genera un nuevo recibo, si procede. Remesas Abantis Este apartado prepara las remesas de recibos para su entrega a la entidad financiera, en formato de recibos impreso, listado en papel, soporte magnético o fichero para su envío telemático según normas SEPA. Contabilización de remesas Este apartado permite la contabilización, en la Contabilidad Avanzada Abantis, de recibos o remesas de recibos. Generación de remesas en soporte informático Abantis permite presentar las remesas de recibos en ficheros informáticos, según las normas SEPA Fichero de Bancos Generación de soporte de remesa La generación y contabilización de las remesas se efectúa de forma automática. Órdenes de pago a Proveedores Se pueden emitir órdenes a las entidades financieras para pagos a proveedores según las normas SEPA. Digisoft Systems, SL 1997-2013 13
Cuentas bancarias Fichero donde se gestionan las distintas cuentas que la empresa tengan abiertas. Previsiones de Cobros y Pagos Es el módulo donde se controlan los cobros y pagos, consta de los siguientes apartados Cobros Presenta por pantalla o por impresora un listado de los cobros previstos para la fecha que se solicite ordenado por fechas, clientes, contrapartidas, etc. Pagos Análogo que el anterior pero con los pagos a proveedores o acreedores. Las pantallas son como se muestran a continuación: Previsión de Cobros Previsiones periódicas Mandato de Adeudo Directo SEPA Para cada documento que lo precise, el programa generará automáticamente un Mandato de Adeudo Directo SEPA, de acuerdo al modelo estándar internacional. Digisoft Systems, SL 1997-2013 14
PERSONAL En este módulo se gestiona la información de los trabajadores de la empresa. Consta de los siguientes apartados: Personal Bolsa de Trabajo Categorías Centros de Trabajo Personal La pantalla de trabajo es como sigue: En cada pestaña se recogen datos importantes del trabajador Datos personales Expediente Digisoft Systems, SL 1997-2013 15
Bolsa de trabajo Permite establecer una base de datos de candidatos a ocupar puestos de trabajo en la empresa, pudiéndose seleccionar en función de los requisitos que deban cumplir: experiencia, estudios, idiomas, etc. Categorías Se pueden definir las categorías laborales que existan en la empresa. Centros de trabajo Pueden crearse los diferentes centros de trabajo de los que disponga la empresa. Antis puede enviar de forma automática cartas, circulares, etc. a los trabajadores, tanto en papel como en SMS o correo electrónico OFISMART En este módulo se incluyen herramientas de marketing, como la preparación de cartas o circulares personalizadas, envío masivo de SMS, correos electrónicos, etc. Consta de los siguientes apartados: Agenda Agenda personal para cada usuario, con avisos, recordatorios de gestiones, etc. Contactos Permite gestionar una base datos de contactos comerciales, para su uso en gestiones de marketing: envío de cartas, correos electrónicos, mensajes de móvil, etc. Cartas Desde este apartado se pueden preparar envíos de cartas y circulares personalizadas, para gestiones de marketing. Etiquetas Impresión de etiquetas de clientes, proveedores, contactos comerciales, personal de la empresa, etc. SMS Envío masivo de SMS en acciones de información o marketing. Correos Electrónicos Desde este apartado se pueden realizar envíos masivos de correos electrónicos. Envío de SMS Envío de Correos electrónicos Digisoft Systems, SL 1997-2013 16
Agenda Se muestra la pantalla Agenda y superpuesta la pantalla auxiliar de ampliación de la anotación y avisos y alarmas. MÓDULO DE GERENCIA AB8000 Este módulo recoge y centraliza un conjunto de informaciones de los diferentes departamentos de la Empresa que pueden resultar útiles como herramientas de tomas de decisión. Consta de los siguientes apartados: Comercial Contable Personal Fiscal Registral Comercial Se dispone de estadísticas e informes de: Ventas Compras Almacén Facturación Recibos Contable Acceso a la siguiente información contable de los ejercicios que se desee: Balance de Situación Cuenta de Pérdidas y Ganancias Digisoft Systems, SL 1997-2013 17
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estado de Flujos de Efectivo Análisis de Saldos de Cliente y Gestión de Riesgo Previsiones de Cobros y Pagos Personal Fiscal Fichas y Expediente de Personal Nóminas Boletines de Cotización a la Seguridad Social Declaraciones y Resúmenes anuales de la Agencia Tributaria IVA IRPF Impuesto de Sociedades Operaciones con Terceros Operaciones Intracomunitarias Otros Tributos Registral Informaciones presentadas en el Registro Mercantil Libros Oficiales Certificaciones de acuerdos de Junta Depósito de Cuentas Anuales Escrituras y Documentos Notariales ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA AB8010 Es la aplicación de trabajo del Administrador del Sistema, es decir del responsable de los equipos y programas informáticos de la empresa. Consta de los siguientes módulos: Procesos Impresión Actualizaciones Gestión de Datos Sistema Informe diario Procesos Control de Procesos El programa controla internamente una serie de procesos del resto de aplicaciones para avisar de posibles errores o descuidos en las tareas diarias. Herramientas de almacén Es un conjunto de herramientas automáticas para conciliar las existencias, movimientos de almacén etc. Impresión Diseño de impresos Abantis incluye una herramienta para la creación de nuevos modelos de impresos o modificación de los existentes. También Soporte Técnico puede encargarse de estas tareas si el usuario lo solicita. Diseño de etiquetas de direcciones y almacén Los programas incluyen una opción para emitir etiquetas de direcciones de clientes, proveedores, personal de la empresa, etc. Desde estos apartados se pueden crear nuevos diseños o modificar los existentes. Digisoft Systems, SL 1997-2013 18
Actualizaciones Aplicaciones La actualización de los programas Abantis es automática para todos los clientes que tenga contratado este servicio. Es necesario que el ordenador cuente con conexión a Internet. Configuración y Datos Generales De la misma forma que en el caso anterior se actualizan automáticamente las bases de datos de configuración o datos generales, como por ejemplo Tablas y Bases de Cotización a la Seguridad Social. Gestión de Datos Copias de Seguridad Las copias de seguridad son imprescindibles en cualquier sistema informático. Abantis ofrece, opcionalmente, un servicio de copia de seguridad que automáticamente genera un fichero de backup y lo sitúa en un servidor seguro del Centro de Datos Abantis. Todo el proceso se efectúa desde con conexiones y servidores seguros, y además el cliente puede cifrar el fichero con una contraseña propia. Exportar Tablas Este apartado permite, con seguridad, exportar información de las bases de datos Abantis en varios formatos para poder utilizarla con otros programas, en caso de que fuera necesario. Traspaso de Datos Esta opción permite traspasar información de una empresa a otra Eliminar Datos Es una opción segura, para eliminar datos que no vayan a ser necesarios. SISTEMA Fichero de Empresas Las aplicaciones Abantis, son multiempresa, es decir pueden gestionar hasta 1.000 empresas simultáneamente. Para cada una de ellas es preciso introducir sus datos, de forma que toda la documentación que se genere incluya la información necesaria de la empresa, eso se hace desde este apartado. Identificación de la empresa Parámetros básicos Fichero de Usuarios Abantis permite la creación de cuantos usuarios se precisen, cada uno con su nombre de usuario y contraseña propia y con diferentes niveles de privilegios de libre configuración de acuerdo con los criterios de cada empresa. Ubicación de las carpetas de los programas Se indica al programa la ubicación de las distintas carpetas, tanto las situadas en el servidor como en los ordenadores cliente. Digisoft Systems, SL 1997-2013 19
Fichero de Usuarios Privilegios de usuario Informe Diario Se trata de un informe diario con los hechos relevantes que durante una sesión de trabajo hayan ocurrido, dirigido a Gerencia y al Administrador del Sistema. EXTRANET ABANTIS Las aplicaciones Abantis enlazan con la Extranet de Cliente, desde donde se tiene acceso a Soporte Técnico Online, Soporte Técnico por control remoto, factuación, datos de la empresa, etc. Abantis es una línea de productos de software y servicios profesionales de informática empresarial desarrollados y comercializados por: Digisoft Systems, S.L. www.abantis.com info@abantis.com Digisoft Systems, SL 1997-2013 20