Manual de instalación BIABLE Sistema Uno
Manual de instalación 2 Introducción general BIABLE es una herramienta que facilita la disponibilidad de información estratégica en tiempo real a partir de los Sistemas de Información Empresarial (ERPs), brindando autonomía a los diferentes usuarios y generando seguridad y confianza en el proceso de toma de decisiones. BIABLE permite integrar las diferentes fuentes de información, aprovechando todo el poder de Microsoft Excel para generar reportes de gestión inteligentes a partir de funciones parametrizables por el usuario. También posee características para procesos de Data Minning y Drill Down. BIABLE se constituye en una herramienta que posibilitará el acceso a la información, dejando de lado las dificultades ocasionadas al momento de extraer información de los sistemas transaccionales. Esta herramienta permitirá a todos aquellos usuarios (gerentes, directores o todos aquellos que requieran de acceso a la información) hacer uso de tres elementos de Excel (Listados, Tablas Dinámicas y Consultas). Además se pueden crear plantillas adaptables a cada usuario y a cada necesidad, brindando la oportunidad de que un reporte se convierta en algo muy simple y sencillo de elaborar. A partir de ahora, bastarán algunos clics para obtener el reporte en línea y en muy poco tiempo. Introducción a las conexiones Para que una tabla o una consulta sean vistas en Excel de acuerdo a los datos que necesita un usuario, es importante que dicha información esté almacenada en una base de datos. BIABLE realiza todo el trabajo por el usuario, pero hay que indicarle dónde se encuentran sus datos. La figura 1 muestra la estructura de proceso para obtener en BIABLE los datos que el usuario necesita:
Manual de instalación 3 FIGURA 1. Estructura de proceso de conexión de BIABLE con la información empresarial BIABLE Base de datos Conexión Sistema de información Empresarial Mediador Los siguientes conceptos deben tenerse en cuenta en la manipulación de datos con BIABLE y las bases de datos: Fuente Es el registro de un determinado tipo de transacciones en la empresa y que puede servir para obtener respuestas a las consultas que se formulen a BIABLE, cada registro en una fuente suele tener una fecha y unos valores numéricos. Ejemplos: facturas, asientos contables, comprobantes de nómina. Clasificador Es cada uno de los criterios que pueden usarse para agrupar la información en una fuente. Por lo general, los clasificadores poseen un código que los identifica y un nombre comprensible para los humanos. Ejemplos: productos, cuentas contables, clientes, conceptos. Base de datos Es el lugar donde los sistemas informáticos almacenan los datos que procesan y necesitan ser conservados, su estructura está determinada por el modelo de la base de datos, el software que las administra se conoce como DBMS y el estándar de Windows para acceder a ellas es el ODBC. El Mediador Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema empresarial. Contiene una colección de mapeos de las fuentes y clasificadores con sus respectivas tablas. La Conexión Indica a BIABLE la ubicación de una base de datos y el mediador que se usará según el modelo de la base de datos que tenga la información de la conexión. Varía según el motor (DBMS) de la base de datos. Consultas
Manual de instalación 4 Para solicitar información a BIABLE, debe construirse una consulta que le defina BIABLE qué tendrá que retornar. Cada consulta incluye: la conexión que indica la ubicación de la base de datos a consultar, la fuente de donde se obtendrá la información y los parámetros que especifican cuales datos de la fuente retornar. N O T A Para toda conexión, es importante: El nombre y ubicación del servidor donde se encuentra alojada la base de datos. El nombre de la base de datos. Cuál es el sistema de información que utiliza la empresa para gestionar sus transacciones. Cuál es el tipo de base de datos. Instalación de BIABLE Para instalar BIABLE, tenga en cuenta los siguientes requerimientos: Procesador Pentium de 1.2 GHz o superior. 512 MB de Memoria RAM o superior. 200 MB de espacio disponible en el disco duro o superior. Sistema operativo Windows 2000, XP o superior Microsoft Office XP o superior Base de datos con acceso ODBC El usuario debe tener permisos de instalación y escritura en la carpeta Archivos de programa en la unidad C:\. Ejecute el archivo biablesetup.exe y haga clic en Siguiente a todas las preguntas del instalador. Preferiblemente tenga Excel y todos los programas cerrados antes de iniciar la instalación. Los archivos serán copiados en la carpeta C:\Archivos de programa\vision Tecnologica. (Figura 2) FIGURA 2 Proceso de instalación de BIABLE
Manual de instalación 5 Durante la instalación, aparecerá una ventana solicitando Serial y Clave de Registro. (Figura 3) FIGURA 3. Registro del producto N O T A Tenga en cuenta el número que aparece como Identificador de Usuario. Este número será el que usted debe suministrar al equipo de Visión Tecnológica S.A., ellos le entregarán el Número Serial y la Clave de Activación. Escriba un email a registro@visiontecnologica.com y especifique el Identificador de Usuario. A vuelta de correo, ellos le enviarán el Número Serial y la Clave de Activación. Dispone de 15 días a partir de la instalación para realizar el proceso de registro. Pasado este tiempo, la herramienta no seguirá leyendo los datos propios de las conexiones o compañías creadas por el usuario. Al momento de solicitarle los parámetros de configuración, tenga en cuenta las siguientes opciones como muestran las siguientes figuras:
Manual de instalación 6 FIGURA 4. Configuración de opciones Dentro de la pestaña Tablas dinámicas, haga clic en el botón Usar infozoom clásico para configurar los OWC (Office Web Components). (Figura 5) FIGURA 5. Configuración de opciones Office Web Components Microsoft Office Web Components es una colección de controles de Component Object Model (COM) para publicar hojas de cálculo, gráficos y bases de datos en el Web. También se usa para ver estos elementos cuando se publican y para ver páginas de acceso a datos. Si tiene instalados Microsoft Office FrontPage 2003, Microsoft Office Access 2003 y Microsoft Office Excel 2003, Office Web Components le permite publicar datos interactivos como parte de un sitio Web. Office Web Components, usado con Microsoft Internet Explorer versión 5.01 o posterior, le permite ver un control publicado (hoja de cálculo, gráfico o base de datos) en una página Web y ver páginas
Manual de instalación 7 de acceso a datos. Es importante la configuración de esta opción, pues permite a Infozoom crear las tablas dinámicas correctamente.
Manual de instalación 8 Luego de haber configurado el OWC, finalice la instalación (Figura 6) FIGURA 6. Finalización de la instalación Cuando termine de instalar, active nuevamente el botón Utilizar SmartZoom y termine con Aceptar. (Figura 7) FIGURA 7. Active el botón Utilizar SmartZoom En la ficha Grupos active la opción Procesar Localmente en Biable dentro de Grupos de Clasificadores. (Figura 8)
Manual de instalación 9 FIGURA 8. Active la opción Procesar Localmente en Biable. En la ficha Infocontable active la opción Forzar Rangos de Cuentas usando y escriba en el espacio en blanco la letra Z. (Figura 9). FIGURA 9. Active la opción Forzar Rangos de Cuentas usando Z
Manual de instalación 10 En la ficha Globales, haga clic en el segundo botón Examinar que pertenece a la opción Seleccione la ruta donde están almacenados los mediadores. Busque la ruta donde tiene ubicados los mediadores de su sistema de información. Los mediadores se guardan en la siguiente ruta: C:\Archivos de programa\vision Tecnologica\Biable\Mediadores. (Figura 10) FIGURA 10. Configure la ruta de ubicación de los mediadores Termine de configurar haciendo clic en Aceptar. Inicie Microsoft Excel y aparecerá una nueva barra de Complementos. Si tiene instalado Excel 2003, la barra aparecerá en el extremo derecho de la ventana, como lo muestra la figura 11. FIGURA 11. La barra de BIABLE siempre aparecerá en esta ubicación cada vez que inicie Excel 2003.
Manual de instalación 11 Si tiene instalado Excel 2007, la barra aparecerá al final como una nueva cinta de opciones, como lo muestra la figura 12. FIGURA 12. La cinta de opciones para BIABLE siempre aparecerá en esta ubicación cada vez que inicie Excel 2007. Configuración de BIABLE con Sistema Uno Las bases de datos que opera Sistema Uno son creadas, modificadas y administradas por Relativity. El Relativity es una herramienta provista por LIANT que nos permite acceder a archivos planos COBOL vía ODBC, como si se trataran de Bases de Datos. De esta manera podemos acceder a archivos COBOL desde Excel, desde MS Query, desde una aplicación hecha en VB 6.00, VB.NET, etc Respecto a los datos, hay muchas variantes: MF (MicroFocus), RM (Reconstrucción de Movimiento), Accu y otros más, pero Relativity sólo funciona para RM y MF Para que el Relativity como ODBC funcione, precisa de un archivo llamado Diccionario de Datos (rct). Un software o ERP hecho en COBOL almacena y/o lee sus datos de la forma en que lo hayan diseñado sus programadores y no se necesita que exista el Relativity pues el software sabe cómo encontrar la información (no hay consultas SQL). El problema aparece, cuando otra aplicación como BIABLE quiere leer los mismos datos: como no sabe en qué orden están guardados, no lograría diferenciar la información. El Relativity lee el diccionario y sabe cómo interpretar las consultas SQL que le pasen, en términos del diccionario de datos. Por esta razón, el parámetro más importante de una conexión con Relativity es el diccionario. Para hacer una conexión usando Relativity, sólo es necesario especificar el DSN, el tipo de COBOL (RM para casi todos los casos) y el archivo correspondiente al catálogo que siempre tiene extensión rct y que debe estar en la misma carpeta donde estén ubicados los archivos de COBOL (todos tienen extensión dat). Esto quiere decir, que antes de configurar un ODBC, es necesario verificar si la ruta de datos ya contiene el.rct adecuado para la versión. Las rutas pueden estar localmente o en red, siempre y cuando sea posible acceder hasta ellos.
Manual de instalación 12 Instalación del ODBC de Relativity Instale la versión 5, ejecutando el archivo autorun (Figura 13) FIGURA 13. Instalación de Relativity. Cuando llegue a este punto marque las dos opciones como lo muestra la figura 14. FIGURA 14. Instalación de Relativity. Continúe con la instalación y tenga en cuenta las opciones que están predeterminadas que ofrece el asistente. En la ventana de la siguiente figura (Figura 15), habilite el monitor.
Manual de instalación 13 FIGURA 15. Instalación de Relativity. Configuración del ODBC para Relativity Haga clic en Inicio/Panel de control/herramientas administrativas/orígenes de datos (ODBC)/DSN del sistema/clic en Agregar. Seleccione el ODBC que corresponde a Relativity. Haga clic en Finalizar y aparecerá la siguiente ventana (Figura 16), con los siguientes datos: FIGURA 16. Seleccione el tipo de COBOL que va a consultar.
Manual de instalación 14 En donde debe seleccionar el tipo de COBOL que se va a consultar. El siguiente clic que haga en cualquier otra pestaña, le va a cambiar el orden y contenido de estas. En la pestaña DSN está todo lo que se necesita: el DSN y el catálogo. Use el botón Seleccionar Catálogo y termine con Aceptar. (Figura 17) FIGURA 17. Parámetros de conexión a la base de datos. Cree una conexión nueva en BIABLE Antes de crear una conexión en BIABLE, copie el mediador UNO 85 que le suministra nuestro equipo de Visión Tecnológica en la siguiente ruta: C:\Archivos de programa\vision Tecnologica\Biable\Mediadores. Mediador Permite acceder a la información almacenada en la base de datos con la estructura del esquema empresarial. Contiene una colección de mapeos de las fuentes y clasificadores con sus respectivas tablas. Estos archivos tienen como extensión.med
Manual de instalación 15 Para crear una conexión en BIABLE, ingrese a Excel, y en la barra de BIABLE, haga clic en el botón Configuración. Aparecerá la siguiente ventana (Figura 18). Seleccione el mediador UNO 85 y haga clic derecho en Nueva Conexión. FIGURA 18. Nueva conexión en BIABLE. Suministre el código (nombre), la descripción y seleccione el mediador UNO 85 (Figura 19) FIGURA 19. Configuración de conexiones
Manual de instalación 16 En la ficha Avanzada, de clic en el botón Editar conexión. Seleccione el Proveedor OLEDB para ODBC y haga clic en siguiente. En el punto 1, especifique el nombre del origen de datos que acaba de crear y seleccione en el punto 3 el nombre del catálogo o la base de datos. (Figura 20). No olvide probar la conexión. FIGURA 20. Configuración de conexiones Para guardar esta conexión en BIABLE, haga clic en el botón Aceptar Cambios (Ctrl + G). Para verificar que la conexión haya sido creada correctamente, haga clic en el botón Seleccionar de la barra de herramientas BIABLE. Seleccione la conexión que acaba de crear y haga clic en + para desplegar los diferentes clasificadores. Si los puede ver, significa que su conexión fue creada correctamente (Figura 21)
FIGURA 21. Verifique que la conexión se haya realizado con satisfacción. Manual de instalación 17