1. Objetivo PROCESO: ADQUISICIONES Página: 1 de 6 Establecer los lineamientos y directrices para que los interventores contratados y/o supervisores designados, ejerzan un control y seguimiento en el manejo del anticipo y reintegro de los rendimientos financieros que produzcan los recursos administrados por fiducias en los contratos de obra pública. 2. Glosario Acta de Inicio 1 : Es el documento mediante el cual se formaliza el inicio del plazo de ejecución del contrato, luego de cumplidos los requisitos de perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. Es importante para contabilizar el plazo del contrato, la fecha de terminación, el plazo de liquidación etc. Anticipo: Es el porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al contratista una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos previamente establecidos en el mismo, el cual será pagado antes de su iniciación o durante su desarrollo. En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato (Parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993). Esta suma se definirá en los estudios previos o sus equivalentes. Contrato de Obra 2 : Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construcción, mantenimiento, instalación y, en general, la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago. Fiducia Mercantil 3 : La fiducia mercantil es un negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente, transfiere uno o más bienes especificados a otra, llamada fiduciaria, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario. Garantía Única de Cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato 4 : Documento aportado por el contratista adjudicatario del proceso de selección que avala el cumplimiento de todas las obligaciones derivadas del contrato y cubrirá los perjuicios derivados del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales del contratista; tales como el buen manejo y correcta inversión del anticipo, devolución. 1 Manual de Contratación SDIS Anexo 1 Glosario. Octubre 2011 2 Ley 80 de 1993 Art 32. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública 3 Código de Comercio artículo 1226 4 Manual de Contratación SDIS Anexo 1 Glosario. Octubre 2011
Página: 2 de 6 Interventor: Es la persona natural o jurídica contratada por la Secretaría para ejercer la inspección y vigilancia de la correcta ejecución del objeto del contrato de obra. La interventoría es una modalidad del contrato de consultoría definido en el artículo 32, numeral 2º de la Ley 80 de 1993. Licitación Pública: La licitación pública consiste en la convocatoria pública que hace la SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL para que, en igualdad de oportunidades participen todas las personas naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras que cumplan los requisitos establecidos en los correspondientes pliegos de condiciones. Esta modalidad de selección está consagrada en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993, el artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, así como lo señalado en el capítulo I del Título III del Decreto 734 de 2012. Monto del Anticipo: De acuerdo al parágrafo del Articulo 40 de la Ley 80 de 1993, Estatuto General de Contratación En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato. Dicha suma se definirá en términos porcentuales en los Pliegos de Condiciones o sus equivalentes de los procesos contractuales. Supervisor 5 : Es el servidor público que representa a la Secretaría en el contrato, encargado de ejercer la vigilancia de la correcta ejecución del objeto contractual. La entidad puede celebrar contratos de prestación de servicios profesionales para apoyar la labor de supervisión de los contratos que le es propia, siempre que las actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran de conocimientos especializados, de conformidad con lo previsto en el inciso 2 del artículo 83 de la ley 1474 de 2011. 3. Normatividad Aplicable Ley 80 de 28 Octubre de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Ley 1150 de 16 de Julio de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos Ley 1474 de Julio 12 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. 5 Manual de Contratación SDIS Anexo 1 Glosario Octubre 2011
Página: 3 de 6 Decreto 734 de 13 Abril de 2012 Por el cual se reglamenta el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se dictan otras disposiciones. 4. Antecedentes: La Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción en su artículo 91 señala: En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía. El Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital (Decreto 714 de 1996, reglamentado por los Decretos Distritales 499 de 2003 y 390 de 2008, sobre los rendimientos financieros, preceptúa: Artículo 84. Los rendimientos de inversiones financieras obtenidos con recursos del Distrito, si se causan pertenecen a éste y en consecuencia deberán consignarse dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de su liquidación, en la Tesorería Distrital. De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo segundo del Artículo 12 de la Ley 38 de 1989, exceptúanse los obtenidos con los recursos recibidos por los órganos de previsión y seguridad social, para el pago de prestaciones sociales de carácter económico. Las disposiciones del presente Artículo se aplicarán con carácter transitorio mientras se desarrolla el Sistema de Cuenta única Distrital. Artículo 85. De los Rendimientos Financieros. Pertenecen al Distrito Capital los rendimientos obtenidos por el Sistema de Cuenta Única Distrital, así como los de las Entidades Públicas o Privadas con los recursos del Distrito Capital con excepción de los que obtengan las Entidades de previsión social.( ) Por su parte el Acuerdo 24 de 1995, emitido por el Concejo de Bogotá y reglamentado por el Decreto Distrital 390 de 2008, preceptúa: Artículo 74. De la cuenta Única Distrital. A partir de la vigencia del presente Acuerdo, los Órganos y Entidades que hacen parte del Presupuesto Anual sólo podrán depositar sus recursos en la Cuenta Única Distrital que para el efecto se establezca a nombre de la Tesorería Distrital a nombre de ésta seguido por el nombre de la Entidad o en las Entidades que ordene la Secretaría de Hacienda, de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Distrital. Artículo 75. De los Rendimientos Financieros. Pertenecen al Distrito Capital los rendimientos obtenidos por el Sistema de Cuenta Única Distrital, así como los de las Entidades Públicas o Privadas con los recursos del Distrito Capital con excepción de los que obtengan las Entidades de previsión social.( )
5. Desarrollo Generalidades PROCESO: ADQUISICIONES Página: 4 de 6 El contrato celebrado deberá precisar el porcentaje del valor del contrato que recibirá el contratista a título de anticipo, el cual no podrá superar el valor del cincuenta por ciento (50%) (El valor del anticipo se determinará dependiendo de lo establecido en el anexo técnico de cada contrato). La iniciación de la ejecución del contrato o el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contractuales no estarán condicionados al giro del anticipo previsto por la Secretaría, quien adjudicará el contrato al proponente que haya acreditado la capacidad económica, financiera y técnica necesarias para ejecutarlo cumplidamente. Los dineros del anticipo se entregan al contratista a título de mera tenencia y conservan su condición de Fondos Públicos hasta que sean amortizados durante la ejecución del contrato, momento hasta el cual su manejo inadecuado o el cambio de su destinación dará lugar a las acciones legales correspondientes. El anticipo deberá destinarse exclusivamente al cubrimiento de los costos iníciales en que deba incurrir el contratista para la iniciación de la ejecución del objeto contratado; es la forma de facilitarle al contratista la financiación de las obras que se le han encargado con ocasión de la celebración del contrato. En caso de incumplimiento del Contratista en el manejo y destinación del anticipo, de acuerdo con los informes de la Interventoría, la entidad dará aplicación a los procesos establecidos para la imposición de multas y/o declaratoria de incumplimiento, haciendo efectivas las garantías aportadas. Actividades No. Actividad Responsable Documento 1 Legalizar y perfeccionar el contrato Contratista, Interventor y Subdirección de Contratación Minuta firmada 2 Aprobar Garantía Única Subdirección de Contratación Pólizas aprobadas 3 Constituir una Fiducia Mercantil a nombre del Contratista e Interventoría para el manejo exclusivo del anticipo. Contratista e Interventoría Certificación bancaria y/o Certificación de Constitución del Contrato de Fiducia. 4 Realizar desembolso del anticipo a la Fiducia. 5 6 7 Presentar el Plan de Inversión del Anticipo a la SDIS el cual deberá ser aprobado por la interventoría. Remitir a la SDIS Informe Mensual de Inversión y Buen Manejo Anticipo, incluyendo los soportes de los mismos. Verificar el Informe mensual de Inversión y Buen Manejo Anticipo para aprobación del pago de corte Subdirecciones de Plantas Físicas y Administrativa y Financiera Contratista e Interventoría Interventoría Subdirección Plantas Físicas Orden de pago Plan de Inversión Anticipo aprobado Informe Mensual de Inversión y Buen Manejo Anticipo y soportes Control Financiero de Obra Aprobado
Página: 5 de 6 de obra. 8 Remitir a la SDIS la factura de cobro descontando la amortización en un porcentaje igual al título del anticipo, sobre el valor a cobrar. Remitir a la SDIS, consignación bancaria en copia o documento de traslado electrónico, a la Cuenta bancaria asignada para tal fin, por parte de la Fiducia a nombre de la Tesorería Distrital, por los rendimientos financieros que se generen del anticipo. Interventoría Corte de obra aprobado y Factura 9 10 Elaborar Acta de Liquidación de Anticipo, una vez se amortice el 100% del anticipo entregado. Contratista / Interventoría Contratista e Interventoría Consignación o traslado Electrónico a Tesorería Distrital Certificación bancaria donde conste que la cuenta fue cancelada. Acta de Liquidación de Anticipo Firmada 1. Aclaraciones a las actividades Actividad No. 2: El contratista se obliga a constituir una garantía de buen manejo y correcta inversión del anticipo. Así mismo se obliga a autorizar a la Secretaría Distrital de Integración Social para que inspeccione y vigile la cuenta del anticipo, así como los libros de contabilidad, a través del interventor y/o supervisor. Actividad No.5: El anticipo, conforme al articulo 91 de la ley 1474 de 2011 deberá aplicarse exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente. Actividad No.6: El Informe Mensual de Inversión y Buen Manejo Anticipo para la legalización del anticipo debe ser presentado por el contratista a más tardar dentro del mes siguiente a la inversión de los recursos. Para los pagos con recursos del anticipo se deben contar con el visto bueno de la Interventoría y estos deben corresponder al Plan de inversión Anticipo. Actividad No.8: La amortización será descontada en cada factura de cobro en un porcentaje igual al entregado por concepto de anticipo, establecido en el pliego de condiciones del proceso, hasta completar el monto total de este (los impuestos y retenciones que se causen por el desembolso del anticipo están a cargo del contratista). Con el último pago realizado al contratista, de ser el caso, debe amortizar lo que reste por este concepto. El anticipo se amortizará de las cuentas parciales y/o con la liquidación. No obstante la Secretaría Distrital de Integración Social podrá exigir al contratista el reintegro total del anticipo no amortizado, cuando se presenten circunstancias que a su juicio ameriten dicho reintegro.
Página: 6 de 6 Actividad No. 9: Los recursos del Estado, entregados a los particulares por medio de la Fiducia por la Secretaría Distrital de Integración Social, en su carácter de entidad pública contratante, no pierden su naturaleza de recursos públicos, sobre éstos existe el principio de vigilancia y control fiscal que pesa sobre todos los recursos públicos en cabeza de los órganos de control fiscal y, en consecuencia, los rendimientos financieros originados con recursos del Distrito Capital, si llegaren a generarse, pertenecen al Distrito Capital, caso en el cual deben ser consignados en la Cuenta Única Distrital que para el efecto se establezca a nombre de la Tesorería Distrital Secretaría Distrital de Integración Social, dentro de los términos que estipule el contrato. Dichos rendimientos financieros no se pueden pactar para adquirir compromisos diferentes. 2. Administración del instructivo: La administración del Instructivo está a cargo de la Subdirección de Contratación y la ejecución de este será por parte de la Subdirección de Plantas Físicas. NOMBRE CARGO ELABORO REVISO REVISO APROBO SANDRA ROCHA FRANCISCO VIRGINIA VIRACACHA GRANADOS SILVANA NOPE ALFONSO ROMERO OCHOA TATIANA PIÑEROS OSCAR JARBEY MATALLANA JAVIER ENRIQUE LOPEZ RIVERA LAVERDE TORRES PROFESIONALES SUBDIRECCION DE PLANTAS FISICAS PROFESIONALES SUBDIRECCION DE PLANTAS FISICAS Y SUBDIRECCIÓN CONTRATACIÓN SUBDIRECTOR DE PLANTAS FISICAS SUBDIRECTOR DE CONTRATACIÓN (E ) DIRECTORA GESTION CORPORATIVA