Revisó: Director de Admisiones y Registro Académico Registro Académico Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 885 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la realización y registro de notas de Cursos Dirigidos de Asignaturas en s Académicos de Pregrado. Aplica a los cursos dirigidos de asignaturas en s Académicos de Pregrado, para estudiantes que se encuentren cursando el último nivel de la carrera. NORMATIVIDAD Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado No 072 de Octubre 8 de 1982 del Consejo Superior. Acuerdo No 051 de Agosto 1 de 2008 del Consejo Superior Reglamento Estudiantil de Pregrado Modalidad No Presencial Acuerdo 048 de Julio 13 de 1984 del Consejo Superior DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS - Curso Dirigido de Asignatura: curso que se realiza individualmente y sin asistencia regular a clases, a estudiantes que se encuentren en el último nivel de carrera bajo la orientación, dirección y supervisión de un profesor, durante un período académico. El curso dirigido es una concesión que puede dar o no la Universidad. - Estudiante: es estudiante la persona que posee matrícula vigente en uno de los s Académicos ofrecidos por la UIS.
Página 2 de 7 CONSIDERACIONES - El o s podrá emitir concepto de apertura ante el Consejo de Facultad o Consejo del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia de un curso dirigido cuando se cumpla los siguientes requisitos: 1. Que la asignatura de la cual se solicita curso dirigido no se ofrezca en ese período académico en la modalidad normal. 2. Que se trate de un estudiante a quien sólo le falte una asignatura para completar su plan de estudios. En la carreras donde se exija Proyecto de Grado, el estudiante podrá realizar un curso dirigido simultáneamente con el Proyecto de Grado II. - Los cursos Dirigidos sólo podrán ser dictados por profesores que tengan vinculación laboral con la UIS.` - El estudiante que no apruebe un curso dirigido debe repetir la asignatura y la calificación obtenida se incorporará en el cómputo del promedio ponderado y en el certificado de calificaciones del semestre en el cual se ofreció el curso dirigido. - El sistema de evaluación del curso es el mismo que rige para un período normal.
Página 3 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO 1. Solicita el curso dirigido 1. El estudiante interesado en realizar el curso dirigido, solicita la asignatura ante el y/o Consejo de s Estudiante Calendario Académico vigente Solicitud Solicitud Académica 2. Verifica el cumplimiento de requisitos. 2. El y/o verifica con ayuda del sistema, si el estudiante cumple con los requisitos establecidos según el reglamento académico. No 3. Cumple con los requisitos? Si 3. Informa al estudiante que no cumple con los requisitos exigidos por la universidad. 4.Emite concepto sobre el caso 3. Si el estudiante no cumple con los requisitos exigidos por la Universidad se informa al estudiante. Consejo de s FIN 4. SI el estudiante cumple con los requisitos, el Consejo de Escuela y/o s emite su concepto sobre el caso al Consejo de Facultad o Consejo del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. Consejo de s 1
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO / SUBPROCESO REGISTRO ACADÉMICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 7 1 5. Envía solicitud con concepto del Consejo de Escuela y/o Consejo 5. Envía la solicitud con el concepto del o de s al Consejo de Facultad o del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia. Subdirector Académico Acta Consejo de Escuela o de s Solicitud 6. Analiza la solicitud, emite concepto y genera acta con la decisión tomada. 6. El Consejo de Facultad y/o Consejo de Instituto analiza la solicitud y emite concepto el cual se registra en el acta respectiva. Consejo de Facultad Consejo de Instituto Acta Acta del Consejo de Facultad o Instituto. No 7. Genera copia del acta con concepto para que se comunique al estudiante la decisión tomada, con copia del acta del aparte del acta correspondiente. Copia del acta Solicitud aprobada? Si 8. Envía copia del acta a la Escuela que ofrece la asignatura, en donde se nombra un docente examinador, y a la Dirección de Admisiones y Registro Académico. Copia del acta 7. Si la solicitud es negada se envía copia del acta con el concepto al y/o Consejo de s correspondiente para que comunique al estudiante la decisión del Consejo y le entregue copia del aparte del acta correspondiente. 8. Si la solicitud es aceptada, se envía copia del acta al Consejo de Escuela o s que ofrece la asignatura para que el Director nombre un docente examinador, y a la Dirección de Admisiones y Registro Académico para que un funcionario de Registro Académico realice en el Sistema la matrícula de curso dirigido. Consejo de s Consejo de s FIN 2 Nota: Para los cursos dirigidos de los programas en la modalidad a distancia del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia no se nombra docente examinador. Sus funciones son realizadas por el
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO / SUBPROCESO REGISTRO ACADÉMICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 7 2 9. El examinador en asocio con el profesor de la asignatura elaboran un cronograma del desarrollo del curso, incluyendo fechas de evaluación. Cronograma de actividades. 9. El examinador en asocio con el profesor de la asignatura elaboran un cronograma del desarrollo del curso, incluyendo las fechas de evaluación y envía copia del mismo al Director de Escuela al que está adscrito el estudiante y/o Subdirector Académico, al y/o s, Consejo de Facultad respectivo y/o Consejo de Instituto. En todas las evaluaciones participará el profesor y el docente examinador. La calificación final será el promedio de las notas del profesor y el examinador. Nota: Para los cursos dirigidos de los programas en la modalidad a distancia del Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia la calificación será la establecida por el docente asignado. Profesor asignado 10. Informa al estudiante cronograma establecido para curso dirigido. 10. El y/o comunica al estudiante el cronograma de actividades para la realización del curso dirigido. 11. Registra en el sistema las calificaciones correspondientes. 11. El profesor registra en el sistema las calificaciones correspondientes. Profesor asignado 12. El sistema genera calificación definitiva y acta de calificaciones. 12. El profesor asignado utiliza el Sistema para generar la calificación definitiva y el acta del curso dirigido. Profesor asignado Acta Acta de calificaciones 3
DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DE ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO / SUBPROCESO REGISTRO ACADÉMICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 7 3 13. Firma acta y la envía. 13. El profesor firma el acta y la envía al y/o respectivo. Profesor Asignado Acta de calificaciones 14. Envía copia del acta a la Dirección de Admisiones y Registro Académico. 14. El y/o envía copia del acta a la Dirección de Admisiones y Registro Académico. Copia del acta de calificaciones 15. Un funcionario de Registro Académico archiva la copia del acta de calificaciones. 15. Un funcionario de la Dirección de Admisiones y Registro Académico verifica el registro de la calificación correspondiente al curso dirigido en el Sistema y archiva la copia del acta de calificaciones. Funcionario de Registro Académico FIN
Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 02 03 04 Octubre 11 de 2004 Diciembre 03 de 2007 Febrero 04 de 2011 Marzo 31 de 2014 Creación de los procedimientos (Cursos Dirigidos de Asignaturas, Registro de Calificaciones de Cursos Dirigidos) Cambio en la plantilla del procedimiento, de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Fusión del procedimiento de Cursos Dirigidos de Asignaturas con el procedimiento Registro de Calificaciones de Cursos Dirigidos. El Procedimiento Cursos Dirigidos de Asignaturas en s Académicos de Pregrado Presencial código: PAR.12 modifica, fusiona y sustituye al los procedimientos Cursos Dirigidos de Asignaturas en s Académicos de Pregrado Presencial código: A03.05 y Registro de Calificaciones de Cursos Dirigidos en s Académicos de Pregrado Presencialcódigo: A04.04 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de 2004. Cambio en el nombre del documento. Actualización del procedimiento según el Acuerdo No 051 de Agosto 1 de 2008 del Consejo Superior. Modificación de las actividades relacionadas en el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia con sus responsables Se enumeraron las actividades en el diagrama de flujo de acuerdo al número consecutivo de la descripción. Se cambia la actividad 4 de «Registra la solicitud de curso dirigido» a «Emite concepto sobre el caso»