2014-2017 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1
INDICE Página I Introducción ------------------------------------------------------------------------------------- 3 II Presentación de los Procedimientos --------------------------------------------------- 4 1. Procedimientos de Contratación ----------------------------------------------------- 5 2. Procedimiento de Recepción Física de Requisición de Compras ----------- 6 Formato ------------------------------------------------------------------------------------- 8 3. Procedimiento de Licitación Pública ------------------------------------------------10 4. Procedimiento de Licitación Simplificada, mediante invitación a cuando Menos tres proveedores ---------------------------------------------------------------13 5. Procedimiento de Adjudicación Directa --------------------------------------------16 2
I. INTRODUCCIÓN La dirección administrativa presenta este Manual de Procedimientos el cual satisface lo establecido por la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos administración y enajenación de bienes muebles del estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, basado en el Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán. Los Procedimientos están agrupados de acuerdo a la clasificación que establece la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos administración y enajenación de bienes muebles del estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, en el artículo 26 que a continuación se señalan: Licitación Pública Licitación Simplificada, mediante invitación a cuando menos tres proveedores Adjudicación Directa. El presente manual tiene por objetivo dar a conocer los procedimientos que se realizan para satisfacer las necesidades de los requerimientos de insumos de las dependencia y entidades a través del control de los procesos de adjudicación ya sean mediante Licitación Pública, licitación Simplificada y Adjudicación Directa, siendo su principal actividad planear, programar, organizar, controlar y dirigir las actividades. El Manual de Procedimientos busca como objetivo específico implementar los procesos correspondientes a las diferentes formas de adjudicación, proveer en detalle la toma de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito administrativo-operativo, para lograr uniformidad y homogeneidad en los procedimientos de adquisición de bienes y/o contratación de servicios, frente a situaciones equivalentes, de modo tal que sus resultados sean comparables entre sí y se incremente la transparencia de la Administración institucional. Asimismo, implementar el mecanismo de decisión de la adquisición de bienes y/o contratación de Servicios para aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada solicitud y disponer de un instrumento de capacitación de nuevos usuarios y de una guía para la utilización de los servicios de la dirección administrativa del Honorable Ayuntamiento de Ixtaczoquitlán. 3
II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 1. Procedimientos de Contratación 2. Procedimiento de Recepción Física de Requisición de Compras 3. Procedimiento de Licitación Pública 4. Procedimiento de Licitación Simplificada, mediante invitación a cuando menos tres proveedores 5. Procedimiento de Adjudicación Directa 4
1. PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN El municipio efectuará sus contrataciones conforme a los procedimientos siguientes: Recepción Física de Requisición de Compras, este procedimiento se utilizará para compras menores. Licitación Pública Nacional, la que rebase el monto de 181,612 salarios mínimos general vigente en la zona económica de la localidad. Y Licitación Pública del estado, la que se encuentre entre los 181,612 y los 90,806 salarios mínimos general vigente en la zona económica de la localidad. Licitación Simplificada, mediante invitación a cuando menos tres proveedores, la que se encuentre entre los 90,806 y los 1,135 salarios mínimos general vigentes en la zona económica de la localidad. Adjudicación Directa, la inferior a los 1,135 salarios mínimos general vigente en la zona económica de la localidad. 5
2. PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN FÍSICA DE REQUISICIÓN DE COMPRAS Objetivo: Describir las actividades que se llevan a cabo para recibir, analizar y registrar las requisiciones elaboradas por los departamentos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán, para la adquisición de bienes y contratación de servicios llevado a cabo por la coordinación de compras respetando los montos establecidos del Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán. Fundamento Legal: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, administración y enajenación de bienes muebles del estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán. Procedimiento: 1. Las requisiciones presentadas a la Coordinación de compras deberá ser de la siguiente manera: Presentar el original y copia de la requisición con la firma del responsable del área en el formato único de requisición autorizado (Ver formato de requisición anexo) 2. El formato de requisición, deberá contener: Fecha de elaboración Dependencia o área que solicita Descripción detallada de los materiales y/o servicios, cantidad y unidad. Colocar el motivo de la compra o para donde se utilizará. Firma y sello del responsable del área Firma de autorización del coordinador de compras Se deberá separar el material de papelería, material eléctrico, cartuchos y/o tóner, material de ferretería, cómputo y accesorios, cada uno en su respectiva requisición. 3. Las requisiciones se recibirán únicamente los días miércoles en horario de 9:00 a 16:00 hrs. 6
4. Para el caso de adquisiciones o contratación de servicios relacionados con equipos de cómputo, se deberá anexar un reporte del departamento de Sistemas. Y en el caso de tóner o cartucho anexar el número del mismo. 5. Para el caso de herramientas, materiales para construcción y/o equipos solicitar con 1 semana de anticipación y especificar descripción detallada como: marca, modelo, medidas, etc. Para que será utilizado y el lugar de entrega. 6. Para el caso de las adquisiciones o contratación de servicios, relacionadas con Imprenta o publicidad se deberá anexar el formato o diseño correspondiente y este se deberá solicitar como mínimo con 1 semana de anticipación. 7. Para el caso de las adquisiciones o contratación de servicios de agua, coffee break, mobiliario, sonido, lonas, etc., deberá ser con 1 semana como mínimo de anticipación, colocando en la requisición fecha del evento y anexando el oficio de quien solicitó el apoyo o servicio (escuela, patronato, etc.) 8. En el caso de adquisiciones o contratación de servicios cuyo recurso sea de origen Federal, deberá anexarse el oficio de asignación o convenios de recursos emitido por la Dependencia Federal o Estatal que otorgue el recurso, así como copia del oficio por parte de la de Egresos y Control Presupuestal de la Tesorería Municipal en el que manifieste el origen del recurso (ramo) en el que se encuentra radicado el mismo. 9. Las causas por las que no puede ser recibida una requisición son las siguientes: Información incorrecta, incompleta o no justificar la adquisición. Documentación incompleta o incorrecta. Falta de firma o firma que no corresponda al titular y/o responsable del área Por presentarla fuera de los días y horarios establecidos. 10. El departamento de compras recibe los formatos de requisición para posteriormente cotizar los servicios o bienes solicitados en las requisiciones, para posteriormente pasarlas a firma de autorización. 11. Una vez autorizadas las requisiciones se solicitará el material y/o servicios requeridos. 7
12. Se recibe el material, en caso de ser herramienta y/o equipo, se le avisará al departamento de Patrimonio para que tome nota y realice el resguardo correspondiente. 13. Se entrega el material al área solicitante, firmando y sellando la factura o remisión correspondiente. 14. Las facturas originales se deben presentar a revisión por el proveedor los días martes de 9 a 2 p.m., las cuales se organizan y se turnan a la dirección correspondiente para su firma de aprobación posteriormente se realiza su oficio con copia correspondiente y se anexa a este la requisición original, se pasa a firma y Vo. Bo. del Director administrativo. 15. Una vez autorizadas se entregan en el área de Egresos para tramite de pago, sellando de recibido la copia. 16. Todas las copias se archivan en el expediente correspondiente por proveedor. Formato de Requisición: 8
Diagrama de Flujo (Requisición de compra) Usuario Compras Inicio A Detecta necesidad de insumos Recibe requisición sellando original y copia Elabora Requisición de compra Cotiza con el proveedor Pasa la requisición a firma de autorización y posteriormente la entrega en el departamento de compras Se pasan para firma de autorización Se solicita al proveedor el material autorizado A Se recibe material Herramienta o mob. de activo fijo NO Se entrega material al usuario SI Se avisa al depto. Patrimonio 9
3. PROCEDIMIENTO DE LICITACION PÚBLICA Objetivo: Describir las actividades que se llevan a cabo dentro del Procedimiento de Adjudicación Mediante Licitación Pública, para adjudicar un bien o servicio, llevado a cabo por la coordinación de compras y/o subcomité de adquisiciones, respetando los montos establecidos del Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán. Fundamento Legal: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, administración y enajenación de bienes muebles del estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán. Procedimiento: Las licitaciones públicas serán: Estatales Nacionales Internacionales 1. Para llevar a cabo el Procedimiento de Licitación Pública por el subcomité de adquisiciones el área deberá presentar los siguientes documentos: ficio dirigido a la dirección administrativa con el que se remite la solicitud de adquisición del bien y/o servicios Formato de Requisición de compras 2. El área de compras, deberá elaborar las bases correspondientes al Procedimiento de Licitación Pública, que contendrá todos los puntos que rijan el procedimiento, tales como reglas, especificaciones, requisitos, motivos de descalificación; instrumento que se publicará en la gaceta oficial del estado y en los periódicos de mayor circulación estatal, así como en los medios electrónicos que tengan establecidos como el portal del H. Ayuntamiento de Ixtaczoquitlán, y lanzar la convocatoria al público en general a participar en este tipo de procedimiento de adjudicación, documento que contiene la presentación de propuestas técnicas 10
económicas, y anexos que deberán respetar al realizar la cotización de los bienes o servicios que oferten los licitantes. 3. Las bases deberán contener: Datos del convocante Lugar, fecha y hora para la celebración de la junta de aclaraciones Descripción completa de los bienes o servicios Lugar, fecha y hora para la celebración de la junta de presentación y apertura de propuestas, de la emisión del dictamen técnico-económico, de la notificación del fallo y firma del contrato Condiciones de precio y lugar de pago En caso de otorgar anticipos indicar el porcentaje. Lugar, plazo y condiciones de entrega de los bienes y/o servicios Instrucciones para elaborar y entregar las proposiciones técnicas y económicas Relación de documentos que cada participante deberá entregar Monto de la pena convencional por incumplimiento total o parcial de la obligación Moneda en que se efectuará el pago Forma y porcentaje para garantizar los anticipos y el cumplimiento total o parcial de la obligación Nombre de la institución a favor de quien se facturarán los bienes o servicios Las sanciones a que se harán acreedores los licitantes que no sostengan sus proposiciones 4. Los Licitantes que hayan decidido participar en el Procedimiento de Licitación Pública deberán entregar en sobre cerrado sus propuestas técnicas-económicas, en las instalaciones del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán, ubicado en Av. Antonio Ruíz Galindo # 211, Col. Centro Ixtaczoquitlán, Veracruz en la fecha y hora fijados en la convocatoria y en las bases.4 5. La presentación y apertura de las proposiciones se efectuará en un solo evento. 6. La emisión del dictamen técnico-económico deberá realizarse en un término de hasta veinte días hábiles posteriores a la fecha de presentación y apertura de las proposiciones. 11
7. La notificación del fallo se realizará en un plazo de cinco días hábiles a partir de la emisión del dictamen técnico-económico y se realizará por escrito. 8. Se podrá declarar desierto el procedimiento de contratación cuando: No haya licitantes. Se acredite de manera fehaciente, que los precios de mercado son inferiores a las mejores ofertas recibidas. Los licitantes incumplan con los requisitos previos establecidos en la convocatoria y en las bases respectivas. No lo permita el presupuesto. Los montos excedan lo autorizado. Se presente caso fortuito o fuerza mayor. 12
4. PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN SIMPLIFICADA, MEDIANTE INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES Objetivo: Describir las actividades que se llevan a cabo dentro del Procedimiento de Adjudicación Mediante Licitación Simplificada, mediante invitación a cuando menos tres proveedores, para adjudicar un bien o servicio, llevado a cabo por la coordinación de compras y/o subcomité de adquisiciones, respetando los montos establecidos del Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán. Fundamento Legal: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, administración y enajenación de bienes muebles del estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán. Procedimiento: 1. Para llevar a cabo el Procedimiento de Licitación Pública por el subcomité de adquisiciones el área deberá presentar los siguientes documentos: ficio dirigido a la dirección administrativa con el que se remite la solicitud de adquisición del bien y/o servicios Formato de Requisición de compras 2. El área de dirección administrativa, deberá elaborar las bases correspondientes al Procedimiento de Licitación simplificada, e invitará cuando menos a tres de sus proveedores. 3. La invitación deberá ser por escrito y deberá contener las bases que especificaran como mínimo, los datos de la convocante, cantidad, descripción de los bienes o servicios requeridos mediante anexo técnico, de ser necesario, plazo, lugar de entrega, condiciones de pago, sanción en caso de no sostener su proposición, lugar, fecha y hora para el acto de recepción y apertura de proposiciones, fecha de la emisión del fallo que si no es posible emitirlo en el acto de recepción y apertura deberá notificarse por escrito en un plazo máximo de tres días hábiles. 13
4. La licitación se realizará en una sola etapa, de conformidad con el procedimiento señalado en el artículo 43 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, administración y enajenación de bienes muebles del estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. 5. Los proveedores participantes deberán inscribirse en el padrón de proveedores del H. Ayuntamiento de Ixtaczoquitlán, Ver. ( ver padrón de proveedores personas físicas y personas morales) 14
6. Se elabora la carpeta de la licitación asignando el No. Correspondiente la cual deberá contener: Invitación a los 3 proveedores Contenido de las propuestas y bases de la licitación Acta de junta de aclaraciones Acta de Registro de Participantes Proposiciones técnicas y económicas recibidas Dictamen técnico Fallo de la licitación Contrato y Anexos 7. El contrato a celebrar deberá contener: Antecedentes Declaraciones Personalidad de las partes Objeto y monto Lugar y fecha de entrega del bien o servicio contratado Forma y lugar de pago Si aplica % de anticipo Tipo de garantía para los anticipos y cumplimiento del contrato Si el precio está sujeto a modificación, las causas que la originan Clausula penal por incumplimiento Derechos de autor u otros exclusivos que se constituyan Nombre de la institución a la que se facturará Causas de rescisión Fundamento legal 8. Si dentro del término de los cinco días hábiles a la notificación del fallo el proveedor no suscribe el contrato, se procederá a celebrarlo con el licitante que haya ocupado el segundo lugar. 9. Los contratos pueden solicitar fianza a los proveedores y estos la solicitarán a través de una institución legalmente autorizada garantizando lo siguiente: Anticipos que se reciban, el cien por ciento más los costos financieros que resulten entre la entrega de anticipos hasta su total terminación. Cumplimiento de los contratos, cuando menos el diez por ciento sobre la obligación total, sin incluir las contribuciones que se generen por la operación. 15
5. PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN DIRECTA Objetivo: Describir las actividades que se llevan a cabo dentro del Procedimiento de Adjudicación directa, para adquisición de un bien o servicio, llevado a cabo por la coordinación de compras y/o subcomité de adquisiciones, respetando los montos establecidos del Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán. Fundamento Legal: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, administración y enajenación de bienes muebles del estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento del Municipio de Ixtaczoquitlán. Procedimiento: 1. Para llevar a cabo el Procedimiento de Adjudicación Directa, solo se deberá realizar con los proveedores previamente registrados en el padrón. 2. Las adjudicaciones directas aplicarán de acuerdo a los montos previstos en el artículo 27 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos, administración y enajenación de bienes muebles del estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, la cual nos dice que debe ser inferior a los 1,135 salarios mínimos general vigentes en la zona de la localidad. 3. Se realizará el acta de adjudicación directa, anexando las propuestas de los proveedores en un cuadro comparativo para que el subcomité de adquisiciones evalué, apruebe y firme la resolución. 4. Se elaborara el contrato y se le avisará al proveedor correspondiente. 5. Archivar el acta en la carpeta correspondiente. 16