SGC-VAF Integración Módulos Facturación y Cuentas por Cobrar Cartera VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF
Versión: 01 Página 1 de 10 1. PROPÓSITO Detallar los pasos para la integración de los hechos contables de días anteriores, contabilizados en los módulos de Facturación y Cuenta por Cobrar Cartera a la contabilidad de la UDES, de acuerdo a los lineamientos establecidos. 2. ALCANCE Este instructivo inicia con la determinación de los requisitos para iniciar la integración hasta la actividad de chequeo para confirmar la integración de los asientos contables en Contabilidad. Aplica para todos los registros efectuados a través de los módulos de Facturación y Cuentas por Cobrar Cartera. 3. CONDICIONES GENERALES Se debe haber efectuado la revisión de la contabilización diaria y los ajustes pertinentes si es el caso. Las facturas antes de ser anuladas, si tienen comisión bancaria, se debe colocar el número cero en el campo comisión, para evitar que se genere algún error en la validación. Si se efectúa la integración con alguna factura anulada y tiene comisión, se debe informar vía email al subproceso de contabilidad para que efectúen el respectivo ajuste. Una vez efectuado el proceso de integración no se pueden realizar correcciones o ajustes a los documentos contables (facturas, notas crédito, recibos de caja y notas contables). El proceso de integración corresponde a los hechos contables de días anteriores. Para las facturas que deben realizarse con código de integración cero se utilizará el consecutivo de facturas genéricas.
Versión: 01 Página 2 de 10 4. CONFIRMACIÓN REVISIÓN CONTABILIZACIÓN DIARIA Antes de iniciar el proceso de integración, se debe confirmar con el responsable si ha finalizado la revisión de los documentos contables (facturas, notas crédito, recibos de caja y notas contables) pertenecientes al período que se va a integrar, y si han sido efectuados los ajustes pertinentes. La secretaria de Crédito y Cartera confirma a la líder del subproceso que la contabilización diaria está acorde a los parámetros establecidos en el Sistema de Información. Las actividades relacionadas se deben realizar tanto en el módulo Facturación como Cuentas por Cobrar Cartera, con las mismas opciones del menú de Proceso, Integración Contable. 5. VERIFICACIÓN DE LAS SUMAS IGUALES EN LAS IMPUTACIONES CONTABLES 5.1. INTEGRACIÓN PREVIA MÓDULO FACTURACIÓN Y CUENTAS POR Se ingresa al módulo de Facturación y al de Cuentas por Cobrar Cartera del Sistema de Información, en el menú Procesos y selecciona Integración contable/ Integrar. MODULO FACTURACIÓN / Procesos y selecciona Integración contable/ Integrar.
Versión: 01 Página 3 de 10 MODULO CUENTAS POR / Procesos y selecciona Integración contable/ Integrar. Se escoge el rango de fechas (inicial y final) según el parámetro establecido por el líder de Crédito y Cartera y la opción de NO integrar y NO compactar, con el fin de verificar previamente que las imputaciones contables a integrar tengan sumas iguales e identificar inconsistencias.
Versión: 01 Página 4 de 10 Efectuado la integración previa, el sistema genera el informe Imputaciones Contables, si los totales (débito y crédito) no son iguales, se verifica cuál asiento contable presenta la inconsistencia y se solicita realizar a la secretaria de crédito y cartera los ajustes pertinentes. Si el error es por las facturas anuladas que tienen comisión (no se cumplió el requisito de código para las facturas con comisión), se debe efectuar una comunicación (email) a contabilidad describiendo el caso (las facturas y montos para su respectivo ajuste directamente desde el módulo contable). Hay diferencia en las sumas totales, y se requiere hacer los ajustes Imagen número 1. Informe Imputaciones Contables Las posibles inconsistencias que se pueden presentar son: Que el código integración contable no sea el correcto. Que se haya puesto en el campo comisión un numero diferente a cero, para el caso de las facturas anuladas Que no se haya puesto el código de integración al momento de realizar el documento contable, a menos que sean facturas del consecutivo F1FG.
Versión: 01 Página 5 de 10 5.2. INTEGRACIÓN DEL MÓDULO DE FACTURACIÓN Y CUENTAS POR Una vez efectuados los ajustes por Crédito y Cartera (se efectúa tanto en el módulo de Facturación y Cuentas por Cobrar Cartera) y confirmado las sumas iguales (en el reporte Imputaciones Contables), se realiza nuevamente la actividad de integración, pero a diferencia se escoge la opción de SI integrar, en la parte de compactar se elige NO y se escoge la opción de Pantalla-Excel. Si se generan inconsistencias por descuadres de facturas anuladas que tienen alguna comisión, durante el proceso de integración se presentará un pantallazo informando que si se desea realizar la integración, para este caso en particular se elige la opción SI (Contabilidad realizará los ajustes pertinentes para estos casos).
Versión: 01 Página 6 de 10 Una vez efectuada esta actividad se genera un listado de las imputaciones contables que integraron a contabilidad. Imagen número 2. Informe Imputaciones Contables
Versión: 01 Página 7 de 10 5.3. CHEQUEO DE INTEGRACIÓN Una vez finalizado la integración, se realiza el chequeo para confirmar que todos los documentos contables hayan sido integrados al módulo de contabilidad, para lo cual se elige (se efectúa tanto en el módulo de FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR CARTERA) del menú PROCESOS/ INTEGRACIÓN CONTABLE /CHEQUEO DE INTEGRACIÓN, se escoge el rango de fechas (la que corresponde a la integración efectuada), la opción 2 para verificar las facturas no integradas y (S) pantalla en Excel. Realizado estas opciones, Ofimática genera el informe Informe Chequeos De Integración De Facturas Si en el informe se relacionan facturas sin integrar, se solicita a la secretaria de crédito y cartera revisar el porqué de la no integración al módulo contable y efectuar los ajustes pertinentes en el sistema de información Ofimática. Los casos por los cuales no se integró algún registro pueden ser: porque el código de integración está en cero; las facturas que son realizadas mediante el proceso de validación, el ingeniero soporte de Ofimática debe realizar previamente un ajuste con el fin de que estas facturas no presenten error al momento de integrar. Una vez confirmado por parte de la Secretaria de Crédito y Cartera a los líderes del departamento, la realización de los ajustes se procede a efectuar nuevamente la actividad de integración (5.2. INTEGRACIÓN DEL MÓDULO DE FACTURACIÓN Y CUENTAS POR ) con el fin de que las imputaciones contables que presentaron inconsistencias y realizado los ajustes ingresen a contabilidad (se repite nuevamente el proceso de integración). Se realiza la actividad de chequeo para confirmar la integración de los asientos contables. Finalizado este procedimiento, se informa vía email a Contabilidad la realización de la integración indicando el rango de fechas.
Versión: 01 Página 8 de 10
Versión: 01 Página 9 de 10 Imagen número 3. Informe Chequeos de Integración de Facturas
Versión: 01 Página 10 de 10 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión Inicial CP. Eliana Vargas Ariza 15/05/2015 01 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016