Título documento Define y proyecta el flujo de caja de tu empresa Título documento Documento para descargar 1
ESTRUCTURA Bibliografía 1. El flujo de dinero de la empresa. 2. El flujo de caja. 3. Ventajas de elaborar el flujo de caja de la empresa. 4. Elementos del flujo de caja. Saldo inicial. Ingresos. Egresos. Saldo final. 5. Estructura del flujo de caja. Flujo de caja de operación. Flujo de caja de inversión. Flujo de caja de financiamiento. 6. Pasos para preparar y proyectar el flujo de caja. Revisión de la información disponible. Definición y cálculo de los ingresos. Definición y cálculo de los egresos. Análisis de composición y saldos. 7. Estrategias para mejorar el flujo de caja. 2
1. El flujo de dinero de la empresa Toda empresa debe concebirse como una unidad de transformación de dinero, en la cual este se usa para convertir los recursos en bienes o servicios y retorna una vez que estos hayan sido vendidos. El flujo de dinero es un movimiento continuo de entradas y salidas de dinero que se necesita para financiar continuamente el ciclo de operación del negocio. Es importante identificar el flujo de dinero para desarrollar la actividad de la empresa, sea esta comercial, manufacturera o de servicios. Figura 1. Flujo de dinero de la empresa. Entradas de $$$ Salidas de $$$ Ventas de Contado Pagos de deudores Venta de Activos Fijos Préstamos obtenidos Beneficios de inversiones Compra Materia Prima Compra Inventario Pagos Proveedores Pago Trabajadores Pago Préstamos Compra Activos Fijos 3
2. El flujo de caja El efectivo es el recurso más importante con el que cuenta la empresa y su correcta administración es fundamental para el buen funcionamiento de la misma. El flujo de caja es una herramienta financiera, que permite ordenar las entradas y salidas de dinero de la empresa, en un período determinado de tiempo, usada para calcular el saldo de efectivo al inicio y al final de dicho período y tomar decisiones de inversión o financiamiento. Se elabora con el propósito de registrar los movimientos futuros de dinero provenientes de la operación normal de la empresa, tales como venta de productos o servicios, venta de activos, obtención de préstamos y aportes de los socios o accionistas y de aquellas transacciones que requieren salidas de efectivo como compra de materia prima, compra de activos o pago a proveedores y de obligaciones bancarias. El flujo de caja establece la capacidad de pago de las obligaciones de la empresa y permite disminuir posibles riesgos de iliquidez. 3. Ventajas de elaborar el flujo de caja de la empresa Es muy importante conocer y profundizar sobre el tema del flujo de caja porque es un elemento vital en la economía de la empresa, que permite apoyar el fortalecimiento de su dirección y su control y organización. La planeación y proyección del flujo de caja permite: Administrar el efectivo de la empresa con el fin de mantener una disponibilidad de dinero suficiente para cubrir las necesidades mínimas y para atender eventuales necesidades adicionales. Prever las necesidades de efectivo y la manera de atenderlas adecuada y oportunamente. El flujo de caja es necesario para el correcto funcionamiento de la empresa y es una herramienta de gran importancia para maximizar la utilización de los recursos. Facilitar el control y la coordinación del efectivo, el establecimiento de la capacidad de pago de las obligaciones y la evaluación de la 4
habilidad de la empresa en la generación de futuros flujos de efectivo. Preparar los pronósticos de los probables ingresos y egresos en efectivo en un período determinado y facilitar el cálculo de la rentabilidad de las inversiones. 4. Elementos del flujo de caja Saldo inicial El saldo inicial es el dinero en efectivo con el que la empresa inicia un período cuenta de caja del balance general. Este valor generalmente es la cantidad de dinero en efectivo con la que se inicia una empresa en el caso de que sea nueva, la que sobra en caja superávit o la que se queda debiendo del período inmediatamente anterior déficit. Ingresos En la cuenta de ingresos se registran todos los conceptos por los cuales entra dinero en efectivo a la caja de la empresa y la fecha en que se reciben. Por ejemplo: ventas de contado, recuperación de cuentas por cobrar, ventas de activos, préstamos y otros pasivos que generen ingresos de efectivo, rendimientos, aportes, etc. Egresos En la cuenta egresos se registran todos los conceptos por los cuales sale dinero en efectivo de la caja de la empresa y la fecha en que se hacen. Se deben tener en cuenta todas las compras. Los pagos de compras que no son de contado se registran en la cuenta pago a proveedores en la fecha efectiva del desembolso. 5
Saldo final Representa el efectivo con el que realmente se cuenta al finalizar el período proyectado. 5. Estructura del flujo de caja El flujo de caja es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación, que involucra las cuentas que afectan estas tres actividades. Formato 1. Estructura del flujo de caja Operación Ingresos de la Operación Ventas de Contado Recuperación de cuentas por cobrar Otros Ingresos Operacionales Total Flujo de Ingresos de la operación Egresos de la Operación Compras de materia prima Pago Salarios Pago Arrendamientos Pago servicios Públicos Gastos de ventas Impuestos Otros Egresos Operacionales Total Flujo de Egresos de la operación FLUJO DE LA OPERACIÓN Inversión Construcciones y edificaciones Maquinaria y equipo Otras Inversiones FLUJO DE LA INVERSIÓN Financiación Aportes de socios Créditos (Recibidos) Pago créditos capital Gastos financieros Pago de pasivos (obligaciones) FLUJO DE FINANCIACIÓN FLUJO NETO Saldo Inicial en Caja SALDO FINAL EN CAJA Periodo 1 Periodo 2 Periodo N 6
Es por esto que, y para una mejor lectura, su elaboración se puede hacer dividiendo su estructura en operación, inversión y financiación, dependiendo del origen y destino de las entradas y salidas de dinero. Flujo de caja de operación El flujo de caja de operación muestra el efectivo que se generó por ingresos y egresos inherentes a la actividad de la empresa comercial, manufacturera o de servicios en cierto período de tiempo. Este flujo de caja reporta las actividades del día a día que generan entradas de efectivo de los clientes y salidas por pagos a empleados y proveedores, como: Ingresos de efectivo por venta de bienes y servicios o por cobro de cuentas a deudores de ventas a crédito. Salidas de efectivo para compras de materia prima, insumos o bienes para la venta y por pagos a proveedores, empleados o acreedores de la empresa. Formato 2. Flujo de caja de operación Concepto/Periodo Periodo 1 Periodo N Flujo de Caja Operativo Ingresos por ventas de contado Ingresos por ventas de periodos anteriores Total Ingresos Operativos (1) Compra de Materia Prima (Crédito y contado) Pago Mano de Obra Pago Gastos Administrativos Pago Gastos de Ventas Pago Impuestos Total Egresos Operativos (2) Flujo Neto Operativo (1-2=3) 7
Flujo de caja de inversión Las actividades de inversión hacen referencia a las inversiones de la empresa por la compra de activos fijos, de inversiones en otras empresas, de títulos valores, etc. El flujo de caja de inversión reporta cuánto efectivo se invirtió en la adquisición, o se obtuvo por la venta, de bienes y/o servicios que representan activos para la empresa terrenos, edificios, maquinaria y equipos, como: Ingresos por la venta de inversiones permanentes, de propiedades, planta y equipo o por la venta de otros activos. Pagos por la compra de activos fijos utilizados en las actividades de la empresa. Formato 3. Flujo de caja de inversión PERIODO PERIODO 1 PERIODO N Flujo de Caja Inversión Venta de activos fijos Venta de otros activos Total entradas por venta inversiones Pagos por inversión en terrenos Pagos inversión construcciones y edif. Pagos inversión maq y equipo de oper. Pagos compra muebles y enseres Pagos compra equipos de transporte Pagos compra equipos de oficina Pago compra otros activos Total salidas por inversión Flujo de Caja Neto de Inversión Flujo de caja de financiamiento Las actividades de financiación hacen referencia a la adquisición de recursos para la empresa, que bien puede ser de terceros pasivos o de sus socios aportes. 8
El flujo de caja de actividades de financiación muestra el movimiento de efectivo generado por la obtención de préstamos, la emisión de acciones para apoyar la operación de la empresa, el pago de préstamos y dividendos y la recompra de acciones, como: Ingresos recibidos por el incremento de aportes de capital, por la colocación de acciones o pagarés y por préstamos recibidos de entidades financieras o de terceros. Pago de dividendos o distribución de utilidades o excedentes, de capital e intereses sobre bonos emitidos y sobre obligaciones financieras o con terceros. Formato 4. Flujo de caja de financiamiento PERIODO PERIODO 1 PERIODO N Flujo de Caja Financiamiento Desembolso préstamos nuevos Incrementos de capital Total entradas por financiamiento Amortizaciones a capital pasivos actuales Pago de intereses sobre pasivos actuales Amortización capital nuevos préstamos Pago intereses nuevos préstamos Readquisición de acciones / aportes Pago de dividendos / utilidades Total pagos por financiamiento Flujo de Caja Neto de Financiamiento 6. Pasos para preparar y proyectar el flujo de caja La elaboración del presupuesto de efectivo debe partir del conocimiento del saldo existente al comienzo del período a planear. Para determinar las disponibilidades correspondientes a cada uno de los períodos, a ese valor inicial se le agregan los ingresos previstos, que incluyen las ventas de contado, la recuperación de cartera, los 9
intereses por inversiones en títulos valores o de cuentas que ofrecen beneficios financieros y la venta de activos productivos. Después de establecer el efectivo disponible se estiman los egresos de efectivo asociados con las diferentes obligaciones que la empresa contrae con quienes le proveen productos o servicios. Al restar las salidas de efectivo de las disponibilidades calculadas previamente se obtiene el saldo final, que al compararse con el monto mínimo esperado permite tomar decisiones de inversión temporal, si se presentan excedentes superávit, o de financiamiento, si se presenta déficit de capital. Los pasos son: Paso 1. Revisión de la información disponible El proceso de preparación del flujo de caja se inicia con la revisión de la información disponible: el balance general, el estado de resultados, los indicadores financieros, las políticas e información de la empresa, la información del sector y las condiciones económicas. Con esta base se obtiene información sobre fechas de vencimiento, tasas de interés, cuentas por cobrar y montos a pagar por obligaciones en cada fecha. Paso 2. Definición y cálculo de los ingresos Se prepara una lista de posibles conceptos de ingresos: ventas de contado, recuperación de cuentas por cobrar, venta de activos, préstamos y otros pasivos, rendimientos, aportes, etc. Se deben tener en cuenta las recomendaciones vistas en el desarrollo de la cápsula para cada concepto. Paso 3. Definición y cálculo de los egresos Así mismo, se prepara una lista de posibles conceptos de egresos: compras del período, gastos de administración que se deben pagar honorarios, salarios, prestaciones, arriendos, mantenimiento, seguros 10
y servicios, gastos de ventas salarios y comisiones, pagos por otros conceptos intereses y gastos financieros, pago de impuestos y de obligaciones bancarias y compra de activos fijos. Se deben tener en cuenta las recomendaciones vistas en el desarrollo de la cápsula para cada concepto. Paso 4. Análisis de composición y saldos Una vez integrado el flujo de caja se hace el análisis de la composición de ingresos y egresos y el saldo que representa para la empresa. Para hacer ese análisis se deben considerar las necesidades de crédito y si el flujo de operación es el adecuado para atender los compromisos del flujo financiero. Es conveniente revisar también los saldos o excedentes con el fin de estar preparados para negociar frente a los saldos finales obtenidos, sean estos positivos, negativos o cero. 7. Estrategias para mejorar el flujo de caja La escasez de flujo de caja afecta en algún momento a todas las empresas. Idealmente se puede enfrentar este tipo de crisis mediante el acceso a una línea de crédito o a un préstamo continuo, previamente establecidos con un banco, o mediante el uso de las reservas de efectivo destinadas para estas ocasiones. Pero qué se puede hacer si no fue planeado con anterioridad? A continuación se presentan algunas opciones para la clasificación de prioridades que pueden ayudar a enfrentar una situación de iliquidez en la empresa: Organizar el sistema de cuentas por cobrar de la empresa Cuanto más rápida sea la rotación de las cuentas por cobrar, mayor será el dinero que podrá invertir en el crecimiento y desarrollo de la empresa. Es importante clasificar las cuentas por cobrar según su 11
antigüedad en categorías menos de 30 días, entre 30 y 60 días y entre 60 y 90 días con el fin de emprender acciones inmediatas ante su vencimiento. Negociar plazos con los proveedores Una muy buena estrategia para generar liquidez en la empresa es hacer uso del plazo máximo que conceden los proveedores para pagar las facturas con frecuencia 60 o 90 días. Estos plazos equivalen a una línea de crédito sin intereses que otorgan los proveedores. De esta manera se contará con suficiente tiempo para obtener el dinero de las cuentas por cobrar sin necesidad de incurrir en el gasto que involucran las líneas de crédito de corto plazo. Aprovechar los descuentos por pagos por adelantado Si los proveedores ofrecen un descuento por pago por adelantado no se debe dejar pasar esa oportunidad. Por ejemplo: un 2% sobre una factura a 30 días equivale a una ganancia de 24% anual si se invirtiera esa cantidad de dinero. Si los proveedores no ofrecen ningún tipo de incentivo este se puede pedir. Es posible que estén dispuestos a otorgar un descuento a cambio de un pago más rápido de sus facturas. Revisar, comparar y ajustar los precios En cuanto al precio se debe reflexionar sobre lo siguiente: se han logrado equiparar los precios con los costos?, cuándo se hizo un reajuste de precios por última vez?, qué tan competitivo es el precio frente al de la competencia? Es importante verificar y comparar los precios con los de la competencia con cierta regularidad. Si esta tiene precios más altos, se debe establecer la misma estrategia. 12
Realizar compras conjuntas También se puede ahorrar dinero en la compra de materia prima y de materiales al agruparse con otras empresas del sector para comprar insumos al por mayor con el fin de obtener un mejor precio o descuentos importantes y luego se debe distribuir la cuenta en forma proporcional a la cantidad comprada por cada uno. Controlar el inventario El adecuado manejo de los inventarios es crucial en el nivel de control del efectivo de la empresa. Una práctica favorable es revisar los movimientos del inventario con bastante frecuencia, ya que en algunos casos mantener un inventario excesivamente grande puede implicar un enorme desperdicio de capital. La revisión periódica del inventario permite encontrar productos vencidos o antiguos, de tal manera que se pueden posponer sus próximos pedidos para deshacerse de ellos o venderlos al costo para recuperar liquidez. Acudir al factoring El factoring es una alternativa moderna de financiación para obtener liquidez en corto tiempo, a través de la cual las empresas transforman en efectivo sus cuentas por cobrar facturas, cheques, pagarés y letras. 1 Es una herramienta financiera cada vez más usada para proporcionar liquidez a las empresas, porque las libera de trámites costosos de cobro y les permite mayor flexibilidad en sus créditos, ya que convierte las ventas de corto plazo en ventas de contado. 1 Adaptación del contenido original del artículo denominado Cómo administrar las finanzas de su empresa disponible en: www.negocioses tructurados.c om/webcontent/wfmfactoring.aspx 13
Recurrir al leasing financiero El arrendamiento por lo general tiene un costo más alto que la compra. Sin embargo, estos costos mayores con frecuencia se ven justificados con beneficios en el flujo de caja. El arrendamiento de maquinaria, equipos y otras herramientas necesarias para la expansión de la empresa evita la inmovilización de capital o la obtención de líneas de crédito, recursos que pueden ser destinados con más provecho a las actividades diarias de la empresa. Por otra parte, los pagos por concepto de arrendamiento se consideran un gasto comercial, de manera que los beneficios tributarios se mantienen aunque no se realicen compras. 14
Bibliografía Elaborado por el equipo de Bogotá Emprende a partir de las siguientes fuentes de información: ORTIZ ANAYA, Héctor. Flujo de caja y proyecciones financieras. Universidad Externado de Colombia. 2004. BURBANO RUIZ, Jorge E. Presupuestos. Enfoque de gestión, planeación y control de recursos. Bogotá: McGraw Hill, 2008. WELSCH, Glenn A. Presupuestos, planificación y control. México Pearson Prentice Hall. 2005. Gestión financiera, contenido, Bogotá Emprende, Cámara de Comercio de Bogotá, 2008 www.bogotaemprende.com Programa Tutor Gestión financiera Cámara de Comercio de Bogotá. Bogotá, Consultoría Gerencial Integral, 2006. 15