Descubra, paso a paso, cómo enviar sus remesas de efectos a través de Línea Abierta e-la Caixa Mayo de 2003 Todos los derechos reservados 1
Enviar sus remesas de efectos, tanto al cobro como al descuento o anticipo, es seguramente una de las tareas más importantes que realiza cada mes en su empresa. Lástima que siempre suela coincidir con el momento más complicado y de más trabajo del mes... Pago de impuestos, pago de nóminas, pago a proveedores..., todo suele financiarse con el descuento de una remesa de efectos. Y todo tiene que efectuarse a la vez: preparar sus pagos, sus cobros, enviarlos a su oficina..., y cruzar los dedos para no encontrar ningún atasco y llegar a tiempo! Pero ahora tiene un ayudante. Línea Abierta Empresas le facilitará el envío de sus remesas de efectos, tanto al cobro como al descuento. De este modo, se ahorrará desplazamientos, podrá resolver más fácilmente las eventuales incidencias con sus clientes y conocerá al instante los posibles impagados. En estas páginas, le explicamos, paso a paso, cómo puede ayudarle Línea Abierta Empresas. 2
Índice 1. Qué necesita para enviar sus remesas de efectos a través de Línea Abierta Empresas? 2. Modalidades de ficheros 3. Qué es un descuento comercial? 4. Qué es un anticipo de créditos comerciales? 5. Línea Abierta Empresas: un universo de ventajas 6. Información en tiempo real 7. Qué aplicación le conviene más para generar el fichero, los Programas Auxiliares o el GUS? 8. El Generador Universal de Soportes (GUS) 9. Los Programas Auxiliares 10. Envío de ficheros 3
1. Qué necesita para enviar sus remesas de efectos a través de Línea Abierta Empresas? Disponer de acceso a Línea Abierta Empresas, el servicio de banca on-line de la Caixa. Si no dispone de él, su oficina de la Caixa se lo facilitará. Contactar con su oficina de la Caixa para formalizar un contrato, en el que se recogerán la modalidad y las condiciones de envío de sus ficheros. Generar las remesas de efectos según el tipo de documento y la forma de envío, separando por un lado aquellas remesas que sólo contengan recibos de las que contengan créditos comerciales (éstas dos son las que se pueden enviar por fichero a través de Línea Abierta, sin acompañar nunca los documentos físicos), y por otro lado las que incluyan letras de cambio, pagarés o certificaciones de obra (estos documentos no se pueden enviar por Línea Abierta). Generar el fichero que contiene los datos de sus remesas de recibos o créditos comerciales con el correspondiente formato normalizado y común establecido por las Entidades Financieras - Cuaderno 32 para efectos o Cuaderno 58 para créditos comerciales, cuyas características le comentamos más adelante. Si su sistema contable genera soportes en este formato, puede enviarlos directamente según el procedimiento detallado en el punto 10 de esta guía. Sin embargo, es posible que su software no genere soportes con estos formatos específicos. En este caso, le facilitamos dos posibles soluciones, que ponemos a su disposición de forma gratuita, para obtener estos ficheros: 1. Si usted ya dispone de esta información en algún tipo de formato electrónico (.txt,.xls,.mdb, etc.) puede, mediante nuestra aplicación Generador Universal de Soportes (GUS), transformarla en un soporte normalizado siguiendo las indicaciones del punto 8 de esta guía. 2. Si no dispone de información almacenada, ponemos a su disposición nuestros Programas Auxiliares, con los que podrá crear una base de datos para introducir y mantener los datos de sus remesas y generar, así, un fichero normalizado, según le detallamos en el punto 9 de esta guía. 4
2. Modalidades de ficheros Como le hemos indicado, existen dos modalidades de ficheros normalizados y comunes establecidos por las Entidades Financieras para el envío de sus remesas de efectos: Cuaderno 32: describe el formato para los ficheros de efectos comerciales, tanto para su descuento como para su gestión de cobro. Cuaderno 58: describe el formato para los ficheros de créditos comerciales, para su anticipo o gestión de cobro. Si bien aparentemente son idénticos, existen importantes diferencias operativas que exponemos a continuación. 5
3. Qué es un descuento comercial? Definición: se trata de una operación de crédito destinada a financiar el importe de las ventas con pago aplazado realizadas a terceros, así como a gestionar su cobro. Operativa: es una operación por la que la Caixa anticipa al cliente (cedente) el importe de letras de cambio y otros efectos (pagarés, recibos, certificaciones), que corresponden a operaciones comerciales, a cambio de la cesión o endoso de los mismos, salvo buen fin. Los efectos pueden ser tanto domiciliados como indomiciliados (sin domiciliación bancaria especificada). Presentación de los documentos: existen dos vías de presentación en función del tipo de documento: 1. Por entrega física: cualquier tipo de documento (letras, pagarés, recibos, certificaciones de obra, etc.) 2. En soporte magnético: en este caso debe generarse un fichero con el formato reglamentado por el Cuaderno 32, sólo si los documentos son recibos, no teniendo en ningún caso que realizar la entrega física de los mismos en la oficina. En caso de otro tipo de documentos, sólo pueden presentarse por entrega física. Una vez generado el fichero, puede transmitirse directamente desde su empresa a través de Línea Abierta Empresas, según el procedimiento detallado en el punto 10 de esta guía, Envío de ficheros. 6
4. Qué es un anticipo de créditos comerciales? Definición: se trata de una operación de financiación destinada a anticipar el importe de las ventas con pago aplazado realizadas a terceros, así como a gestionar su cobro. Operativa: es una operación por la que la Caixa anticipa, mediante un crédito al cliente, el importe de los créditos comerciales pendientes de cobro frente a sus deudores por operaciones específicas de su actividad comercial, salvo buen fin. Los créditos comerciales pueden ser tanto domiciliados como indomiciliados (sin domiciliación bancaria especificada). A diferencia del descuento comercial, el anticipo se realiza sobre créditos comerciales, no sobre efectos comerciales. Impuestos: se trata de una operación no sujeta al pago de timbres. Presentación de los créditos: Los datos de los créditos comerciales deben ser comunicados obligatoriamente mediante soporte magnético, con el formato reglamentado por el Cuaderno 58, lo que implica la total eliminación del soporte papel. Una vez generado el fichero, puede transmitirse desde su empresa a través de nuestro servicio de banca a distancia Línea Abierta Empresas, según el procedimiento detallado en el punto 10 de esta guía, Envío de ficheros. 7
5. Línea Abierta Empresas: un universo de ventajas Flexibilidad de horarios El envío de ficheros on-line, así como el resto de servicios de nuestra banca a distancia Línea Abierta Empresas, están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y supone que la gestión administrativa de su empresa sea independiente de los horarios de su oficina. Ahorro de tiempo A través de la opción de transmisión de ficheros, podrá realizar de forma cómoda el envío de la relación de sus cobros, y así minimizará los desplazamientos innecesarios y las llamadas telefónicas a su oficina de la Caixa. Ahorro de costes La gestión de los cobros a través de ficheros representa un considerable ahorro en los procesos administrativos de su empresa, que puede llegar hasta el 80%. Prevención de errores Línea Abierta Empresas realiza una validación previa de los ficheros enviados mediante ciertas verificaciones y alerta a los clientes en caso de que los ficheros presenten anomalías, para reducir así el riesgo de errores. Transmisión de prueba A través de la opción Ficheros de prueba, podrá comprobar si su empresa está preparada para transmitir ficheros, ya que puede realizar un envío de prueba de un fichero que cumpla las normas establecidas y recibir de la Caixa el resultado de la transmisión para confirmar si el fichero está bien construido. Información en tiempo real Desde Línea Abierta Empresas podrá acceder a las distintas opciones de consulta de sus contratos de Cartera de efectos, obteniendo información detallada en tiempo real sobre límites, remesas y efectos, y con funciones de búsqueda avanzada. 8
6. Información en tiempo real (i) A través de Línea Abierta Empresas, podrá consultar en tiempo real todos los datos relativos a cada uno de sus contratos de Cartera de efectos. Cómo acceder: Acceda a Línea Abierta Empresas e identifíquese. Clique la pestaña Financiación". En el menú de la izquierda, clique Cartera de efectos y Consulta de contratos. En la pantalla que aparecerá, seleccione el contrato que desea consultar. Datos generales: una vez seleccionado el contrato a consultar, le aparecerán los principales datos e importes (límite de crédito, dispuesto en curso e importe disponible). Si ya ha firmado un contrato para la transmisión de ficheros, desde aquí también podrá acceder a Envío de ficheros, o seleccionar alguna de las siguientes opciones de consulta: Opciones de consulta: Consulta de efectos Vencimiento del riesgo Datos estadísticos Remesas pendientes de liquidar Remesas liquidadas Impagados todos Impagados pendientes de cargo 9
6. Información en tiempo real (ii) Consulta de efectos. Desde aquí podrá acceder al detalle de los: Efectos pendientes de vencimiento Efectos vencidos en los últimos 13 meses en función de su situación (impagados, reclamados o todos). En ambos casos, existe la opción de seleccionar el orden de visualización por fecha de vencimiento o por nombre del librado, y también puede acotarse la muestra a partir de un importe, de una fecha o del nombre de un librado. Efectos impagados pendientes de cargo, con la posibilidad de ver el detalle de los datos individuales de cada efecto. A partir de la lista de los efectos y clicando uno de ellos podrá ver todos los datos del efecto al detalle. Vencimientos de riesgo: relación de las reducciones de riesgo agrupadas por fecha o periodo con el detalle del importe y número de efectos. Datos estadísticos, con información de los efectos descontados, vencidos e impagados en los últimos cuatro meses, el año actual y el año anterior. Remesas pendientes de liquidar, agrupadas por fecha de entrada con detalle del importe y número de efectos. Remesas liquidadas: clicando una remesa verá el detalle con los distintos conceptos de su liquidación. Si clica Efectos de la remesa, accederá a la relación de todos los efectos que la componen. 10
7. Qué aplicación le conviene más para generar el fichero, los Programas Auxiliares o el GUS? Como ya le hemos comentado, si su software no genera ficheros con los formatos normalizados y comunes establecidos por las Entidades Financieras, le ofrecemos dos posibles soluciones. 1. Si no dispone de información almacenada y si, además de generar ficheros electrónicos con el formato normalizado, también desea: Disponer de una aplicación que le permita mantener y gestionar los datos relacionados con los cobros y pagos de su empresa (clientes, proveedores y datos bancarios). Confeccionar listados de control de sus órdenes. Generar y realizar el mantenimiento de sus ficheros de históricos, y poder consultarlos en todo momento. Detectar los posibles errores relacionados con los códigos bancarios, cuentas bancarias, etc., y subsanarlos. Entonces, lo más apropiado es que utilice los Programas Auxiliares que le facilita la Caixa. 2. Si, en cambio, ya dispone en su empresa de aplicaciones que le permitan gestionar y mantener sus datos de clientes, proveedores... y sólo necesita convertir sus ficheros de Excel, Access o Word a los formatos normalizados, el GUS es la aplicación que mejor se adapta a su empresa, gracias a las ventajas que le proporciona: El GUS es mucho más fácil de usar que otros programas capaces de adaptar ficheros a formatos estandarizados. Sólo tendrá que crear sus plantillas una vez y podrá aplicarlas en futuras ocasiones para convertir sus ficheros. Si se introduce cualquier error en el fichero, el GUS lo detecta y se lo muestra para que pueda solucionarlo. 11
8. El Generador Universal de Soportes (GUS) 8.1. Descubra sus ventajas Es una herramienta sencilla y muy práctica que le permite convertir fácilmente sus ficheros de formato Word, Excel o Access a los formatos estandarizados y, de este modo, transmitir órdenes masivas automatizadas a través de Línea Abierta Empresas. Es un servicio gratuito para los clientes de Línea Abierta Empresas que la Caixa pone a su disposición. Ahora mismo y en un momento, usted puede descargarlo y empezar a disfrutar de todas sus ventajas. Es utilizable por cualquier empresa: sean cuales sean los programas de gestión contable que utilice su empresa y sin tener que cambiarlos, puede generar ficheros en formatos normalizados para enviar sus ficheros de: Efectos comerciales (Cuaderno 32) Créditos comerciales (Cuaderno 58) Órdenes de pago masivas: nóminas y transferencias (Cuaderno 34) Domiciliaciones (Cuaderno 19) Facturas confirmadas (CaixaConfirming) Facturas a cobrar (Factoring) Es una aplicación muy fácil de usar, y mucho más sencilla que otros programas existentes en el mercado, ya que permite crear plantillas que facilitan el trabajo. Sólo deberá crear sus plantillas una vez para cada tipo de fichero (remesas de efectos, de anticipos de créditos, etc.) y podrá utilizarlas posteriormente para convertir de forma rápida sus ficheros en ficheros normalizados. Facilita la detección de errores, ya que si se introduce cualquier error en el fichero (código de banco desconocido, cuenta de banco incorrecta...), el GUS lo detecta y se lo muestra para que pueda solucionarlo. 12
8.2. Cómo descargar el programa Generador Universal de Soportes (GUS) Descargarse el programa Generador Universal de Soportes (GUS) es muy fácil. Acceda a Línea Abierta Empresas e identifíquese. Clique la pestaña Ficheros. En el menú de la izquierda, clique Descarga de programas. En la pantalla que aparecerá, clique Generador Universal de Soportes. Para poder efectuar la instalación del software y aprovechar al máximo este servicio, su equipo informático debe cumplir los siguientes requisitos mínimos: Procesador: Pentium Espacio en disco: 10 MB Sistema operativo: Windows 95 o superior Memoria RAM: 24 MB Tamaño del fichero de descarga: 4,5 MB 13
9. Los Programas Auxiliares 9.1. Descubra sus ventajas Los Programas Auxiliares permiten realizar el mantenimiento y la gestión de las bases de datos relacionadas con los cobros y pagos de su empresa (clientes, proveedores, datos bancarios...), y tienen como finalidad la obtención de ficheros en formatos normalizados para que pueda transmitirlos a través de Línea Abierta Empresas. Son un servicio gratuito para los clientes de Línea Abierta Empresas que la Caixa pone a su disposición. Ahora mismo y en un momento, usted puede descargarlos y empezar a disfrutar de todas sus ventajas. Facilitan la confección de ficheros en formatos normalizados. Actualmente, permiten generar ficheros de: Efectos comerciales (Cuaderno 32) Créditos comerciales (Cuaderno 58) Órdenes de pago masivas: nóminas y transferencias (Cuaderno 34) Domiciliaciones (Cuaderno 19) Facturas confirmadas (CaixaConfirming) Facturas a cobrar (Factoring) Opción de consulta de los ficheros de devoluciones, que le permitirá consultar todos los ficheros de devoluciones de cualquier cuaderno de efectos comerciales (Cuaderno 32) y de créditos comerciales (Cuaderno 58). Funcionalidades adicionales de los programas auxiliares que le permitirán: Confeccionar listados de control de sus órdenes. Generar y realizar el mantenimiento de sus ficheros de históricos, que pueden ser consultados en todo momento. Detectar los posibles errores relacionados con los códigos bancarios, cuentas bancarias, etc., y subsanarlos. 14
9.2. Cómo descargar los Programas Auxiliares Descargarse los Programas Auxiliares es muy sencillo. Sólo tiene que: Acceder a Línea Abierta Empresas con sus claves personales. Clicar Ficheros. En el menú de la izquierda, clicar Descarga de programas. En la pantalla que aparecerá, clicar Programas Auxiliares. Para poder efectuar la instalación del software y aprovechar al máximo este servicio, su equipo informático debe cumplir los siguientes requisitos mínimos: Procesador: Pentium Espacio en disco: 20 MB Sistema operativo: Windows 3.x o superior Memoria RAM: 8 MB Tamaño del fichero de descarga: 12 MB 15
10. Envío de ficheros Una vez tenga el fichero en un formato normalizado (generado a través del GUS, de un programa auxiliar o de su propio software), podrá realizar su transmisión según le indicamos en los siguientes pasos: Paso 1. Para enviar un fichero debe entrar en Ficheros, o bien, al consultar un contrato de Cartera de efectos, acceder desde el enlace situado en la pantalla de Datos generales. Paso 2. Al clicar Ficheros, se despliega un menú en la parte izquierda de la pantalla. Acceda a Envío de ficheros --> Envío. Paso 3. En esta pantalla, debe seleccionar el tipo de fichero que desea enviar. Sólo aparecerán aquellos tipos de ficheros que tenga contratados con su oficina de la Caixa. Si desea enviar otro tipo de fichero (que no aparezca en esta lista), debe ponerse en contacto con su oficina. Seleccione el tipo de fichero y clique Enviar. 16
El sistema permite enviar los siguientes tipos de ficheros: Cuaderno 58. Anticipo o gestión de cobro de créditos comerciales Cuaderno 32. Descuento o gestión de cobro de efectos comerciales Cuaderno 19. Recibos domiciliados Cuaderno 34. Pago de nóminas o pagos a proveedores Carnets Factoring CaixaConfirming, etc. Paso 4. A continuación, debe introducir el importe total de la remesa y el número de documentos (recibos o créditos) que se emiten. En el caso del envío de pagos masivos, también deberá introducir la fecha de abono del fichero enviado. Nota: en caso de que tenga distintos presentadores, el sistema dará la opción, en el paso 1, de escoger el presentador que desea utilizar para este fichero. En caso de que sólo disponga de un presentador, aparecerá preseleccionado por defecto (ejemplo de la siguiente pantalla). Advertencia: debe comprobar que la moneda introducida coincide con la moneda del fichero generado. Y si se indica el importe en euros, deben separarse los céntimos con una coma (,). Una vez haya introducido estos datos, en la misma pantalla debe seleccionar el fichero que desea enviar y recuperarlo de la unidad donde lo tenga guardado. Para ello, clique "Examinar". 17
Entonces aparecerá una ventana donde puede indicar dónde ha guardado el fichero en el momento de su generación. Una vez haya seleccionado el fichero, clique Confirmar. Y, a continuación, clique Aceptar en la pantalla de confirmación de la operación: 18
Paso 5. Si se trata de la primera vez que realiza el envío a través de la nueva Aplicación con mejoras, debe aceptar una advertencia de seguridad. Si activa la opción Siempre confiar en el contenido de Caja de Ahorros y Pensiones de Barcelona, no le volverá a aparecer esta pantalla de advertencia. En caso de que no marque esta opción, cada vez que se realice un envío aparecerá esta pantalla de advertencia. Paso 6. A continuación, aparecerá una nueva ventana que le indicará el progreso del envío. En esta ventana se le indicará el resultado del envío. 19
De este modo, habrá finalizado ya la transmisión del fichero. Una vez haya enviado el fichero y su estado sea Pendiente de firmar, ya puede firmar la orden. Para ello, debe ir a Envío de ficheros --> Firma de ficheros pendientes. 1. En esta pantalla aparecerán las órdenes pendientes de firmar. Clique aquella orden que desee firmar, verifique los datos, introduzca su número secreto de autorización (PIN 2) y clique Confirmar. Le aparecerá una pantalla con el resultado de la firma. 20