StarME MENU ENGINEERING Ingenieria de Menus Control de Eventos (Release.11.09) Junio 2.014
1. Presentación Grupo Class One Quiénes somos? 2. Overview Por qué StarME? Índice 3. Operativa Básica i. Datos Generales y Booking ii. Avisos y Seguimiento Comercial iii. Descripción y Distribución de Mesas iv. Recetas v. Presupuestos vi. Estudio de Necesidades (Integración con Economato) vii. Realización, Consumos, Break-Even (Integración Economato)
Presentación Grupo Class One Quiénes somos? Información general Class One es un grupo de empresas informáticas dedicado en exclusividad al mundo de la Hostelería. Informáticos desde 1.982 (y vinculados al sector Hotelero desde 1.990), nuestros productos han sido implantados en más de 150 Hoteles y cadenas de gran solvencia, tanto en España (península e Islas Canarias) como en el extranjero. Entre los principales servicios que ofrecemos a nuestros Clientes se encuentran: Desarrollo, implantación y soporte de productos informáticos aplicados al mundo de la hostelería Consultoría de Negocio asociada al ámbito hostelero Consultoría Financiera e implantación de nuestra solución informática para la gestión de la Contabilidad de la empresa (solución horizontal, aplicable a cualquier sector) Con sede en La Coruña, el Grupo Class One cuenta también con personal en Madrid, Fuerteventura y Castellón (para ofrecer una mejor cobertura a las distintas zonas de la Península Ibérica y Canarias) y Atlanta (USA Class One, Software Inc 1995), así como otros delegados y distribuidores en el extranjero. 3
Presentación Grupo Class One Quiénes somos? Marca Class One Nuestros productos se caracterizan por ofrecer una garantía de calidad respaldada por implantaciones en España y el extranjero durante los últimos 20 años. Nuestro software, en constante evolución y mejora (realizamos revisiones periódicas, considerando también las sugerencias de nuestros Clientes), se caracteriza por los siguientes aspectos: Uso sencillo e intuitivo Versátil Seguro Multientorno Potente y eficaz Multiidioma, multimoneda Terminado y depurado Modular Gestión integral para el Sector Hostelero 4
Presentación Grupo Class One Quiénes somos? Cartera de Productos Los principales productos que, actualmente, conforman la cartera del Grupo Class One son los que se indican a continuación. En las próximas páginas se ofrecerá una visión a alto nivel de los mismos, haciendo foco en sus características más relevantes y su ámbito de utilidad. 5
1. Presentación Grupo Class One Quiénes somos? 2. Overview Por qué StarME? Índice 3. Operativa Básica i. Datos Generales y Booking ii. Avisos y Seguimiento Comercial iii. Descripción y Distribución de Mesas iv. Recetas v. Presupuestos vi. Estudio de Necesidades (Integración con Economato) vii. Realización, Consumos, Break-Even (Integración Economato)
Overview Por qué StarME? Principales Características StarME forma parte del sistema StarEcon como módulo independiente, aunque totalmente interrelacionado con la gestión de Almacén, Restaurante y Hotel, de los que obtiene gran parte de la información con la que opera. StarME (MENU ENGINEERING), ofrece una solución integral para la gestión y control de los Eventos. Ofrece, entre otras, las funcionalidades siguientes: Qué Eventos se han realizado, se van a realizar y/o se están realizando La Gestión de los Eventos y de sus expedientes, totalmente automatizada (tanto de cara al cliente, como internamente entre los diferentes departamentos involucrados) Booking con Interface de Usuario en modo visual, para la mejor planificación de los Salones. Interconectado con Seven Stars (PMS, Gestión Integral del Hotel) Análisis de la Rentabilidad (individual, global, entre fechas, etc.), incluyendo detalles relativos a Recetas, Menús, Órdenes de Servicios, etc. Previsión de Compras considerando los Eventos previstos (realizando los cruces de información necesarios con el sistema de Almacén StarEcon) Etc. 7
Overview Por qué StarME? Principales Características La aplicación StarME cuenta con una serie de utilidades que permiten optimizar la Gestión de Eventos: Orden de Servicio Gestión completa de las diferentes OS (BEO, Banquet Event Order) del Sistema: Identificación y Análisis de la información asociada Seguimiento completo : Presupuesto, Comunicación Cliente, Realización, Coste y Fallidos Gestión Comercial Agilidad en la preparación y presentación de cualquier Presupuesto. Seguimiento de Pendientes, Presupuestado, Realizados y Fallidos Sistema de Avisos Gestión de Clientes Automatismos de envío a Clientes (email, SMS, ) Gestión integral de Clientes Reutilización de BEOs (Consejos de Administración, reuniones de empresa, Boda igual o parecida a, etc.) Booking Conexión con Salones en Hotel Calendarios visuales (optimización de los procesos de planificación) Posibilidad de asignar diferentes Status a cada BEO, para mejorar la Gestión del Booking Recetas Integra y complementa la gestión de Platos de Restaurante Análisis de Rentabilidad por Menús y/o Platos. Inventarios / Compras Estudio de necesidades de compra considerando las existencias reales de nuestro Almacén. Ayuda a realizar los cálculos de compras para una BEO, para un período determinado, etc. 8
Overview Por qué StarME? Cobertura Integral del Evento: Banquet Event Order A lo largo de las próximas páginas se revisarán las características básicas de la BEO, entidad principal de Sistema StarME que recoge toda la información necesaria para la correcta gestión del Evento. Más adelante se verán otras entidades o herramientas del Sistema StarME que, complementando a la BEO, tienen gran relevancia en el proceso. Cabecera Gestión de Status Datos Generales Booking Avisos Descripción Distribución Mesas Presupuesto Seguimiento Comercial Break-Even Estudio necesidades Recetas 9
1. Presentación Grupo Class One Quiénes somos? 2. Overview Por qué StarME? Índice 3. Operativa Básica: Banquet Event Order i. Datos Generales y Booking ii. Avisos y Seguimiento Comercial iii. Descripción y Distribución de Mesas iv. Recetas v. Presupuestos vi. Estudio de Necesidades (Integración con Economato) vii. Realización, Consumos, Break-Even (Integración Economato)
Operativa Básica Orden de Servicio / Banquet Event Order (OS / BEO) La Orden de Servicio o BEO es la entidad que permite realizar la gestión completa de cada Evento. Cada servicio ofertado, presupuestado o realizado por el establecimiento, deberá llevar asociada una Orden de Servicio (BEO), en la cual se recogen las características del servicio en cuestión. El tratamiento de BEOs en StarME se caracteriza por las siguientes particularidades: Servicios Especiales Maestros asociados BEO Estado BEO Operativa de secuencialidad en BEO Es todo aquel servicio que, desde la estructura de Restauración del establecimiento, éste puede ofrecer (tanto desde dentro del propio Restaurante/Hotel, como externo, en la casa del cliente Caterings, etc.) Familias de Capítulos, Capítulos, Tipos de BEO, Menús, PVP Platos, Salones donde se va efectuar el Evento, etc. Pendiente/En tentativa, Pendiente/Presupuestada, Pendiente/Aceptada, Realizada y Fallida 1. Crear o copiar BEO 2. Primer seguimiento de la BEO 3. Previo ejecución de la BEO 4. Inmediato después de ejecución real BEO 5. En otra fecha posterior a la BEO 11
Operativa Básica Banquet Event Order Cabecera y Gestión de Status La cabecera de la BEO recoge la información básica del Evento: Cliente, Tipo de Evento, Fecha y Hora, etc. La Cabecera recoge también la información relativa al Status de la BEO, que permite gestionar el Ciclo de Vida de esta Entidad. A través de la pantalla de Gestión de Status, el usuario puede ejecutar las acciones pertinentes para modificar el estado actual de la BEO, gestionando así el Workflow de su Ciclo de Vida. Cabecera Gestión de Status Transiciones entre estados BEO fallida BEO realizada Aceptación Presupuesto Envío Presupuesto a Cliente Envío a Departamentos 12
Operativa Básica Banquet Event Order Datos Generales y Booking La pestaña de Datos Generales de la BEO recoge la información correspondiente a la Persona de Contacto por parte del Cliente, así como la relativa al número de personas asistentes (previsto Vs real). Además, en esta pestaña se encuentra el salón o salones en donde el Evento tiene previsto celebrarse. La herramienta de Booking recoge la información relativa a cada uno de los salones disponibles, considerando todos los Eventos programados. Mediante un sencillo código de colores, es posible identificar los Eventos Aceptados, Presupuestados, en Tentativa, Realizados, etc. Datos Generales Booking 13
Operativa Básica Banquet Event Order Avisos y Seguimiento Comercial Para la correcta ejecución del Seguimiento Comercial, el sistema permite configurar Avisos para cada uno de los Eventos planificados. De esta forma, el usuario consultará el Panel de Avisos del Sistema y verificará qué acciones (comerciales, logísticas, etc.) deben llevar se a cabo para garantizar el éxito del Evento. El Seguimiento Comercial se realiza también a través de los diversos Reports disponibles, que clasifican las BEOs en dos grandes grupos: Pendientes y Realizadas. Avisos Criterios de Selección para el Seguimiento Comercial 14
Operativa Básica Banquet Event Order Descripción y Distribución de Mesas La Descripción de la BEO recoge datos relevantes para la organización del Evento, que pueden afectar a varios departamentos (instrucciones de montaje/desmontaje, observaciones generales, información para presupuestos, notas sobre el catering/cocina, etc.). Complementando la logística de la organización, en el apartado de Distribución de Mesas de la BEO, el usuario puede organizar los comensales en las distintas mesas y salones (sitting). Descripción Distribución de Mesas 15
Operativa Básica Banquet Event Order Recetas Las Recetas permiten al usuario gestionar los ingredientes asociados a cada Plato o Menú. De esta forma, es posible realizar un control exhaustivo de costes/beneficios de cada Evento (Presupuestos) y de las Compras a realizar para cada Evento (Estudio de Necesidades). Las Recetas permiten gestionar, para cada Plato, los siguientes aspectos: Información relativa a los componentes que conforman la Receta: Componente, Cantidad, Precio Unitario de Coste y Precio Total de Coste Información global de la Receta: Precio de Coste = Suma de todos los precios de coste de los componentes. Precio de Venta del Plato Relación entre PVP y Precio de Coste Número de comensales 16
Operativa Básica Banquet Event Order Presupuestos Para la elaboración del Presupuesto del Evento, StarME cuenta con diversas herramientas de apoyo. Inicialmente, el usuario puede introducir en el sistema Platos predefinidos, y construir Menús con estos Platos. A la hora de elaborar el presupuesto, a través de la herramienta correspondiente (que funciona como una hoja de cálculo), el usuario puede seleccionar Platos o Menús, y modificarlos de acuerdo a lo requerido por su cliente (ej.: añadir un postre adicional a un Menú predefinido). Además, también es posible añadir al Presupuesto otro tipo de conceptos, tales como Servicio de Camareros (facturado por horas, por ejemplo), Servicio de Disk-Jockey, etc. El Presupuesto calculará, para los conceptos incluidos en él, los siguientes totales: Precio de Coste Estimado: considerando los precios estimados de cada producto para la fecha del Evento Precio de Coste Medio: considerando los precios medios de cada producto, de acuerdo al historial recogido en el Almacén Margen Bruto sobre los Precios de Coste anteriores 17
Operativa Básica Banquet Event Order Presupuestos 18
Operativa Básica Banquet Event Order Estudio de Necesidades (Integración con Economato) Partiendo de los datos del Economato (almacenados en StarEcon), el Estudio de Necesidades permite calcular qué productos deben comprarse para dar cobertura a una BEO particular o al conjunto de BEOs comprendidas en un intervalo de tiempo. Para ello, el Sistema considera los componentes de cada Plato especificados en las Recetas que correspondan (que, a su vez, están incluidos en el Presupuesto de la BEO), así como los productos que ya se encuentran en el Almacén (y que, por tanto, no es necesario comprar). 19
Operativa Básica Banquet Event Order Realización, Consumos, Break-Even (Integración Economato) Las herramientas de Reporting que constituyen la Suite de Realización, Consumos, Break-Even de StarME permiten al usuario realizar los análisis necesarios para verificar la rentabilidad de cada uno de los Eventos (o conjunto de Eventos) celebrados. Una vez finalizada la BEO, se le imputan sus consumos reales para poder realizar un análisis comparativo de los importes presupuestado, previsto y realizado, obteniéndose así la rentabilidad de la BEO. 20
Disclaimer El presente informe/documento es estrictamente confidencial y de uso interno de la Sociedad, y no podrá ser entregado, ni permitirse el acceso a terceros o hacer referencia al mismo en comunicaciones sin nuestro consentimiento previo por escrito. Este documento ha sido preparado con fines exclusivamente informativos (nunca con carácter contractual) y refleja una serie de observaciones de carácter general sobre Class One. Class One no acepta ningún tipo de responsabilidad frente a la Sociedad ni frente a ningún tercero como consecuencia de las decisiones o acciones que pueden ser adoptadas por la Sociedad basándose en el contenido de este documento. En caso de contradicción o conflicto entre la versión electrónica y el documento físico, prevalecerá el documento físico.