Organización de un Departamento efectivo Prof. Ana Delia Trujillo-Jiménez Univ. Interamericana de Fajardo Supervisión (BADM 3490)
Hoy es importante para una organización contar con la estructura correcta. 2
Qué es organizar? Disponer y agrupar trabajos, repartir recursos y asignar el trabajo en un departamento para que las actividades se lleven a cabo como fueron planeadas. La alta administración es quien establece la estructura global de la organización. Los supervisores son los que organizan sus departamentos. 3
Principios básicos que sirven de guía para los supervisores 4
Principios Especialización del trabajo Alcance de control Cadena de mando Autoridad y responsabilidad Centralización vs. Descentralización Departamentalización 5
Especialización del trabajo Implica que en ves de que un individuo realice el trabajo completo, éste se divide en varios pasos, cada uno terminado por un individuo diferente. Se pensaba que el aumento en la especialización del trabajo conduce al incremento de la eficiencia económica. Tareas de nivel alto vs. Tareas de Nivel bajo. 6
Si a los empleados se les requiere que trabajen en todos los pasos, todos tienen que tener las habilidades necesarias para desempeñar tanto las tareas del nivel alto como las del nivel bajo. Compensación sería igual. Si tienen diferentes niveles en las destrezas la compensación sería distinta. 7
Los supervisores entienden que la especialización del trabajo da como resultado eficiencias económicas, pero no es una fuente inacabable de mayor productividad. Se sigue aplicando el concepto de especialización del trabajo al diseñar tareas. 8
Alcance de control Cuántos empleados es capaz de dirigir un supervisor de forma eficiente y efectiva? El número exacto depende de varios factores. Que tan experimentado y competente. Mientras más habilidades tenga, más empleado podrá manejar. Que nivel de capacitación y experiencia tengan los empleados. Cuanto mayores sus habilidades, menores serán las demandas al supervisor. Que complejas son las actividades de los empleados. Mientras más difíciles, más estrecho será el alcance del control. 9
En la década de 1970: alcances estrechos Los alcances estrechos crean organizaciones con un gran número de niveles verticales. Organizaciones contemporánea: alcances amplios. Los alcances amplios crean organizaciones planas con menos niveles verticales. 10
Trabajo a distancia Permite que los trabajadores, utilizando la computadora haga el trabajo en su residencia. Da más flexibilidad a los empleados. Supervisores Implica supervisar a empleados que rara vez ven. 11
Cadena de Mando Es la línea continua de autoridad que se entiende desde los niveles altos hasta los niveles bajos. Los empleados conocen a quién tienen que comunicarse cuando tienen problemas. 12
Autoridad Se refiere a los derechos inherentes al puesto de supervisor a dar órdenes y esperar que se obedezca. Cada puesto tiene unos derechos. Tipos de relaciones de autoridad Autoridad de primera línea personal Funcional 13
Autoridad de primera línea Es la más fácil. Se refiere a la autoridad que da al supervisor el derecho a dirigir el trabajo de sus empleados y de tomar ciertas decisiones sin consultar a otros. 14
Autoridad del personal Apoya la autoridad de primera línea aconsejando, sirviendo y ayudando, pero es limitada. 15
Autoridad funcional Representa los derechos (control) sobre individuos que se encuentran fuera de las áreas directas de responsabilidad de un individuo. 16
Responsabilidad Obligaciones de supervisión, tales como lograr las metas de la unidad, mantener los costos del presupuesto, seguir las políticas organizaciones y motivar a los empleados. 17
Cuando se le da la responsabilidad de una serie de tareas específicas, se le tiene que dar a los supervisores la autoridad para llevarlas a cabo. 18
Dar autoridad a otros delegando 19
Delegar Asignación de obligaciones, autoridad, responsabilidad y creación de la responsabilidad por los resultados. 20
Asignación de obligaciones Las obligaciones son las tareas y actividades que un administrador desea que alguien más realice. Antes de delegar autoridad, debe asignar a un empleado las obligaciones sobre las que se extiende la autoridad. 21
Delegación de autoridad La esencia del proceso de delegar es dar autoridad al empleado para actuar en su lugar. Es pasar al empleado los derechos formales para que actúe en su nombre. 22
Asignación de responsabilidad Cuando se delega autoridad, también debe designar la responsabilidad. Cuando otorga derechos a alguien, también tiene que asignar a esa persona una obligación correspondiente de realizar el trabajo. 23
Creación del compromiso por los resultados Se debe de crear un compromiso con los resultados. El empleado debe responder cumpliendo con sus obligaciones. Los empleados son responsables de terminar las tareas que se les asignan y tienen el compromiso con usted del desempeño satisfactorio de ese trabajo. 24
Departamentalización 25
Departamentalización Es donde se agrupan las personas basadas en las funciones laborales, productos o servicios, consumidores o clientes objetivo área geográfica o el proceso usado para convertir los insumos en productos. 26
Departamentalización funcional Es con base a las funciones. Es útil para todo tipo de organizaciones. Solamente cambian las funciones de manera que reflejan los objetivos y actividades de la empresa. 27
Departamentalización funcional Administrador de la Planta Gerente de Ingeniería Gerente de Contabilidad Gerente de Recursos Humanos Gerente de Ventas 28
Departamentalización por Producto Se coloca bajo la autoridad de un administrador de alto nivel, especialista en todo lo que implique su línea de producción. 29
Departamentalización por Producto Presidente Vicepresidente de lubricantes y ceras Vicepresidente de Químicos Vicepresidente de Combustibles Mercadeo Manufactura 30
Departamentalización Geográfica Se organización de acuerdo al territorio o la geográfica. 31
Departamentalización Geográfica Vicepresidente de Ventas Director de Ventas región occidental Director de vengas región sur Director de Ventas región central Director de ventas regiónoriental 32
Departamentalización por Proceso Se agrupa de acuerdo a las actividades alrededor de un proceso, este método proporciona una base para la categorización homogénea de actividades. 33
Cómo organizar a sus empleados? Es necesario organizar el trabajo específico de cada empleado. Hay que identificar Las tareas a realizar, combinándolas en los trabajos y formalizando el proceso con las descripciones de los trabajos. 34
Identificar las tareas a realizar Se hace una lista de todas las tareas específicas que han sido asignadas a su departamento. Son las tareas que se deben hacer para el logro de las metas. Una sola persona no puede hacer todas las tareas requeridas. Las tareas se deben combinar en trabajos individuales. 35
La especialización del trabajo lleva a la creación de puestos. Se agrupan las tareas similares. Se consideran las exigencias físicas, mentales y de tiempo para llevar a cabo las diferentes tareas. Se hace para balancear la carga de los empleados. 36
Cuál es el propósito de la Descripción del Trabajo? Es un documento (escrito) de lo que un trabajador hace. Retrata las obligaciones laborales, las condiciones de trabajo y las responsabilidades operativas. 37
Partes recomendadas de la Descripción de Puesto Identificación del Puesto Descripción General del Puesto Tareas Específicas del Puesto Requisitos del Puesto 38