Universidad Católica del Norte Escuela de Negocios Mineros Diplomado de Administración de Contratos Cierre de Contratos DAC VIII Junio 2014 Gustavo Durán Asesor de Empresas enm@ucn.cl 1
CIERRE DE CONTRATOS Materias 1.- Aspectos Legales del Término de Contrato 2.- Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos 3.- Aspectos relacionados con los Términos de Contratos de Trabajo asociados a Obras o Faenas 4.- Estructura organizacional 5.- TALLER. Determinar materias y áreas relacionadas con un Término o Cierre de Contrato www. duranasociados.cl
I.- ASPECTOS LEGALES DEL TÉRMINO DE CONTRATO Relator: Javier Mandareis Jara Abogado
El Contrato entre Mandante y Contratista Atípico Autonomía de la Voluntad Características Bilateral Consensual Confección de una Obra. Articulo 1996. Compraventa Situacion Laboral
Otras Formas: Acordadas por las Partes Cumplimiento del Contrato Efectos Obligaciones Futuras Termino del Contrato Prestación del Servicio en la Forma Estipulada Mutuo Acuerdo entre las Partes Sola Voluntad de una Parte Arbitrariedad Resolución por Incumplimiento Modalidades Condición Plazo
No Realizar el Contrato Realizarlo Fuera de Plazo El Incumplimiento Realizarlo en Forma Incompleta Efectos del Incumplimiento Resolver el Contrato o Dejarlo sin Efecto Obligar al Cumplimiento por Si o un Tercero Indemnización de Perjuicios
Clausula Penal Avaluacion de las Partes Las Indemnizaciones Compensación por Daño Sufrido a Raíz de un Incumplimiento Contractual Requisitos Incumplimiento Avaluacion los Tribunales Daños
II.- TÉRMINO DE CONTRATO Fases Operacionales Desmovilización de Faenas Relator: Gustavo Durán P. Consultor de Empresas
II.- TÉRMINO DE CONTRATO
II.- TÉRMINO DE CONTRATO CIERRE DE MINA CIERRE DE CONTRATO ASPECTOS LEGALES ASPECTOS OPERACIONALES DESMOVILIZACIÓN DE FAENA
Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos Introducción MANDANTE CONTRATO CONTRATISTA CONTROLAR REGULADOR ENTRE LAS PARTES OPERAR www. duranasociados.cl
II Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos Introducción CONTRATO CONTRATO CONTRATISTA CONTRATISTA CONTRATO MANDANTE CONTRATO CONTRATISTA CONTRATO EMPRESA A SUBCONTRATO EMPRESA B CONTRATISTA Persona Natural
Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos Introducción CONTRATO MARC MANDANTE CONTRATO Proveedores Maquinarias y Equipos Contratistas Servicios Mantención Equipos Montajes Industriales
II Modalidades de Cierre o Entrega de Contratos 2.1 Recepción de ofertas Apertura de ofertas. Revisión de la Documentación Levantamiento de Acta de Apertura. Emisión de Observaciones a Ofertas (Cumplimiento de Bases) Garantía de seriedad de la oferta (Boleta de Garantía). www. duranasociados.cl
2.2 Adjudicación Definición del proponente adjudicado Formalización de la Adjudicación. (Contrato) 2.3 Formalización del Contrato Pronto Inicio (Autorizado con Carta de Intención + Garantías) 2.4 Contrato Formalizado Firma de Representantes Legales Escritura Pública (recomendado) 2.5 Entrega de Garantías (Boletas de Garantía) Fiel Cumplimiento de Contrato. Fiel Cumplimiento Correcta Ejecución de Contrato Calidad del Trabajo Boletas de Garantía Adicionales Canje de Retenciones www. duranasociados.cl
2.7 Ejecución del Contrato Carpeta de Arranque Reuniones de Coordinación Entrega de terreno ó inicio de actividades Comunicación Formal Control de plazos Emisión de Estados de Pago Vigilancia sobre Medidas de Seguridad Aplicación de Multas Otros
2.8 Evaluación de la EPS Cumplimiento del servicio y Medición de Calidad.(permanente) Cumplimiento Administrativo (facturas y documentos de apoyo; como pago imposiciones certificado de la Dirección del trabajo, Dicom, etc). Cumplimiento Laboral (Responsabilidad Subsidiaria). Evaluar al contratista. Ejemplo: medir su solvencia, una alta presión por cancelación estados de pago implica riesgo de insolvencia. Esta evaluación debe ser integral de la mandante y recursiva de las EPS a sus subcontratistas. www. duranasociados.cl
2.9 Recepción de Obras Recepción Provisoria. (Devolución Retenciones) Recepción Definitiva. (Devolución Garantía de Fiel Cumplimiento) Recepción Única y Final (Devolución Retenciones y Garantías) Actas de Cierre Parcial (Canje de Retenciones, Devoluc. Garantías) www. duranasociados.cl
2.10 Recepción de Contratos Obras: por ejemplo Obras Civiles Check List por parte del mandante sobre información requerida: Punch List o Situaciones pendientes Protocolos o Manuales de Operación (en español) Ensayes Carpetas separadas por contenidos específicos Diagramas (Similares a los Planos) Planos As Built (Cómo se construyó en definitiva la Obra) Normalmente los cierres de contratos, especialmente los de Construcción e Ingeniería, se configuran a partir del requerimiento efectuado en las Bases Técnicas. www. duranasociados.cl
3.1 CONSIDERACIONES DEL ULTIMO ESTADO DE PAGO CICLO DEL ESTADO DE PAGO Y FACTURACIÓN Jefaturas No EPS Ordenes Trabajo Ordenes Trabajo Ordenes Trabajo Estado de Pago E.P. Aceptación o rechazo Sí Orden de Pago Hitos Factura $ Área de Contratos Contabilidad Tesorería Estados de Pago Pago Ciclo Mandante Ciclo Contratista www. duranasociados.cl Certificados Varios
3.1 CONSIDERACIONES DEL ULTIMO ESTADO DE PAGO En la liquidación del último estado de pago, se debe considerar lo siguiente: Descontar multas por no-cumplimiento del plazo contractual de la ejecución de la obra. En caso de que se hayan efectuado retenciones por concepto de atraso en avance físico de la obra o de otro tipo, deben ser abonadas si la situación lo amerita. Revisión prolija de las partidas ejecutadas Revisión del cumplimiento de las obligaciones laborales Revisión situación de materiales y equipos facilitados a la EPS. Evaluación del Contratista. Requisitos de Pago 1. Aprobación Unidad Técnica ITO (Avance físico y valorización) 2. Aprobación Unidad de Finanzas (Contractual, presupuesto, garantías y responsabilidad subsidiaria) www. duranasociados.cl
4.- ÁREAS VINCULANTES CON UN CIERRE DE CONTRATOS ORGANIGRAMA GENERAL de EMPRESA Gia Gral GERENCIA GENERAL Staff Calidad, Seguridad, Medio Ambiente Prev. de Riesgos HSEC (**) QA QC (**) Contraloría Asesoría Jurídica Sub Gcias OPERACIONES (CONTRATOS) ADM. Y FINANZAS RRHH Deptos Administración de Contratos (*) Abastecimiento Estudio Propuestas Contabilidad y Costos Remuneraciones Unid. Bodega Tesorería Personal HSEC: Health, Safety, Environment, Community // Salud, Seguridad, Medio Ambiente, Comunidad QA QC : Quality Assurance Quality Control // Gestión de Seguridad Control de Calidad
4.- ÁREAS VINCULANTES CON UN CIERRE DE CONTRATOS ORGANIGRAMA ESPECÍFICO ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ADMINISTRADOR DE CONTRATO Calidad, Seguridad, Medio Ambiente Ingeniero de Gestión Secretario Técnico Planificación Jefe de Contratos Abastecimiento Maquinarias y Equipos Supervisor 1 Supervisor 2 Bodega Personal de Operaciones Personal de Operaciones
V.- TALLER Una vez conocida la estructura funcional de empresas operadoras o contratistas, determinar cuáles son las áreas que intervienen en operar un contrato. y el cierre de los mismos www. duranasociados.cl