PR-GO-IF-01 INICIO DE FAENA

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1 EDICIÓN: 7 OBRA : Página 1 de 8 EDICIONES GESTIÓN DE OPERACIONES PR-GO-IF-01 EDICIÓN FECHA OBSERVACIONES 2 02/03/2006 Se modificó Ficha de Obra 3 09/01/2007 Se modificaron los puntos 1 al 7 y se eliminaron los anexos y se agregó los registros codificados. 4 22/06/2009 Punto 3 se eliminan responsabilidades; Punto 7 se modifica flujograma y se elimina punto /07/2014 Se modifica logo; Se modifican punto 7.9, 7.10 y 7.11; Se elimina Registro de Firmas e incorpora registro de Flujo de Caja. 6 10/05/2017 Se modifican los puntos y se reemplaza formulario de solicitud de boleta de Garantía. 7 25/08/2017 Se incorporan cambios de la norma ISO 9001:2015, se modifica flujograma, responsabilidades y actividades. AUTORIZACIÓN Nombre AUTORIZADO: Gerente General Sr. Jorge Dublé Baraona Firma Fecha APROBACION Y AUTORIZACION El presente Procedimiento ha sido aprobado por el Gerente General y entrará en vigencia al día siguiente de su autorización.

2 EDICIÓN: 7 OBRA : Página 2 de 8 1. OBJETIVO El propósito de este documento es establecer los pasos para dar inicio a la puesta en marcha de nuevos proyectos u obras que se ejecuten en ICIL ICAFAL S.A. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable desde la notificación de adjudicación de la Obra hasta el inicio de la ejecución y Control de la Obra. 3. RESPONSABILIDADES Gerente Operaciones Gerente de Ingeniería Administrador de Contrato Encargado de Abastecimiento Subgerente de Administración y Finanzas 4. DOCUMENTOS APLICABLES 4.1 PR-GI-ET-01 Estudio de Propuestas 4.2 PR-GO-PR-01 Programación de Obra. 4.3 PR-SA-AF-04 Gestión contable y Tributaria de Obras 5. TERMINOLOGÍA 5.1 Administrador de Contrato: Se refiere a la persona designada para gestionar y controlar el desarrollo de un proyecto, y que posee las atribuciones necesarias para ser el Interlocutor válido ante el cliente o mandante. 5.2 Boleta de Garantía: Instrumento bancario utilizado para garantizar exigencias contractuales, (fiel cumplimiento de contrato, correcta ejecución de trabajo, etc.), ó anticipos de facturación. Estos documentos pueden ser a la vista o a plazo y deben indicar en su glosa claramente las exigencias o anticipos que están siendo garantizados, monto, como así también su fecha de vencimiento y beneficiario. 5.3 Seguro de Responsabilidad Civil / Póliza Paragua: Corresponde a aquellas coberturas de seguro, en que el asegurador se compromete a indemnizar al asegurado del perjuicio patrimonial derivado de su obligación de reparar los daños y perjuicios causados a terceros, por hechos de los que sea civilmente responsable. 5.4 Seguro de Todo Riesgo de Construcción y Montaje: Corresponde incluir aquellas coberturas de seguros que garantizan al asegurado una indemnización por los riesgos derivados de trabajos de construcción e ingeniería civil, y la responsabilidad civil consecuencial a dicha cobertura.

3 EDICIÓN: 7 OBRA : Página 3 de Seguro de Incendio: Corresponde a todas aquellas coberturas de seguro que garantizan al asegurado una indemnización en caso de daño o pérdida de los bienes asegurados, a causa de incendio. 5.6 Seguro de Robo: Corresponde a todas aquellas coberturas de seguro que indemnizan al asegurado por daño o pérdida de los bienes asegurados, derivados de la sustracción ilegítima o de su tentativa por parte de terceros. 5.7 Seguro de Accidentes Personales: Corresponde incluir todos aquellos seguros que garantizan una indemnización u otros beneficios, en caso de accidentes que motiven la muerte o incapacidad. 6. SEGURIDAD, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 6.1 Seguridad No Aplica 6.2 Equipos y Herramientas Microsoft Project, Excel, Word PCO NET

4 EDICIÓN: 7 OBRA : Página 4 de 8 7. ACTIVIDADES GERENTE INGENIERIA GERENTE GENERAL GERENTE DE OPERACIONES ADMINISTRADOR DE CONTRATO SUBGERENTE ADM. Y FINANZAS ICAFAL GESTIÓN ENTRADA SIGUIENTE PROCESO INFORMA ADJUDICACIÓN DE OBRA NOTIFICACION ADJUDICACION DESIGNAR ADMINISTRADOR DE CONTRATO FORMACION EQUIPO DE TRABAJO ENTREGA DE DOCUMENTOS DE LICITACION Y ESTUDIO REVISION DE DOCUMENTOS DE LICITACIÓN Y ESTUDIO GESTION DEL CONTRATO, BOLETAS Y SEGUROS SI Monto > UF NO GESTIÓN FIRMA DEL CONTRATO GESTIÓN FIRMA DEL CONTRATO ELABORACION PRESUPUESTO OBJETIVO Y PROGRAMA DE OBRA REVISIÓN DE PRESUPUESTO OBJETIVO CON INGENIERÍA SI Dif. Margen >10% APROBACIÓN PRESUPUESTO OBJETIVO Y PROGRAMA DE OBRA NO SOLICITUD DE CREACIÓN DE OBRA APERTURA DE OBRA FIN PROCESO EJECUCIÓN Y CONTROL DE OBRA

5 EDICIÓN: 7 OBRA : Página 5 de Notificación de Adjudicación Una vez recibida la notificación de adjudicación de la Obra por parte del mandante, el Gerente de Ingeniería informa al Gerente General y al Gerente de Operaciones respectivo, mediante correo electrónico. 7.2 Designación del Administrador de Contrato El Gerente de Operaciones, a partir de las exigencias establecidas en las bases y las características o envergadura de la obra, será el responsable de seleccionar y designar al profesional encargado de representarlo ante el mandante en lo referente a la administración general de la obra, dándole facultades de representación ante el cliente y/o la ITO, para lo cual se utilizará el registro FO-GO-IF-10 Notificación de asignación de cargo. 7.3 Formación equipo de trabajo El Administrador de Contrato con el apoyo del Gerente y Subgerente de Operaciones, formarán el equipo de trabajo que le ayudará en la programación, ejecución, supervisión y control de la obra. El tamaño de dicho equipo estará determinado por la magnitud de la faena a ejecutar, debiendo en todo caso cubrir todas las necesidades establecidas en las bases del proyecto y lo definido en el Plan de Calidad de la Obra. 7.4 Revisión de documentos de licitación y estudio Al momento de ser asignada la obra, el Gerente de Ingeniería hará entrega de la documentación utilizada en el estudio y licitación como son, las bases técnicas y la oferta económica entregada al mandante, para la elaboración del presupuesto objetivo y programación de la obra. Es responsabilidad del Administrador de Contrato con el apoyo del Subgerente de Operaciones y el equipo de Obra, efectuar una acabada revisión de dicha documentación, con la finalidad de ejecutar las correcciones que sean necesarias. Considerando la complejidad de la documentación recibida, el Administrador de Contrato y el Subgerente de Operaciones, podrá solicitar una reunión aclaratoria al Gerente de Ingeniería. 7.5 Construcción del Presupuesto Objetivo y Programa de Obra A Partir de los resultados de la revisión de los documentos de licitación y estudio, el Administrador de Contrato con el apoyo del Subgerente de Operaciones deberán elaborar un programa detallado de la Obra y el Presupuesto Objetivo en un plazo máximo de 21 días corridos a contar de la fecha de entrega de la documentación para su revisión, el cual enviarán al Gerente General o al Gerente de Operaciones según corresponda, para su revisión y aprobación.

6 EDICIÓN: 7 OBRA : Página 6 de Revisión del Presupuesto Objetivo Si el margen operacional del presupuesto objetivo es menor al margen operacional del presupuesto de estudio en un 10%, este presupuesto deberá ser revisado y aprobado por el Gerente General, en todo otro caso sólo será revisado y aprobado por el Gerente de Operaciones. 7.7 Gestión y Firma de contratos Se distinguen las siguientes sub-actividades: Revisión del borrador El Administrador de Contrato es el responsable de efectuar una exhaustiva revisión del contrato, revisando que cada uno de los puntos señalados en éste, se enmarque de forma estricta con las bases administrativas y técnicas entregadas al momento de la evaluación presupuestaria del proyecto. Una vez efectuadas las correcciones, la versión definitiva del contrato, deberá ser enviada al Gerente de Operaciones para gestionar su firma Solicitar Boletas de Garantía El Administrador de Contrato, o quien se designe, completará el formulario FO-GO-IF- 04 Solicitud de Boleta de Garantía, el cual deberá ser enviado al correo solicitudboletas@icafal.cl oportunamente para ser entregadas al momento de la firma del contrato. Dicho formulario señalará claramente la glosa a considerar en cada una de las boletas exigidas como así también montos, vencimientos, tipo de boleta, etc Gestión de Anticipos En la eventualidad de que existan anticipos, el Administrador de Contrato deberá de gestionar la materialización del cobro de estos, solicitando al Subgerente de Administración y Finanzas toda la documentación requerida por el mandante (facturas, boletas de garantía, etc) Firma de Contrato Una vez realizadas las sub actividades precedentes que apliquen, todo contrato por un monto menor o igual a UF podrá ser firmado por el Gerente General o Gerente de Operaciones, sobre dicha suma, el contrato deberá ser firmado por los representantes legales de ICIL ICAFAL S.A. de acuerdo al procedimiento establecido por el directorio de la empresa.

7 EDICIÓN: 7 OBRA : Página 7 de Formalización de Obra Creación de obra El Administrador de Contrato completará los siguientes formularios: - FO-GO-IF-05 Ficha para Creación de Obra - FO-GO-IF-06 Resumen de Presupuesto - FO-GO-IF-11 Flujo de Caja Presupuestado Formularios que enviará, en conjunto con la Notificación de asignación de cargo, al Subgerente de Administración y Finanzas quién coordinará la creación contable de la obra. Estos documentos deben ser firmados por el Administrador de Contrato, y pueden ser enviados vía . Además se debe analizar la necesidad de recursos tecnológicos de la obra. En caso de ser necesario, la solicitud se debe realizar a través del FO-GO-IF-03 Formulario de Requerimientos Tecnológicos, enviando un al Encargado de Abastecimiento, a la mesa de ayuda y al coordinador de calidad, con copia al Subgerente de Administración y Finanzas Solicitar Seguros La gestión y contratación de seguros se analizará para cada caso dependiendo el tipo de obra a ejecutar de acuerdo a lo siguiente: El Profesional de Obra deberá solicitar al Encargado de Abastecimiento, con copia al Subgerente de Administración y Finanzas, la contratación de los seguros establecidos por las bases administrativas especiales o contrato de ejecución de la obra, según corresponda. El Formulario TRC de Todo Riesgo de Construcción y Montaje, tiene como objeto indemnizar los daños o pérdidas que sean producto de un accidente fortuito que sufran las faenas que se están ejecutando. Esta póliza cubre todo riesgo incluyendo los de: incendio, explosión, terremoto, inundación, tempestad, corrimiento de tierras, etc., riesgos políticos como huelga, terrorismo y otros similares. El Formulario RC de Responsabilidad Civil General de Empresa, tiene como objeto amparar cualquier daño que se cause a terceras personas o a sus bienes, entendiendo por tales a personas ajenas a las obras ya sea que se trate de daños causados por personas, máquinas, herramientas o elementos que de él dependan y por causas voluntarias, involuntarias, fortuitas o accidentales. El Formulario IR de Incendio y Robo, corresponde al seguro destinado a resguardar los Bienes, Propiedades, Materiales, Equipos propios, o entregados por el contratista y/o mandante durante toda la vigencia del contrato.

8 EDICIÓN: 7 OBRA : Página 8 de 8 El Formulario AP de Accidentes Personales, corresponde al seguro destinado para cubrir los daños corporales que puedan sufrir las personas contratadas por la empresa a causa de accidente, incluida la muerte, este seguro será contratado siempre y cuando sea indicado en las bases administrativas especiales o contrato de ejecución de la obra, o autorizado por la Gerencia Zonal respectiva. Para el caso que las bases administrativas especiales o contrato de ejecución de la obra no requiera la contratación de seguro, el Administrador de Contrato deberá solicitar al Encargado de Abastecimiento la activación y emisión del endoso de la póliza de Responsabilidad Civil en el Formulario RC de Responsabilidad Civil General de Empresa. ICIL ICAFAL S.A. no iniciará, ni permitirá que ningún subcontratista comience los trabajos mientras los seguros respectivos no hayan sido contratados. Sólo se podrá dejar sin efecto este punto, por razones de fuerza mayor y con la debida autorización del Gerente General o Gerente de Operaciones, el plazo de recepción de los antecedentes para ambos casos no deberá ser superior a 5 días hábiles desde fecha de adjudicación de los trabajos. El responsable de notificar oportunamente a las obras la fecha de inicio de cobertura de los seguros contratados, es el Encargado de Abastecimiento, a través de un e- mail, certificado de cobertura o la misma póliza contratada, dirigido al Administrador de Contrato, o a quien lo haya solicitado. 8.0 INDICADORES DE CONTROL Entregar documentos contractuales y los propios exigidos en el SGC, según FO- GO-IF-01, antes de Tₒ (Entrega de Terreno) Meta = 100% 9.0 REGISTROS - FO-GO-IF-03 REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS - FO-GO-IF-04 SOLICITUD DE BOLETA DE GARANTÍA - FO-GO-IF-05 FICHA DE OBRA - FO-GO-IF-06 RESUMEN DE PRESUPUESTO - FO-GO-IF-07 SOLICITUD DE SEGUROS - FO-GO-IF-08 TODO RIESGO DE CONSTRUCCIÓN Y MONTAJE - FO-GO-IF-09 SEGURO PARAGUA - FO-GO-IF-10 ASIGNACIÓN CARGO - FO-GO-IF-11 FLUJO DE CAJA PRESUPUESTADO - FO-GO-IF-01 CHECK-LIST REVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN 10.0 ANEXOS No aplica.