ORDEN ADMINISTRATIVA No. 0004 (26 de Agosto de 1999) Por la cual se establecen las normas para la organización y manejo de los archivos de gestión en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 1. OBJETIVOS 1.1. Establecer las bases para la organización de los archivos de gestión de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, como testimonio de las actividades desarrolladas por la entidad y como depositarios de la memoria institucional. 1.2. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos de gestión de las diferentes dependencias en el nivel nacional, a partir de su estructura y funciones, con miras a su envío posterior al archivo central. 1.3. Crear conciencia entre los funcionarios de la DIAN sobre la importancia de los archivos de gestión y la responsabilidad que compete a cada uno frente a su organización y conservación, como fuentes de información permanentes sobre el quehacer cotidiano de la entidad. 2. DEPENDENCIAS INVOLUCRADAS Todas las dependencias de la DIAN en el nivel nacional y funcionarios asignados a la función de archivo de cada dependencia de la entidad, conforme a lo dispuesto en el capítulo II, numeral 2 de la resolución 1721 del 20 de octubre de 1997 1, y en los artículos 7, 8 y 9 de la resolución 4214 del 1 de junio de 1999 2. 3. FUNDAMENTO LEGAL Resolución 4214 del 1 de junio de 1999, por la cual se adopta el Reglamento de Archivos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Decreto 1071 del 26 de junio de 1999, por el cual se organiza la U.A.E. - DIAN artículos 19, literal cc), y 20, literal k). Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Decreto 1265 del 13 de julio de 1999, por el cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, artículo 14, numeral 7. Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Resolución 1721 del 20 de octubre de 1997, por la cual se establecen las normas generales para la administración de los archivos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Decreto 1382 de 1995 por el cual se establecen las Tablas de Retención Documental y transferencias al Archivo General de la Nación. Ministerio del Interior. Acuerdo 07 de 1994 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, por el cual se aprueba el Reglamento General de Archivos. 1 Resolución 1721 del 20 de octubre de 1997, por la cual se establecen las normas generales para la administración de los archivos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. 2 Resolución 4214 del 1 de junio de 1999, por la cual se adopta el Reglamento de Archivos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Ley 80 de 1989, por la cual se crea el Archivo General de la Nación. Congreso de la República. 4. CONCEPTOS GENERALES Los documentos creados y tramitados en razón de las actividades propias de la DIAN se deben conservar como constancia de tales actividades y servir de consulta e información para la toma de decisiones. De la correcta ordenación y clasificación de los documentos que se producen dependerá la utilización de los documentos almacenados, se evitarán repeticiones innecesarias de experiencias y duplicidad de trabajos, y se facilitará la toma de decisiones y la ejecución de procesos administrativos y técnicos. Por documento se entiende, en sentido general, cualquier soporte que contiene registrada información. Por su parte, el documento de archivo lo define el Archivo General de la Nación como el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en función de sus actividades, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural, y debe ser objeto de conservación 3. Los documentos de archivo tienen su origen en las dependencias que los producen como resultado de una función específica o en cumplimiento de una actividad determinada. Allí adquieren como producto de su trámite una serie de valores que hacen del documento un instrumento de información de singular importancia para la toma de decisiones y para servir como fuente testimonial de la misión propia de la entidad que los generó 4.1. COMITÉ DE ARCHIVO Creado con la resolución 1721 de 1997, modificada a su vez por la resolución 4214 del 1 de junio de 1999, artículo 14, es el asesor de la alta dirección, responsable por la definición de las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones frente a los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad, especialmente en lo relacionado con la normalización, la eliminación de documentos y el mantenimiento de las tablas de retención documental. En el nivel regional, los Comités Regionales de Archivo, creados mediante resolución 4214 de 1999, artículo 15, actuarán como asesores del Director Regional en los aspectos relacionados con los planes y proyectos a desarrollar en la respectiva región, armonizándolos con los planes y políticas del nivel nacional. Deben interpretar, desarrollar y hacer partícipes a los archivos de las Administraciones Locales y Delegadas de su jurisdicción de los beneficios de la política archivística nacional y de la aplicación de normas y procedimientos. En las Administraciones Especiales y Locales del nivel nacional, el Comité de Coordinación creado legalmente por el artículo 24 del decreto 1693 de 1997, tratará los asuntos de archivo que serán sometidos posteriormente a consideración del Comité Nacional de Archivo para las Especiales, y del Comité Regional de Archivos de su jurisdicción para las Locales y Delegadas. 4.2. CLASES DE DOCUMENTOS De acuerdo con los estudiosos del tema de la selección documental y las prácticas actuales de archivo, y con lo establecido en el Reglamento de Archivos de la DIAN, artículo 18, los documentos de archivo se clasifican así: * Documentos facilitativos o comunes: todos aquellos que soportan trámites que son comunes a todas las entidades, es decir, que facilitan el trámite de los procedimientos propios de las dependencias, tales como los oficios, las circulares de carácter general, los memorandos, las planillas de asistencia, la nómina, los inventarios, las historias laborales, entre otros. 3 Reglamento General de Archivos. Archivo General de la Nación. 2ª edición. Santa Fe de Bogotá, 1997. 94p.
* Documentos específicos o sustantivos: aquellos generados o recibidos como producto de las actividades asignadas a cada entidad por la normatividad vigente, y en consecuencia forman parte de su razón de ser, tales como los Contratos de obra y los Contratos de prestación de servicios para la División de Adquisiciones y Contratos, el Expediente de facturación para la Subdirección de Fiscalización Tributaria, el Expediente disciplinario para Investigaciones Disciplinarias, las declaraciones tributarias y aduaneras, los recibos de pago por concepto de tributos aduaneros, cambiarios y tributarios, las declaraciones de importación, de saneamiento aduanero, etc. 4.3. TIPOS DE ARCHIVOS El artículo 5 del capítulo II de la resolución 4214 citada, establece para la DIAN la existencia de los siguientes tipos de archivos: * Archivo de Gestión o de las oficinas productoras de documentos, ubicado en cada dependencia u oficina, constituido por los documentos que produce y recibe en desarrollo de las actividades que le son propias, que se requieren para el trámite de los asuntos de la oficina, y que son de consulta permanente mientras cumplen la función que les dió origen. Comprende los dos últimos años de gestión: el actual y el anterior, para los documentos facilitativos. Existe un archivo de gestión en cada una de las dependencias de la DIAN en todo el país. * Archivo satélite, compuesto por los expedientes que aún no terminan su trámite, y que en consecuencia deben permanecer en las dependencias responsables hasta su finalización. De acuerdo con las características propias de las áreas técnicas de la entidad y el manejo que debe darse a los expedientes en desarrollo del proceso tributario, aduanero y cambiario, estos archivos son propios de las áreas técnicas y en particular se encuentran ubicados en los Grupos Ejecutores de Secretaría y de las Divisiones de Cobranzas, Liquidación, Devoluciones, Fiscalización, Control Cambiario, además de las áreas de apoyo como la Subsecretaría de Investigaciones Disciplinarias, la División de Adquisiciones y Contratos, entre otras. * Archivo Central o intermedio, compuesto por los documentos que se transfieren desde los archivos de gestión de las dependencias respectivas, una vez finalizado el trámite que les dió origen, y que son objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Su conservación se hace en cumplimiento de las leyes y con fines administrativos, contables, jurídicos o fiscales. Su consulta es esporádica y su eliminación está supeditada a las Tablas de Retención Documental. Existe uno para el Nivel Central, y uno en cada Dirección Regional y en cada Administración en el nivel nacional. * Archivo Histórico o permanente, compuesto por los documentos que se transfieren desde el archivo central, y que por decisión del Comité Nacional de Archivo deben conservarse permanentemente dado el valor que tienen para la investigación, la ciencia o la cultura. Existirá un archivo histórico o permanente de la DIAN en la ciudad de Santa Fe de Bogotá para el nivel central, y uno en cada una de las Direcciones Regionales y en cada una de las Administraciones en el nivel nacional. La entidad aportará la documentación que se requiera al Archivo Histórico del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, cuando las normas así lo ordenen. En las Divisiones de Documentación sólo existirán archivos satélites de documentos específicos y técnicos de consulta frecuente que ya terminaron su trámite pero que pueden ser objeto de investigación y que en consecuencia su período de retención se ha definido superior a dos años, como es el caso de las declaraciones tributarias y aduaneras, los recibos de pago, las declaraciones de importación y exportación, entre otros. Estos documentos se transfieren de los archivos de gestión y forman parte del archivo activo. El archivo satélite de las Administraciones Especiales, Locales y Delegadas se lleva en las Divisiones de Documentación o quien haga sus veces, los Grupos de Secretaría creados en las áreas técnicas y la Subsecretaría de Investigaciones Disciplinarias y sus homólogos en el nivel regional.
* 4.4. RESPONSABILIDAD POR LOS ARCHIVOS El artículo 20, literal o) del decreto 1693 de 1997 y el artículo 40, literal y) del decreto 1725 de 1997, establecen claramente la responsabilidad de los Directores Regionales y de los Administradores de Impuestos, de Aduanas y de Impuestos y Aduanas en relación con la organización y conservación de los documentos originados en las actividades del despacho y de las divisiones de su Dirección Regional o de su Administración. Por su parte, el capítulo 2, numeral 2 de la resolución 1721 de 1997, y el artículo 9 de la resolución 4214 de 1999 establecen que los funcionarios a quienes se asigna la función de archivo en cada dependencia tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de los documentos de archivo y son los responsables por su organización, conservación y custodia, así como por el manejo de la documentación en ellos contenida y la prestación de los servicios archivísticos. Como lo establece el artículo primero del Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación, y lo enfatiza la resolución 4214 del 1 de junio de 1999, artículo 7, los documentos de los archivos de gestión son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación, y en tal virtud es obligación de los funcionarios responsables por su manejo, entregar y recibir inventariados los documentos que forman parte del archivo, una vez se deja o se asume un cargo en la DIAN. De igual manera, se deberá garantizar la seguridad de estos archivos, de tal suerte que la documentación allí conservada ofrezca condiciones de confidencialidad y reserva de la información, cuando sea del caso. De otro lado, el artículo 9 de la citada resolución 4214 establece que los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a las más rigurosas normas de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarán siempre guiados por los valores de una entidad que les ha confiado la misión de organizar, conservar y suministrar la documentación que hace parte del patrimonio documental de la Nación. Sobre el particular la ley 200 de 1995 4, artículo 40, numerales 5 y 24 establece como deberes de los servidores públicos: custodiar y cuidar la documentación y la información (...) bajo su cuidado, y responder por la conservación de los documentos confiados a su guarda o administración y rendir cuentas de su utilización. De otro lado, la misma ley, artículo 41, numeral 16 cita como una de las prohibiciones a los servidores públicos: causar daño o pérdida de (...) expedientes o documentos que hayan llegado a su poder en razón de su función. El archivo de gestión estará bajo la responsabilidad del funcionario que en cada dependencia u oficina se designe para ejecutar las funciones de organización, almacenamiento, conservación, recuperación, localización, préstamo y devolución de la documentación, debidamente capacitado y comprometido con su función. No obstante lo anterior, el jefe de la dependencia será el responsable último por el archivo de su dependencia y en consecuencia es quien autoriza la depuración de los archivos y quien firma las transferencias al archivo central. Vale la pena anotar que las Tablas de Retención Documental establecen la Serie Inventarios y la Subserie Inventario de documentos de gestión como de obligatoria existencia en todas las dependencias de la DIAN. 4.5. ORGANIZACIÓN Los documentos de un archivo se producen como soporte material de la actividad de un sujeto, en consecuencia, su organización no consiste más que en respetar el orden y el origen de los mismos. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, puesto que cada uno se refiere a la resolución de un asunto concreto, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se han producido. Por ejemplo, en la Serie Contratos de obra pública habrá tantos expedientes cuantos contratos estén en 4 Ley 200 de 1995, por la cual se adopta el código disciplinario único. Congreso de la República.
trámite, y en cada expediente reposarán los documentos propios de cada uno: cotizaciones, propuesta, contrato, recibos de pago, informes, etc. El archivo de gestión se organiza de acuerdo con las funciones, actividades y trámites que adelanta cada dependencia de la DIAN, conforme a la estructura de la entidad en todos sus niveles, y en tal razón, le compete a cada dependencia mantener un orden por funciones que le permita acceder a la documentación que produce o recibe, en forma ágil y oportuna. Los principios por los cuales se rige la organización de los documentos en el archivo de gestión son el respeto al origen o procedencia y el respeto al orden natural u original de los documentos, los cuales están dados por la oficina productora de los mismos. 4.5.1. Principio de procedencia o de origen. Es aquel según el cual cada documento debe estar situado en la dependencia de la cual procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada serie y en ésta la integridad y carácter seriado de los documentos, es decir, por ejemplo, que los documentos producidos en la ejecución del Proyecto Gestor deberán ubicarse dentro de las carpetas rotuladas con su nombre. La aplicación del principio de procedencia sirve para proteger la integridad de los fondos, secciones y series y permite ubicar correctamente el documento en el sitio que le corresponde de acuerdo con la función o actividad que lo generó. Este principio se debe aplicar a todas las tareas del archivo. 4.5.2. Principio de orden original. Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo con la secuencia que originó el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que materializaron las actuaciones encaminadas a resolver administrativamente un asunto, que inició y terminó en la oficina competente para ello. En consecuencia se debe respetar el orden natural de los documentos ya que se producen en una relación causa efecto, es decir, conservan el orden numérico y cronológico de aparición. Estos dos principios, rectores del quehacer archivístico, marcan la pauta en el proceso de organización de los archivos, sin importar de qué tipo de archivo se tras te. En consecuencia, si el archivo de gestión no responde a la estructura de la dependencia que produce los documentos, mal podrá el archivo central conservar esa imagen. 4.5.3. Organización física. La organización física de los archivos de gestión se hará de acuerdo con el cuadro de clasificación de archivo, anexo 1, que indica las Series y Subseries de archivo definidas para la DIAN, y que se ha elaborado teniendo en cuenta la estructura de la entidad y las funciones de las dependencias. El cuadro sirve de base para la clasificación del archivo de gestión de cada dependencia, de acuerdo con las normas existentes en la entidad y con las instrucciones que se impartan en relación con la organización de los documentos. Los documentos que se tramitan en las dependencias se organizan en expedientes, que son conjuntos ordenados de documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a resolver un asunto determinado. El expediente se inicia y resuelve en la dependencia que tiene la competencia específica en relación con el tema de que se trate, independientemente de que intervengan diferentes dependencias para su resolución, como por ejemplo un expediente de Cobranzas, uno de contrato de obra pública, una historia laboral. Esta norma de actuación se conoce como el principio de unidad del expediente. En la organización de los expedientes se tendrán en cuenta las tipologías documentales definidas para los mismos que se pueden observar también en el anexo 1 ya citado. La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el responsable del archivo y los responsables de los programas y proyectos de la dependencia, de allí la importancia de su conocimiento y su mantenimiento, evitando en lo posible la creación indiscriminada de Series y Subseries y la apertura de carpetas o expedientes que atomizan y dificultan el manejo de la información como un todo.
Físicamente la organización de los archivos de gestión deberá hacerse por series y dentro de éstas por Subseries y unidades documentales, funciones y actividades, cuando sea el caso. En la organización de los archivos de expedientes y en aquellos que lo ameriten por su estructura, se tendrá en cuenta el orden numérico, en la misma forma en que se transfieren al archivo satélite o al central. Cualquier persona que requiera un documento deberá poder ubicarlo siguiendo el orden establecido en la dependencia y regresar las carpetas a su sitio, sin peligro de romper la estructura establecida. Para la organización física del archivo de gestión se debe disponer de carpetas colgantes, cuando se trate de gavetas de archivo, de separadores cuando se trate de archivadores verticales o rodantes, de cajas, carpetas de fuelle u otros tipos de soportes de acuerdo con la facilidad para manipular los documentos y el espacio para su ordenamiento. Para hacer más eficiente el manejo de estos soportes, se identificarán de la siguiente manera: código de la dependencia que los posee o produce; código de la serie y nombre; o código de la serie y código de la subserie y nombre correspondiente, de acuerdo con el nivel donde se ubique la documentación que contienen y el cuadro de clasificación de archivo; año que comprende la documentación contenida en el soporte correspondiente. Cada año se abrirán las carpetas utilizando como criterio básico de apertura el plan operativo del área, y las funciones de las dependencias correspondientes. Con ellas se hará un esquema general de las funciones y actividades que se tratan permanentemente, las entidades y dependencias con las cuales se trabaja en forma regular, y las actividades que ameritan carpetas en el archivo de gestión. Dentro de las carpetas los documentos se ordenarán en forma numérica y cronológica ascendente, evitando guardar duplicados. Cuando se proceda a archivar documentos se tendrá especial cuidado de verificar que efectivamente han cumplido su trámite, que se trata de originales o copias, según sea el caso, que cumplen con todos los requisitos exigidos a los documentos en la DIAN, en especial de las firmas originales, que corresponden al asunto bajo el cual se organizan. Cuando haya manuscritos o documentos en trámite, se verificará que existe el documento definitivo y se destruirán los preliminares y las copias sobrantes. De la conservación de este orden dependerá la eficacia del sistema implantado en el archivo de gestión para recuperar en forma rápida y eficiente la documentación de soporte a la labor administrativa y técnica. 4.5.4. Procedimiento para identificar las Series y Subseries de archivo 5. Se parte del inventario del archivo de cada una de las dependencias de la entidad en su estado natural, es decir, tal como están ordenadas y organizadas las carpetas y expedientes dentro de los archivadores, siguiendo los pasos que a continuación se indican, los cuales se cumplieron en la elaboración del cuadro de clasificación de archivo que representa el anexo 1. Se describe el proceso como estrategia que al futuro permita dar continuidad al proceso de actualización de las Tablas de Retención Documental aprobadas para la DIAN. Compilación de información institucional. Se debe recoger información sobre la historia institucional desde su creación hasta la fecha, las disposiciones legales y actos administrativos que han regulado las funciones y los cambios estructurales de la entidad a través de su existencia. Los manuales de procedimientos que condicionan la aplicación real de las funciones, la circulación interna y externa de los documentos durante su producción, trámite y servicios, y todos aquellos datos que sean representativos para el conocimiento amplio y profundo de la dependencia o entidad que produce los documentos. Elaboración del inventario. A partir del formato de recolección de información, anexo 2, se procede a efectuar el levantamiento del inventario de los archivos en su estado natural, es decir, tal como se han formado en cada una de las dependencias productoras de documentos. 5 Procedimiento tomado del manual Gestión documental: bases para la elaboración de un programa, elaborado por el Grupo de Correspondencia y Archivo del Archivo General de la Nación, 1996. 29p.
Esta actividad permite conocer el estado real de la documentación para definir más adelante los criterios y procesos para conformar e integrar las Series Documentales. Identificación de tipos documentales. A partir del estudio de producción documental se identifican los tipos documentales, entendidos éstos como los documentos en sí mismos, que revelan tanto su contenido como la estructura física. Pueden ser tipos documentales, entre otros, un acta, un contrato, una factura, un balance, un certificado, una declaración, un auto, un oficio. El estudio se debe hacer con los directos responsables que generan los documentos: jefes, profesionales, secretarias, pues son quienes conocen la información que se produce en las dependencias y los documentos que la soportan. Debe comenzar con la aplicación de un cuestionario lo más claro y sencillo posible, anexo 3, y su aplicación debe hacerse en forma simultánea con el levantamiento del inventario para asegurar la unidad de criterio en el proceso de recolección de la información y garantizar el éxito en la formación de las series documentales. Con base en el estudio de tipos documentales se podrá conocer la estructura y características internas y externas de cada documento, su trámite, las normas que sustentan su origen, los criterios iniciales de valoración y retención en cada una de las fases archivísticas: gestión, satélite y central, y la información suficiente para establecer las series documentales. 4.5.4.4. Identificación de las Series y Subseries que se manejan en la dependencia. El análisis de la información recolectada en los inventarios de los archivos de las oficinas en su estado natural, los formularios de tipos documentales y los datos de la dependencia productora, permitirá determinar las series documentales, entendidas como el conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Se pueden mencionar como ejemplos: Historias laborales, Actas, Declaraciones tributarias, Expedientes aduaneros, Libros contables. Las series documentales que se identifiquen se deben codificar de acuerdo con las funciones de la dependencia que las produce, puesto que pueden existir series semejantes en otras dependencias. Cuando se manejan Subseries se usan subdivisiones y cada Subserie tiene su código que la identifica, tal como se puede ver en el cuadro de clasificación de archivo del anexo 1. Ejemplo: Código de la Serie 17 Declaraciones tributarias Códigos de la Subseries 041 Declaración de renta 042 Declaración de retención en la fuente 043 Declaración de timbre 044 Declaración de ventas Para el caso de la DIAN que tiene definidos códigos para las dependencias de acuerdo con las resoluciones 5701 del 23 de julio de 1999 y 0344 de 1999, por la cual se adiciona la anterior, se debe respetar este código en la identificación de las series. Utilizando la información del cuadro de clasificación de archivo que aparece en el anexo 1, el ejemplo siguiente muestra el manejo de los contratos en la Subsecretaría Administrativa: Ejemplo: Subsecretaría Administrativa Código de la dependencia : 70 Código de la Serie 14 Contratos Códigos de las Subeseries 022 Contrato de arrendamiento 025 Contrato de obra pública
Es importante señalar por último, que las series son el resultado de cada función asignada a las diferentes dependencias, y que las funciones no se dan de igual manera en ellas. De allí la necesidad de contar con las normas que definen las funciones al iniciar el trabajo de definición de series documentales. 4.5.4.5.Elaboración del índice consolidado de Series documentales. El paso siguiente consiste en elaborar un índice consolidado de las series documentales identificadas en las diferentes dependencias, por código y alfabético, para identificar series semejantes, homónimas, sinónimas, etc., y normalizar la terminología, códigos, escritura, etc. Un ejemplo de índice es el cuadro de clasificación que se presenta en el anexo 1, donde las series están organizadas en forma alfabética y para cuya elaboración se siguió todo el proceso descrito en el numeral 4.5.4. Vale la pena resaltar que el cuadro de clasificación de archivo es de uso nacional y su actualización se debe tramitar ante los Comités de Archivo Nacional y Regionales, cuando sea el caso, con el fin de conservar la uniformidad en la denominación de las series frente a las Tablas de Retención Documental aprobadas para la DIAN. 4.6. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN El funcionario que necesite un documento o carpeta en poder de su dependencia o de otra dependencia de la DIAN, solicitará el documento o carpeta al responsable por su conservación y dejará una nota en el lugar que ocupaba el documento. Si se presta la carpeta, se coloca en su lugar una carpeta vacía dentro de la cual se guardará la nota de préstamo. Esta nota debe contener como mínimo los siguientes datos: fecha de préstamo, nombre del solicitante, dependencia, nombre del documento prestado, firma de quien recibe y fecha de devolución. Al recibir el documento y reintegrarlo a su sitio de origen, se anulará la nota de préstamo y se utilizará para efectos de las estadísticas correspondientes. Si se trata de una carpeta, en la nota de préstamo se registra la fecha de devolución y se guarda por un tiempo prudencial para efectuar la revisión de la misma y establecer responsabilidades en caso de extravío de alguno de los documentos contenidos en la carpeta. 4.7. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO De acuerdo con el artículo 21 de la resolución 4214 de 1999, por eliminación se entiende la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico, o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. El proceso de eliminación se debe ajustar a las normas que sobre el particular expida el Comité Nacional de Archivo, respetando el resultado de la valoración documental que está expresado en las tablas de retención documental aprobadas para la DIAN. En consecuencia, la eliminación de documentos del archivo de gestión se basará en las Tablas de Retención Documental, aprobadas por el Archivo General de la Nación, en las cuales se indica cuándo y cuáles documentos no deben trasladarse al archivo central para efectos de conservación. Además se tendrán en cuenta las indicaciones impartidas por la Secretaría General en el memorando 421 del 30 de abril de 1998, en el cual se establece el procedimiento para la eliminación documental de los archivos centrales y se establecen criterios para seleccionar y ordenar los documentos dentro de sus soportes, de tal suerte que se eliminen en las dependencias aquellos que no reúnen las condiciones mínimas establecidas para su envío al archivo central. A continuación se citan algunas partes de dicho memorando por cuanto contribuyen a abrir espacios en los archivos de gestión y permiten conservar sólo los documentos que posteriormente pasarán al archivo central: * Separación y clasificación documental. El encargado del archivo de gestión en cada dependencia llevará a cabo la separación física de los documentos objeto de archivo, de la papelería inservible, formas en desuso, formas continuas y formularios que han perdido su vigencia, así como de libros, revistas y periódicos que se encuentren dentro de las unidades documentales o físicamente dentro de los archivadores.
* El responsable por el archivo de gestión en cada dependencia, al efectuar la depuración y eliminación de los documentos del archivo de su competencia tendrá en cuenta las siguientes consideraciones: Segundas, terceras y cuartas copias, cuando se tienen los originales o las primeras copias de los mismos documentos. En particular las copias de correspondencia enviada cuando se lleva un consecutivo único de salida en la Administración. Copias y fotocopias de actos administrativos producidos por la entidad y de documentos elaborados por otras dependencias en donde reposan los originales. Por ejemplo las actas de los comités cuando la dependencia no actúa como secretaría de los mismos. Carpetas de correspondencia enviada y recibida de las diferentes dependencias, que son sólo copias informativas. Copias de circulares y memorandos enviados y recibidos de otras dependencias y los enviados por ella cuyos originales reposan en otra dependencia o los procedimientos establecidos se recogen en los manuales de procedimientos de las áreas. Solicitudes y remisiones de elementos de consumo con más de dos años de producidos. Listados de computador producidos como materiales de trabajo y que han cumplido su trámite técnico o administrativo. Manuscritos y documentos personales. Prensa y recortes de prensa. * Una vez separados físicamente los legajos, paquetes o folders que contienen los documentos a eliminar, el responsable por el archivo de gestión en la dependencia lo presentará ante el respectivo jefe para su aprobación y/o comentarios del caso, quien podrá verificar la validez de la selección realizando un muestreo al azar. * Destrucción de los documentos. Si son pocos se pueden picar y eliminar en el basurero de la dependencia. Si el volumen es mayor se puede tramitar su destrucción a través de la División Financiera y Administrativa de las Administraciones o de Servicios Generales en el Nivel Central. 4.8. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL Al término de cada año calendario se hará la selección de los documentos que deben permanecer en el archivo de gestión, a criterio del jefe de la dependencia respectiva, con el fin de enviar al archivo central aquellos documentos que efectivamente han finalizado su trámite y que su nivel de consulta es mínimo. Para la selección de documentos del archivo de gestión que pasarán al archivo central se tendrán en cuenta los siguientes criterios generales: * Los documentos facilitativos que cumplan dos años de producidos y que no tengan consulta inmediata. * Todos los documentos específicos que han cumplido su trámite. * Traspasar anualidades completas, organizadas en paquetes homogéneos, debidamente marcados con indicación de su contenido.
* Las Series documentales de Historias laborales y expedientes tributarios, aduaneros, cambiarios, administrativos y de investigaciones disciplinarias, deberán estar debidamente foliados. Antes de iniciar el traspaso se deben solicitar al Archivo Central correspondiente las cajas para guardar las carpetas, tener a mano una copia del cuadro de clasificación de archivo de la dependencia y proveerse de marcadores y demás elementos necesarios. El proceso de traspaso de documentos al archivo central comprende los siguientes pasos: 1. Depurar las carpetas previamente, retirando de ellas documentos tales como borradores de trabajos que fueron presentados; manuscritos no oficiales; recortes de prensa; formatos y formas obsoletas; fotocopias de normas producidas por la DIAN y de cualquier tipo de documento no producido por la dependencia; sobres de correo, cuando no constituyan piezas probatorias como es el caso de los sobres devueltos por el correo en notificaciones; documentos personales; libros, revistas, materiales impresos en general y documentos duplicados. 2. Ordenar y pasar los documentos archivados en AZ a carpetas. 3. Identificar las carpetas de acuerdo con su contenido y con el (los) año(s) que comprende la información allí contenida. 4. Organizar las carpetas por Series, tal como se definieron en el cuadro de clasificación de archivo, y por años. 5. Numerar las carpetas en orden consecutivo ascendente a partir del número 1, una vez finalizado el paso anterior y verificado su consistencia. 6. Numerar las cajas de archivo en forma ascendente, identificarlas plenamente de acuerdo con el formato impreso en la tapa, y guardar en ellas las carpetas numeradas. 7. Diligenciar la planilla de traspaso de documentos del archivo de gestión al archivo central, anexo 4, de acuerdo con las instrucciones del formato, así: * Colocar la fecha en que se hace entrega de los documentos de archivo. * Escribir el nombre completo de la dependencia que remite o hace entrega de la documentación. * Casilla número: asignar un consecutivo, a partir del número 1, a cada una de las Series que se entregan y que fueron identificadas en el paso 4 anterior. * Formato: indicar el medio o forma física que tienen los documentos, por ejemplo: folder, disquete, expediente. * Describir cada una de las Series que se están entregando de acuerdo con su contenido y con el marbete que las identifica. Por ejemplo: Expedientes tributarios y debajo de ésta la descripción de los expedientes que se entregan de facturación, de liquidación, de devoluciones. Entonces la descripción quedaría así: Expedientes tributarios: Expedientes de facturación Makrotema Icasita Servipunto * Anote la cantidad de unidades documentales, folders, disquetes, expedientes, etc, que forman la serie que se está describiendo. Continuando con el ejemplo anterior, para expedientes de facturación se registra 3.
* En el período de la serie registre el año en que fueron producidos los documentos que comprende el folder, paquete o expediente. * Tiempo de conservación, o sea el tiempo que la dependencia que entrega considera que la Serie que se describe debe permanecer en el archivo central. Para esto se utilizan las Tablas de Retención Documental aprobadas para la entidad, de acuerdo con el tipo de archivo de que se trate: tributario, aduanero o administrativo. * Destino posterior, indicar si transcurrido el tiempo de conservación los documentos se deben microfilmar o destruir. Este dato también está registrado en las Tablas de Retención Documental. * Ubicación y traspaso No.. Se dejan en blanco. Estos datos los llena el archivo central una vez verifica la entrega y la ubica las unidades de archivo en los estantes. Cuando la dependencia que entrega el archivo requiere un documento del archivo central, cita el número de traspaso para su recuperación inmediata. * Firma del funcionario que remite los documentos para el archivo. El jefe de la dependencia como responsable por la función de archivo. La planilla se elabora en original y copia. El original se deja en el archivo central y la copia se archivará en cada dependencia para efectos del control sobre la documentación que reposa en el archivo central y para la solicitud de copias al futuro. Esta planilla se convierte entonces en la primera fase del inventario de documentos de archivo y de allí la importancia de conservarla en el archivo de gestión en forma permanente y relacionarla en la entrega que se hace cuando se deja el cargo. Finalmente, con las transferencias de documentos al archivo central se descongestionan las oficinas productoras y se establece un vínculo entre el archivo de gestión y el satélite o el central. VIGENCIA La presente orden administrativa rige a partir de su firma y deroga las demás órdenes e instrucciones que le sean contrarias. Santa Fe de Bogotá, FANNY KERTZMAN Directora General LEONEL BONILLA RAMÍREZ Secretario General