Contenido 1 Acceso Sistema Contable... 3 2 Registro Superintendente... 4 3 Registrar Banco y Asiento de Apertura... 6 3.1 Registrar Bancos... 7 3.2 Asiento de Apertura... 9 4 Registrar Ingreso... 11 5 Reverso de Ingreso... 14 6 Registrar Egreso... 15 7 Reversar egreso... 18 8 Emisión de documentos... 20 8.1 Emisión Libro Diario de Ingreso - Libro Diario de Egreso... 20 8.2 Emisión libro mayor... 21 8.3 Emisión Banco por Cuenta Corriente... 22 8.4 Emisión Estado de Ingresos y Gastos... 25 8.5 Emisión Comprobante de Egreso Comprobante de Ingreso... 26 9 Traspaso entre cuentas corrientes... 27 10 Formulario caja chica... 28 11 Conciliación Bancaria... 30 12 Registrar Banco... 33 13 Deshabilitar Cuenta Corriente... 35 14 Ajuste de Caja... 36 15 Ficha de Directorio... 38 16 Notas de Balance... 39 16.1 Información General... 40 16.2 Disponible Saldo por Cta. Cte.... 41 16.3 Deposito a Plazos... 42 16.4 Valores Negociables... 43 16.5 Deudores a Largo Plazo... 44 16.6 Inventario de Activos Fijos... 45 16.7 Cambios Relevantes... 47 16.8 Registro de Obligaciones Bancarias... 49 16.9 Registro de Obligaciones con Terceros... 51 16.10 Deudas por Pagar... 53 16.11 Saldos de Fondos Fiscales y Municipales al Cierre del Ejercicio... 54 16.12 Disponible... 55 17 Realizar Cierre del Año... 56
1 Acceso Sistema Contable Tendrán acceso al Sistema Contable los voluntarios con el cargo de Superintendente, Tesorero General ó Tesorero de Compañía, estos últimos tendrán acceso cuando previamente el Superintendente les asigne los permisos requeridos para el registro de información. El usuario y contraseñas solicitado por el Sistema Contable corresponden a los datos del correo electronico de bomberos.cl. 3
2 Registro Superintendente Registrado el Superintendente con el usuario y contraseña en el Sistema Contable, podrá visualizar la ventana que a continuación se muestra: Al seleccionar Registrar Permiso, dará paso a la siguiente ventana, la cual contiene el listado de voluntarios registrados en el Cuerpo. Despliegue el listado de voluntarios y busque el nombre del Tesorero General o Tesorero de Compañía que desea asignar los permisos para el registro de información. Seleccionado el nombre, se mostraran los Datos del Voluntario. En la parte inferior de la nueva ventana deberá indicar si corresponde al Tesorero del Cuerpo o Compañía y asignar los permisos marcando los recuadros de Lectura, Escritura y Ejecución. 4
5 Junta Nacional de Cuerpos de Bomberos
3 Registrar Banco y Asiento de Apertura Asignado los permisos por el Superintendente, el Tesorero puede acceder a los módulos para el registro de información del Sistema Contable. El primer paso para inicializar el Sistema, es el registro de las cuentas corrientes y posteriormente el asiento de apertura del periodo con el que se desea comenzar. Registrado el tesorero pasará a la venta con las opciones de Registrar Bancos y Asiento de Apertura, el primer paso es registrar las cuentas bancarias. 6
3.1 Registrar Bancos Debe seleccionar el nombre del Banco al cual pertenece la cuenta corriente del Cuerpo o Compañía. Nota: Las Compañías que no poseen cuenta corriente y trabajan solo con efectivo o cuentas de ahorro, deben seleccionar el Banco con el nombre: CAJA SIN BANCO. Ingresado el número en el recuadro Cuenta Corriente, el sistema validará que este no haya sido registrado con anterioridad en la base de datos, si la cuenta esta correcta verá el siguiente mensaje: 7
Cuando los datos estén correctos, seleccione el botón Registrar, espere un momento y verá el mensaje: Acción Realizada Correctamente. 8
3.2 Asiento de Apertura Registrada la cuenta corriente, se debe seleccionar Asiento Apertura para registrar el primer movimiento en el Sistema Contable. En la nueva ventana se debe seleccionar el año del asiento de apertura (Periodo contable que comenzará a registrar en el Sistema). El recuadro de Caja, es para registrar el efectivo del Cuerpo o Compañía y el saldo de las cuentas de ahorro que posean. Para registrar los saldos del Plan de cuenta Banco del periodo anterior, debe realizarlo separándolo por fuente de financiamiento y la cuenta corriente a la cual corresponda. Terminado el ingreso del los saldos para el Asiento de Apertura, debe presionar el botón Registrar, para guardar la información. Se visualizará un aviso Acción Realizada Correctamente. 9
Registrado el Asiento de Apertura se visualizará el Menú Principal completo para el Ingreso de información en el Sistema Contable. 10
4 Registrar Ingreso Seleccione en el menú principal del Sistema Contable, la opción Registrar Ingreso, en la nueva ventana mostrará el último comprobante de ingreso registrado en color rojo. (Ejemplo: Ingreso Nro 3 Imprimir Reporte ), en esta opción podrá visualizar en formato PDF el comprobante de Ingreso. Para registrar un ingreso debe seleccionar el botón Nuevo Ingreso. En el recuadro Registrar Ingreso Año, la opción para registrar la fecha es un calendario, el cual permite buscar la fecha del ingreso. Si pincha en la parte superior donde aparece el Mes (Ej: Ene 2012). Mostrará todos los meses del periodo 2012, lo cual permite una búsqueda más eficiente. Glosa, debe especificar en palabras el motivo del ingreso. Este recuadro permitirá registrar un máximo de 500 caracteres, considerando los espacios entre palabras. Bajo la glosa podrá ver la cantidad de caracteres restantes que le quedan a medida que va escribiendo. 11
Recibí de, Debe identificar el aportante del ingreso. Existen dos opciones, un listado que a medida que usted va registrando nuevos aportantes van apareciendo en él o si registra un aportante nuevo, debe seleccionar Otro, esta opción solicitará el nombre y Rut del nuevo aportante (el Rut es validado por el sistema, debiendo ingresar una C.I. Real). Recuadro Asiento Contable, debe identificar si el registro corresponde a un ingreso por Banco o Caja. Si el ingreso es por Banco debe seleccionar la Cuenta corriente, registrada con anterioridad. Centro de Costo, Listará las Compañías el cual deberá seleccionar si los fondos ingresados corresponden a un aporte de alguna de las Compañías del Cpo. Recuadro Detalle, se pueden registrar 5 detalles de ingresos, dependiendo si el movimiento requiere más de una cuenta contable o fuente de financiamiento. 12
Observación para recibo, corresponde a alguna acotación, que no corresponda a la glosa. Registrada la información, seleccione el botón Guardar. Si la información es correcta mostrará un mensaje de éxito: Acción Realizada Correctamente. 13
5 Reverso de Ingreso Los comprobantes de Ingreso no pueden ser modificados o eliminados por el usuario, en caso de error en algún dato debe realizar el reverso del ingreso, esta acción creará un nuevo comprobante de Ingreso con el plan de cuenta reversado del original. Reversado el comprobante deberá registrar nuevamente el ingreso con los datos correctos. Seleccionada la opción Reversar Ingreso, deberá realizar la búsqueda del comprobante a reversar. La búsqueda puede ser por fecha, Nro. Correlativo, Contenido de glosa o Aportante. Efectuada la búsqueda mostrará el recuadro Resultado de Búsqueda, contiene el detalle del Ingreso a reversar, para el siguiente paso de la reversa debe seleccionar la imagen La nueva ventana mostrará en detalle la información del Ingreso, en la parte inferior de esta se encuentra el recuadro Observaciones, en el debe detallar el motivo de la reversa (tiene disponible 500 caracteres para escribir el detalle). Cuando se comienza a escribir en el recuadro de Observaciones, se activará el botón Reversar, completada la observación debe seleccionar este botón para crear la reversa. 14
6 Registrar Egreso Seleccione en el menú principal del Sistema Contable, la opción Registrar Egreso. En la nueva ventana mostrará el último comprobante de egreso registrado en color rojo. (Ejemplo: Egreso Nro 1 Imprimir Reporte ), en esta opción podrá visualizar en formato PDF el comprobante de egreso. Para registrar un nuevo egreso debe seleccionar el botón Nuevo Egreso. Pasará a una nueva ventana donde debe realizar el ingreso de la información, en la parte superior se encuentra el recuadro Saldos Por Fuente de Financiamiento, en el podrá visualizar los saldo que posee las fuentes de financiamiento para registrar los egresos, la suma de estos saldos corresponden al total de la cuenta Banco. 15
La opción para registrar la fecha es un calendario, el cual permite buscar la fecha del egreso. Si pincha en la parte superior donde aparece el Mes. Mostrará todos los meses del periodo 2012, lo cual permite una búsqueda más eficiente. Glosa, debe registrar en palabras el motivo del egreso con el detalle de la documentación cancelada. Este recuadro permitirá registrar un máximo de 500 caracteres, considerando los espacios entre palabras. Bajo la glosa podrá ver la cantidad de caracteres restantes que le quedan a medida que va escribiendo. Pagado a, Debe identificar a quien se paga. Existen dos opciones, un listado que a medida que usted va registrando nuevos aportantes van apareciendo en él o si registra un proveedor nuevo, debe seleccionar Otro, esta opción solicitará el nombre y RUT del nuevo aportante (el RUT es validado por el sistema, debiendo ingresar una RUT Real). Cuenta Corriente, Es el listado que muestra la o las cuentas corrientes que tiene activas el Cuerpo, en el cual debe seleccionar a que cuenta corresponde el cheque girado. Nº de Documento, es el número del cheque girado. Fecha de Documento o Depósito, fecha en la que se giro el cheque o se realizo el depósito. Centro de Costo, Es el listado de las Compañías del Cuerpo, si está registrando un aporte a una de sus Compañías puede registrar el centro de costo para un mayor detalle del egreso. En el recuadro Detalle debe indicar el monto, plan de cuenta y fuente de financiamiento a la cual pertenece el egreso. 16
Puede registrar más de un plan de cuenta o fondo: Si desea utilizar más de una fila para el registro de la información seleccione, agregará una nueva y si requiere eliminar una fila agregada debe seleccionar. Una vez registrados los datos del egreso debe seleccionar el botón Guardar. Validado los datos ingresados, si son correctos creará el nuevo egreso y saldrá el siguiente mensaje de éxito: 17
7 Reversar egreso Los comprobantes de Egreso no pueden ser modificados o eliminados por el usuario, en caso de error en algún dato debe realizar el reverso del Egreso, esta acción creará un nuevo comprobante con el plan de cuenta reversado del original. Reversado el comprobante deberá registrar nuevamente el egreso con los datos correctos. Seleccionada la opción Reversar Egreso en el menú principal del Sistema, deberá realizar la búsqueda del comprobante a reversar. La búsqueda puede ser por fecha, Nro. Correlativo, Contenido de glosa o Aportante, solo requiere llenar uno de estos recuadros. Realizada la acción, mostrará el recuadro Resultado de Búsqueda, contiene el detalle del egreso a reversar, para el siguiente paso debe seleccionar la imagen 18
La nueva ventana mostrará en detalle la información del egreso, en la parte inferior de esta se encuentra el recuadro Observaciones, en él debe detallar el motivo de la reversa (tiene disponible 500 caracteres para escribir). Cuando comienza a escribir en el recuadro de Observaciones, se activará el botón Reversar, completada la observación debe seleccionar este botón para crear la reversa. 19
8 Emisión de documentos En el Menú principal del Sistema Contable, se encuentra la opción Emisión de Documentos / reportes. Previo a seleccionar el tipo de reporte, debe seleccionar el periodo contable del cual desea obtener la información. En el listado de Año verá todos los periodos ingresados en el Sistema Contable. 8.1 Emisión Libro Diario de Ingreso - Libro Diario de Egreso Seleccionado el periodo contable del cual se quiere obtener los reportes, en la opción Tipo de Reporte, mostrará los libros que usted puede solicitar. Selecciona Libro Diario De Ingreso ó Libro Diario de Egreso y presione el botón Buscar. Mostrará un recuadro solicitando el rango del periodo que desea consultar, debe ingresar las fechas con el valor correcto. Error en el registro de fechas, si se encuentran mal digitadas podrá ver un icono rojo ó al contrario si el formato corresponde verá un icono color verde. Si registran una fecha superior como inicio y una fecha menor como termino, se verá el reporte con valores 0. Ingresada las fechas, presione el botón Ver Reporte, emitirá un archivo con formato PDF. 20
8.2 Emisión libro mayor Seleccionado el periodo contable del cual se quiere obtener los reportes, en la opción Tipo de Reporte, mostrará los libros que usted puede solicitar. Seleccionar Libro Mayor y presione el botón Buscar. Mostrará un recuadro solicitando el rango del periodo que desea consultar, ingresada las fechas con el valor correcto. Error en el registro de fechas, si se encuentran mal digitadas podrá ver un icono rojo ó al contrario si el formato corresponde verá un icono color verde. Si registran una fecha superior como inicio y una fecha menor como termino, se verá el reporte con valores cero. Plan de Cuenta, Seleccione el plan de cuenta que desea emitir el reporte. Si requiere ver el total de los movimientos registrados debe seleccionar el plan de cuenta BANCO. Centro de Costo, opcionalmente puede seleccionar un centro de costo, si desea filtrar los movimientos contables por Compañía. 21
Una vez ingresada la información solicitada, debe presionar el botón Ver Reporte, emitirá un archivo con formato PDF. 8.3 Emisión Banco por Cuenta Corriente Seleccionado el periodo contable del cual se quiere obtener los reportes, en la opción Tipo de Reporte, mostrará los libros que usted puede solicitar. Seleccionar Banco Por Cuenta Corriente y presione el botón Buscar. Mostrará un recuadro solicitando el rango del periodo que desea consultar, ingresada las fechas con el valor correcto. Error en el registro de fechas, si se encuentran mal digitadas podrá ver un icono rojo ó al contrario si el formato corresponde verá un icono color verde. Si registran una fecha superior como inicio y una fecha menor como termino, se verá el reporte con valores cero. Fondo, Seleccione la fuente de financiamiento de la que requiere el reporte. 22
Ctas. Ctes., Seleccione una de las cuentas corrientes de la que requiere el reporte. Una vez ingresada la información solicitada, debe presionar el botón Ver Reporte, emitirá un archivo con formato PDF. Para visualizar el saldo de todas las fuentes de financiamiento, debe seleccionar en Fondos: Todos y en Ctas. Ctes: Todos. Una vez ingresada la información solicitada, debe presionar el botón Ver Reporte, emitirá un archivo con formato PDF. 23
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8.4 Emisión Estado de Ingresos y Gastos Seleccionado el periodo contable del cual se quiere obtener los reportes, en la opción Tipo de Reporte, mostrará los libros que usted puede solicitar. Seleccionar Estado de Ingresos y Gastos presione el botón Buscar. En el nuevo recuadro debe presionar el botón Ver Reporte, emitirá un archivo con formato PDF. 25
8.5 Emisión Comprobante de Egreso Comprobante de Ingreso Seleccionado el periodo contable del cual se quiere obtener los reportes, en la opción Tipo de Reporte, mostrará los libros que usted puede solicitar. Seleccionar Comprobante de Egreso ó Comprobante de Ingreso, presione el botón Buscar. Mostrará un recuadro con el listado de los comprobantes registrados. Seleccionando el icono que se encuentra a la derecha de la fila del comprobante, Se emitirá un archivo con formato PDF con el reporte. 26
9 Traspaso entre cuentas corrientes Para utilizar este modulo, el traspaso se debe haber efectuado realmente entre las cuentas bancarias y se debe reflejar en las cartolas. En el menú principal del Sistema debe seleccionar el modulo Traspaso entre Cuentas Corrientes. En la parte superior de la nueva ventana, se encuentra el recuadro Saldos Por Fuente de Financiamiento, le ayudará a visualizar los saldos disponibles para realizar el traspaso. En el recuadro Traspaso Entre Cuentas Corrientes, ingrese la siguiente información: Datos de la Cuenta Corriente Origen, Son los datos de la cuenta corriente del Cuerpo donde se realizo el egreso del traspaso, solicitará a su vez el nombre de la persona al cual se giro el cheque o responsable de la transferencia de fondos. Datos de la Cuenta Corriente de Destino, Son los datos de la Cuenta Corriente del Cuerpo donde se realizo el ingreso de traspaso. Detalle del Traspaso, Corresponde al valor y fecha del traspaso. 27
10 Formulario caja chica En el menú principal del Sistema Contable, se encuentra el modulo para el registro detallado de las cajas chicas. Ingresado a este modulo, debe seleccionar el periodo de las cajas chicas que desea registrar o emitir el reporte. Realizada la búsqueda, mostrará las cajas chicas ingresadas y el botón Nueva Caja Chica, el cual permitirá visualizar el formulario para el registro de la nueva caja chica. Debe registrar los datos solicitados para la caja chica: Nº De comprobante de Egreso, es el Nº de correlativo de egreso en que se registro el cheque para la caja chica. Fecha Egreso, fecha del comprobante de egreso destinado a la caja chica. Nombre del Responsable, nombre de la persona encargada del fondo de caja chica. Cargo Responsable, el cargo de la persona encargada del fondo de caja chica. 28
En el recuadro de ingreso de las cantidades de caja chica, está dividido en dos secciones: Ingresos Saldo rendición anterior, debe ingresar el efectivo disponible de la rendición anterior. Recibido para gastos, debe ingresar el monto ($) del egreso por concepto de caja chica. Egresos Fecha Gastos, La fecha en que se cancelo el gasto efectuado por caja chica. Tipo de gasto, descripción del gasto. Nº Factura o Boleta, registrar el número del documento de respaldo del gasto. Monto ($), monto del gasto imputado a caja chica. Si requiere registrar más información y las filas para gastos no son suficientes, puede agregar más filas seleccionando el icono o si bien requiere eliminar una fila para el registro de gastos debe seleccionar. 29
11 Conciliación Bancaria En el menú principal del Sistema Contable, se encuentra la opción Conciliación, este modulo permite el registro de la conciliación bancaria de las cuentas corrientes del Cuerpo. Seleccionado el modulo, verá el recuadro Seleccione Año Conciliación en el cual debe seleccionar el periodo, mes y cuenta corriente de la conciliación que desea registrar o consultar. Seleccionado los datos, debe presionar el botón Buscar. Para comenzar, debe llenar los recuadros inferiores de la ventana. Saldo Cartola Cta. Cte. Saldo final al mes que se desea realizar la conciliación bancaria. Saldo Libro Mayor, Saldo del libro mayor, correspondiente al saldo final del periodo que se desea realizar la conciliación bancaria. Ejemplo: Si desea realizar la conciliación bancaria del mes de enero debe filtrar entre las fechas 01/01/2012 al 31/01/2012. Nota: Para los Cuerpos y Compañías que tengan más de una cuenta corriente deben utilizar los saldos del reporte Banco por Cuenta Corriente, seleccionando el periodo y la cuenta corriente a la cual desean realizar la conciliación bancaria, esto se debe a que el Libro Mayor presenta un saldo total del plan de cuenta banco. 30
Registrado Saldo Cartola Cta. Cte. y Saldo Libro Mayor, el recuadro Diferencia debe quedar en valor cero (0). Si por el contrario el recuadro diferencia presenta algún valor, deberá comparar los movimientos entre la cartola y el reporte del Libro Mayor (o Banco por Cuenta Corriente) verificando que los movimientos estén bien registrados. Abonos contabilizados no aparecen en Cartola, Corresponden a Ingresos registrados en la contabilidad, pero en el mes de la conciliación no aparecen en cartola. Esto ocurre cuando los depósitos se efectúan a finales del mes y quedan imputados en el Banco al inicio del mes siguiente. Descripción Cargos en Cartola no Contabilizados, Corresponden a cargos que figuran en la cartola y que no fueron registrados en los Egresos del Sistema Contable. Cheques girados contabilizados no cobrados en cartola, Corresponden a los egresos registrados en el Sistema Contable que no aparecen aun cobrados en la cartola del periodo a conciliar. Descripción de abonos en cartola no contabilizados, Corresponden a abanos que aparecen en cartola y aun no han sido registrados como Ingresos en el Sistema Contable. El cierre contable y de cartola fue al, Debe seleccionar la fecha solicitada. 31
Seleccionada la Opción Guardar, debe esperar que aparezca el aviso Acción Realizada Correctamente, este aviso indicará que la información quedo almacenada correctamente. Si requiere modificar la información, cambie los recuadros necesarios y presione el botón Modificar Conciliación. Para imprimir el reporte, presione el botón Imprimir Reporte y creará un archivo formato PDF con el formulario de la conciliación. 32
12 Registrar Banco En el menú principal del Sistema Contable se encuentra el modulo Registrar Bancos, permite el registro de una nueva cuenta corriente que haya abierto el Cuerpo o Compañía, durante el periodo. En el recuadro Ingrese Nueva Cuenta Corriente, debe seleccionar el nombre del Banco y posteriormente el número de la cuenta corriente. Ingresado el número en el recuadro Cuenta Corriente, el sistema validará que este no haya sido registrado con anterioridad en la base de datos, si la cuenta esta correcta verá el siguiente mensaje: 33
Cuando los datos estén correctos, seleccione el botón Registrar, espere un momento y verá el mensaje: Acción Realizada Correctamente. 34
13 Deshabilitar Cuenta Corriente En el menú principal del Sistema Contable se encuentra el modulo Deshabilitar Banco, este modulo permite deshabilitar una cuenta corriente que haya sido cerrada durante el periodo contable. Para realizar esta acción la cuenta corriente debe estar sin saldo. En el recuadro Deshabilitar Cuenta Corriente, verá las cuentas corrientes que posee el Cuerpo o Compañías, debe seleccionar una de ellas y se habilitará el cuadro Observaciones, en el debe registrar los motivos del cierre de la cuenta corriente, ingresada la observación debe seleccionar el botón Deshabilitar Cuenta Corriente. Realizada esta acción debe esperar a que aparezca el mensaje: El cual indicará que la deshabilitación fue registrada correctamente. 35
14 Ajuste de Caja En el menú principal del Sistema Contable, se encuentra el modulo Ajuste de Caja, este modulo está diseñado para registrar los depósitos de los ingresos por caja. En el recuadro Realizar Ajuste de Caja, se encuentra Saldo Caja, verá el saldo total de esta cuenta. Debe registrar los antecedentes del depósito (Monto ($), Nº de Depósito, Fuente de Financiamiento, Cuenta Corriente y Fecha Ajuste). Nota: Para registrar el ajuste de caja, previamente el depósito debe estar efectuado en la cuenta corriente. Ingresada la información debe seleccionar el botón Guardar y esperar el siguiente aviso: 36
Almacenado el Ajuste de Caja se creará un nuevo reporte de ingreso, el cual podrá visualizar seleccionando Imprimir Comprobante en PDF. 37
15 Ficha de Directorio Este modulo permite la cambiar la información del Cuerpo y Compañía de acuerdo al periodo contable. Seleccionado el modulo, en la nueva ventana deberá seleccionar el año que desea modificar y presione el botón Buscar. Esta información es utilizada por el Sistema en las Notas de Balance. En el recuadro Identificación, se encuentran los datos tanto del Cuerpo y Compañías, realizados los cambios seleccione el botón Modificar, debe esperar un momento y verá el mensaje Acción Realizada Correctamente, esto indicará que los datos fueron cambiados sin problema. 38
16 Notas de Balance En el menú principal del Sistema Contable, se encuentra la opción Notas de Balance. En el recuadro Anexo 4: Notas al Estado de Ingresos y Gastos se encuentra la opción para imprimir el reporte general, emitirá un reporte en formato PDF con el reporte completo de las notas de balance. 39
16.1 Información General Comprende la información completa del Cuerpo y sus Compañías, para modificar esta información deben seleccionar en el menú principal del Sistema Contable la opción Ficha Directorio. 40
16.2 Disponible Saldo por Cta. Cte. Corresponde al saldo final del periodo seleccionado, tanto en las cuentas corrientes del Cuerpo, como en las cuentas las Compañías. Esta información la entrega el Sistema Contable de forma automática de acuerdo a los comprobantes de Ingresos y Egresos registrados en el periodo. 41
16.3 Deposito a Plazos En esta opción debe registrar los depósitos a plazo que se encuentren durante el periodo contable depositados en las instituciones financieras. Deben incluir la información solicitada en el recuadro Registrar Depósito a Plazo. Ingresada la información deben seleccionar el boton Guardar, espere hasta que aparezca el siguiente mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. 42
16.4 Valores Negociables En este modulo del Anexo 4, debe registrar todas inversiones que tengan en Acciones, Bonos, Cuotas de Fondos de Inversiones, Cuotas de Fondos Mutuos, Letras Hipotecarias y Pagare de Ofertas Públicas Ingresada la información deben seleccionar el boton Guardar, espere hasta que aparezca el siguiente mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. 43
16.5 Deudores a Largo Plazo En este modulo del Anexo 4, deberá presentar la totalidad de deudores con el Cuerpo de Bomberos y cuyo plazo de pago sea posterior al cierre del ejercicio. Ingresada la información deben seleccionar el boton Guardar, espere hasta que aparezca el siguiente mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. 44
16.6 Inventario de Activos Fijos Se debe llevar un inventario de todos los activos fijos que posea el Cuerpo de Bomberos y Las Compañías. En el recuadro Registrar Activo Fijo, debe registrar la información solicitada. Nota: Los artículos que provienen de un periodo anterior al 2009 y no poseen información detallada de los valores y documentación, pueden ser registrados de la siguiente forma: Fecha de Adquisición 31/12/2008 Nº de Factura o Comprobante Donación: 1 Nombre Proveedor: Nombre del Cuerpo Nº Comprobante de Egreso: 1 Nº Unidades: Las que correspondan al artículo a ingresar Valor Unitario: 1 Ingresada la información deben seleccionar el boton Guardar, espere hasta que aparezca el siguiente mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. 45
Modificar registro, si ha quedado registrada de forma errónea, en la columna editar seleccione el icono. Cambiada la información deben seleccionar el boton Modificar, espere hasta que aparezca el siguiente mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. Eliminar registro, para esta acción en la columna eliminar seleccione el icono eliminación en el siguiente mensaje:. Solicitará la confirmación de 46
16.7 Cambios Relevantes En este modulo podrá detallar los movimientos de activos por donación, enajenación, transferencia, permuta, etc. Que se realice durante el ejercicio contable. Ingresada la información deben seleccionar el boton Guardar, deberan esperar hasta que aparezca el mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. 47
Modificar registro, si ha quedado registrada de forma errónea, en la columna editar seleccione el icono. Modificada la información deben seleccionar el boton Modificar, deberan esperar hasta que aparezca el mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. Eliminar registro, para esta acción en la columna eliminar seleccione el icono eliminación en el siguiente mensaje:. Solicitará la confirmación de 48
16.8 Registro de Obligaciones Bancarias Se debe registrar la totalidad de las obligaciones con bancos e instituciones financieras que el Cuerpo posea al cierre de los Estados Financieros. Ingresada la información deben seleccionar el boton Guardar, deberan esperar hasta que aparezca el mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. Eliminar registro, para esta acción en la columna eliminar seleccione el icono. 49
Modificar registro, si ha quedado registrada de forma errónea, en la columna editar seleccione el icono. Modificada la información deben seleccionar el boton Modificar, deberan esperar hasta que aparezca el mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. Eliminar registro, para esta acción en la columna eliminar seleccione el icono. 50
16.9 Registro de Obligaciones con Terceros Se deben registrar la totalidad de las obligaciones con terceros cuyo vencimiento sea posterior al cierre de los Estados Financieros. Ingresada la información deben seleccionar el boton Guardar, deberan esperar hasta que aparezca el mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. Eliminar registro, para esta acción en la columna eliminar seleccione el icono. 51
Modificar registro, si ha quedado registrada de forma errónea, en la columna editar seleccione el icono. Modificada la información deben seleccionar el boton Modificar, deberan esperar hasta que aparezca el mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. Eliminar registro, para esta acción en la columna eliminar seleccione el icono. 52
16.10 Deudas por Pagar Se deben presentar en esta nota la totalidad de las Deudas por Pagar al cierre contable de los Estados Financieros, informando el tipo de gasto, la institución o persona acreedora, la fecha de vencimiento para el respectivo pago, el documento (factura o boleta) que acredita el bien o servicio adquirido y monto adeudado. Ingresada la información deben seleccionar el boton Guardar, deberan esperar hasta que aparezca el mensaje: Confirmando que la información quedo almacenada correctamente. Modificar, para realizar esta acción y cambiar la información que ha quedado almacenada, debe presionar en la parte inferior del formulario el botón Modificar, esto habilitará nuevamente el formulario para ingresar o modificar registros. 53
16.11 Saldos de Fondos Fiscales y Municipales al Cierre del Ejercicio Se deberá presentar en las notas los saldos que registren al 31 de diciembre de los fondos de origen fiscal transferidos al Cuerpo de Bomberos respectivo. El sistema Contable muestra la Información de forma automática basándose en los comprobantes registrados en el periodo. 54
16.12 Disponible Muestra el Compañías. saldo disponible al 31 de diciembre del periodo contable de las cuentas corrientes del Cuerpo y El sistema Contable muestra la Información de forma automática basándose en los comprobantes registrados. 55
17 Realizar Cierre del Año En el menú principal del Sistema Contable, se encuentra el modulo Realizar Cierre del año. Cerrará el periodo contable en el que se está trabajando, cambiará al siguiente año y creará de forma automática el asiento de apertura con los saldos al 31 de diciembre. El cierre del periodo contable del Cuerpo depende del cierre previo de las Compañías, en el recuadro Estado del Cierre Contable de Las Compañías verá la situación de las Compañías (Cierre Contable: Realizado ó No Realizado). Nota: Los Cuerpos que lleven contabilidad centralizada (Registran en el Sistema del Cuerpo, la contabilidad de todas sus Compañías). Deben igualmente realizar en el Sistema Contable el cierre de sus Compañías, aunque no hayan ingresado comprobantes y su saldo sea $0. Verificado los saldos al 31 de diciembre de Caja y las Cuentas Corrientes, debe ir a la parte inferior de la paginar en Marque el cuadro indicando que está de acuerdo con cerrar el período, marcado el cuadro presione el botón Cerrar Período. 56
Solicitará confirmar mediante un aviso si desea cerrar el período, si usted Acepta realizará el cierre, cambiará de periodo contable y creará el asiento de apertura. 57