2a REUNIÓN DE ARCHIVOS DEL PODER EJECUTIVO FEDERAL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN La norma ISO 9001:2000 aplicada a los archivos Ana Luisa Orozco Rodríguez Noviembre 2007
Vertientes de desarrollo del AGN Homologar procesos de trabajo, mediante la difusión de procesos normalizados y certificados, aplicando normas internacionales, políticas y lineamientos en materia de archivos administrativos e históricos.
Norma ISO 9001 ISO = prefijo griego ISOS = Igualdad ISO son las siglas en ingles de la Organización Internacional de Normalización con sede en Ginebra, Suiza. Creada en 1947. En la década de los 80 s se solicitó a ISO en Ginebra, la elaboración de una norma internacional para los sistemas de administración de la calidad, la cual conocemos hoy bajo el nombre de ISO -9000. ISO 9000 Norma Internacional para los Sistemas de Gestión de la Calidad.
Familia ISO 9000:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad Fundamentos y vocabularios ISO-9000 Sistemas de Gestión de la Calidad Requisitos Par consistente Sistemas de Gestión de la Calidad Recomendaciones para la mejora del desempeño ISO-9001 ISO-9004
Requisitos de la norma ISO 9001:2000 1. Alcance. 2. Referencia Normativa. 3. Términos y Definiciones. 4. Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Responsabilidad de la Dirección. 6. Gestión de los Recursos. 7. Realización del Producto. 8. Medición, Análisis y Mejora.
Porque certificar con la norma ISO? La norma ISO 9001:2000 es una norma internacional para la gestión de la calidad; es decir, no está orientada al producto o servicio, sino al proceso de trabajo. Se ha elaborado para guiar a las organizaciones en la implantación, la operación y certificación de sistemas de gestión de la calidad eficaces. La certificación es un equivalente a terminar la carrera universitaria: Lo prepara para ser un profesional pero NO garantiza el éxito
Beneficios de la certificación Se tiene un sistema documentado, que da consistencia a la operación y gestión de la calidad de la empresa certificada. Se tienen manuales con procedimientos de operación, donde los responsables de utilizarlos los conocerán, aplicarán y tendrán evidencia documental del cumplimiento de estos manuales y procedimientos. Fortalece la planeación, control y mejora continua en todos los procesos clave. Desarrolla una cultura de calidad. Mejora la imagen de la empresa ante sus mercados. La información generada por el sistema facilita la mejora en los datos, los resultados de auditorias internas y la medición de la satisfacción del cliente.
Sistemas de Gestión de Calidad PR. Elaboración y control de documentos Listado maestro de control de documentos PR. Control de los registros Listado de control de registros Manual de la Calidad PR. Capacitación Plan de la Calidad PR. Acción Preventiva y Correctiva Personal Materiales Equipos PR. Adquisiciones PR. Revisión de la Dirección Comité Calidad Mejora Continua Informe de indicadores de calidad Proceso PR. del negocio FT. del PR PR. Control de Producto no Conforme Cliente IT. Del procedim. Seguimiento de Acciones Preventivas y Correctivas PR. Auditoría Interna Auditoría Externa PR. Medicion de la Satisfacción del Cliente
Sistemas de Gestión de Calidad en los archivos Un archivo tiene como principales objetivos: Custodiar, organizar, conservar y describir su acervo. Facilitar y promover su consulta y aprovechamiento público. Determinar las políticas para proporcionar los servicios de consulta y reprografía al público usuario. Todo archivo al tener una misión y objetivos que cumplir con una estructura orgánica, hace factible implantar un Sistema de Gestión de Calidad como cualquier otro tipo de organización. Por lo cual es necesario darle importancia a los procesos archivísticos como parte de los sistemas de trabajo de la organización, más aun, considerando que la información que resguardan los archivos es base fundamental para la toma de decisiones.
Sistemas de Gestión de Calidad en los archivos Calidad: Conjunto de elementos y acciones, tangibles o intangibles que ayuden a satisfacer las expectativas del Cliente. Satisfacción de los requerimientos del usuario. Nivel de excelencia en la organización. Producto/servicio: Resultado de un proceso. En un archivo sería lo resultante de cada una de las tareas archivísticas: documentos descritos, guías, inventarios, catálogos, etc. En el área de conservación: registro diario de temperatura y humedad y registro de documentos restaurados. En el área de consulta: proporcionar la documentación y la reprografía solicitada por el usuario. En el área de Difusión: dar a conocer los acervos con los que se cuenta.
Sistemas de Gestión de Calidad en los archivos Cliente: Organización o persona que recibe el producto o servicio. Los usuarios. En un archivo son los usuarios a los que se les proporcionan los servicios. Es importante considerar que actualmente, el usuario de los archivos ya no es solo un conjunto de historiadores, su clientela abarca un grupo diverso integrado por investigadores, genealogistas, campesinos, académicos, comunicadores, instituciones, públicas y privadas que han desarrollado nuevas formas de analizar, interpretar y aprovechar la información de los documentos. Por lo anterior es necesario que los archivos evolucionen, viendo las necesidades de sus clientes, ofreciendo más y mejores servicios.
Procesos certificados del AGN En 2003 se certificaron 2 procesos: Control de gestión documental. Servicio de consulta del Archivo Histórico Central. En 2004 se certificaron 2 procesos más: Proceso de Microfilmación. Consulta del Diario Oficial de la Federación.
Sistema de Administración de Archivos (SAA) Proceso de Control de gestión documental.
Proceso de Control de gestión documental. Política de la Calidad Proporcionar el servicio de correspondencia y gestión documental en tiempo y forma, contribuyendo a la respuesta oportuna de las solicitudes de servicio al AGN, logrando la satisfacción de nuestros usuarios y la mejora continua del Sistema de Administración de la Calidad.
Proceso de Control de gestión documental. Referencia: Manual de calidad del proceso
Proceso de Control de gestión documental. Recepción de documentos. Para recibir las solicitudes de servicio (Documentos de Entrada) que los clientes hacen por escrito al AGN. Registro de documentos. Para registrar en el Sistema de Administración de Archivos (SAA), en su módulo de trámite, las solicitudes de servicio (Documentos de Entrada) que se hacen por escrito al AGN, generar la ficha de control.
Proceso de Control de gestión documental. Ficha de Control:
Proceso de Control de gestión documental. Entrega de documentación a las áreas correspondientes. Para turnar en tiempo y forma las solicitudes de servicio que se hacen por escrito al AGN, a las áreas correspondientes y estás puedan realizar las acciones conducentes.
Proceso de Control de gestión documental. Trámite de Cierre y correspondencia de salida. Para que las áreas emitan una respuesta por oficio y se haga llegar en tiempo y forma al o los responsable de cada solicitud de servicio que se hace por escrito al AGN, además de registrarlo en el Sistema de Administración de Archivos (SAA).
Proceso de Control de gestión documental. Objetivos de la calidad Recepción de Documentos de Entrada en la Unidad de Correspondencia (Etapa 1) La fecha y hora en que llega la solicitud a la Unidad de Correspondencia del AGN, cumpliendo con requisitos de entrada. Dirigido al Archivo General de la Nación (AGN). Que incluyan los anexos mencionados. Que consigne el nombre y cargo de quien remite el Documento de Entrada. Que consigne la dirección de quien remite el Documento de Entrada. Documento con firma autógrafa (original). Traer acuse de recibo.
Proceso de Control de gestión documental. Objetivos de la calidad Registro de Documentos de Entrada en la Unidad de Correspondencia (Etapa 2) El Tiempo transcurrido desde el momento en que ingresa un documento de entrada a la Unidad de Correspondencia del AGN, hasta que se captura y se da de alta en el Sistema de Administración de Archivos SAA, cumpliendo con los siguientes tiempos establecidos: Entrega de Documentación a las áreas correspondientes (Etapa 3) El Tiempo transcurrido desde el momento en que ingresa un documento de entrada a la Unidad de Correspondencia del AGN y se hace llegar al área correspondiente con la Ficha de Control respectiva, cumpliendo con los siguientes tiempos establecidos.
Proceso de Control de gestión documental. Objetivos de la calidad Trámite de Documentos y Correspondencia de Salida (Etapa 4) El tiempo en que las áreas tramitan en la Unidad de Correspondencia el documento de salida y la Unidad de Correspondencia lo registra en el Sistema SAA, cumpliendo con los siguientes tiempos establecidos. El tiempo que tarda la Unidad de Correspondencia en entregar a cada destinatario el Documento de Salida que emiten las diferentes Direcciones como respuesta a las solicitudes de servicio al AGN.
Proceso de Control de gestión documental.
Proceso de Control de gestión documental. Reportes de Control
Proceso de Control de gestión documental. Reportes de Control
Conclusiones A pesar de que los principales objetivos de un Archivo son: conservar, clasificar, inventariar y difundir la memoria histórica, en la actualidad los archivos tienen que enfrentar nuevos retos los cuales deberán solventar de manera eficaz, mediante la implantación y uso de sistemas basados en normas internacionales (ISO, ISAD-G, ISAR-CPF, ISAF), con apoyo herramientas informáticas, respaldos digitales y lo que nuestros usuarios nos demanden. También es importante seguir promoviendo reuniones entre archivos con la finalidad de difundir y adoptar las mejores practicas, de acuerdo a las experiencias de cada dependencia o entidad.
Ana Luisa Orozco Rodríguez Jefa de departamento de Innovación y Calidad Archivo General de la Nación aorozco@segob.gob.mx