UNIVERSIDAD NACIONAL PROCEDIMIENTO DE INFORMACION CONTABLE DAF P 01 VERSION 2 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR COORDINADOR DE LA CALIDAD DIRECTOR DE AREA GERENTE UBICACIO ELECTROICA Delegado/Mis documentos/sgc/ Procedimientos/ DAF APROBACIO 08 DE OCTUBRE DE UMERO DE PAGIAS 8
PAGINA 2 DE 8 COTEIDO 1. OBJETIVO 2. ALCACE 3. DEFIICIOES 4. DISPOSICIOES GEERALES 5. DESCRIPCIO DE LA ACTIVIDAD 6. DOCUMETOS RELACIOADOS 7. REGISTROS 8. AEXOS 9. REVISIO
PAGINA 3 DE 8 1 OBJETIVO. Establecer y controlar todas las operaciones contables y suministrar información financiera de manera estructurada por medio de la organización, clasificación y cuantificación de la misma, con el fin de que la dirección pueda tomar decisiones financieras y administrativas oportunas. 2 ALCACE. Este procedimiento se aplicará a todas las actividades de origen contable que conforman el movimiento diario en las diferentes áreas de la Cooperativa. 3 DEFIICIOES 3.1 AJUSTES Y RECLASIFICACIOES. Son asientos de posibles cambios dentro de las cuentas del balance por movimientos contables. 3.2 BALACE DE PRUEBA. Listado que contiene todas las cuentas, los movimientos debito y crédito de cada una de ellas de un periodo (por lo general el mes) y los saldos, una vez realizado el movimiento. 3.3 CODIGO DE CUETAS. Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias, debe contener la suficiente flexibilidad para incorporar las cuentas que en el futuro deban agregarse al sistema; agiliza el trabajo contable, en especial cuando se trata de consolidar cifras financieras; facilita y satisface la necesidad de registro diario de las operaciones; la numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se inicia al asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del Estado de Resultados, de la siguiente manera: BALANCE GENERAL 1. Activo 2. Pasivo 3. Patrimonio ESTADO DE RESULTADOS 4. Ingresos 5. Gastos 6. Costos En las cuentas, fundamentalmente se anotan las partidas debito y crédito para obtener un balance y la codificación es considerada como una operación preliminar para la clasificación. El organismo de vigilancia y control, en nuestro caso la Superintendencia de la Economía Solidaria, es quien establece los nombres, el orden y la utilización de las principales cuentas. 3.4 COCILIACIO DE CUETAS. Conjunto de datos relacionados que se analizan de forma detallada para obtener resultados reales.
PAGINA 4 DE 8 3.5 DOCUMETOS FUETE. Papeles con datos que poseen un significado, los cuales pueden ser internos o externos, deben estar codificados y en consecutivo para un mayor control. Entre los documentos internos se encuentran: desembolso de créditos, comprobantes de egreso, recibos de caja, depósitos y retiros de ahorro, notas de ahorro, cartera, consumo y contabilidad, facturas de venta de servicios, ajustes y reclasificaciones, listados de nómina, causaciones, provisiones y depreciaciones, facturas de proveedores y cuentas de cobro de bienes y/o servicios recibidos. Así también, disposiciones de la Asamblea General, del Consejo de Administración, de la Gerencia, de la Revisoría Fiscal y, de cada una de las direcciones o áreas de la Cooperativa, según nuevas necesidades de servicios. En cuanto a los documentos externos tenemos: resoluciones, Leyes, acuerdos, circulares y toda la normatividad existente aplicable al sector cooperativo. 3.6 ESTADOS FIACIEROS. Son aquellos que presentan la situación financiera de la Cooperativa y sirven a la Gerencia para tomar decisiones. Existen cinco estados financieros básicos: Balance General, Estado de Ingresos, Costos y Gastos, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Cambios en la Situación Financiera y Estado de Flujos de Efectivo. 3.7 EVETO ECOOMICO. Es un conjunto de hechos cuantitativos que en ocasiones, conlleva a intercambios con terceros. 3.8 IDETIFICACIO DE DATOS. Tiene que ver con la recolección de entradas al sistema, las que están sustentadas por documentos fuente como base para el análisis de las transacciones. 4 DISPOSICIOES GEERALES. La Cooperativa cuenta con un software que integra la contabilidad a todas las operaciones que se desarrollan en las distintas áreas.
PAGINA 5 DE 8 5 DESCRIPCIO DE LA ACTIVIDAD 5.1. DIAGRAMA DE PROCESO
PAGINA 6 DE 8 5.2. ESPECIFICACIOES 5.2.1 COMPROBATES DE DIARIO. Resumen por tipo de documento fuente (recibos de caja, comprobantes de egreso, etc., de los movimientos debito y/o crédito de todas las cuentas que fueron afectadas por cada uno de dichos documentos. 5.2.2 ARCHIVO DE DOCUMETOS FUETE. Todos los documentos generados por el sistema de información quedan almacenados dentro del mismo y pueden ser consultados en cualquier momento. Solo se procederá a imprimir los que se considere necesario mantener archivados en orden consecutivo en el área de Contabilidad. 5.2.3 AALISIS Y COCILIACIO DE CUETAS. Se analizan todas las cuentas del balance y del estado de resultados para verificar el movimiento contable comparando el saldo a fecha de corte con el de los extractos bancarios, las facturas pendientes por cobrar o por pagar y de otros documentos según corresponda. 5.2.4 VERIFICACIO DE DATOS. En esta parte del proceso se deben identificar todos los posibles errores. 5.2.5 APROBACIO. Se presenta a la Gerencia para su estudio el balance de prueba, luego se procede a elaborar los estados financieros. 5.2.6 ESTADOS FIACIEROS. Dentro de esta etapa del proceso, se diseñan cinco estados financieros básicos: - Balance general - Estado de ingresos, costos y gastos
PAGINA 7 DE 8 - Estado de cambios en el patrimonio - Estado de cambios en la situación financiera - Estado de flujos de efectivo 5.2.7 LIBROS AUXILIARES. Son los libros de contabilidad en los cuales se detalla la fecha, el beneficiario, el documento soporte y el valor de cada uno de los movimientos registrados en la aplicación. Esto nos permite establecer los activos, pasivos, patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos que se deriven de las actividades de la Cooperativa. 5.2.8 LIBROS OFICIALES. Son aquellos libros que establece la Ley como obligatorios y se encuentran disponibles en el sistema de información para ser consultados en el momento que se requiera. La Dirección Administrativa y Financiera y/o la Contabilidad diligencian y custodian el Libro Diario y el Libro Mayor y Balances. 5.2.9 REGISTRO DE LIBROS S. Se procede a elaborar los libros oficiales básicos que son: Libro mayor y balances Libro diario 6. DOCUMETOS RELACIOADOS 6.1 CIRCULAR BASICA DE LA SUPERITEDECIA DE LA ECOOMIA SOLIDARIA 6.2 ORDEAZAS DE LA ASAMBLEA GEERAL 6.3 ACUERDOS Y RESOLUCIOES DEL COSEJO DE ADMIISTRACIO 6.4 ORMAS LEGALES 7. REGISTROS 7.1 ESTADOS FIACIEROS 7.2 LIBROS OFICIALES S 7.3 DOCUMETOS SOPORTES (DE LOS CHEQUES Y LAS ORDEES DE PAGO, RECIBOS DE CAJA, OTAS S Y COMPROBATES DE EGRESO) 7.4 OMIA 7.5 IFORMES DIARIOS DE CAJAS 8. AEXOS No hay.
PAGINA 8 DE 8 9. REVISIO A la versión uno de este procedimiento se efectuaron las siguientes modificaciones, así: - Numeral 4 Disposiciones generales. Se ajustó la redacción para evitar redundancia. - Numeral 5.1 Diagrama de proceso. Se ajustaron algunas actividades que se desarrollan de manera automática el sistema de información. - Numeral 5.2.3 Análisis y conciliación de cuentas. Se retira el cruce con los aplicativos de cartera y depósitos de asociados. - Numeral 5.2.8 Libros oficiales. Se retira el trámite de registro ante la Cámara de Comercio, el cual desaparece y se indica que también pueden ser llevados por la Dirección Administrativa y Financiera.