ACTA DE REUNIÓN hoja 1 de 7 UNIDAD: Facultad de Ingeniería en Electricidad y Computación FIEC X CONVOCATORIA ACTA DE REUNIÓN REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN FECHA: Miércoles, 14 de Enero del 2009 HORA DE INICIO: 9h00 Ing. Gustavo Bermúdez Flores, Ing. Holger Cevallos Ulloa, ASISTENTES Decano. Sub-Decano. FIRMA Ing. Guido Caicedo Rossi, Dr. Xavier Ochoa, Ing. Juan Carlos Avilés, Ing. Lenin Freire Cobo, Ing. Alberto Manzur, Ing. Alberto Hanze Bello, Ing. Albert Espinal, Ing. Washington Medina Ing. Ana Tapia Srta. Viviane Molineros Coordinador Académico de la carrera Ingeniería En Computación, especialización Sistemas Multimedia. Coordinador Académico (e) de la carrera Ingeniería En Computación, especialización Sistemas Tecnológicos. Coordinador Académico de la Carrera de Electrónica y Telecomunicaciones Coordinador Académico de la Carrera de Licenciatura en Sistemas de Información Coordinador Académico de la Carrera en Ingeniería en Electricidad Especialización Electrónica y Automatización Industrial Coordinador Académico de la Carrera de Ingeniería en Electricidad, especialización Potencia. Coordinador Académico de la Carrera de la Licenciatura en Redes y Sistemas Operativos. Coordinador Académico (e) de la carrera de Telemática. Coordinadora Académica de la carrera de Computación especialización Sistemas de Información Primer Representante Estudiantil ante el Consejo Directivo
ACTA DE REUNIÓN hoja 2 de 7 ORDEN DEL DÍA: 1. Resultado de auditorias. 2. Información recibida de los clientes. 3. Funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio. 4. Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. 5. Situación de las acciones correctivas y preventivas. 6. Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la dirección. 7. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad. 8. Recomendaciones para la mejora. ACUERDOS ADOPTADOS / COMENTARIOS: 1. Resultado de auditorias. La última auditoría, a la que fue sometida la FIEC, se realizó el 23 de Junio del 2008. Las No Conformidades que se detectaron en dicha auditoría y sus resultados se muestran en el cuadro adjunto al final de la respectiva acta. El martes 20 de Enero del 2009 se realizará una auditoría interna a la FIEC 2. Información recibida de los Clientes. - CENACAD: Los próximos resultados de las encuestas que realiza el CENACAD a los estudiantes de la FIEC correspondientes al II término 2008-2009 serán presentados en el mes de Marzo, motivo por el que no existen comentarios emitidos por los alumnos a través del CENACAD - BUZÓN: A continuación se detallan los comentarios emitidos por los estudiantes. Edificio nuevo FIEC Deben dejar baños abiertos en la tarde y en la noche para las personas que tenemos clases a esas horas, ya que muchas veces que he necesitado ir al baño me he tenido que ir a otra facultad Dejar al menos un baño abierto en las noches, sino, para qué tantos baños si todos van a estar cerrados? 3 pisos, 1 baño por cada piso. Entonces, por qué está abierto solo uno?, Entonces para que están los otros baños? Primer piso Router ESPOL no funciona bien. Edificio Viejo El aire acondicionado del aula A101 no funciona. El aula es muy caliente y tuve que rendir examen ahí. Se abrieron las ventanas y aun así es caliente. Se han dado resoluciones al respecto de estas quejas, las mismas que se especifican en el numeral 8 de la presente acta. - MAIL: No se han recibido quejas, comentarios, reclamos a través del correo electrónico del SGC-FIEC
ACTA DE REUNIÓN hoja 3 de 7 3. Funcionamiento de los procesos y conformidad del servicio. SEGUIMIENTO DE INDICADORES Se adjunta a la presente acta la matriz de seguimiento de Indicadores con sus respectivos valores. Las resoluciones que corresponden a los indicadores se especifican en el numeral 8 de la presente acta. 4. Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. La Comisión de Revisión por la Dirección conoció el Informe de Avance de la Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad de la FIEC. A continuación se muestra un cuadro en donde se resume el cumplimiento y avance de los objetivos. OBJETIVOS %C Observaciones Objetivo 1. Reorientar el sistema de admisión. El Ing. Caicedo 0% ELIMINADO solicitó aplazar para el próximo año, la presentación del proyecto (certificar en programación a los profesores de computación de los colegios de la ciudad), por no contar con recursos humanos suficiente. quienes pudieran elaborar el proyecto. Objetivo 2. Obtener y mantener la acreditación institucional y 75% ELIMINADO por carreras de pre grado y programas de postgrado a nivel nacional e internacional. El proyecto se encuentra listo, falta su ejecución, pero se suspendió el trabajo por recomendación de la Unidad de Calidad de la ESPOL, porque la Unidad acreditadora CONEA suspendió las acreditaciones de postgrado. La Unidad de Calidad de la ESPOL, consultará al CONEA al respecto, si continua será para el próximo año. Objetivo 4. Incrementar la oferta de los programas de tecnología y carreras de tercer nivel con la actual estructura y crear nuevas opciones de graduación. 66% ELIMINADO Objetivo 7. Incrementar y diversificar las estrategias para formar e incorporar Ph.D. a la vida académica de la ESPOL Objetivo 8 (10%) Indicador 1. Modernizar la infraestructura tecnológica y acreditar varios laboratorios. El laboratorio del sistema Spider, ya esta lista, falta traer los equipos. Objetivo 8 (90%) Indicador 2. Modernizar la infraestructura 80% 100% Ing. Sixifo Falcones Ing. Carlos Monsalve 5% Sobre 10%
ACTA DE REUNIÓN hoja 4 de 7 tecnológica y acreditar varios laboratorios. Falta el laboratorio de Fotónica, el responsable está haciendo su doctorado fuera del país, y el laboratorio de multimedia, el responsable está trabajando en la lista que se debe adquirir para el laboratorio. Objetivo 11. Diseñar y ejecutar el plan de perfeccionamiento docente. Se presentará para la última revisión por la dirección del año. Objetivo 12 (80%) Indicador 1. Incrementar la oferta de programas de postgrado en Ciencias e Ingenierías. Falta presentar el proyecto de la Maestría en Telecomunicaciones al Consejo Directivo. Objetivo 12 (20%) Indicador 2. Se inició el dictado de la Maestría en Sistema de Información en convenio con la Universidad Técnica de Machala. El 20 de noviembre se realizará tentativamente el lanzamiento del programa en la UTM Objetivo 14. Publicar libros para la educación media y superior y otros ligados a la investigación y desarrollo en la ESPOL. Objetivo 16. Proporcionar, desarrollar y fortalecer las capacidades de investigación científica y tecnológica, y su gestión en la ESPOL. Objetivo 18. Establecer estrategias de vinculación y/o trabajo entre los programas de cuarto nivel de la ESPOL y el CICYT. Sobre 90% 93.3 % 60% sobre 80% 20% sobre 20% 0% 100% 100% Minería de datos, SIG, Seguridad Informática ELIMINADO ACTUALIZAR LAS ACTIVIDADES CON LAS DEL CENACYT Objetivo 19. Publicar en revistas indexadas artículos de avances y resultados de proyectos de investigación y desarrollo. 100% Objetivo 20. Difundir en el país el conocimiento científico generado en la ESPOL y ser un referente sobre los temas fundamentales del país relacionados con nuestras áreas de competencia. El CD de la cuarta versión de los proyectos de investigación, ya está listo, falta su distribución Falta la publicación de las investigaciones de la FIEC en un revista nacional 50%
ACTA DE REUNIÓN hoja 5 de 7 Objetivo 27. Desarrollar ESPOL Virtual Falta el proceso de prueba de un programa en esta modalidad. Objetivo 29. Establecer un programa de apoyo a la investigación en el área de las TICs, alineado con la reorientación del CTI y dirigido a los estudiantes en proceso de graduación. Se tenía como indicador la creación de un centro de servicios de las TICS, pero por las nuevas regulaciones del estado y de la ESPOL, el Decano sugiere eliminar el objetivo. Objetivo Eliminado Objetivo 32. Establecer y fomentar un nivel de competencia apropiado en el uso de las TICs, en la planta de empleados de la ESPOL. Falta la realización de la capacitación. Objetivo 38. Fortalecer la cultura de liderazgo, emprendimiento e innovación en la ESPOL y el país El Ing. Izquierdo, envió un informe sobre la incubadora de la Facultad. Objetivo Cumplido Objetivo 39 (33%). Liderar la prestación de servicios científico técnicos y la capacitación de recursos humanos que requieren los sectores productivos y los organismos públicos del Ecuador Objetivo Cumplido Objetivo 39 (33%). Liderar la prestación de servicios científico técnicos y la capacitación de recursos humanos que requieren los sectores productivos y los organismos públicos del Ecuador. Creación, del centro energético. Objetivo 39 (34%). Liderar la prestación de servicios científico técnicos y la capacitación de recursos humanos que requieren los sectores productivos y los organismos públicos del Ecuador. Unidad de de investigación de radiaciones no ionizantes. Objetivo 52 (70%). Mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la ESPOL. El 12 de Noviembre, se cumple la última reunión por la dirección del año. 62.5 % 0% ELIMINADO 66% 100% 33% 10% 10% 70% Sobre 70%
ACTA DE REUNIÓN hoja 6 de 7 Objetivo 52 (30%). Mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la ESPOL. Certificación tanto de CISCO como de Microsoft. 12.5 % ENVIAR UNA CARTA AL SR. WASHINTON MACIAS PARA QUE ELIMINE EL OBJETIVO DEL SISTEMA 5. Situación de las acciones correctivas y preventivas. Se da a conocer las causas, acciones Correctivas y el avance de la implantación de las No Conformidades del Sistema de Gestión de la Calidad de la FIEC. Se adjunta un cuadro que resume el estado de las No Conformidades. 6. Seguimiento de las acciones derivadas de las revisiones anteriores de la dirección. A continuación se presenta un cuadro que resume las acciones, su seguimiento y el estado en que se encuentran y que surgieron durante la Reunión de la Revisión anterior de fecha 10 de Septiembre del presente año: ACCIONES RESPONSABLE SEGUIMIENTO ESTADO 1 2 Se pondrán acrílicos a la entrada de las aulas con el propósito de indicar los horarios de clases. Se recomienda que en el Consejo Directivo se analice, lo sugerido por el Ing. Hólger Cevallos, que se incluya dentro del Manual de descripción de funciones del personal administrativo y de apoyo de la Facultad de Ingeniería en Electricidad y Computación, al Coordinador de Materia. Decano Subdecano Los directivos conocen al respecto y están implantando las acciones respectivas. Se entregó un proyecto de ficha del Coordinador de materia por parte del Coordinador del SGC-FIEC. Se adjunta Resolución Académica y Comunicación que se envió al Subdecano Cumplido Cumplido Debido a que la gratuidad de la enseñanza es una amenaza, las áreas académicas deben elaborar su presupuesto para el siguiente año siguiendo las políticas entregadas por la institución. Decano Se envió comunicación, para la elaboración del respectivo presupuesto Cumplido 3 7. Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad. La FIEC en conjunto con el Departamento de Calidad y Evaluación elaboró una nueva versión del
ACTA DE REUNIÓN hoja 7 de 7 Manual Operativo del Sistema de Gestión de Calidad de la FIEC, el cual ya fue aprobado por parte del Consejo Directivo con Resolución 2009-001. 8. Recomendaciones para la mejora. Información recibida de los clientes Atendiendo la solicitud sobre los baños del edificio nuevo, se van a mantener abiertos hasta la noche en el segundo y tercer piso, y se hará la difusión correspondiente. Atendiendo la solicitud sobre el funcionamiento de Router del primer piso, se le comunicará al Ing. Juan Moreno que revise su funcionamiento. Atendiendo la solicitud sobre el funcionamiento del aire acondicionado del aula A101, se le realizará la revisión correspondiente. El Decano indicó, que ya se ha solicitado la contratación para el mantenimiento de todos los equipos de aire acondicionado al Vicepresidente Administrativo de la ESPOL. Insistir en entregar una propuesta al CENACAD, de que haya dos evaluaciones por parte de los estudiantes; la primera evaluación sea después del primer aporte, y la segunda evaluación tal como se está haciendo actualmente. Para lo cual el Decano va ser una comunicación por escrito. Encargar al Ing. Juan Moreno, que revise la sección de la página WEB de ISO 9001:2000 el procedimiento de atención de cliente, para modificarla en función de los requerimientos del coordinador de calidad. Seguimiento de Indicadores Comunicar al Vicerrector General con copia al Departamento de Calidad y Evaluación y al CENACAD, insistiendo en que se realice la medición del indicador índice de satisfacción de la formación recibida en la ESPOL del Proceso de Diseño y Desarrollo Curricular, cuya fuente de información es el CENACAD de acuerdo a la matriz del Sistema de Gestión de Calidad ESPOL. Se debe incluir en el cuestionario preguntas sobre las prácticas laborales conforme a la resolución académica Cac-2008-554. Se insista, ante el Vicerrector General, sobre la revisión del Indicador 2 del Proceso de Graduación, del cual en la Reunión de Revisión por la Dirección con fecha 14 de noviembre del 2008 se resolvió: En el proceso de Graduación el indicador 2. Porcentaje de incremento del número de estudiantes que culminaron la malla curricular de cada carrera, la forma establecida de cómo se mide dicho indicador no contribuye con información útil, ni permite establecer metas adecuadas, por lo que se resuelve: Enviar un comunicado al Vicerrector General para que se revise dicho indicador y se sugiere su eliminación Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad.
ACTA DE REUNIÓN hoja 8 de 7 Enviar una comunicación al Lcdo. Washington Macias para que elimine del sistema el indicador del objetivo 52 Certificación tanto de CISCO como de Microsoft, que fue enviado por la FIEC y aceptado por parte del RECTOR.