Proyecto para la Oficina de Servicios De Súperfarmacias SIAOSS

Proyecto para la Oficina de Servicios De Súperfarmacias SIAOSS Documento: Primera parte: Introducción German Cristian Rodríguez Quispe

1. Datos Generales del proyecto. 1.1 Nombre del proyecto. Sistema de administración integrado para la oficina de servicios de Súperfarmacias SIAOSS. 1.2 Integrante. Germán Cristian Rodríguez Quispe 1.3 Módulos. Solicitud y distribución de medicamentos. Elaboración de estados de cuentas. 1.4 Objetivos. Desarrollar un sistema integrado que permita resolver los problemas de organización y atención de la Oficina de Súper farmacias en la parte administrativa. 1.5 Población. Administradora de la oficina. Contadora de la oficina. Encargado de almacenes y distribución. 2. Introducción. Toda organización o institución tiene la necesidad de mejorar el funcionamiento de sus actividades, para esto se cuenta en la actualidad con muchos recursos en tecnologías de información y comunicación, las que permiten a las instituciones tener un mejor control de sus actividades y una mejor manipulación de la información que administran. Son por estas razones que la Oficina de Servicios de Súperfarmacias OSESUF, que sirve como nexo entre laboratorios y farmacias, desea implementar un sistema que le permita mejorar la recepción de los pedidos de las diferentes farmacias, la elaboración de las listas de pedidos para los diferentes laboratorios, la elaboración de notas de recepción, un mejor control de productos que se quedan en almacenes. Por esto es que el proyecto a desarrollar se encuentra orientado a la elaboración de un Sistema de Administración Integrado utilizando las tecnologías que se encuentran en la actualidad y también se usaran métodos de análisis y desarrollo que permitan lograr los objetivos de mejorar la funcionalidad de las diferentes actividades que se realizan en la oficina. - 1 -

2.1 Antecedentes. 2.1.1 Marco Histórico. La cadena de Superfarmacias es un grupo de Farmacias, las se administran de manera independiente, esto quiere decir que cada farmacia tiene una Propietaria (Doctora), las mismas viendo la necesidad de poder ser competitivas con respecto a las grandes cadenas de farmacias se reunieron en un grupo denominado Superfarmacias estas a su vez crearon una oficina de Servicios de Superfarmacias de nominada OSESUF, es por medio de esta oficina que las doctoras realizan negociaciones con los diferentes Laboratorios (Distribuidores), por medio de el cual pueden obtener precios bajos y un tiempo de cancelación prolongado. La cadena de farmacias Súperfarmacias se creo un 15 de Marzo de 1990, al comenzar esta se contaba con 13 socias, pero en la actualidad cuenta con 9 socias que son las siguientes: Propietaria Dra. Sonia Chevarria Dra. Angélica Serrano Dra. Rut Velasco Lic. Karina Zambrana Dra. Iveth Sivila Dra. Carolina Montenegro Dra. Rosario Dra. Gloria Encinas Dra. Gabriela López Farmacia Antigua colon San Andrés Trini Triangular San Alberto Santa Fe Servifar Practica Virgen de Copacabana I, II Virgen de Cotoca De las cuales es la presidenta la Doctora Sonia Chevarria y como vicepresidenta esta la Doctora Angélica Serrano Buitrago. Esta Oficina se mantiene en base a una cuota de mantenimiento mensual de las diferentes socias, esta cuota sirve para cubrir los gastos de sueldos del personal de la oficina, alquiler de oficina, agua, luz, material de escritorio, etc. 2.1.2 Marco institucional. Para comenzar explicaremos que las farmacias en manera general trabajan con diferentes laboratorios, importadoras, fabricas que a partir de ahora serán denominados como laboratorios, estos laboratorios distribuyen diferentes productos farmacéuticos los que llamaremos medicamentos, entonces las farmacias realizan solicitudes a los laboratorios de los productos que estas requieren, los laboratorios se los envían junto con una nota de remisión y su respectiva factura, dependiendo de cada laboratorio y farmacia los pagos de las facturas los realizan en diferentes fechas ya acordadas entre ellos. - 2 -

La oficina de Servicios de Súperfarmacias OSESUF, es una entidad que funciona de manera independiente de las farmacias, a la ves esta oficina trabaja con una cantidad limitada de Laboratorios, los mismos que solicitaron poder trabajar por medio de esta oficina, las ventajas de poder trabajar con la oficina son la centralización de las deudas en un solo lugar, que quiere decir que es la oficina la que se encarga del pago de las facturas que las farmacias les adeudan a los Laboratorios, por otra parte al surgir una oferta especial de medicamentos esta oficina centraliza los pedidos de las diferentes farmacias y elabora un solo pedido al laboratorio. Es de esta manera que OSESUF trabaja con los siguientes laboratorios y desarrolla las siguientes actividades. OSESUF trabaja con los siguientes laboratorios: BAGO, TECNOFARMA, ALBUS, PROMEDICAL, ENGELS MERKEL, GALENO, DYCOM, ORSUD, DYM, RECALCINE, SAE. Recepciona las copias de las facturas que los laboratorios enviaron a las farmacias con el respectivo sello de recepción de medicamentos de las mismas. En base a las facturas recepcionadas se elaboran los estados de cuentas de las farmacias, en este estado de cuentas se detallan la cantidad de facturas que la farmacia X adeuda a los laboratorios Y y el plan de pagos. Las farmacias realizan depósitos en las entidades financieras los cuales se entregan a OSESUF y luego la oficina hace la entrega de los mismos a los laboratorios previa cancelación de las facturas que se pagan. Cuando los Laboratorios tienen ofertas de medicamentos estos se comunican con OSESUF para indicarle los términos de la Oferta, luego la oficina se lo comunica a las Farmacias las que hacen sus pedidos de los medicamentos incluidos en la oferta. Al recepcionar los pedidos de las farmacias elabora listas que se envían a los laboratorios, los mismos envían los medicamentos requeridos hacia OSESUF la que se encarga de distribuir los mismos a las farmacias. El cobro de estos medicamentos se los hace por medio de los estados de cuentas. 2.1.3 Objetivos de OSESUF Ser un enlace de los laboratorios con las farmacias para administrar el pago de las facturas de las farmacias y sus solicitudes de medicamentos y el pago correspondiente de las mismas. 2.1.4 Misión OSESUF Desarrollar negociaciones con los diferentes laboratorios para conseguir mejores tratos en lo que respecta a precios y plazos de pagos. Elaborar los estados de cuentas de las farmacias. Llevar un registro de las deudas de cada farmacia con respecto de los laboratorios. - 3 -

Recabar los requerimientos de las farmacias y realizar solicitudes a los laboratorios de los medicamentos necesitados. Organizar y efectuar los pagos hacia los laboratorios. 2.1.5 Visión Proveer a las diferentes farmacias pertenecientes a la cadena de medicamentos con precios bajos, de esta manera proveer a la ciudadanía de precios económicos de los diferentes medicamentos de esta manera convertirse en una de las cadenas mas reconocidas de la ciudad de La Paz. 2.1.6 Organigrama. 3. Modelado del negocio del usuario. La Oficina de servicios de Súperfarmacias que solicitó el proyecto de desarrollo software consta de una oficina, un almacén central. Tanto la oficina como el almacén brindan apoyo a las diferentes farmacias asociadas. El diagrama que representa los diferentes subsistemas en los que se ha dividido la empresa a nivel de abstracción es el siguiente: - 4 -

Recepción y Registro de Facturas Gestión de Elaboración de Consolidados Elaboración de Estados de Cuentas - 5 -

3.1 Modelo de los casos de Uso del negocio 3.1.1 Caso de uso: Gestión de Requerimientos. 3.1.1.1 Diagrama de casos de uso. 3.1.1.2 Descripción. Actores Propósito Descripción Administradora, Encargado de Almacenes, Farmacia Obtener la lista de requerimientos de la farmacia La administradora elabora la lista de medicamentos por laboratorio, esta lista se envía a las farmacias por medio de fax y encargado de almacenes, esta lista la llenan la administradora y encargado de almacenes, luego las listas se las entrega a la administradora. Tipo Primario, esencial: es necesario tener las listas de requerimientos de las farmacias para poder elaborar las listas de pedidos. 3.1.1.3 modelo de objetos de Gestión de Solicitud de Requerimientos. - 6 -

3.1.2 Caso de uso: Gestión de pedidos. 3.1.2.1 Diagrama de casos de uso. 3.1.2.2 Descripción. Actores Propósito Descripción Tipo Administradora, Laboratorio. Elaborar la lista de requerimientos de las farmacia Una vez recepcionadas las listas de requerimientos de las farmacias la administradora elabora la lista de requerimientos luego solicita los medicamentos de las listas a los vendedores o llama a las oficinas de los laboratorios para realizar la solicitud. Primario, esencial: se registraran las solicitudes de las farmacias y se enviaran dichas solicitudes a los laboratorios. 3.1.2.3 modelo de objetos de Gestión de Solicitud de Requerimientos. - 7 -

3.1.3 Caso de uso: Gestión de Ventas. 3.1.3.1 Diagrama de casos de uso. 3.1.3.2 Descripción. Actores Propósito Descripción Tipo Administradora. Elaborar Notas de Remisión en base a las facturas enviadas junto con los medicamentos. Una vez recepcionados los medicamentos y registrados en almacenes se procede a elaborar las Notas de Remisión para cada farmacia, esta en base a los requerimientos solicitados, en estas se incluyen los siguientes datos: numero de nota de remisión, laboratorio, producto, cantidad, descuentos, precios parciales y precio total. Posteriormente estas notas se remiten a almacenes. Primario, esencial. 3.1.3.3 Modelo de objetos de Gestión de Ventas. - 8 -

3.1.4 Caso de uso: Gestión de Almacén. 3.1.4.1 Diagrama de casos de uso. 3.1.4.2 Descripción. Actores Propósito Descripción Tipo Encargado de almacén. Registrar e Introducir todos los medicamentos que llegaron a almacén. Una vez que los medicamentos solicitados a los laboratorios llegan a la Oficina, se procede ala verificación de los mismos, tipos y cantidades, luego se procede al ingreso a almacén de todos los medicamentos llegados. Primario, esencial. 3.1.4.3 Modelo de objetos de Gestión de Almacén. - 9 -

3.1.5 Caso de uso: Gestión de Envió. 3.1.5.1 Diagrama de casos de uso. 3.1.5.2 Descripción. Actores Propósito Encargado de almacén. Preparar pedidos para farmacias según las notas de recepción entregadas por administración. Descripción En base a las Notas de Recepción preparar los medicamentos requeridos por las diferentes farmacias y su posterior entrega en las mismas. Tipo Primario, esencial. 3.1.5.3 Modelo de objetos de Gestión de Envío. - 10 -

3.2 Modelo del dominio. - 11 -

3.2.1 Modelo del dominio Gestión de Requerimiento. 3.2.2 Modelo del dominio Gestión de Pedido. - 12 -

3.2.3 Modelo del dominio Gestión de Ventas. 3.2.4 Modelo del dominio Gestión de Almacén (ingresos). 3.2.5 Modelo del dominio Gestión de Envío. - 13 -

3.3 Definición del Problema. Problema: Afecta a : Impacto Asociado: Solución: Demora en el administradora Se tiene que buscar tabla Desarrollar ingreso de por tabla de los laboratorios requerimientos de y los medicamentos que medicamentos en estos contienen, esto por las tablas Excel. que cada laboratorio tiene asignado un archivo de Excel. Elaboración de listas Administradora. Demora en la solicitud de Desarrollar de requerimientos medicamentos a los para los laboratorios laboratorios. de manera manual en hojas de Excel. Elaboración de notas de recepción realizada de manera manual en hojas Excel. Registro de medicamentos en almacenes en Excel. Registro de salidas de medicamentos de almacenes en tablas Excel. 4. Objetivos Administradora, almacenes, farmacias. Encargado almacenes Encargado almacenes 4.1 Objetivos Generales de de El enlace de las tablas Excel es limitado así que no se pueden realizar de manera automática las notas de remisión. Por la variación constante de información existe falta de control de los medicamentos en almacenes. Falta de control de los registros de salidas de medicamentos, stock no confiable. el subsistema de Gestión de Requerimientos. el subsistema de Gestión de Pedidos. Desarrollar un subsistema de Gestión de Ventas. Desarrollar un subsistema de control de inventario, Gestión de almacén. Desarrollar un subsistema de Salida de Medicamentos. Gestión de Envíos. Desarrollar e implementar un sistema de administración y control para la Oficina de Servicios de Superfarmacias (OSESUF), que permita acceder de manera eficaz a los registros de requerimientos, solicitudes, despachos, que permitan incrementar su funcionalidad y desempeño. 4.2 Objetivos específicos. 4.2.1 Modulo de gestión de requerimientos de medicamentos Ingresar los requerimientos de medicamentos de las farmacias mediante un formulario que detalle el nombre del medicamento, cantidad solicitada por farmacia. - 14 -

Tener los datos almacenados para cualquier consulta posterior, como ser: fecha de pedido, tipo de medicamento, cantidad, etc. 4.2.2 Modulo de Compras. Obtener de manera automática la lista de requerimientos de las Farmacias mostrados en una lista general para los diferentes Laboratorios para luego enviarlos a los mismos, para esto se desarrollara el subsistema de requerimientos. 4.2.3 Modulo de Ventas. Elaborar las Notas de Recepción que serán enviadas a las farmacias junto con sus medicamentos, esto se lo realizará seleccionando los medicamentos que serán e enviados de las listas que se tiene para las diferentes este tendrá el detalle de descuentos realizados en la compra, las cantidades, los totales por medicamentos y el total general, además asignarle un numero de identificación, esto se lograra al desarrollar un subsistema de Ventas. 4.2.4 Modulo de Gestión de medicamentos en almacenes. Registrar el ingreso de los medicamentos a almacenes detallando la fecha, numero de factura, nombres de medicamentos, cantidades. 4.2.5 Modulo de Gestión de Envíos. Registrar los medicamentos que salen de almacenes, detallando número de nota de Recepción, farmacia a la que se dirige, nombre de laboratorio, línea, medicamento y cantidades. 5. Alcances. 5.1 descripción de módulos. 5.1.1 Modulo de Solicitud de requerimientos de medicamentos Los alcances de este modulo son poder administrar de manera eficiente los requerimientos de las diferentes farmacias de los medicamentos solicitados, por medio de la generación de listados de requerimientos automáticos. 5.1.2 Modulo de elaboración de listas de requerimientos. Este modulo permitirá elaborar listas de requerimientos de medicamentos de las diferentes farmacias hacia los diferentes laboratorios, así mismo podrá acceder a los datos para futuras consultas. - 15 -

5.1.3 Modulo de elaboración de notas de recepción. Este modulo permitirá realizar las notas de recepción que se envían a las diferentes farmacias, las mismas que tienes los siguientes datos: nombre de la farmacia, nombre del laboratorio, numero de nota, lista de productos enviados, cantidades, costos, total a cancelar. 5.1.4 Modulo de registro de medicamentos en almacenes. Este modulo permitirá administrar de mejor manera el almacén, ya que se podrá saber con certeza los medicamentos que ingresaron a almacenes y también se tendrá el control de los medicamentos que se encuentran en almacén. 5.1.5 Modulo de Envíos de Medicamentos a Farmacias. Este modulo permitirá administrar las salidas de medicamentos de Almacenes, pudiendo tener un control exacto de medicamentos enviados y de los que quedan. 5.2 Requerimientos. 5.2.1 Hardware. Un ordenador Pentium IV o superior. Memoria RAM de 256 Mb o superior Procesador de 2 Ghz o superior Monitor de 17 plg o superior. 5.2.2 Software. Sistema Operativo Windows XP Gestor de Base de Datos Access 2000 o superior Lenguaje de programación Visual Basic 6.0 o superior 6. Arquitectura. - 16 -