MANUAL DE COMPRAS I. PRODUCTOS QUE NO GENERAN INVENTARIO (INDIRECTOS) 1. Pasos para generar una orden de compra II. PRODUCTOS QUE GENERAN INVENTARIO, MAQUINARIA E IMPLEMENTOS NO CNH. 1. Pasos para generar una orden de compra III. PRODUCTOS QUE GENERAN INVENTARIO, MAQUINARIA E IMPLEMENTOS CNH. 1. Pasos para generar una orden de compra IV. RECEPCIÓN DE ORDENES DE COMPRA 1. Pasos para recibir una orden de compra V. CONSIDERACIONES I. PRODUCTOS QUE NO GENERAN INVENTARIO ( INDIRECTOS) Se considera productos indirectos, todos aquellos que no generan un inventario para su venta individual, por ejemplo: Papelería Impresa, Consumibles, Equipo de Cómputo, Servicios, Gastos de Operación, etc. Los pasos para elaborar una orden de compra de productos indirectos son: 1. Entrar al sistema WEB ERP: http://189.210.107.165/grupotacsa 2. Capturar nombre de usuario y contraseña.
3. Entrar a la pantalla de Menú. 4. Seleccionar la opción de compras. 5. Seleccionar la opción de alta de orden de compra.
6. Teclear el nombre del proveedor y presionar Enter. 7. Seleccionar al proveedor de la lista de la Derecha, dando clic en el código. 8. Seleccionar el Almacén de Entrega:
8.1. Para las sucursales de TRACTORES AGRICOLAS DEL CENTRO serán los que dicen: ALMACEN+LOCALIDAD+MAQ. NEW HOLLAND Ejemplo: Papelería de Irapuato sería: ALMACEN IRAPUATO MAQ. NEW HOLLAND 8.2. Para TRACTOEQUIPOS serán los que dicen: ALMACEN+LOCALIDAD+MAQ. CASE Ejemplo: Papelería Querétaro sería: ALMACEN QUERETARO MAQ. CASE 8.3. Para TRACTO NORTE DE CHIHUAHUA serán los que dicen: ALMACEN+LOCALIDAD+MAQ. NEW HOLLAND Ejemplo: Papelería Jiménez sería: ALMACEN JIMENEZ MAQ. NEW HOLLAND 8.4. Para TRACTORES DEL NORTE serán los que dicen: ALMACEN+LOCALIDAD+MAQ. NEW HOLLAND Ejemplo: Papelería Villa Unión sería: ALMACEN VILLA UNION MAQ. NEW HOLLAND 9. Seleccionar Agregar Productos a la Orden de Compra. 10. Seleccionar Productos Sin Control de Inventario.
11. Agregar: 11.1 Descripción: Breve descripción del material a comprar. Ejemplo: Papel Carta con 5000 pzas. 11.2 Cuenta Contable: para el caso de sucursales, hay que elegir la cuenta que diga sucursal o Maquinaria. Ejemplo: Papelería Maq. 11.3 Cantidad: Cantidad a comprar. Ejemplo: 1 caja, poner 1. 11.4 Precio Unitario: El precio SIN IVA por pieza del material a comprar. Ejemplo: 349.50 11.5 Fecha de Entrega: Anotar la fecha en que se requiere el material en sucursal. En formato dd/mm/aaaa. Ejemplo: 28/12/2010
12. Seleccionar el Botón de registrar. 13. Se despliega la pantalla con los artículos que están actualmente en la orden de compra. 14. Se deben seguir los pasos 10, 11 y 12 para cada producto que se desee adicionar a la orden de compra. 15. Cuando esté completa nuestra orden, seleccionamos la opción de: solicita Autorización
16. Se va a desplegar la siguiente pantalla, esto quiere decir que nuestra orden está en espera de autorización. 17. Una vez concluido el procedimiento debemos avisar por medio de un correo electrónico al área de compras (dkrieg@grupotacsa.com.mx), que indique el número de orden creada, para su autorización. II. PRODUCTOS QUE GENERAN INVENTARIO, MAQUINARIA E IMPLEMENTOS NO CNH. Son todos aquellos productos que se van a vender a un consumidor final, ya sea como parte de un servicio, refacción, maquinaria o implemento. Los pasos para generar una orden de compra de productos inventariables son: 1. Entrar al sistema WEB ERP: http://189.210.107.165/grupotacsa 2. Capturar nombre de usuario y contraseña.
3. Entrar a la pantalla de Menú. 4. Seleccionar la opción Ventas. 5. Seleccionar la opción Alta de pedido de Venta/Cotización 6. Seleccionar la sucursal en la que se está elaborando el pedido y teclear el cliente al que se le va a vender. Seleccionar la opción de buscar cliente.
7. Seleccionar el cliente de la lista de opciones de la derecha, dando clic en la clave.
8. Seleccionamos la unidad de negocios que va a facturar, así como la moneda y el tipo de precio que vamos a tomar para facturación (por default es el precio de lista) y nos vamos a seleccionar productos. 9. Buscamos los productos a agregar al pedido. La búsqueda puede ser por descripción o código.
10. Seleccionamos el producto a ordenar, y agregamos la cantidad del pedido. Nos vamos a la opción de ordenar. 11. Agregamos el precio de venta y si existe algún descuento, también se agrega. Nos vamos a la opción de re calcular. 12. Confirmamos el pedido.
13. Verificamos que la información sea correcta y agregamos los datos del vendedor, términos de pago y algún comentario de ser necesario. Y nos vamos a la opción de pedido abierto. 14. Nos despliega la siguiente pantalla, en la que viene ya el número de pedido de venta.
Enviamos un correo al área de compras de implementos (Bajío: Denise Krieg; Chihuahua: Gabriel Valenzuela; Torreón y Durango: Berenice Alanis), indicando el número de pedido abierto. 15. El área de compras de implementos entra a ERP, se va a la opción de menú. 16. Selecciona la opción de Ventas. 17. Selecciona la opción búsqueda de pedidos de venta. 18. Se teclea el número de pedido de venta y se le da la opción de buscar órdenes o facturas.
19. Nos vamos a la opción de modificar. 20. Nos vamos a la opción de generar orden de compra para este pedido. 21. De ahí nos manda a la página inicial del módulo de compras. 22. Teclear el nombre del proveedor y presionar Enter. 23. Seleccionar al proveedor de la lista de la Derecha, dando clic en el código.
24. Seleccionar el Almacén de Entrega: a. Para las sucursales de TRACTORES AGRICOLAS DEL CENTRO serán los que dicen: ALMACEN+LOCALIDAD+MAQ. NEW HOLLAND Ejemplo: Papelería de Irapuato sería: ALMACEN IRAPUATO MAQ. NEW HOLLAND
b. Para TRACTOEQUIPOS serán los que dicen: ALMACEN+LOCALIDAD+MAQ. CASE Ejemplo: Papelería Querétaro sería: ALMACEN QUERETARO MAQ. CASE c. Para TRACTO NORTE DE CHIHUAHUA serán los que dicen: ALMACEN+LOCALIDAD+MAQ. NEW HOLLAND Ejemplo: Papelería Jiménez sería: ALMACEN JIMENEZ MAQ. NEW HOLLAND d. Para TRACTORES DEL NORTE serán los que dicen: ALMACEN+LOCALIDAD+MAQ. NEW HOLLAND Ejemplo: Papelería Villa Unión sería: ALMACEN VILLA UNION MAQ. NEW HOLLAND 25. Seleccionar Agregar Productos a la Orden de Compra. 26. Si conocemos la descripción o clave del producto a comprar, se teclea en el campo: descripción del Producto o Código. Sino, se selecciona la opción buscar productos. 27. Seleccionamos el producto a comprar y llenamos los campos de: cantidad, precio y descuento (en caso que aplique).
28. Seleccionamos la opción de Ordenar. 29. Se despliega la siguiente pantalla, en la que indica el producto seleccionado, la cantidad, el precio, los descuentos y el sub total. De igual forma se indica si hay existencia de
ese producto en otros almacenes del grupo, el inventario óptimo, y si hay en transferencia. En caso de que exista material en otra localidad, se debe contactar a la localidad para solicitar un traspaso de almacén y que la pieza nos sea enviada, previa consulta del costo del flete. En caso de que con la existencia en otra localidad no se cubra el pedido, se deberá escribir una justificación. 30. Se deberán seguir los pasos 26-29 para cada producto que queramos adicionar a nuestra orden de compra. 31. Cuando esté completa nuestra orden, seleccionamos la opción de: solicita
Autorización 32. Se va a desplegar la siguiente pantalla, esto quiere decir que nuestra orden está en espera de autorización. 33. Una vez concluido el procedimiento debemos avisar por medio de un correo electrónico a : Bajío: Denise Krieg, Chihuahua: Francisco Chan, Torreón y Durango: Juan Carlos Lozano. 34. El responsable de autorizar complas de implementos (punto 33), deberá entrar al sistema y autorizar las órdenes pendientes. 35. Una vez autorizada la orden de compra, se notifica al área de compras corporativo, para que la revise y envíe a proveedor. III. PRODUCTOS QUE GENERAN INVENTARIO, MAQUINARIA E MPLEMENTOS CNH.
Son todos aquellos productos que se van a vender a un consumidor final, ya sea como parte de un servicio, refacción, maquinaria o implemento, MARCA CNH/CASE. Los pasos para generar una orden de compra de productos inventariables son: 1. Entrar al sistema WEB ERP: http://189.210.107.165/grupotacsa 2. Capturar nombre de usuario y contraseña. 3. Entrar a la pantalla de Menú. 4. Seleccionar la opción Ventas. 5. Seleccionar la opción Alta de pedido de Venta/Cotización
6. Seleccionar la sucursal en la que se está elaborando el pedido y teclear el cliente al que se le va a vender. Seleccionar la opción de buscar cliente. 7. Seleccionar el cliente de la lista de opciones de la derecha, dando clic en la clave.
8. Seleccionamos la unidad de negocios que va a facturar, así como la moneda y el tipo de precio que vamos a tomar para facturación (por default es el precio de lista) y nos vamos a seleccionar productos. 9. Buscamos los productos CNH/CASE a agregar al pedido. La búsqueda puede ser por descripción o código.
10. Seleccionamos el producto a ordenar, y agregamos la cantidad del pedido. Nos vamos a la opción de ordenar. 11. Agregamos el precio de venta y si existe algún descuento, también se agrega. Nos vamos a la opción de re calcular.
12. Confirmamos el pedido. 13. Verificamos que la información sea correcta y agregamos los datos del vendedor, términos de pago y algún comentario de ser necesario. Y nos vamos a la opción de pedido abierto. 14. Nos despliega la siguiente pantalla, en la que viene ya el número de pedido de venta.
15. Enviamos un correo al área de compras corporativo, indicando el número de pedido de venta abierto. 16. Compras corporativo verifica existencias y envía un correo al Lic. Jorge Braña con los pedidos que están abiertos. 17. El Lic. Jorge Braña Elabora el pedido a Planta CNH via SICODI. IV. RECEPCIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA. Los pasos para recibir cualquier orden de compra son: 1. Entrar al sistema WEB ERP: http://189.210.107.165/grupotacsa 2. Capturar nombre de usuario y contraseña.
3. Entrar a la pantalla de Menú. 4. Seleccionar la opción de compras. 5. Seleccionar la opción búsqueda de orden de compra..
6. Teclear el numero de orden de compra a recibir y presionar el botón: buscar órdenes de compra 7. Seleccionar la opción Recibir.
8. Seleccionar la partida a recibir y agregar la cantidad de productos recibidos. 9. Seleccionar el botón de actualizar, cada vez que se agregue un producto recibido. Para el caso de recibos de maquinaria, implementos y refacciones, se debe capturar el número de serie de los artículos a recibir.
10. Al finalizar de recibir todas las partidas de la orden, seleccionar la opción: Procesar Productos Recibidos. 11. Imprimir el comprobante de productos recibidos y entregar firmado al proveedor. En el caso que nosotros recojamos el artículo comprado en las instalaciones del proveedor, el área de recibo de inventarios de cada sucursal, deberá enviar vía electrónica el comprobante de recibo al proveedor. PARA CANCELAR O MODIFICAR UNA ORDEN DE COMPRA, SE NECESITA SOLICITAR AL ÁREA DE COMPRAS CORPORATIVO EL CAMBIO O LA CANCELACIÓN. V. CONSIDERACIONES. 1. Solo se podrán elaborar órdenes de compra a los proveedores autorizados que se encuentran en la base de datos. 2. Para dar de alta un proveedor nuevo, es necesario solicitar el alta al área de compras, previa cotización del material y comparación de precios con el proveedor actual. 3. Por ningún motivo se podrán hacer órdenes de compra posteriores a la fecha de la factura del material. 4. Todas las compras de Activo Fijo, deben ser autorizadas por la Dirección de Finanzas Corporativo (Eduardo Salas), independientemente del Monto. 5. Las listas de precios de compra de refacciones, maquinaria e implementos, solo pueden ser accesadas por el personal del área de compras de implementos.
6. Todas las facturas de proveedores de maquinaria, refacciones e implementos, de todas las sucursales, deben ser enviadas al corporativo para su revisión, aprovisionamiento y pago, a Excepción de Torreón y Durango, estas deberán ser enviadas a Lucía para su revisión, aprovisionamiento y pago, hasta nuevo aviso. 7. Factura de proveedor que no presente orden de compra y recibo a partir del 1 de marzo del 2011, no será pagada por el área de Tesorería.