SofíaE_S.E Manizales, 28 de Julio de 2014 COMITÉ ANTITRÁMITES y DE GOBIERNO EN LÍNEA ACTA N 008-14 Por medio de la cual se lleva a cabo el proceso de seguimiento las Actividades de la Estrategia de Gobierno en Línea. del Nuevo SUIT V3 y De las 11 :00 a.m. a las 12:00 m LUGAR: Auditorio Antigua Capilla de la E.S.E Hospital Departamental Universitario Santa Sofía de Caldas ASISTENTES: Dra. Martha Lucia Ospina Aristizábal, Delegada Alta Dirección Coord. Paula Andrea Peña López, Oficina de Planeación Coord. Luz Estella Giraldo Ramírez, Oficina Atención al ciudadano Dra. Alba Marina Posada Guevara, Oficina Control Interno Dra. Valentina Arango Londoño, Oficina Comunicación y Mercadeo Coord. Wilson Alejandro Rojas Calvo, Oficina Administración de Tic' s Prof. Univ. Sandra Milena Rodríguez Arias, Oficina Comunicación y Mercadeo INVITADOS: Ninguno ORDEN DEL OlA: 1. Verificación de Asistencia de los convocados 2. Lectura del Acta Anterior 3. Informe del avances del comité anti tramites y la Estrategia de Gobierno en Línea 1 Km 2 Vía Chinchiná PBX. (6)8879200 - Fax. 8879221 Manizales - Colombia - www.santasofia.com.co
Sofía ~ E.S.E DESARROLLO DEL ORDEN DEL DíA: Todas las personas citadas asistieron a la reunión del comité por lo cual se establece un quórum. 1. Verificación del Quórum: Se da inicio a la lectura del acta anterior y se dan a conocer los lineamientos para esta reunión. 2. Informe Avance Comité Anti trámites La Profesional SAN ORA MILENA RODRíGUEZ ARIAS, delegada de la Jefatura de Comunicación y mercadeo, da a conocer el avance de los trabajos establecidos en la reunión anterior. El Coord. Wilson Alejandro Rojas Calvo, de la Oficina Administración de Tica, da a conocer la inscripción de 3 trámites en el SUIT: Terapia, Dispensación de Medicamentos y Dispositivos Médicos, y Radiología e Imágenes Diagnósticas. Proposiciones y Varios del Nuevo Sitio Web La Coordinadora Luz Estella Giraldo Ramírez, de la Oficina Atención al ciudadano, de acuerdo al plan anticorrupción y atención al ciudadano, plantea la implementación de estrategias e impacto con el ciudadano para socialización de los trámites. La Coordinadora Paula Andrea Peña López, de la Oficina de Planeación, de acuerdo a la socialización de los trámites sugiere realizar acciones de mejora, entre las que se sugiere la creación de un banner en el inicio de la página direccionando a la sección de trámites y servicios, promocionar por redes 2 Km 2 Vía Chinchiná PBX. (6)8879200 - Fax. 8879221 Manízales - Colombia - www.santasofia.com.co
sociales, hacer divulgación interna en la Asociación de Usuarios, a través del boletín institucional, así mismo activar foros. Cómo medir el impacto, de la parte virtual del trámite, con el fin de saber si sirve o no la información del trámite? El Coordinador Wilson Alejandro Rojas Calvo, de la Oficina Administración de Tice, sugiere realizar una encuesta para conocer el uso e importancia de los trámites: Encuesta para trámites en el sitio web e interna: a- Le parece importante b- Le podrá ser útil c- Facilidad de accesibilidad a la página web. Además sugiere en el componente transversal una capacitación Demo de los componentes de Gel y Antitrámites y en la jornada de inducción. La Dra. Alba Marina Posada Guevara, asesora de la Oficina Control Interno, sugiere la medición del uso de los trámites, medición de los enlaces ante los usuarios, así como publicaciones en medios de comunicación como la patria. También sugiere Convocatoria para la participación del ciudadano en el uso de trámites y servicios virtuales. La Dra. Valentina Arango Londoño, jefe de la Oficina Comunicación y Mercadeo, sugiere para la divulgación de los trámites, la socialización de usuarios y recopilar otros usuarios (prueba piloto) y realizar varios videos (Demos) para la divulgación en el canal institucional especialmente en el área de consulta externa. 3 Km 2 Vía Ch,nch,ná PBX. (6)8879200 - Fax. 8879221 Manízales - Colombia - www.aaritaaone.c orri.co
_ SofíaE.S.E Tareas de Comunicación y Mercadeo para la difusión de los trámites: 1. Diseñar formatos. 2. Demo de trámites y servicios para canal institucional, página web e intranet. 3. Artículo en el Boletín Institucional. 4. Difusión en el circuito de TV. 5. Encuesta interna y externa en el sitio web e intranet. 6. Banner fijo para los nuevos trámites (Didáctico). 7. Capacitación de módulos de participación a la asociación de usuarios y ante los veedores, con el fin de activar los foros en el sitio web. 8. Presentación del componente Democracia. 9. Invitar a los grupos de Fibromialgia, clínica de Diabetes y ACV para la socialización de los trámites y/o servicios. La Profesional Univ. Sandra Milena Rodríguez Arias, de la Oficina Comunicación y Mercadeo, sugiere un diagnóstico de las tareas de Gobierno en Línea con fechas de cumplimiento para el manual 3.1 de Gel, e implementar que le gustaría ver en la Rendición de cuentas próxima. Agotado el temario, se da por terminada de 2014. la sesión a las 12:00 horas el día 28 de Julio Forma parte integral de la presente acta la evidencia del soporte de asistencia de los convocados, el soporte mensual de las actas de Comité a la Oficina de Control Interno y Gerencia y documentos relacionados con las tareas de cada proceso. 4 Km 2 Vía Chinchiná PBX. (6)8879200 - Fax. 8879221 Manizales - Colombia - wvvvv.santasofia.com.co
." SofíaE.S.E Para constancia se firma a los 28 días del mes de Julio de 2014. ~-a JiCt- fulli rtha Lucia Ospina Aristizába e Administración de Recurs s -x r,,!"l1 R'\u~~~l Paula Andrea Peña López Coordinadora Planeación val~ Jefe de Comunicación Londoño y Mercadeo Lbndru UJ&ft~ Sandra Milena Rodríguez Arias Administrador Web y Redes Sociales 5 Km 2 Vía Chrnchiná PBX. (6)8879200 - Fax. 8879221 Manizales - Colombia - www.santasofia.com.co