PLAN OPERATIVO ANUAL (POA) y Reproducciones Período: 01/07/2014 al 30/06/2015 Objetivo general # Objetivos específicos # Actividades Tareas Metas 1.1 Ejecutar las tareas vinculadas a la pre-impresión de los productos Realizar los diseños y todas las tareas de pre-prensa que requieran los trabajos para su impresión en Taller Diseñar y armar los trabajos para su impresión en Reprodocumentación Realizar las tareas de diseño y generación de datos que requiera el sector Facturación Procesar 95% de los requerimientos de nuevos trabajos de Impresión 1.2 Realizar las impresiones en color láser Realizar 15.000 impresiones realizadas 1 Satisfacer las necesidades de la Intendencia de Montevideo en productos de Artes Gráficas Realizar las impresiones y 1.3 Realizar 5.100.000 impresiones fotocopiados monocromo 1.4 1.5 Realizar las impresiones offset Imprimir la facturación y datos variables de la IM Realizar impresiones Realizar troquelados Realizar numerados Imprimir facturas Imprimir recibos de sueldo Controlar la calidad de los productos impresos Realizar 13.200.000 unidades de impresión Realizar 3.000.000 impresiones 97% de la facturación y recibos sin errores de impresión 1.6 Realizar productos en plotter Realizar 1.920 ploteos o duplicados de planos en formato A0 o equivalente Satisfacer las necesidades de la IM, referida con las Artes Gráficas y la reprodocumentación de diferentes documentos que hacen al relacionamiento, apoyo y/o reglamentaciones que tiene la comuna con la población y su conjunto 2 3 4 Satisfacer la demanda de digitalización de documentos Llevar adelante la administración del Servicio Mejorar la eficiencia y la eficacia de la gestión del Servicio 1.7 2.1 Realizar el escaneo con OCR 2.2 3.1 3.2 3.3 3.4 4.1 4.2 4.3 Realizar la finalización de los productos del Servicio en el sector Post-Impresión Realizar el escaneo de documentos Realizar la atención a las dependencias de la IM clientas del Servicio Organizar y registrar el trabajo del Servicio Gestionar los insumos necesarios para el funcionamiento del Servicio Continuar con la captación de nuevos clientes internos Identificar necesidades de capacitación así como la oferta disponible Mejorar la logística y disposición interna del Servicio Optimizar las herramientas informáticas del Servicio Realizar trabajos manuales de postimpresión Realizar plegado y pegado de facturas y datos variables Realizar cortes de papel con guillotina Realizar la presupuestación de los materiales necesarios para la impresión de productos y brindar asesoramiento a las dependencias de la IM Realizar la atención personalizada a los clientes del Servicio Elaborar la programación periódica de los trabajos de impresión y encuadernación Registrar la producción del Servicio Gestionar stock del Servicio y de otras dependencias de la IM Hacer las compras necesarias para el funcionamiento del Servicio Identificar necesidades de capacitación de los funcionarios Buscar y seleccionar cursos que se adecuen a las necesidades de capacitación identificadas Definir la marcación del recorrido de materiales dentro del taller, así como de salidas de emergencia Mejorar acondicionamiento general de luz, aire y ruido Delimitar un sector de almacenamiento de productos terminados Actualizar software de los equipos informáticos Gestionar la obtención de software de Flujo de Trabajo Realizar 6.000.000 unidades de trabajo de post impresión Realizar 3.000.000 unidades de plegado Realizar 36.000 cortes de guillotina Realizar 900 unidades de escaneo con OCR Realizar 960 unidades de escaneo de documentos Realizar 100% de los presupuestos solicitados Realizar 100% de los asesoramientos solicitados Atender el 100% de los clientes Programar el 100% de los trabajos ingresados Registrar el 100% de los trabajos finalizados Registrar el 100% de los movimientos de entrada y salida de papel Realizar 100% de las compras necesarias Realizar 6 reuniones con dependencias de la IM para ofrecer servicios 2 funcionarios por sector que asistan al menos a una actividad de capacitación Definir recorrido y salidas de emergencias Realizar el 100% de las mejoras planificadas Delimitar sector de almacenamiento de productos terminados Actualizar software de los equipos informáticos de Reprodocumentación Software de Flujo de Trabajo operativo 4.4 Actualizar procedimientos e implantar cambios Actualizar los procedimientos de destrucción de documentos, formulario de hoja de ruta, y procedimiento de taller
Meta: Diseño Procesar 95% de los requerimientos de nuevos trabajos de Impresión Indicador Porcentaje de nuevos trabajos procesados Meta cuatrimestre 1 Procesar 95% de los nuevos trabajos de Impresión Fuente de datos Cantidad de nuevos trabajos procesados por Diseño * 100 Cantidad de nuevos trabajos ingresados Planilla de Administración, Planilla de control mensual Diseño, Hoja de ruta, Boleta de reprodocumentación, Confección de original, Copia de nota o mail de trabajo realizado enviado a la dependencia correspondiente Pedro Puentes, Gustavo Amaral Valor planificado 95% 95% 95% 95% 95% trabajo Diseño Porcentaje Nuevos trabajos ingresados son aquellos que generan una orden interna de trabajo y que requieran proceso de diseño, por ejemplo: impresión láser, envío CTP, envío sector facturación, envío sector reprodocumentación, o sector taller, etc. Trabajo procesado será el trabajo entregado con conformidad expresada por escrito en los documentos "Confección de original" o "Remito de entrega". En caso de que un trabajo no sea conformado en el plazo de un mes desde que ingresó al Sector Diseño, se contará como trabajo procesado cuando se envíe nota o mail a la dependencia solicitante del trabajo, notificando que el trabajo está realizado y que será archivado. Meta cuatrimestre 2 Procesar 95% de los nuevos trabajos de Impresión Meta cuatrimestre 3 Procesar 95% de los nuevos trabajos de Impresión Valor planificado 95% 95% 95% 95% 95% Valor planificado 95% 95% 95% 95% 95%
Meta: Impresión Reprodocumentación Realizar 5.100.000 unidades de impresión Indicador Cantidad de unidades de impresión realizadas Meta cuatrimestre 1 Realizar 1.700.000 unidades de impresión Sumatoria de unidades de impresión realizadas Fuente de datos Planilla de resumen de boletas Valor planificado 425.000 425.000 425.000 425.000 1.700.000 Rodolfo Ávalo, Patricia Haedo trabajo Repro documentación Cierre del período Último día del mes impresión. 1 unidad de impresión equivale a: 1 fotocopia 1 impresión digital 1 plegado 1 cosido Meta cuatrimestre 2 Realizar 1.700.000 unidades de impresión Meta cuatrimestre 3 Realizar 1.700.000 unidades de impresión Valor planificado 425.000 425.000 425.000 425.000 1.700.000 Valor planificado 425.000 425.000 425.000 425.000 1.700.000..
Meta: Impresión Taller Realizar 13.200.000 unidades de impresión Indicador Cantidad de unidades de impresión realizadas Meta cuatrimestre 1 Realizar 4.400.000 unidades de impresión. Sumatoria de unidades de impresión realizadas Fuente de datos Planilla de producción Valor planificado 1.100.000 1.100.000 1.100.000 1.100.000 4.400.000 Eduardo Pricoli, Elizabeth Prestes trabajo Taller de impresión Cierre del período Último día del mes impresión. 1 unidad de impresión equivale a 1 color, 1 troquelado, 1 numerado, o 1 impresión láser color Meta cuatrimestre 2 Realizar 4.400.000 unidades de impresión. Meta cuatrimestre 3 Realizar 4.400.000 unidades de impresión. Valor planificado 1.100.000 1.100.000 1.100.000 1.100.000 4.400.000 Valor planificado 1.100.000 1.100.000 1.100.000 1.100.000 4.400.000..
Meta: Impresión Facturación Realizar 3.000.000 impresiones Indicador Cantidad de impresiones realizadas Meta cuatrimestre 1 Realizar 1.000.000 impresiones Sumatoria de impresiones realizadas Fuente de datos Planilla sector Facturación Valor planificado 250.000 250.000 250.000 250.000 1.000.000 Óscar Suárez, Nicolás Alvarez trabajo Facturación Impresiones Meta cuatrimestre 2 Realizar 1.000.000 impresiones Meta cuatrimestre 3 Realizar 1.000.000 impresiones Valor planificado 250.000 250.000 250.000 250.000 1.000.000 Valor planificado 250.000 250.000 250.000 250.000 1.000.000
Meta: Control de impresión Facturación 97% de la facturación y recibos sin errores de impresión Indicador Porcentaje de impresos entregados sin errores de impresión Meta cuatrimestre 1 97% de la facturación y recibos sin errores de impresión Fuente de datos Cantidad de impresos entregados con conformidad * 100 Cantidad total de impresos de facturación y recibos Archivo original del trabajo (hasta firma de boleta de remito con conformidad), Boleta de remitos con conformidad Valor planificado 97% 97% 97% 97% 97% Óscar Suárez, Nicolás Alvarez trabajo Facturación Porcentaje Se considera error de impresión aquellos trabajos entregados a las dependencias solicitantes en los que se detecten por ellos diferencias con el archivo original Meta cuatrimestre 2 97% de la facturación y recibos sin errores de impresión Meta cuatrimestre 3 97% de la facturación y recibos sin errores de impresión Valor planificado 97% 97% 97% 97% 97% Valor planificado 97% 97% 97% 97% 97%
Meta: Plegado Facturación Realizar 3.000.000 unidades de plegado Indicador Cantidad de unidades de plegados realizadas Meta cuatrimestre 1 Realizar 1.000.000 unidades de plegado Sumatoria de unidades de plegados realizadas Fuente de datos Planilla sector Facturación Valor planificado 250.000 250.000 250.000 250.000 1.000.000 Óscar Suárez, Nicolás Alvarez trabajo Facturación plegado 1 unidad de plegado equivale a 1 pasada por la máquina de plegado (plegado, pegado y troquelado) Meta cuatrimestre 2 Realizar 1.000.000 unidades de plegado Meta cuatrimestre 3 Realizar 1.000.000 unidades de plegado Valor planificado 250.000 250.000 250.000 250.000 1.000.000 Valor planificado 250.000 250.000 250.000 250.000 1.000.000
Meta: Ploteos Realizar 1.920 ploteos o duplicados de planos en formato A0 o equivalente Indicador Cantidad de ploteos y duplicados de planos en tamaño A0 o equivalente realizados Meta cuatrimestre 1 Realizar 640 ploteos o duplicados de planos en formato A0 o equivalente Sumatoria de ploteos y/o duplicados de planos realizados Fuente de datos Boletas de trabajo - Planilla de resumen Valor planificado 160 160 160 160 640 Rodolfo Ávalo, Patricia Haedo trabajo Repro documentación Cierre del período Último día del mes Ploteo 1 ploteo o duplicado en formato A0 equivale a: 2 ploteos o duplicados en formato A1; 4 ploteos o duplicados en formato A2; 8 ploteos o duplicados en formato A3; 16 ploteos o duplicados en formato A4 Meta cuatrimestre 2 Realizar 640 ploteos o duplicados de planos en formato A0 o equivalente Meta cuatrimestre 3 Realizar 640 ploteos o duplicados de planos en formato A0 o equivalente Valor planificado 160 160 160 160 640 Valor planificado 160 160 160 160 640
Meta: Post - Impresión Realizar 6.000.000 unidades de trabajo de post impresión Indicador Cantidad de unidades de trabajo post impresión realizadas Meta cuatrimestre 1 Realizar 2.000.000 unidades de trabajo de post impresión Sumatoria de unidades de trabajo de post impresión realizadas Fuente de datos Boletas de trabajo y planilla de resumen Valor planificado 500.000 500.000 500.000 500.000 2.000.000 Virginia Cabral, Gustavo Amaral trabajo Post - trabajo Post-Impresión Impresión Tabla de equivalencias a Unidades de Trabajo Post - Impresión 1 Rulo - 150 uds. 1 Block - 600 uds. 1 Libreta común - 600 uds. 1 Libreta de multas - 9.000 uds. 1 Perforado - 150 uds. 1 Carpeta - 90 uds. 1 Plegado a mano - 450 uds. 1 Plastificado o laminado - 60 uds. 1 Corte guillotina - 78 uds. 1 Encuadernado manual - 32.400 uds. 1 Desarmado y Armado de libro - 21.600 uds. 1 Encuadernado térmico - 150 uds. 1 Librillo - 300 uds. 1 Destrucción de papel - 1.800 uds. 1 Intercalado manual - 500 uds. 1 Intercalado máquina - 150 uds. 1 Empaquetado - 90 uds. 1 Desemblocado - 540 uds. 1 Perforado y o marcado manual - 540 uds. 1 Perforado y o marcado a máquina - 300 uds. 1 Cosido alambre - 540 uds. 1 Enmarcado de plano o Banner - 32.400 uds. Meta cuatrimestre 2 Realizar 2.000.000 unidades de trabajo de post impresión Meta cuatrimestre 3 Realizar 2.000.000 unidades de trabajo de post impresión Valor planificado 500.000 500.000 500.000 500.000 2.000.000 Valor planificado 500.000 500.000 500.000 500.000 2.000.000
Meta: Guillotina Realizar 36.000 cortes de guillotina Indicador Cantidad de cortes de guillotina realizados Meta cuatrimestre 1 Realizar 12.000 cortes de guillotina Sumatoria de cortes de guillotina realizados Fuente de datos Planilla de Corte de guillotina, Hoja de ruta Valor planificado 3.000 3.000 3.000 3.000 12.000 Juan Gutiérrez, César Vargas Taller de trabajo Corte de guillotina Impresión Meta cuatrimestre 2 Realizar 12.000 cortes de guillotina Meta cuatrimestre 3 Realizar 12.000 cortes de guillotina Valor planificado 3.000 3.000 3.000 3.000 12.000 Valor planificado 3.000 3.000 3.000 3.000 12.000
Meta: Escaneo con OCR Satisfacer la demanda de digitalización de documentos Realizar 900 unidades de escaneo con OCR Indicador Cantidad de unidades de escaneo con OCR realizadas Meta cuatrimestre 1 Realizar 300 unidades de escaneo con OCR Sumatoria de unidades de escaneo con OCR realizadas Fuente de datos Planilla de Escaneo con OCR Valor planificado 75 75 75 75 300 Rodolfo Ávalo, Patricia Haedo trabajo Repro documentación Cierre del período Último día del mes escaneo con OCR 1 unidad de escaneo equivale a: 100 folios escaneados Meta cuatrimestre 2 Realizar 300 unidades de escaneo con OCR Meta cuatrimestre 3 Realizar 300 unidades de escaneo con OCR Valor planificado 75 75 75 75 300 Valor planificado 75 75 75 75 300
Meta: Escaneo documentos Satisfacer la demanda de digitalización de documentos Realizar 960 unidades de escaneo de documentos Indicador Cantidad de unidades de escaneo de documentos realizadas Meta cuatrimestre 1 Realizar 320 unidades de escaneo de documentos Sumatoria de unidades de escaneo de documentos realizadas Fuente de datos Planilla de Escaneo de documentos Valor planificado 80 80 80 80 320 Rodolfo Ávalo, Patricia Haedo trabajo Reprodocumenta ción Cierre del período Último día del mes escaneo de documentos 1 unidad de escaneo equivale a: 100 folios o a 10 planos (tamaño libre) escaneados Meta cuatrimestre 2 Realizar 320 unidades de escaneo de documentos Meta cuatrimestre 3 Realizar 320 unidades de escaneo de documentos Valor planificado 80 80 80 80 320 Valor planificado 80 80 80 80 320
Meta: Administración - Dirección Llevar adelante la administración del Servicio Realizar 6 reuniones con dependencias de la IM para ofrecer servicios Indicador Cantidad de reuniones Meta cuatrimestre 1 Realizar 2 reuniones con dependencias de la IM para ofrecer servicios Sumatoria de reuniones Fuente de datos Acta de reuniones Valor planificado 0 1 1 0 2 Elizabeth Prestes, Eduardo Prícoli trabajo Administración Reuniones Meta cuatrimestre 2 Realizar 2 reuniones con dependencias de la IM para ofrecer servicios Meta cuatrimestre 3 Realizar 2 reuniones con dependencias de la IM para ofrecer servicios Valor planificado 0 1 1 0 2 Valor planificado 0 1 1 0 2